內(nèi)控視角下高校圖書館財務(wù)管理問題與對策

韋曉冰

（廣西師范大學(xué)，廣西 桂林541004）

財政部、教育部明確要求各高校應(yīng)執(zhí)行內(nèi)部控制管理辦法，提高學(xué)校資源的使用效率和綜合服務(wù)水平。高校圖書館是高校教學(xué)科研的重要陣地，每一所高校每年都會撥付給本校圖書館相應(yīng)的經(jīng)費來保證圖書館的正常運作，高校圖書館應(yīng)該怎樣加強內(nèi)控建設(shè)，建立安全、高效的財務(wù)管理機制，使得圖書館的經(jīng)費能夠得到充分合理的運用，從而為廣大師生員工提供高質(zhì)量的圖書館信息服務(wù)，保證高校教學(xué)科研工作的順利開展，始終是一個值得深思的問題。

一、內(nèi)部控制五要素基本理論

為了審查內(nèi)部控制管理的完善性和有效性，一般人們會從五個要素來考量，它們是：①控制環(huán)境（control environment），即內(nèi)控的基本規(guī)則和框架，包括各項規(guī)章制度，執(zhí)行制度的工作人員的工作能力，管理層的管理理念和風(fēng)格等等；②風(fēng)險評估（risk assessment），指為了實現(xiàn)既定的工作目標(biāo)，對相關(guān)的可能風(fēng)險進行識別和分析；③控制活動（control activities），即工作實施相關(guān)的政策和程序；④信息與溝通（information and communication），指處理的信息既包括內(nèi)部生成的數(shù)據(jù)，也有對經(jīng)營決策有益的外部報告等；⑤監(jiān)督（monitoring），即對正常的管理活動進行持續(xù)的有效監(jiān)控。

內(nèi)部控制作為現(xiàn)代管理的手段，這五個要素相互聯(lián)系，相輔相成，形成一個相對穩(wěn)定的動態(tài)結(jié)構(gòu)，使得在管理活動的微觀與宏觀層面，適時與全程方面都可達到監(jiān)督與控制的目的，從而實現(xiàn)效率與效益的原則。從內(nèi)控的視角來審視高校圖書館的財務(wù)管理，將會使高校圖書館在財務(wù)管理工作中對規(guī)章制度的執(zhí)行操作更加嚴(yán)謹規(guī)范，保證財務(wù)信息真實可靠，經(jīng)濟活動合法合規(guī)，國有資產(chǎn)能夠得到更持久更有效率的保護。

二、當(dāng)前我國高校圖書館財務(wù)管理中的問題

（一）財務(wù)管理模式陳舊

受制于傳統(tǒng)管理理念及對內(nèi)控認知的局限，我國高校圖書館長期以來實行的是“旱澇保收”財務(wù)管理模式，缺乏主動性、靈活性與參與性的市場經(jīng)濟意識及風(fēng)險意識。高校圖書館目前的管理機制基本是分管校長領(lǐng)導(dǎo)下的館長負責(zé)制，由館長總體全面負責(zé)圖書館的運作，分管副館長按分工負責(zé)管理圖書館內(nèi)設(shè)的若干由部室主任負責(zé)的相關(guān)部門科室，各部門按照職責(zé)分別完成圖書館的日常各項具體工作。但目前高校圖書館的工作人員對內(nèi)控相關(guān)知識相對欠缺，也缺乏足夠的重視，使得高校圖書館的內(nèi)控制度建設(shè)力度與執(zhí)行力均顯不足。

從內(nèi)控系統(tǒng)的控制環(huán)境來看，我國高校圖書館的財務(wù)人員一般是辦公室的兼職工作人員，基本工作就是按照學(xué)校財務(wù)處的基本業(yè)務(wù)流程來進行操作，自身不一定具備專業(yè)的會計知識，領(lǐng)導(dǎo)層的財務(wù)管理意識也比較淡薄。

高校圖書館財務(wù)管理主要體現(xiàn)為對預(yù)算經(jīng)費的管理。高校撥給圖書館的經(jīng)費主要是圖書資料購置費和辦公業(yè)務(wù)費。除此以外，也會根據(jù)圖書館的某些特殊工作需求增加一些專項的經(jīng)費，如某師范大學(xué)圖書館因為剛剛搬遷至新的校區(qū)，需要對新校區(qū)圖書館進行持續(xù)美化提升，還特別需要對古籍的保護和搬遷，因此學(xué)校另外撥付了圖書館物業(yè)費、新館維護提升及古籍庫建設(shè)等專項經(jīng)費。這里面，圖書資料購置費占據(jù)了高校圖書館經(jīng)費的主要部分，是高校圖書館為教學(xué)和科研服務(wù)的工作能夠順利開展的基石。

