信息時代下檔案管理模式的創新研究

丁薇

摘 要：隨著信息網絡的發展，社會生產和居民生活產生了很大的變化。對于檔案管理工作而言，信息網絡在信息生產和傳播方式上都有了新的形式，對檔案管理的工作有了明顯的提升。信息時代下，便捷的信息網絡也對檔案資源的利用起到了積極的促進作用。文章分析了信息網絡環境下檔案管理的電子檔案形式逐漸完善、檔案的建立和檢索呈現新的形式、檔案與日常生活十分緊密等特點，闡述了檔案管理為企業決策提供有效的依據、優化企業的內部管理、促進企業的改革發展等意義，分析了當下檔案管理工作存在的信息化建設不足、體制較為陳舊、檔案管理的人員信息化水平不高等問題，提出了完善檔案管理的信息化建設、加強檔案管理的體制改革、提升檔案管理人員的職業素養、構建全方位的檔案數據庫等改革創新措施。

關鍵詞：信息時代;檔案管理;創新

檔案信息資源是組織機構必不可少的內部資源，由開發人員進行具體的開發與研究，并且進行二次應用，才能夠顯示出真正的價值。隨著我國社會不斷發展，社會經濟十分活躍，對于檔案的管理工作，也提出了新的要求。各個機構和部門的檔案管理工作，需要符合時代發展的要求，來更好為社會做貢獻。在信息網絡環境下，信息傳播方式發生了很大的變化。檔案管理，本質就是信息的管理，因此信息網絡時代，對于檔案的管理，要更多地放在信息化的建設上，利用信息網絡手段，來加強檔案智能化的應用效果。

一、信息網絡環境下檔案管理的特點

1.電子檔案形式逐漸完善

信息時代下，信息技術的發展為檔案工作帶來了革命性的變化。其中最重要的一點就是檔案資源可以通過數字形式來進行處理，通過計算機等設備進行整理、傳輸和存儲。這就形成了電子信息檔案，以數字的形式來進行管理。電子信息檔案相比于傳統的紙質檔案，具有十分明顯的優勢。在檔案的制作、傳輸、存儲等多個方式，都要比傳統的檔案更加高效和便捷。隨著計算機等智能設備的普及。以及互聯網的發展和應用。電子檔案已經成為檔案管理工作的主要形式。對于檔案管理的工作人員來說，電子檔案的使用大大降低了工作強度，提升了工作效率。對于廣大職工來說，則十分便利地實現了檔案的檢索和傳輸。

2.檔案的建立和檢索呈現新的形式

在信息時代下，檔案的建立和檢索呈現新的形式。相比傳統的紙質檔案，電子檔案需要在計算機設備上進行建立和處理，同時也需要計算機設備來進行檢索。這種電子檔案的建立和檢索方式，在一定程度上改變了檔案管理的工作方法和流程。尤其是在檔案的檢索中，只需要通過數據庫檢索，就能夠精準快速鎖定檔案資料。而傳統的檔案管理中，必須需要通過一定的數字編碼，來進行檢索，在消耗的時間和花費的精力來說，都有很大的差別。

3.檔案與日常生活十分緊密

當下的社會環境，檔案與職工以及民眾的日常生活聯系十分緊密。職工的檔案不僅涉及個人的工作經歷、身體情況、家庭關系等。在計劃經濟時期，我國的社會生產和居民生活比較單一，人員流動性不明顯，職工的單位和崗位調動也不多。因此，檔案管理工作就十分簡單，職工一般只在固定的單位工作直到退休。而在市場經濟環境下，人員流動性較大，即使是國有企業、事業單位等，職工的入職和離職頻率也較高。另外，一些企業的職工除了在本單位工作之外，還會有眾多的社會兼職。社會生活的改變，會直接影響到檔案管理工作。由于職工及人員的社會活動增加，檔案也與個人的日常生活十分緊密，對于檔案管理工作的要求也越來越高。

二、信息網絡環境下檔案管理工作的意義

1.為企業決策提供有效的依據

檔案管理工作是企業管理工作的一個重要組成部分，是提高企業工作質量和工作效率的必要條件，是維護歷史真實面貌的一項重要工作。對于企業的發展來說，檔案管理工作還能夠為企業的決策提供更加有效的依據。在市場經濟的環境下，任何企業都需要通過對市場情況的調查和分析，來做出符合實際需求的各項決策。在信息網絡環境，企業的部分信息檔案也在網絡平臺上公開展示，這對于企業之間的競爭與合作提供了很大的便利。企業可以通過網絡平臺上的檔案的分析和整理，來考察自己的合作伙伴和競爭對手，掌握更多的信息。同時，在檔案管理中，可以將這些市場信息進行整理和分析，為企業的決策者提供科學的數據和市場預測，使得企業能夠做出有效的決策。

