高校團檔案管理信息化芻議

于翠媛

摘要：高校團檔案在高校的人才培養和科學研究等領域發揮著基礎性的重要作用，是高校建設工作的重要組成部分。當代社會進入了信息化時代，高校團檔案管理也由于計算機和信息技術的快速普及應用發生了深刻的變化，由過去傳統的手工管理階段逐步向檔案信息化管理邁進。本文主要介紹信息技術下高校團檔案管理工作的意義、存在的問題及應對措施。

關鍵詞：信息技術;檔案信息化;團檔案管理;高校

一、檔案信息化的概念

傳統檔案管理側重點在于保管檔案實體，隨著信息技術不斷發展，這種模式無法滿足社會去求，取而代之的是面向檔案實體的信息化為重點的管理模式。這種轉變即檔案信息化。實質就是以計算機網絡為依托，以信息技術的普及運用為主導，在檔案信息標準、規則、政策的強有力保障下，致力于建設檔案信息資源的綜合體系。這種模式極大地方便檔案管理的各項工作，為檔案管理最終實現資源共享提供了可能的機會。

二、高校團檔案管理信息化的意義

高校團檔案管理中運用信息化技術，從檔案的管理人員、使用人員及面向的職能部門，效率都能明顯提高。

首先，對高校團檔案利用方式的意義。傳統檔案管理模式下，使用者要檢索、傳播檔案很難實現，而運用數字化、信息化之后，使用者可不受限制地隨時隨地按照自己的需求利用檔案。檔案職能部門的工作重點也由保管、利用轉向信息收集、處理以及服務。科學配置及優化管理檔案信息資源，學校和社會都得到了便捷服務。

其次，對高校團檔案業務工作的意義。傳統方式下管理檔案，無論收集、整理還是存儲、檢索，都需要管理人員手工操作，浪費人力物力，而且效率低下、工作繁重。信息化技術運用之后，檔案管理的自動性、實時性、高效性不斷提高。具體表現為：

再次，對高校團檔案管理職能部門的意義。檔案管理運用信息化手段后，檔案管理工作人員從目錄的打字員和檔案的保管員的繁重工作中解放出來，可以將更多精力投身于檔案的收集和編研工作之中，使得檔案工作上升一個高度。同時，高校所有的團檔案信息，如果學校或社會需要時，可以在相關權限范圍內在網上輕松查詢，此時，檔案管理的工作職能不僅局限為查找信息的咨詢員、檔案信息的保管員，而成為檔案信息服務的導航員，幫助讀者完成查詢、檢索、信息加工，實現信息全過程服務、管理。

三、高校團檔案管理信息化存在的問題

在檔案管理具體實施過程中，新型的信息化檔案管理模式仍然具有很多局限性。

（一）缺少完成的管理機制

目前針對高校團檔案管理工作方面，出臺的法律法規很少，管理上缺少制度依據。大大限制了團檔案管理水平，特別是信息化管理水平的發展和提升。教育部及高校針對高校團檔案均沒有出臺操控性強、切實可行的制度標準。造成高校學生檔案管理人員的工作無據可依、職責不清，更談不上運用信息化手段實施操作。

（二）現代的高校團檔案管理具有較強的依賴性

網絡檔案和電子檔案等新型的檔案形式，隨之計算機信息技術及網絡技術的不斷發展而涌現出來。然而這種檔案類型和檔案管理對技術的依賴性較強，不具有直接閱讀的特點，信息識別必須借助于先進的辦公設備以及現代化技術。除此以外，對檔案管理人員的業務水平和信息化水平也提出了更高的要求。

（三）現代的高校團檔案管理所要求的載體壽命短并且不穩定

由于計算機網絡對外界環境的要求高，因而信息載體比較脆弱，而且隨著信息技術的發展，各種負面效應使得載體不太穩定，因而給管理帶來了很多負面影響，從而也就產生了不利于管理的一面。

四、加強高校團檔案管理信息化的幾點對策

我國高校團檔案管理工作的宗旨是服務于學校的精神文明建設和改革、發展。要真正實現這一點，具體實施中可參照以下原則：

（一）高校信息化建設團檔案的基礎

高校信息化建設團檔案的基礎是文檔一體化。這需要將信息化團檔案信息與辦公自動化工作結合在一起，融入辦公自動化系統中同步開展工作。另外，檔案各級管理人員應該積極參與文檔一體化檔案信息化建設工作，結合實際工作在文檔歸檔及檔案管理中提出問題，不斷完善。

（二）紙質文檔過渡到電子文檔的過程

將紙質文檔過渡到電子文檔的過程中，應該遵循歸檔雙軌制的原則。紙質文檔雖然逐漸被取代，但其法律效用相比較電子文檔來說，要有明顯的地位和優勢。加之紙質檔案所具有的信息和載體難以分離，難以弄虛作假;紙質檔案難以復制、刪除和修改，原貌不易遭受破壞，真實性程度能得到保障等優勢。據專家預計，在紙質文檔到電子文檔過渡的過程中，將會有很長一段時間，兩者將會并存。

（三）高校團檔案信息化建設的推進

在高校團檔案信息化建設的推進過程中，網絡安全是保障前提。具體體現在：

首先面對機密檔案信息時，要實施身份驗證、訪問權限等措施;其次應采取多種手段保障計算機系統的安全運行;再者，還應采取措施確保公共設施的安全管理。

五、結語

高校團檔案是學校檔案的重要組成部分，管理工作既復雜又繁重，不可能一步到位，要求在工作中應力求分步實施，突出重點，講求實效，持續發展。只有這樣才能保障高校團檔案工作順利有效的開展，才能為高校的發展做好后勤保障。

參考文獻：

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