淺談藝術(shù)檔案的分類整理

■孫珣

藝術(shù)檔案是指文化藝術(shù)單位和藝術(shù)工作者在藝術(shù)創(chuàng)作、藝術(shù)演出、藝術(shù)教育、藝術(shù)研究、文化交流、社會(huì)文化等工作和活動(dòng)中形成的，對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像、實(shí)物等不同形式的歷史記錄，是寶貴的文化遺產(chǎn)。我國(guó)藝術(shù)檔案工作從1982年起步發(fā)展至今，已有將近40年的歷史了。它作為一種具有廣泛影響的專門檔案，近年來(lái)，在社會(huì)的經(jīng)濟(jì)文化生活中具有了越來(lái)越重要的價(jià)值和作用。藝術(shù)檔案涵蓋了藝術(shù)創(chuàng)作的整個(gè)過(guò)程，從構(gòu)思到制作到最后的呈現(xiàn)，都需要通過(guò)檔案的收集處理記錄并保存下來(lái)。而隨著我國(guó)文化產(chǎn)業(yè)的蓬勃發(fā)展，無(wú)時(shí)無(wú)刻不在更新、變化的藝術(shù)演出現(xiàn)狀，則對(duì)于藝術(shù)檔案的收集，整理和分類提出了相當(dāng)高的要求，這也是作為藝術(shù)檔案管理人員所必須提升的專業(yè)技能。

藝術(shù)檔案具備形象性的特征，它完全通過(guò)藝術(shù)作品所表現(xiàn)的藝術(shù)形象所存在，并直觀且深層次的展現(xiàn)藝術(shù)制作到呈現(xiàn)的原貌。而藝術(shù)檔案往往是成套出現(xiàn)的，以一部藝術(shù)作品為經(jīng)，包含組成藝術(shù)作品各個(gè)不可分割的部分，整體具有統(tǒng)一性，代表著集體創(chuàng)作的成果，或者各類藝術(shù)形式所存在的內(nèi)部聯(lián)系。而我們往往注意到，藝術(shù)檔案的存在方式具有多樣性，只要是能夠反映藝術(shù)活動(dòng)的材料，都有必要收入檔案，那么藝術(shù)作品的不同記錄手段和不同的載體共同構(gòu)成了藝術(shù)檔案的多樣性。

藝術(shù)門類千條萬(wàn)緒，藝術(shù)作品種類繁多，因此我們也需要比較嚴(yán)格的分類方法。一般情況下，藝術(shù)檔案可以分為大類和屬類兩個(gè)范疇。其中大類根據(jù)藝術(shù)作品的具體呈現(xiàn)形式分為綜合類，業(yè)務(wù)類和個(gè)人類。綜合類藝術(shù)檔案往往記錄藝術(shù)節(jié)、藝術(shù)研討、藝術(shù)刊物、藝術(shù)評(píng)論等綜合性材料；業(yè)務(wù)類檔案主要以演出為基本單位，以作品為根本，所要保存的檔案除了演出本身的藝術(shù)資料外，也包括演出活動(dòng)的執(zhí)行，具體工作實(shí)施等重要資料；而個(gè)人類檔案往往是保存如美術(shù)、攝影、文學(xué)等個(gè)人類創(chuàng)作材料。

在大類之下應(yīng)按照藝術(shù)活動(dòng)的不同項(xiàng)目?jī)?nèi)容復(fù)分屬類。隨著綜合藝術(shù)的增多和藝術(shù)門類分工的逐漸精細(xì)，檔案屬類的復(fù)分越來(lái)越復(fù)雜，類別也越來(lái)越多，同時(shí)過(guò)于精細(xì)的類別劃分，類別同質(zhì)化的傾向開(kāi)始嚴(yán)重。從藝術(shù)檔案管理員的角度來(lái)說(shuō)，越來(lái)越多的分類帶來(lái)的并不是分類的精確和為作品更標(biāo)準(zhǔn)的定位，相反帶來(lái)的是很多重復(fù)繁瑣的工作負(fù)擔(dān)。因此，復(fù)分的層次不宜太多，應(yīng)該盡量合并同類藝術(shù)活動(dòng)項(xiàng)目。

在為藝術(shù)檔案分類的時(shí)候，有一些值得注意的細(xì)節(jié)。比如，藝術(shù)檔案分類整理時(shí)，一般以年度產(chǎn)生的材料作為整理標(biāo)準(zhǔn)。然而不可避免存在著很多需要?dú)w檔的跨年度活動(dòng)，而對(duì)于跨年度活動(dòng)究竟是歸于起始年還是結(jié)束年，不同的檔案整理機(jī)構(gòu)存在分歧。從跨年度活動(dòng)的類別上說(shuō)，有一些本身以跨年為目的的藝術(shù)活動(dòng)，往往歸在起始年比較合適，因?yàn)槠渫_(kāi)始于一年末尾，持續(xù)時(shí)間也較短；而也有一些本身持續(xù)時(shí)間較長(zhǎng)的活動(dòng)，這些活動(dòng)出現(xiàn)跨年度的狀況并不是主觀要求的，那么鑒于其持續(xù)時(shí)間，往往以結(jié)束年歸檔較為合適。但是，不同的檔案機(jī)構(gòu)會(huì)有不同的處理方式，所以主要是要做到歸檔年度材料整理方法在本單位的統(tǒng)一。又如，像照片、錄音錄像帶、唱片、光盤、實(shí)物這樣的藝術(shù)檔案，往往因?yàn)槠漭d體的特殊性很難和一般文字檔案一起歸檔，在這樣的情況下，整理時(shí)可以獨(dú)立設(shè)置類別歸檔保存，只要標(biāo)記清楚屬類即可。