（二）預(yù)算管理中的問題

簡單地說，高校圖書館的預(yù)算管理過程應(yīng)該劃分為三個階段，包括編制、實施和驗收。從內(nèi)控視角來剖析這三個階段，就會發(fā)現(xiàn)一些問題。

1.預(yù)算編制不夠科學(xué)

由于內(nèi)控信息溝通上不順暢，學(xué)校財務(wù)處不可能對圖書館的業(yè)務(wù)相當(dāng)了解，導(dǎo)致學(xué)校財務(wù)處編制的預(yù)算會計科目較為簡略，不能準(zhǔn)確科學(xué)地反映出當(dāng)前高校圖書館的具體詳細的工作項目內(nèi)容。例如，某師范大學(xué)圖書館的圖書館資料購置費這一項目經(jīng)費，長期沿用的是舊的會計科目——圖書購置費，而實際上，這一項目大部分的經(jīng)費是用于電子資源的購置，預(yù)算科目卻沒有進行改變，在會計記賬上就會把電子資源的購置與紙質(zhì)圖書的購置記于同一科目，這樣，勢必會使財務(wù)核算產(chǎn)生偏差。另外，圖書館在上報預(yù)算計劃時，一般是簡單根據(jù)往年的預(yù)算基數(shù)，做些微調(diào)。這樣的預(yù)算申報沒有經(jīng)過事前認證，靈活性與準(zhǔn)確性不夠，也沒有進行風(fēng)險評估，一旦在采購中出現(xiàn)價格上漲等不可控因素，將會出現(xiàn)實際財務(wù)收支與預(yù)算不符，影響經(jīng)費的使用效率。

2.預(yù)算實施及驗收過程內(nèi)控不到位

高校圖書館預(yù)算實施及驗收過程實際上也就是各部門的具體工作過程，長期以來，高校圖書館習(xí)慣于墨守成規(guī)，不愿意創(chuàng)新，項目實施過程中一般不進行成本核算和成本控制，不計算損益，只是按部就班地完成任務(wù)，各部門之間缺少聯(lián)動。也就是說在內(nèi)部控制活動中，由于信息與溝通上的欠缺，監(jiān)督自然也不到位。例如，每年文獻信息資源的采購是高校圖書館經(jīng)費支出的主要部分，采購員嚴(yán)格按照學(xué)校規(guī)定的采購流程進行工作：招投標(biāo)，簽訂重大合同，采購，驗收。整套流程符合學(xué)校的報賬要求，因此到學(xué)校財務(wù)處報賬時能順利完成。但是就圖書館內(nèi)控來說，高校圖書館管理者是否對文獻信息資源，即紙質(zhì)圖書館和電子資源的采購設(shè)有詳細科學(xué)的計劃和審核機制呢?各層面是否出臺有相應(yīng)的規(guī)范性文件呢?采購的文獻信息資源是否緊密結(jié)合大學(xué)生的需要，符合學(xué)校學(xué)科發(fā)展和重點建設(shè)專業(yè)的布局呢?答案是：這一切都需要加強改進。

又如，在各專項預(yù)算經(jīng)費的實施過程中，雖然圖書館內(nèi)部相關(guān)部門能按照財務(wù)處的基本要求做到專款專用，但是由于對可能存在的風(fēng)險缺乏足夠的識別與防范措施，可能會導(dǎo)致預(yù)算資金的使用效率受到影響，甚至影響到高校的聲譽。具體表現(xiàn)在相關(guān)外協(xié)外包項目中，有可能會在合同簽訂中出現(xiàn)對高校不利的條款，有可能虛假報賬，也有可能采購的商品質(zhì)量與價格不匹配等。但是在內(nèi)控建設(shè)不到位的情況下，高校圖書館工作人員按照原有的工作機制，在項目驗收環(huán)節(jié)一般“睜一只眼，閉一只眼”，就可以完成任務(wù)了。

3.財務(wù)管理缺乏評價指標(biāo)