2.優化企業的內部管理

企業的所有信息，最后都會歸檔到檔案管理部門。這些檔案信息對企業的內部管理有很大的幫助，能夠為企業的內部優化管理提供必要的依據。尤其是大型的國有企業內部的機構部門復雜，人員數量眾多，企業的內部管理工作也十分棘手。在信息網絡下，企業的檔案管理能夠快速為其內部管理提供必要的依據。比如，每個職工的個人工作情況、工齡和獎懲情況等，都可以通過數字信息的形式展現出來。這些數字信息檔案能夠為企業的內部管理提供真實有效的信息，對內部管理實現優化和完善。

3.促進企業的改革發展

在社會主義新時代的環境下，企業需要不斷改革與創新發展，才能夠提升服務質量，實現最大程度的收益。在企業的改革發展中，檔案管理能夠為企業提供科學準確的數據支持，對企業的發展歷史、各項具體的政策進行分析和展示，為企業的改革發展提供有效的依據。尤其是在信息網絡環境下，各種信息能夠通過網絡實現快速的傳播，使得市場呈現很大的不確定性。先進的科學技術也在不斷的研發和應用，對于企業來說也需要不斷了解和接觸新的科學技術，來投入到企業的生產、服務以及內部管理中。這就需要檔案管理工作，將市場數據、歷史資料等盡可能完整地分析和呈現，以有效促進企業的改革發展。

三、當下檔案管理工作存在的問題

1.檔案管理的信息化建設不足

在信息時代下，企業的檔案管理工作呈現很大的問題就是信息化建設不足。對于檔案的信息化建設，主要包含兩個方面。一是傳統的紙質檔案能夠整理轉化為電子檔案;二是要建立規范的電子檔案管理制度。首先，對于傳統的紙質檔案的電子轉換，需要很大的工作量。尤其是發展時間較長的企業，傳統的紙質檔案內容十分豐富，時間歷程也較久遠。因此，一些企業可能會對這項檔案整理工作沒有引起重視，沒有投入一定的人力來實現電子信息檔案的整理工作。只是選取了某個時間段之后，或者是某個類別的檔案來進行電子檔案的整理和歸檔。這就產生了一定的弊端，在進行檔案整理或者數據分析中，單純進行電子檔案的分析，就顯得不夠準確，大部分檔案和數據因為沒有錄入數據庫，而失去了自身的價值。其次，對于電子信息檔案管理制度的建立和規范實施，在某些事項中還存在一定的疏漏。比如，在一些重要的人事檔案管理中，有些普通和常用的信息并沒有進行公開，在查閱信息的過程中，需要通過檔案管理人員才能夠進行檢索，增加了檔案管理人員的工作量。

2.檔案管理的體制較為陳舊

在信息時代，檔案管理體制已經表現出很大的缺陷。首先，當下的檔案管理工作體制，都是計劃經濟時期建立起來，具有很大的黨政機關的檔案管理色彩。主要表現在分支機構和人員數量眾多、對于檔案信息過于敏感、檔案管理的手續和流程十分復雜等。其次，隨著市場經濟的發展，企業的生產和服務都發生了很大的變化，已經逐步向現代企業的模式過渡。企業的檔案管理工作已經與企業的自身發展不相符，檔案管理工作已經跟不上企業與時代發展的潮流。另外，信息網絡的普及，使得信息呈現大爆發的狀態，傳統的檔案管理工作已經無法進行有效的處理。而落后陳舊的檔案管理體制，對于信息網絡的發展所帶來的信息傳播、存儲等的變化，沒有及時進行有效的對接，使得眾多信息沒有進行歸檔。尤其是在職工信息的管理中，存在著很大的缺陷。職工在入職、離職等環節中，會涉及自身檔案的轉接問題，落后的檔案管理制度，使得職工在處理個人檔案的過程十分煩瑣，對職工造成很大的困難。

3.檔案管理的人員信息化水平不高

檔案管理的信息化建設，與檔案管理人員的個人職業素質有直接的影響。企業的檔案管理工作是行政管理的一部分，相比于一線的技術和管理人員來說，在人員安排上有大的隨意性。首先，檔案管理工作人員缺乏專業性，有許多檔案管理人員都是其他崗位人員轉崗而來，從事一些簡單的檔案整理和行政管理工作。這些人員大都缺乏專業的檔案管理技術和經驗，也缺乏檔案管理信息技術的基本能力。其次，檔案管理人員在信息化的建設上不夠積極，沒有認識到檔案管理信息化的重要性。尤其是面對大量復雜的傳統檔案整理工作，缺乏一定的動力。另外，檔案管理人員在信息化的建設和服務上不夠專業。一方面檔案管理人員缺乏信息技術的相關能力，對于現代化的電子辦公系統和軟件缺乏良好的應用能力。另一方面在進行檔案管理服務上，沒有借助信息網絡來提升檔案管理及服務的質量，使得信息網絡的應用只是增加了檔案管理的工作量，沒有展現出應用的效果。

