淺議提高開放大學(xué)檔案管理人員素質(zhì)的對策分析

答佩

摘? 要：《高等學(xué)校檔案管理辦法》頒布實施以來，檔案管理日益規(guī)范，特別是作為以成人繼續(xù)教育為主的原廣播電視大學(xué)，檔案管理經(jīng)歷了從粗放到精細(xì)，從紙質(zhì)到紙質(zhì)與電子并存的信息化檔案管理時代。但是由于歷史和現(xiàn)實原因，廣播電視大學(xué)的檔案管理隊伍并不穩(wěn)定，同時由于人員兼職居多，素質(zhì)也參差不齊。如今信息化時代的檔案工作需要大量的“通才”，并且廣播電視大學(xué)更名為開放大學(xué)后，對辦學(xué)也提出了更高要求，這就迫切需要提高檔案管理人員的素質(zhì)，以適應(yīng)廣播電視大學(xué)的轉(zhuǎn)型發(fā)展。本文試圖通過分析，找出開放大學(xué)檔案管理人員目前存在的問題，提出一些對策建議，實現(xiàn)檔案工作質(zhì)量的提高和綜合利用效率，切實提升檔案在服務(wù)教育教學(xué)方面的重要作用。

關(guān)鍵詞：開放大學(xué);檔案管理;提升對策

《高等學(xué)校檔案管理辦法》中提出高校檔案的工作是學(xué)校穩(wěn)步發(fā)展的基礎(chǔ)，各高校都應(yīng)該提高對于檔案工作的重視，加強對其的管理程度。檔案管理工作既是一項基礎(chǔ)性工作， 又是一項服務(wù)性工作，它的質(zhì)量最終取決于人。實現(xiàn)有效檔案管理，發(fā)揮檔案在學(xué)校管理的重要作用，檔案管理人員不僅要及時學(xué)習(xí)專業(yè)知識，還要具備較高的思想水平和信息化應(yīng)用能力。

一、目前開放大學(xué)檔案管理工作人員素質(zhì)分析

開放大學(xué)是由原廣播電視大學(xué)轉(zhuǎn)型而來，是一所以繼續(xù)教育為主體的高等院校。與普通高校相比，它以現(xiàn)代信息技術(shù)為支撐，面向全體社會成員開展學(xué)歷繼續(xù)教育和非學(xué)歷繼續(xù)教育。除了沒有在校生外，教職員工編制也較少。雖然辦學(xué)40年來，檔案管理工作隨著學(xué)校發(fā)展，從無到有，從零散到系統(tǒng)，從隨意到規(guī)范，基本建立了應(yīng)有的檔案管理制度，但是通過認(rèn)真仔細(xì)分析，還存在以下問題：

1.隊伍結(jié)構(gòu)不穩(wěn)定。在現(xiàn)階段下開放大學(xué)的建設(shè)過程中，由于人員短缺且流動性大，許多檔案部門人員已經(jīng)轉(zhuǎn)移到基層。在傳統(tǒng)思想的影響下，許多開放大學(xué)對于檔案的管理也沒有給予足夠的重視。由于檔案管理隊伍的不穩(wěn)定性，已經(jīng)影響了檔案管理的發(fā)展。同時，檔案管理任務(wù)執(zhí)行效率低下，相關(guān)的激勵機制和評估機制無法積極調(diào)動檔案管理人員的主動性。

2.檔案管理規(guī)矩意識不強。檔案是一種資源，是工作的真實記錄。檔案管理人員必須具有較高的思想政治意識和保密意識，在思想上堅定樹立正確職業(yè)操守，熟知相關(guān)法律法規(guī)，并能自覺嚴(yán)格遵守檔案管理的制度規(guī)范，嚴(yán)守檔案秘密。但是現(xiàn)實是開放大學(xué)的許多檔案管理人員由于以兼職居多，系統(tǒng)培訓(xùn)不夠等因素，檔案管理的規(guī)矩意識并不強，政治信念薄弱，責(zé)任感不足，不符合檔案管理人員所需的根本政治要求。