鑒于藝術(shù)檔案的形象性，成套性和多樣性的三個(gè)重要特點(diǎn)，藝術(shù)檔案管理人員在日常的工作中就需要注意以下幾個(gè)原則：藝術(shù)檔案整理要按照藝術(shù)生產(chǎn)活動(dòng)中形成的不同載體材料，分別組織立卷，保證歸檔藝術(shù)材料的保管和利用，這是科學(xué)性，準(zhǔn)確性的要求；藝術(shù)檔案整理時(shí)，應(yīng)維護(hù)藝術(shù)材料的原態(tài)介質(zhì)和藝術(shù)創(chuàng)作的特點(diǎn)和規(guī)律，保證藝術(shù)材料記錄的真實(shí)性，體現(xiàn)藝術(shù)檔案專業(yè)內(nèi)容的特點(diǎn)。這是形象性的要求；信息時(shí)代的今天，藝術(shù)檔案整理要適應(yīng)計(jì)算機(jī)和數(shù)字化管理對(duì)藝術(shù)檔案整理工作的要求，在檔案管理過(guò)程中，尤其歸類和檢索方面的信息化應(yīng)用使得管理員的工作效率得到了極大提高。這體現(xiàn)了藝術(shù)檔案信息逐漸數(shù)字化，逐漸網(wǎng)絡(luò)化的必然趨勢(shì)。

為保證藝術(shù)檔案的準(zhǔn)確性和真實(shí)性，保證其準(zhǔn)確的體現(xiàn)藝術(shù)作品的風(fēng)貌，不損害其歷史檔案價(jià)值，整理工作應(yīng)根據(jù)藝術(shù)材料形成的特點(diǎn)和檔案整理工作規(guī)范化、科學(xué)化、系統(tǒng)化的要求進(jìn)行。在整理過(guò)程中工作人員要注意鑒別重份的藝術(shù)檔案，進(jìn)行合并和剔除，以節(jié)省檔案儲(chǔ)存空間，提高資料整理的效率；要注意歸檔材料的齊全完整。對(duì)已破損、模糊或易褪變的重要材料，整理時(shí)應(yīng)予托裱或復(fù)制，以確保其保存的年限和準(zhǔn)確度。對(duì)于紙質(zhì)材料要放在干燥，通風(fēng)的位置儲(chǔ)存，時(shí)刻對(duì)于資料的完整性進(jìn)行檢查；而對(duì)于多媒體檔案，比如照片，錄音，唱片，視頻碟片等，更是要注意其是否影像清晰、畫(huà)面完整，對(duì)其內(nèi)容的完整性和載體的完好性進(jìn)行檢驗(yàn)，確保歸檔檔案的完整性和有效性。多媒體檔案資料因?yàn)槠漭d體的特殊性，整理時(shí)應(yīng)充分考慮材料本身有效期限，要注明整理后需要保存期限，時(shí)刻進(jìn)行有效的，有計(jì)劃的轉(zhuǎn)錄、復(fù)制，資料的更新。一般情況下，因?yàn)槎嗝襟w檔案的特殊性，為避免因?yàn)殡娮赢a(chǎn)品故障而產(chǎn)生檔案流失的問(wèn)題，我們往往在整理CD、VCD、DVD 這類光盤檔案時(shí)，分別裝入統(tǒng)一光盤盒內(nèi)保管，并在光盤盒和盤片上注明相關(guān)的內(nèi)容。為確保資料的完全保存，一般采取一式刻錄3 套的辦法，2 套封存保管，一套供查閱使用。隨著科技的不斷進(jìn)步，我們的保存手段也應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，目前被廣泛使用的網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)空間也不失為一種很好的資料保存手段。

藝術(shù)檔案在廣泛的藝術(shù)領(lǐng)域內(nèi)發(fā)揮著重要作用，它是藝術(shù)改編、藝術(shù)研究、藝術(shù)創(chuàng)作工作寶貴的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，也是藝術(shù)教學(xué)和交流的重要指導(dǎo)。藝術(shù)檔案為藝術(shù)遺產(chǎn)的繼承和藝術(shù)創(chuàng)造發(fā)展提供了重要依托，因此我們藝術(shù)檔案管理人員要認(rèn)識(shí)到自身工作的神圣性和重要性，努力提高自身分類整理的專業(yè)水平，為藝術(shù)檔案事業(yè)貢獻(xiàn)自己應(yīng)盡的力量。