計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案數(shù)字化管理中的應(yīng)用研究

張 玲

（新疆畜牧科學(xué)院，新疆 烏魯木齊 830011）

0 引言

隨著時(shí)代的進(jìn)步，科學(xué)技術(shù)水平的提高，計(jì)算機(jī)技術(shù)日益成熟和完善，在多個(gè)領(lǐng)域得到了應(yīng)用，并取得了較為理想的應(yīng)用成果。在檔案數(shù)字化管理方面亦是如此，其具有諸多優(yōu)點(diǎn)，可改變以往單一的管理方法，提升管理水平。因此，在檔案管理工作任務(wù)繁重的當(dāng)下，積極探索計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案數(shù)字化管理中的應(yīng)用具有重要的理論意義和現(xiàn)實(shí)意義，值得深思。

1 計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案數(shù)字化管理中的應(yīng)用意義分析

計(jì)算機(jī)技術(shù)具有獨(dú)特的優(yōu)勢(shì)，在檔案數(shù)字化管理中得到了較為廣泛的應(yīng)用，其應(yīng)用意義主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

1.1 節(jié)約成本

傳統(tǒng)檔案管理屬于一項(xiàng)系統(tǒng)性工程，不僅需要花費(fèi)大量的人力物力，而且耗時(shí)長(zhǎng)，總體管理成本是比較高的。同時(shí)，在人工管理下，還會(huì)不可避免地受到人為因素的影響，容易造成不必要的損失。而計(jì)算機(jī)技術(shù)的合理應(yīng)用，可創(chuàng)新檔案數(shù)字管理方法，在解放人力的同時(shí)，還有助于提升管理效率，增強(qiáng)管理質(zhì)量，有效避免了人為失誤等不良現(xiàn)象的發(fā)生[1]。

1.2 方便檔案歸檔

計(jì)算機(jī)在檔案數(shù)字管理中的應(yīng)用，給檔案歸檔提供了較大的便利性。主要是因?yàn)樵摷夹g(shù)具有時(shí)效性強(qiáng)的特點(diǎn)，能夠保證各類檔案的及時(shí)歸檔。將相關(guān)檔案統(tǒng)一收集到檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中，有效降低了信息遺漏等問(wèn)題的發(fā)生。

1.3 促進(jìn)信息共享

信息共享也是計(jì)算機(jī)在檔案數(shù)字化管理工作中優(yōu)勢(shì)的體現(xiàn)。基于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的特征，有利于為檔案管理提供充足的空間，進(jìn)行信息資源共享。

2 計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案數(shù)字化管理中的應(yīng)用探究

2.1 信息儲(chǔ)存的相關(guān)基礎(chǔ)工作

檔案數(shù)字化管理是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)。在此過(guò)程中，檔案信息儲(chǔ)存和記錄屬于重要環(huán)節(jié)，關(guān)系著整體管理效果[2]。通過(guò)不斷提高檔案信息的正確性，優(yōu)化檔案數(shù)字化管理成果。為實(shí)現(xiàn)該目標(biāo)，應(yīng)該積極引入計(jì)算機(jī)技術(shù)，以提高檔案數(shù)字化管理水平，高效進(jìn)行檔案信息的儲(chǔ)存工作，既可降低相關(guān)人員的工作強(qiáng)度，又有助于提高信息儲(chǔ)存效率和質(zhì)量。在計(jì)算機(jī)技術(shù)具體應(yīng)用的過(guò)程中，應(yīng)結(jié)合檔案信息管理的工作需求，針對(duì)性地配備計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備，充分考慮其性能，以此為基礎(chǔ)，在數(shù)字管理、系統(tǒng)升級(jí)方面進(jìn)行科學(xué)合理的調(diào)整。在必要的情況下，還需要做好并落實(shí)計(jì)算機(jī)軟件更新工作，以將計(jì)算機(jī)技術(shù)作用最大化，滿足高速發(fā)展的社會(huì)新形勢(shì)，為檔案數(shù)字化管理工作開展提供助力，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)字化的綜合管理，增強(qiáng)管理質(zhì)量。在依托計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行信息儲(chǔ)存時(shí)，相關(guān)管理部門還需要主動(dòng)承擔(dān)起自身的職責(zé)，積極落實(shí)相應(yīng)的監(jiān)督檢查工作，以便減少不必要的問(wèn)題發(fā)生，確保數(shù)據(jù)錄入的準(zhǔn)確無(wú)誤，優(yōu)化檔案數(shù)字化管理成果。

2.2 檔案管理的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建設(shè)工作

在科技環(huán)境下，高新技術(shù)不斷發(fā)展，始終處于高速發(fā)展?fàn)顟B(tài)。計(jì)算機(jī)技術(shù)亦是如此，也處于不斷更新中[3]。為了增強(qiáng)其在檔案數(shù)字化管理的應(yīng)用成果，應(yīng)注重對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)和設(shè)備的更新，與時(shí)俱進(jìn)，開展計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的建設(shè)工作，對(duì)于老舊的，或者阻礙檔案數(shù)字化管理的設(shè)備與技術(shù)進(jìn)行更新，促使系統(tǒng)升級(jí)。為了提高檔案數(shù)字化管理效率和質(zhì)量，還應(yīng)該注重網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)的建立健全，以便借助網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的查詢與傳輸，為檔案的利用提供便捷性，進(jìn)一步增強(qiáng)服務(wù)功能，促進(jìn)檔案信息化管理工作順利進(jìn)行。