四、信息網絡環境下檔案管理的創新模式分析

1.完善檔案管理的信息化建設

在信息時代的發展下，檔案管理的信息化建設要不斷完善，才能夠使得檔案管理工作與時代的發展相適應，使得檔案管理工作更加符合企業發展的要求。首先，要加強對傳統紙質檔案的信息化整理和歸檔工作，將企業的歷史檔案進行統一的整理和歸檔，錄入企業檔案的電子數據庫中。其次，要建立科學完善的信息化檔案管理制度。將企業的檔案進行兩種形式存檔，實現更加安全可靠的檔案管理和存儲形式。同時，也要開通檔案的線上管理和服務模式，使得企業的所有人員都能夠通過平臺，來對企業檔案進行線上系統的查閱和檢索。這對于企業的管理人員來說，會對企業的基本情況更加了解，也能夠十分方便的調取企業的信息，為企業的發展和改革建立數據基礎。對于普通職工來說，這種線上平臺可以更加方便地調取自己的檔案，節省職工的時間和精力。同時，對于檔案管理人員來說，只需要在線上平臺進行檔案和相關文件的更新，就可以實現優質的服務。

2.加強檔案管理的體制改革

在社會主義新時代的環境下，企業自身的發展需要進行新的改革與探索，才能夠適應新的社會環境。而企業內部的檔案管理，也需要根據企業自身的發展以及社會環境來進行創新改革發展。首先，在檔案管理機構的體制改革中，要擯棄計劃經濟時期檔案管理工作落后的制度和理念，采用新的工作方法和工作理念來開展新時期的檔案管理工作。其次，要將檔案管理的信息化改革作為檔案管理工作改革的重要方向，在實現辦公自動化和信息化的基礎上，來建立相應的管理制度。另外，在傳統的計劃經濟時期，企業的檔案管理的工作重點是對企業人員、資產的管理，通過檔案管理來實現企業內部的良好管理。而在新的經濟形勢下，檔案管理應該以市場分析為工作重點，通過檔案管理工作，來為企業提供更多的市場信息，來增加企業的核心競爭力，使得企業能夠通過檔案管理所提供的數據收集和分析，來更好進行市場戰略的有效決策，促進企業的發展。

3.提升檔案管理人員的職業素養

檔案管理人員的職業素養，是企業檔案管理實現良好改革與發展的前提。因此，要加強和重視企業檔案管理人員的職業素養。首先，在檔案管理的崗位招聘中，要嚴格落實專業對口、能力為主的原則，面向各個院校及社會各界來選擇優秀的人才。尤其要注重人員的信息化素養，將信息化素養作為檔案管理工作能力的重要指標。檔案管理工作只有不斷注入新的血液，才能夠使檔案管理工作實現有效的改革和進步。其次，還要加強檔案管理人員的培訓工作，使得檔案管理人員能夠在具有優秀的工作經驗基礎上，不斷學習先進的信息技術和信息理念，這樣才能夠實現現代化檔案管理的職業素養。除了檔案管理人員的職業素養之外，還應該通過企業文化、個人道德等內容的培訓，來加強檔案管理人員的團隊協作能力，建設優質的檔案管理工作團隊，提升檔案管理部門的整體凝聚力，才能夠高效實現企業檔案管理的改革與創新。

4.構建全方位的檔案數據庫

全方位的檔案數據庫的建立，就是要實現檔案數據庫標準化和通用化的特點。所謂的標準化，就是檔案管理的建設能夠符合國家、行業、企業內部的管理標準，檔案的內容和類型都要全面，這樣才能夠實現企業檔案與其他的組織機構進行無限制的傳輸和共享。所謂的通用化，就是企業在建立數據庫中，能夠實現各個崗位職工和人員的檢索和使用。比如，企業的一些固定格式的數據、表格，所有的企業職工都可以通過線上渠道進行瀏覽和下載，供普通的職工使用。或者是企業進行社會人事招聘中，可以開放企業的部分檔案，來供應聘人員查看。比如，應聘的人員和成績、應聘的崗位及薪資待遇的介紹等。這些都可以通過檔案管理的信息化建設來提供給公共網絡，以提升企業社會公共形象。

五、結語

綜上所述，在信息時代下，我國的社會發展趨勢已經逐步向智能化和信息化方向轉變，在大數據、云計算等技術的影響下，企業的檔案管理工作必須向信息化方向進行轉型。在轉型的過程中，企業必須要加強自身的檔案管理能力，建設一支優秀的檔案管理隊伍，不斷完善企業內部的管理制度，使檔案管理能夠及時進行轉型，促進企業的改革與發展。

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（作者單位：中國鐵路西安局集團有限公司新豐鎮車站）