試論加強銀行函證數字化建設的建議

方嘉儀

(南京審計大學，江蘇 南京211815)

一、 引言

函證是審計工作不可或缺的一部分，密切影響著審計的業務質量和工作效率，由于審計人員獲得的審計信息主要來源于企業內部，因而函證程序可以有效保證審計的可靠性。然而在移動互聯網經濟快速發展的新時代，傳統函證存在著許多不足之處，已經逐漸不能滿足審計工作發展的需要。

2020 年9 月，財政部等七部委聯合發布了《關于推進會計師事務所函證數字化相關工作的指導意見》(下稱《意見》)，該《意見》具體要求部署了發展函證技術數字化的相關工作。 誠然，函證技術數字化已經不再只是一個小領域范圍討論的技術議題，這一項技術已經引起了國家的高度重視，正在逐步加快發展。 由于推行函證數字化可以起到節約時間及成本、提高審計效率的作用，因而發展這一技術已經成為大勢所趨。 然而在函證數字化技術快速發展的同時，仍然存在著一些技術難點需要針對性地去解決。 因此，本文希望通過比較傳統銀行函證與現代銀行函證數字化的不同，指出銀行函證數字化的優點，深入研究銀行函證數字化的發展現狀，在此研究基礎上提出能夠加強銀行函證數字化建設的對策建議，促進函證數字化的發展。

二、 傳統銀行函證的不足

(一)過程環節復雜，審計效率降低

在傳統銀行函證環節中，注冊會計師需要收集整理商業銀行及相關工作人員的身份信息及地址，并對這些信息的真實性進行核對確認，在保證信息無誤之后，才能發送函證的相關信息。 在發送函證信息時，還需要收集整理發函相關的資料，當急需的函證信息不能及時返回的時候，注冊會計師還需要進行二次甚至多次的電話催收，或者考慮二次發函。在收回相關函證信息文件或者親自取回的時候，注冊會計師需及時整理附上注冊表或本人親自收回的相關資料。 傳統銀行函證中這些復雜的流程環節及嚴格的控制都會消耗審計人員大量的時間與精力，從而直接導致了審計工作效率的降低。

(二)回函流程多，回函周期長

傳統銀行函證流程需要多個部門的配合，相關人員在收到函證信息之后，需要一層一層進行審核與確認，確保信息真實可靠之后才能夠進行蓋章。 審核部門為了保證自身負責信息的真實性，也需要一定的時間才能夠進行信息確認，需要配合的部門越多，信息核實的時間也就越長，函證信息從發出到取回所需的整個周期也就隨之拉長，對審計工作的效率影響很大。 不僅如此，有些商業銀行甚至會要求會計師事務所在詢問函上簽字蓋章后三天才能對其內容進行審核確認，這樣的要求也導致了銀行回函辦理程序變得更加煩瑣，回函周期也大大延長。

(三)缺乏監督機制，容易造成串通舞弊

寄送或注冊會計師本人送達紙質材料的傳統銀行函證方式，缺乏第三方的監管，在查詢函送達銀行后，如果被審計單位工作人員和銀行相關工作人員之間存在親屬或一定的利益關系，就容易出現被審計單位與銀行之間舞弊勾結的現象。 在這種情況下，銀行的工作人員有可能按照被審計單位工作人員所提出的不合理要求修改需要函證的信息，甚至直接篡改函證內容或確認，導致出現舞弊，進而導致函證工作失敗，而這種現象在缺乏監管的情況下難以被杜絕。

(四)容易受到干預，造成審計程序失效

在函證送達銀行后，被審計單位可能會為了掩人耳目，私下利用一些手段將函證從銀行取回，再根據函證中的內容，對自身進行調整或提前做好準備。 不僅如此，有些被審計單位甚至會直接干預銀行，繞過會計師事務所取回函證，擅自篡改函證內容，然后假裝以銀行的名義，直接將回函寄給會計師事務所。 由于傳統函證方式固有的限制，難免會出現這樣的情況，當函證的內容受到干預被篡改，函證也就失去了本身的真實性、可靠性，函證程序也就因此失去了意義。