3.信息技術(shù)能力較弱。檔案信息工作是信息化建設(shè)的必然要求，只有實現(xiàn)檔案數(shù)字化、信息化，才能使檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變，最終實現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，為學(xué)校發(fā)展提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。這對檔案管理工作提出了更高更新的要求，需要檔案管理人員能夠與時俱進，適應(yīng)信息化發(fā)展要求。

4.缺乏創(chuàng)新精神。長期以來，傳統(tǒng)的檔案管理工作難以調(diào)動工作人員對于職業(yè)的認(rèn)同，工作方法單一且封閉，創(chuàng)新意識缺乏，主動結(jié)合學(xué)校發(fā)展探索研究精神不足，不能夠?qū)崿F(xiàn)對于檔案管理資源的有效應(yīng)用。隨著開放大學(xué)的更名和發(fā)展定位的變化，檔案內(nèi)容日益豐富，檔案服務(wù)需求量激增，檔案本身的作用隨著學(xué)校的高質(zhì)量發(fā)展和師生思想觀念的解放而不斷擴大，不僅停留在查找和借閱上，還可以和校園文化建設(shè)、歷史研究等方面結(jié)合，不斷滿足師生對精神文化的需求。這就對檔案工作提出了更高的要求，需要檔案管理人員更加意識到自己肩負(fù)工作的重要性和使命感，提升創(chuàng)新意識，不斷增強創(chuàng)造力。

5.檔案工作收集的全面性不足。國家對開放大學(xué)定位為我國終身教育的主要平臺、在線教育的主要平臺和靈活教育的平臺、對外合作的平臺，成為服務(wù)全民終身學(xué)習(xí)的重要力量和技能社會的有力支撐。隨著學(xué)校的發(fā)展擴大，教育形式多樣，教職工人數(shù)及管理團隊也在不斷擴充，這導(dǎo)致學(xué)校檔案的工作量持續(xù)激增。但是在現(xiàn)階段，由于以上等等原因，檔案工作的收集還不夠全面。許多資料并不能夠及時進行收錄，對檔案管理的整體水平形成一定的限制。同時在檔案管理的實際中，許多檔案管理人員往往身兼數(shù)職，導(dǎo)致檔案管理的時效性受到阻礙，降低了檔案管理的整體效率。

二、開放大學(xué)檔案管理人員應(yīng)該具備的素質(zhì)

隨著去年年底教育部的統(tǒng)一安排，廣播電視大學(xué)統(tǒng)一更名為開放大學(xué)，以繼續(xù)教育為主的開放大學(xué)建設(shè)開始出現(xiàn)新的局面， 原有的檔案門類、數(shù)量和內(nèi)容勢必不能滿足未來教育發(fā)展的需要。因此，需要檔案管理人員具備相應(yīng)的素質(zhì)去適應(yīng)學(xué)校的發(fā)展。

1.要有較強的綜合能力。檔案管理包括一套程序，如收集、分類、識別、存檔、統(tǒng)計以及開發(fā)和利用。為了做好開放大學(xué)的檔案工作，檔案管理人員需要具備專業(yè)化的知識能力，并能夠遵循相關(guān)的規(guī)章制度。同時檔案工作涉及每個部門，因此有必要提高檔案管理人員的協(xié)調(diào)能力。另外，在檔案管理過程中除了具有直接處理文本的一些工作，并且需要工作人員具有較高的書寫能力和較強的系統(tǒng)概括能力，這樣能夠更好地撰寫各種資料，并為部門的工作提供更好的服務(wù)。因此，還有必要提高檔案管理人員的書寫能力。