高校圖書館財務(wù)工作以報賬核算為主，輕視甚至基本沒有進行增效管理。隨著高等教育的蓬勃發(fā)展，高校圖書館的經(jīng)濟活動也會越來越多元化，表現(xiàn)在館舍不斷地擴增，館藏文獻資源不斷地豐富，那么也將會給高校圖書館帶來越來越多的財務(wù)風(fēng)險，因此，高校圖書館財務(wù)管理務(wù)必要進行財務(wù)分析與財務(wù)決策。而進行分析與決策需要有一整套系統(tǒng)的評價指標(biāo)，盡管高校財務(wù)處給圖書館提供了一些相關(guān)的分析指標(biāo)，但目前這些指標(biāo)基本流于形式，并不能科學(xué)系統(tǒng)完整地形成評價標(biāo)準(zhǔn)，從而影響了高校圖書館財務(wù)管理活動的成效。從內(nèi)控要素來看，實質(zhì)上就是控制活動存在不足。

三、高校圖書館財務(wù)管理優(yōu)化對策

（一）明確內(nèi)控理念，提升財務(wù)管理功能

在控制環(huán)境下，從管理者到所有館員，都必須加強學(xué)習(xí)內(nèi)控基本知識，明確內(nèi)控制度的重要性，共同完善各項規(guī)章制度并加以嚴(yán)格有效地執(zhí)行，努力維護財經(jīng)紀(jì)律。提升財務(wù)管理的功能基本就在于能夠增收節(jié)支，提高資金的使用效率，促進國有資產(chǎn)的保值增值，從而進一步提高高校圖書館的整體績效。

控制活動中，根據(jù)高校圖書館業(yè)務(wù)活動的特點，對于內(nèi)部控制的重要崗位要進行規(guī)范的分析和梳理，各崗位的權(quán)限與責(zé)任要明晰，崗位之間要相互監(jiān)督相互制約，并與績效考核、獎懲機制緊密聯(lián)系。高校圖書館的財務(wù)管理活動也要圍繞圖書館的日常業(yè)務(wù)活動來開展，對高校圖書館的經(jīng)濟活動進行預(yù)測、組織、協(xié)調(diào)、分析和控制。可見，在內(nèi)部控制下，財務(wù)管理活動必定會涉及高校圖書館內(nèi)部大部分乃至所有的部門及人員，與人員切身利益息息相關(guān)，需要各部門及人員的緊密聯(lián)動。此時，財務(wù)管理要在資金、資產(chǎn)結(jié)構(gòu)，財務(wù)流程上進行結(jié)構(gòu)性優(yōu)化，以達到系統(tǒng)整體性優(yōu)化，保證管理活動的效能發(fā)揮。

（二）改善信息溝通與監(jiān)督，加強風(fēng)險管理

高校圖書館應(yīng)配備具有會計學(xué)、財務(wù)管理學(xué)專業(yè)背景的專職財務(wù)管理人員，不但要進行日常的報賬工作，還要進行財務(wù)預(yù)算、分析和核算工作。報賬員、出納員、資產(chǎn)管理員各司其職，不得兼管。在校內(nèi)，圖書館財務(wù)管理人員應(yīng)及時地跟學(xué)校財務(wù)處與各職能部門進行溝通，對于一些不合時宜的會計科目、報賬流程，需進行合法合理的調(diào)整與優(yōu)化，并且也要將學(xué)校財務(wù)處的規(guī)章、制度、法紀(jì)要求及時準(zhǔn)確地傳達到館內(nèi)，達到上下層面的信息溝通渠道通透順暢，同時也要做好館內(nèi)橫向的信息溝通。具體如下：

1.明確預(yù)算編制目標(biāo)

高校圖書館財務(wù)管理人員在高校財務(wù)處要求上報預(yù)算編制時，不能簡單地按照以往的“上年基數(shù)+本年調(diào)整”的辦法進行經(jīng)費預(yù)算的簡單編制，而應(yīng)該采取“零基預(yù)算法”，匯報主管領(lǐng)導(dǎo)，積極與館內(nèi)各部門進行聯(lián)動，結(jié)合各部門的實際工作，同時各部門也要深入調(diào)查研究，緊密結(jié)合本高校教學(xué)科研的動態(tài)來制訂工作計劃，財務(wù)管理人員利用大量的各種會計、統(tǒng)計等相關(guān)的核算資料進行分析、比對、綜合，測算經(jīng)費需求，進行風(fēng)險評估，編制預(yù)算目標(biāo)方案。這些工作需要依托高校圖書館良好的內(nèi)部控制環(huán)境，如權(quán)責(zé)分明的組織機構(gòu)、積極向上的單位文化，以及信息在內(nèi)控環(huán)境中的高效溝通。