三、 銀行函證數字化的優勢

由于外界影響因素的限制，傳統的函證方式不能夠得到完全有效的監督，審計程序復雜，審計效率不高，同時審計質量也不能得到一定的保證。 因此，為了彌補這些不足之處，推進銀行函證數字化發展成了一項重要的議題，這一發展對提高銀行函證工作質量和效果有如下優勢:

(一)降低工作成本，提高工作效率

傳統銀行函證在過程中產生的費用主要包含人工費、快遞費、手續費等，正是這些費用的產生導致了傳統銀行函證的成本過高。 函證數字化的運用發展可以有效地降低會計師事務所的人力費用；同時，利用網上平臺遞送函證信息數據，降低了寄送快遞的費用。 函證數字化的高效、環保，能夠降低工作成本，促進可持續發展。

與此同時，運用互聯網技術，會計師事務所與銀行之間可以直接進行信息的傳遞，節省函證過程的時間。 推動銀行函證數字化建設，不但不會降低函證程序的規范性，做到實時監測，確保所函證被審計單位數據的真實可靠，加強銀行的內部控制，同時能夠解決傳統函證周期長的問題，提高了審計工作效率。

(二)增強回函信息可靠性，降低串通舞弊風險

將信息技術運用到銀行函證環節，可以建立一個統一公開受到監管的銀行函證電子信息平臺，使得會計師事務所與商業銀行可以在平臺上直接溝通，不受其他因素的干擾。 針對傳統銀行函證可能出現的串通舞弊現象，可以進行一定權限的設置，在平臺中錄入的數據，沒有權限無法修改；如果有權限進行修改，也會完整記錄修改的痕跡與修改人的身份信息，如果發現函證信息出現問題，就能夠直接找到當事人，進行追責。 利用這些環節，函證數字化也就能夠起到保障回函信息真實可靠、降低銀行工作人員與被審計單位人員串通舞弊風險的作用。

(三)減少干預，對函證程序保持合理控制

在函證數字化的背景下，會計師事務所、被審計單位與銀行之間通過平臺進行交流，雖然互相關聯但是也互不打擾，獨立進行工作，減少了直接接觸。 在平臺的監督之下，工作人員的操作都被一一記錄，以往傳統模式下被審計單位可能出現的干預現象也就很難實現，更不可能出現繞過會計師事務所取回函證等情況。 因此，推動函證數字化的發展，能夠合理控制函證程序，保障函證信息的真實有效。

四、 加強銀行函證數字化建設的建議

2020 年9 月發布的《意見》，具體部署了函證數字化工作，指出了當前推動函證數字化建設的重要性，提出了四大基本原則:循序漸進、有序推動；堅持準則，優化手段；確保安全，試點先行；標準統一、技術多元。 不難看出，互聯網高速發展的今天，政府部門已經開始重視函證數字化的發展問題，我國銀行函證數字化的建設也逐步走上正軌。 根據該指導意見的指示，會計師事務所、銀行與各企業需要朝著一個方向發力，共同努力，積極響應政府政策的號召，才能夠加快我國函證數字化的步伐，由此提高審計質量，推動國家治理體系和治理能力現代化的建設。

通過了解我國函證數字化的現狀，根據國際上已有的相關經驗，結合《意見》的相關要求，為了加強我國銀行函證數字化的建設，為審計營造安全的回函環境，提高函證的真實性、安全性與可靠性，可以考慮如下建議:

(一)加快建設統一數字化函證平臺，推動函證集中數字化

在國際上，函證數字化早已開始發展，目前其他國家的電子函證主要有兩種形式，首先是第三方電子函證平臺。 商業銀行、會計師事務所、被審計單位可以通過第三方電子函證平臺來建立安全的連接合作，通過加密技術和電子簽名等來保障函證過程中信息的安全可靠。 比如，在美國，就建立了獨立安全的第三方電子函證平臺confirmation.com，該平臺的建立促使了美國的多家銀行不再使用紙質函證。 第二種模式是函證系統或函證中心。 例如，在英國，行業內已經規定了銀行需要建立自己獨立的函證中心，會計師事務所能夠將函證直接發送到銀行的函證中心，直接從平臺獲取回函。