2.掌握現(xiàn)代化的信息管理技術(shù)。隨著最新信息技術(shù)在歸檔操作中的廣泛采用，計算機已成為自動執(zhí)行歸檔管理和替代傳統(tǒng)手動任務(wù)的非常重要的工具。在不久的將來，檔案部門將提供的不再是紙質(zhì)文件，而是大量的信息化文件。檔案管理人員不再忙于煩瑣而低效的任務(wù)。相反，檔案管理人員更多的是需要負(fù)責(zé)將豐富的檔案信息數(shù)字化，并通過專用網(wǎng)絡(luò)將其分發(fā)給有關(guān)部門，從而使存檔成為重要的信息資源。同時也需要加強檔案管理人員在現(xiàn)階段下對于檔案信息化相關(guān)的基礎(chǔ)知識內(nèi)容。可以快速有效地實現(xiàn)對于信息的收集整理，為需要的部門提供及時準(zhǔn)確的信息，并能夠最大限度地實現(xiàn)檔案管理工作的效率，以便在短時間內(nèi)找到所需的信息。所以具有較強的信息化能力，是檔案管理工作人員的必備素質(zhì)之一。

3.要樹立終身學(xué)習(xí)的理念。檔案管理人員需要能樹立終身學(xué)習(xí)的觀念并提高其在檔案保護方面的知識和技能。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案的形式日益增多，許多新種類的檔案載體如雨后春筍般出現(xiàn)，而且所占比例也越來越大。對于檔案形式的不斷變化，進一步提高檔案管理人員在檔案管理方面的知識和技能至關(guān)重要。同時需要檔案管理人員不斷學(xué)習(xí)和掌握相關(guān)的現(xiàn)代管理和法律知識，提高服務(wù)水平，樹立信息意識，創(chuàng)新意識和法律觀念，使用新技術(shù)、新方法的應(yīng)用并遵循相關(guān)法律法規(guī)進行存儲操作，努力提升檔案管理的質(zhì)量。為了適應(yīng)新時期下的要求，檔案管理人員必須意識到，現(xiàn)在全社會都已經(jīng)進入了終身學(xué)習(xí)的時代，那些無法對于自身專業(yè)知識體系進行升級的人必將被社會所淘汰。因此，不僅需要檔案管理人員能夠具備對于檔案管理專業(yè)化的知識，更是需要相關(guān)人員能夠樹立終身學(xué)習(xí)的觀念，實現(xiàn)其綜合專業(yè)能力的持續(xù)發(fā)展。

4.具備良好的政治素質(zhì)和高尚的職業(yè)道德。開放大學(xué)學(xué)校檔案工作是一件平凡的工作，大多數(shù)時間枯燥乏味，成就感不強。因此，從事這項工作的工作人員必須具有良好的思想政治素養(yǎng)，能夠意識到檔案管理的重要意義，履職盡責(zé)，甘于奉獻。首先，需要建立強烈的政治責(zé)任感，熟悉并掌握開放大學(xué)歸檔管理政策和法規(guī)。由于存檔工作具有一定的機密性，檔案專業(yè)人員必須具有良好的政治素養(yǎng)。需要能夠始終重視政治理論的研究，深刻理解相關(guān)法律法規(guī)的原則和要求，提高思想政治觀念和辨別對錯的能力。其次，作為檔案管理人員，必須充分理解檔案工作的價值以及自身職位的重要性，始終以高標(biāo)準(zhǔn)的姿態(tài)嚴(yán)格要求自己，并將這種工作風(fēng)格貫穿于整個業(yè)務(wù)流程，及時收集、識別、分類、歸納和存儲散布在各個部門中的材料。最后，要始終以高標(biāo)準(zhǔn)做好檔案管理工作。如果檔案材料不合格，則不能任由其發(fā)展，必須對其進行重新整理歸檔，以確保其檔案質(zhì)量。有些檔案資料與學(xué)校的具體發(fā)展有關(guān)，而有些文件影響個人的隱私和生活，因此檔案管理者必須采取保密安全預(yù)防措施，防止檔案資料泄漏，在工作中保持高度的職業(yè)道德。