2.3 完善檔案管理制度

計(jì)算機(jī)技術(shù)的進(jìn)步和發(fā)展，為檔案數(shù)字化管理提供了新思路。為了實(shí)現(xiàn)預(yù)期的管理成果，在進(jìn)行計(jì)算機(jī)融入的同時(shí)，還需要緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，進(jìn)行檔案管理制度的更新和完善。主要是因?yàn)閭鹘y(tǒng)檔案管理制度在信息環(huán)境下呈現(xiàn)了不適應(yīng)現(xiàn)象，制約了管理水平的提高[4]。為此，在應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的過(guò)程中，需做好檔案管理制度的建立和完善工作，以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)的監(jiān)督。這就需要通過(guò)運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，建立完整的信息數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，定期進(jìn)行信息數(shù)據(jù)資料的更新，彌補(bǔ)傳統(tǒng)管理的不足，避免出現(xiàn)以往檔案管理中信息落后現(xiàn)象的發(fā)生，對(duì)檔案數(shù)字化管理效果的強(qiáng)化具有重要意義。另外，還應(yīng)以計(jì)算機(jī)技術(shù)為支撐，建立與現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展相適應(yīng)的檔案信息分類數(shù)據(jù)庫(kù)，以針對(duì)多種類型信息數(shù)據(jù)進(jìn)行合理的歸類，為檔案數(shù)字化管理工作的開展提供有利條件。

2.4 檔案信息管理人才隊(duì)伍的建設(shè)

在我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的新時(shí)期，檔案信息量與日俱增，信息數(shù)據(jù)類型多種多樣，致使當(dāng)今的檔案數(shù)字化管理工作呈現(xiàn)了系統(tǒng)性、復(fù)雜性特征，管理難度加大，使用和更新科學(xué)技術(shù)管理手段成為緊迫的任務(wù)。而人作為檔案管理和計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用的主體，其綜合素質(zhì)與能力對(duì)檔案數(shù)字化管理成效的影響是不可忽視的。從當(dāng)前來(lái)看，很多檔案管理人員，未及時(shí)更新檔案管理知識(shí)，對(duì)先進(jìn)科學(xué)技術(shù)的把握度不夠，阻礙了檔案數(shù)字化管理水平的提升，難以對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行有效的使用[5]。為此，要想提高檔案管理信息化水平，實(shí)現(xiàn)對(duì)信息技術(shù)的充分運(yùn)用，需要不斷壯大檔案信息化管理工作隊(duì)伍，充分發(fā)揮人才優(yōu)勢(shì)，為檔案數(shù)字化管理做出更大的貢獻(xiàn)。要切實(shí)落實(shí)對(duì)相關(guān)人員的培訓(xùn)教育工作，在豐富相關(guān)管理人員專業(yè)知識(shí)的同時(shí)，還應(yīng)增強(qiáng)其管理技能，督促其強(qiáng)化對(duì)計(jì)算機(jī)知識(shí)的學(xué)習(xí)和應(yīng)用，以推動(dòng)檔案數(shù)字化管理模式的更新，以良好的信息化管理能力，促進(jìn)檔案數(shù)字化管理工作順利開展。

2.5 提升檔案計(jì)算機(jī)數(shù)字化安全管理水平

由于網(wǎng)絡(luò)具有較強(qiáng)的開放性，因此計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用中，應(yīng)對(duì)檔案數(shù)字化管理安全問(wèn)題加以重視，不斷提高安全管理水平。在樹立安全管理意識(shí)的同時(shí)，還應(yīng)該加強(qiáng)防火墻設(shè)置，以便及時(shí)將不良隱患排除在外，減少被病毒侵犯的風(fēng)險(xiǎn)，加強(qiáng)對(duì)檔案的保護(hù)，促使檔案能夠長(zhǎng)久且安全的保存。在檔案數(shù)字化管理中，計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，呈現(xiàn)了簡(jiǎn)潔性與智能化的特征。另外，計(jì)算機(jī)還具有自動(dòng)篩選功能，可對(duì)不同檔案進(jìn)行分類，以針對(duì)性進(jìn)行管理。應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)開展檔案管理，既能夠節(jié)約紙張，滿足環(huán)保需求，又可以提高儲(chǔ)存的安全性，降低了檔案被破壞等現(xiàn)象發(fā)生的概率。主要是因?yàn)榧垙垯n案存在一定的缺陷，需要防蛀、防火等，若是某個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問(wèn)題，如發(fā)生火災(zāi)，將會(huì)導(dǎo)致整個(gè)檔案化為灰燼，造成不可挽回的損失。而計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，會(huì)有效防止該問(wèn)題發(fā)生，有助于確保檔案儲(chǔ)存的安全性。雖然具有紙質(zhì)檔案管理不可比擬的優(yōu)勢(shì)，但在計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)際應(yīng)用過(guò)程中，還存在缺陷和一些不確定的因素，容易引發(fā)突發(fā)事件，對(duì)檔案的安全性造成威脅[6]。尤其是在網(wǎng)絡(luò)病毒的侵襲下，若是防范意識(shí)不強(qiáng)，防護(hù)工作不到位，很可能會(huì)出現(xiàn)檔案消失等問(wèn)題。基于此，在將計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用到檔案數(shù)字化管理的過(guò)程中，應(yīng)提高安全意識(shí)，做好相關(guān)防范工作，建立堅(jiān)實(shí)的防火墻，針對(duì)重要的資料需要進(jìn)行備份，以便最大限度地降低不利影響，提高計(jì)算機(jī)數(shù)字化的安全性，早日實(shí)現(xiàn)預(yù)期的檔案數(shù)字化管理目標(biāo)。

3 結(jié)語(yǔ)

總而言之，在檔案數(shù)字化管理中，為實(shí)現(xiàn)對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的良好應(yīng)用，應(yīng)該全面學(xué)習(xí)此技術(shù)，提高管理隊(duì)伍水平，并加強(qiáng)和優(yōu)化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建設(shè)，加快檔案管理信息化建設(shè)步伐，并提高安全管理水平，以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的綜合全面管理。