與此同時，我國的部分銀行也已經開始積極地開展函證數字化的試點工作，比如，由中國工商銀行搭建的函證e 信系統，允許會計師事務所通過API 模式直連或通過企業網銀發起電子函證，工商銀行可通過系統直接進行線上回函，由此函證處理時間大大減少，提高了審計效率，同時也保障了信息數據的安全。

身處“互聯網＋”新時代，函證數字化相關的信息技術飛速發展，已經初具雛形，國際上的成功經驗也為我國推動統一平臺形成提供了基礎。 各大銀行和事務所可以借助已有的信息技術，互相交流已經試點運行的平臺的優劣，為構建統一的電子函證平臺做準備。 與此同時，建立一個擁有公信力的平臺需要大量的資金，獨立的統一數字化函證平臺或者系統的建立離不開國家的支持。 政府需要將各大企業與銀行聯合起來，發揮指引作用，引導共同建立有關的數字化函證的集中處理中心，同時政府還需要承擔監管的責任，保障平臺的安全可靠。

(二)建立可信安全體系，保障信息的安全性和可靠性

統一的數字化函證平臺需要可以信賴的安全體系作為保障，滿足流程清晰可追溯、不可輕易篡改的要求，以此來保證信息的可靠性和安全性，進而促進函證環節成本的降低與審計效率的提升。 這也就需要銀行建立有效的內部控制，提升自身的安全性，比如加強核心數據加密、存儲技術以及操作流程軌跡保留技術。 與此同時，銀行還應當嚴格實行分級授權制度，嚴格防止人員權限的逾越，避免違規操作，保障信息與函證過程的安全可靠性。

(三)制定數字化標準體系，統一函證流程和數據標準

函證數字化的發展，也改變了傳統函證的方式，只有制定統一的數字化標準體系，才能更好地對數字函證進行管理。 為此，各部門、機構需要對函證的請求與回函的格式做出統一要求，推動數據信息的充分共享。 在后續環節中對于提出的標準化、結構化的函證數據請求應當統一執行，從而保證函證的全過程中都有標準化數據的保障，有效提高函證效率。 與此同時，制定相關政策時，應該重視規則的細化，例如，明確規定信息化操作流程標準、內容和格式標準、收費標準等。 制定數字化的標準體系，設立統一的流程標準，有利于加強防范函證風險。

(四)加強政策宣傳，引導企業支持銀行函證數字化

銀行函證數字化的發展需要社會各界的共同配合支持，首先，相關部門需要出臺函證數字化的相關政策，鼓勵各公司、企業等配合銀行實行電子函證，同時，政策宣傳需要引導教育各大企業，對已達成一致意見，同意使用電子函證的，被審計單位不得無故拒絕配合，應及時對發出的電子函證請求予以確認。

(五)加強審計人員培訓，不斷提高從業人員自身素質

推動函證數字化建設，需要充分利用信息技術，無論是平臺的建立還是維護，都需要相關技術人才的支持，函證數字化是審計與計算機信息技術的結合，對審計人員專業知識的需求也不斷變高，只接觸審計或者只了解計算機技術的人才已不足以滿足業務的需求，因此需要加強對復合型人才的培養，對審計人才提供信息培訓。 與此同時，對還在學校的未來的審計人才培養增加相關的課程要求，使審計人員能夠更快地適應和熟悉不斷發展的數字化函證程序，這樣才能更好地保證函證程序的有效運行，提高審計效率，保障數據的安全。

五、 結論

綜上所述，傳統的銀行函證方式存在著許多不足，在互聯網飛速發展的時代，函證數字化的出現與發展帶來了解決這些問題的可能性，在發展一片利好的情況下，加強我國銀行函證數字化的建設仍然有很長的路要走，必須一步一個腳印地采取針對性的措施，不斷完善優化，才能更好地助推我國審計事業發展。