三、提高高校檔案管理人員素質(zhì)的對策

隨著開放教育改革和發(fā)展形勢的需要， 檔案工作重心由以往收集、整理、保管為主轉(zhuǎn)向以開發(fā)、利用和服務(wù)為主。新形勢下，實現(xiàn)成人高校檔案的科學(xué)化管理， 適應(yīng)開放教育未來發(fā)展需要，關(guān)鍵要提高檔案管理人員的素質(zhì)。

1.強化政治思想建設(shè)。政治思想出現(xiàn)偏差，導(dǎo)致的工作情緒低迷是造成檔案管理出現(xiàn)問題的重要因素，要想形成良好的檔案管理，工作人員良好的品格形成很重要。為了履行檔案管理的社會責(zé)任，不僅需要向檔案管理人員提出高標(biāo)準(zhǔn)的職業(yè)道德要求，而且需要通過定期的思想政治學(xué)習(xí)來進一步實現(xiàn)。開放大學(xué)檔案管理人員具有不同的文化背景、不同的工作水平和不同的個性。首先，要著重加強檔案管理者的思想政治建設(shè)，以適應(yīng)開放大學(xué)的轉(zhuǎn)型和高質(zhì)量發(fā)展;其次，要引導(dǎo)從事檔案管理的人員深刻理解大學(xué)檔案管理的重要性，高度重視檔案工作，高標(biāo)準(zhǔn)做好檔案工作;最后，是要通過及時總結(jié)表彰模范個人先進事跡及其工作經(jīng)驗，激勵更多人能投身到檔案管理中。

2.加強信息技術(shù)處理能力。不斷創(chuàng)新檔案管理方法，積極創(chuàng)建開放式信息服務(wù)系統(tǒng)，并能夠不斷完善對檔案、文件資料管理的創(chuàng)新。對于過去的手動檔案管理和當(dāng)今的信息化檔案，檔案管理人員必須對信息進行分類并將其存儲在檔案中。為了充分提高檔案、文件資料管理的質(zhì)量和效率，檔案管理人員需要對檔案、文件資料的管理方式進行合理的優(yōu)化和創(chuàng)新。基于過去傳統(tǒng)的檔案管理模式，建立更加科學(xué)合理的管理機制和體系，不斷完善工作機制，促進檔案管理科學(xué)水平的不斷提高。一是使檔案、文件資料管理數(shù)字化、信息化，提升檔案管理的效能，并提高資源分配的合理性和科學(xué)性。二是在檔案、文件資料管理的日常工作中，不斷創(chuàng)新檔案管理方法，同時建立基于此的開放服務(wù)機制，擴大檔案管理的范圍和領(lǐng)域。三是在管理和服務(wù)工作中，檔案管理人員必須積極發(fā)現(xiàn)工作中存在的各種問題，同時借助科學(xué)方法及時糾正和控制，促進檔案的科學(xué)管理。

3.提高業(yè)務(wù)綜合能力。檔案工作者業(yè)務(wù)水平的高低，直接影響著檔案的利用效果，檔案工作者必須努力學(xué)習(xí)專業(yè)知識，提高服務(wù)本領(lǐng)。每個檔案工作者都要成為多面手，而且業(yè)務(wù)技術(shù)要精，這樣才能擴展服務(wù)面，提高服務(wù)質(zhì)量。因此，檔案管理人員必須堅持與時俱進的學(xué)習(xí)，了解掌握最新的檔案管理政策和方案，不斷提升自己的業(yè)務(wù)綜合能力。同時信息化已滲透到各行各業(yè)，檔案管理也深受其益。當(dāng)前檔案管理工作已逐步開始向智能化、便捷化邁進，實現(xiàn)了數(shù)據(jù)內(nèi)容的科學(xué)協(xié)調(diào)發(fā)展和檔案資料的快速調(diào)動，大大提升了檔案管理科學(xué)化水平。但同時也對檔案管理人員提出了更高的要求。因此還必須不斷提高檔案管理人員的信息化水平。