2.監(jiān)督預(yù)算實施驗收

預(yù)算經(jīng)費一旦下達，預(yù)算的實施與驗收過程就貫穿著高校圖書館的整個經(jīng)營管理活動。高校圖書館應(yīng)建立健全管理制度，包括對項目實施情況的審查，對項目開支及實施進度的監(jiān)督等。財務(wù)人員需把預(yù)算收支跟人力、物力、先進技術(shù)等多種因素進行全方位的比對、核算，定期審查或不定期抽查與項目相關(guān)的重要材料，如可行性研究報告、合同審簽單、項目審批報告等，圍繞資金效益、成本控制兩大方面，按月季年進行滾動預(yù)算分析和監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)問題，及時改進，及時降低、分擔(dān)、規(guī)避可能存在的風(fēng)險，提高效率。為了能夠真實地揭示資金運動的走向，保證成本核算的準(zhǔn)確性，報賬時，必須嚴(yán)格核查原始憑證，要求內(nèi)容真實準(zhǔn)確，賬目清晰，相關(guān)的證明材料必須留存?zhèn)錂n。

預(yù)算的實施與驗收是要由相關(guān)的不同崗位和不同部門協(xié)同配合、相互監(jiān)督來完成的。比如，資源建設(shè)部采訪員負責(zé)采購文獻信息資源，編目人員負責(zé)驗收，核對隨書清單，文獻流通部統(tǒng)計借閱量信息從而審核文獻資源采購的質(zhì)量，各部門主任共同監(jiān)督預(yù)算實施的進度，財務(wù)報賬員審核原始憑證，資產(chǎn)管理員進行資產(chǎn)入庫的登記。財務(wù)管理活動統(tǒng)籌協(xié)調(diào)各項工作，及時核對賬目，清點核查圖書館的館藏文獻及固定資產(chǎn)設(shè)備，避免出現(xiàn)國有資產(chǎn)流失的風(fēng)險，確保預(yù)算經(jīng)費的高效率運用，為讀者提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，提高學(xué)校的教學(xué)科研水平。

（三）構(gòu)建高校圖書館財務(wù)評價指標(biāo)體系

根據(jù)高校圖書館財務(wù)管理活動的特點，內(nèi)控活動需要遵循效益性、權(quán)威性、整體動態(tài)完善的原則構(gòu)建一套財務(wù)評價指標(biāo)，從而能夠反映出高校圖書館的財務(wù)綜合實力以及績效水平。

財務(wù)綜合實力的指標(biāo)主要是指能反映經(jīng)費來源及規(guī)模的指標(biāo)，一般是高校撥款及高校圖書館創(chuàng)收收入；財務(wù)績效指標(biāo)反映出高校圖書館的經(jīng)濟效益和社會效益，如圖書借閱率，電子資源使用率、生均圖書占有量、固定資產(chǎn)比重等。在內(nèi)控活動中恰當(dāng)?shù)剡\用財務(wù)分析的技術(shù)方法，結(jié)合評價指標(biāo)，為高校圖書館的經(jīng)費使用效益情況提供有力的數(shù)據(jù)支撐。

四、結(jié)語

高校圖書館財務(wù)管理作為高校財務(wù)管理和圖書館管理的重要組成部分，對實現(xiàn)國有資金與資產(chǎn)的經(jīng)濟效益和社會效益最大化具有舉足輕重的作用。我國高校圖書館必須按照財政部、教育部的要求，改變過去舊的財務(wù)管理模式，嚴(yán)格制定并執(zhí)行內(nèi)部控制管理手段，將內(nèi)部控制五要素貫穿于財務(wù)管理活動中，時刻審視財務(wù)管理的經(jīng)濟性、嚴(yán)謹性和風(fēng)險性，從而更好地為高校圖書館讀者服務(wù)，促進高校圖書館的可持續(xù)性發(fā)展，為高等學(xué)校的教學(xué)科研水平的提高做出應(yīng)有的貢獻。