4.強化服務(wù)意識。檔案管理的主要目的是為學(xué)校建設(shè)提供決策依據(jù)，以確保單位決策的科學(xué)性、合理性，并提供更全面、高質(zhì)量的服務(wù)。在檔案管理操作中，這是最基本的工作內(nèi)容，也是檔案管理的重要目的。如果不能提供良好的服務(wù)，則無法充分行使檔案管理的價值和重要性。作為一名檔案工作者，一是要隨時關(guān)注黨和國家的發(fā)展大局以及檔案事業(yè)的有關(guān)規(guī)劃，要根據(jù)黨委、政府的中心工作開展檔案工作。二是要樹牢服務(wù)意識，站在全方位服務(wù)的高度上，對檔案的來源、使用、保管進行調(diào)查研究，加強信息反饋工作，提高檔案資源合理利用率，對學(xué)校各項工作起到參謀和咨詢作用。三是要在工作中既要堅持原則，照章辦事，又要有改革創(chuàng)新精神，要從被動服務(wù)改變?yōu)橹鲃臃?wù)，才能在檔案管理工作中不斷提高服務(wù)意識和工作效率，樹立良好的檔案人員形象。

5.建立健全管理體系。要想能夠有效實現(xiàn)開放大學(xué)的檔案管理人員素質(zhì)的提升，需要科學(xué)良好的檔案體系來進行支撐，結(jié)合實際的檔案工作情況來優(yōu)化調(diào)整。開放大學(xué)的檔案管理是由各個部門分工協(xié)作所完成的，檔案管理并不能夠發(fā)揮實際性的作用，導(dǎo)致了檔案管理的整體效率偏低。為了能夠更好實現(xiàn)檔案管理的工作效率，也為了提高工作人員檔案管理的整體水平，需要逐步明確檔案管理過程中工作人員在每一個環(huán)節(jié)的責(zé)任，逐步規(guī)范檔案管理工作的流程，能夠讓檔案管理起到各個部門融合劑的作用，做好檔案的分類、整理以及收納工作。同時，要加強檔案工作人員職業(yè)道德教育，制定一整套職業(yè)道德規(guī)范和章程，并使大家自覺遵守。

6.強化檔案考核管理。對于檔案管理而言，需要能夠逐步建立對于檔案管理人員的考核制度，引導(dǎo)激勵檔案管理人員樹立檔案管理意識、促進檔案管理人員檔案知識學(xué)習(xí)方面能夠積極主動。同時由于檔案管理處于幕后工作，建立有效的考核機制，更能夠幫助檔案管理人員樹立職業(yè)榮譽感以及認(rèn)同感。首先，應(yīng)該考核檔案管理人員對于理論層面的認(rèn)知，讓檔案管理人員不僅能夠進行學(xué)習(xí)，更要能夠讓這些工作人員善于學(xué)習(xí)，不斷提升自身的專業(yè)素養(yǎng)。其次，需要考核其實踐能力，能夠讓檔案管理工作變的更加符合實際情況，使其逐漸適應(yīng)當(dāng)代檔案管理工作的要求。最后，需要考核檔案管理人員的創(chuàng)新意識，隨著教育事業(yè)的快速發(fā)展，各種形式的檔案日益增加，因此這就需要檔案工作人員能夠與時俱進，勇于創(chuàng)新，不斷摸索出高效便捷的管理方式，在遇到新問題、新難題的時候能夠迎難而上，實現(xiàn)檔案管理工作從半封閉管理轉(zhuǎn)向開放式管理，調(diào)動檔案管理人員的積極性，適應(yīng)現(xiàn)階段下檔案管理工作的需要。

綜上所述，實現(xiàn)對于檔案的有效管理需要能夠不斷加強管理人員的專業(yè)知識，以及具備較高的思想水平和信息化應(yīng)用能力，才能使檔案管理工作更好服務(wù)于開放大學(xué)轉(zhuǎn)型發(fā)展和高質(zhì)量發(fā)展。

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（作者單位：西安開放大學(xué)）