探討事業(yè)單位人事檔案管理存在問題與對策

陳莉 晉中市太谷區(qū)市場監(jiān)管綜合行政執(zhí)法隊(duì)

為了順應(yīng)新時(shí)代發(fā)展趨勢，我國事業(yè)單位人事檔案管理人員需要根據(jù)實(shí)際的工作情況創(chuàng)新檔案管理模式，同時(shí)還需要采取多樣化的人事檔案管理方式，制定完備的檔案管理體系，將管理體系融入實(shí)踐工作中，以此來提高檔案管理效率以及管理質(zhì)量。基于此，文章將提出影響事業(yè)單位人事檔案管理工作高效開展的問題，并且根據(jù)存在的問題找到解決的策略，從而強(qiáng)化事業(yè)單位人事檔案管理質(zhì)量。

一、事業(yè)單位人事檔案管理工作的重要性

事業(yè)單位是我國的重要機(jī)構(gòu)，同時(shí)也是黨和政府高度重視的部門。伴隨著我國社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，檔案管理工作十分重要。人事檔案管理涉及人事、勞資、組織等部門，主要是對單位的培養(yǎng)、選拔和分配人員的工作資料進(jìn)行記錄和保存。人事檔案作為人才信息的主要載體，記載了單位干部的個(gè)人信息、工作履歷、重大成就等諸多內(nèi)容，能夠準(zhǔn)確顯現(xiàn)出每個(gè)干部的政治思想、品德作風(fēng)以及業(yè)務(wù)能力，并幫助組織人事部門全面、準(zhǔn)確、深入的了解人才，為人才的正確選用打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，其重要性不可忽視。人事檔案管理工作的好壞，直接影響單位人才的培養(yǎng)、提拔和任命，進(jìn)而影響整個(gè)單位的發(fā)展與進(jìn)步。因此，人事檔案管理工作不僅是一項(xiàng)具有機(jī)密性的工作，也是一個(gè)專業(yè)性很強(qiáng)的工作。目前在我國事業(yè)單位的人事檔案的管理工作中，存在諸多管理方面的問題，這些問題應(yīng)該引起廣泛重視并加以解決和糾正，以免造成不可挽回的損失。

二、目前我國事業(yè)單位人事檔案管理工作現(xiàn)狀

（一）事業(yè)單位人事檔案管理工作未融入現(xiàn)代化模式

在信息化背景下，事業(yè)單位需要采取信息化的管理模式，這樣才能提高管理質(zhì)量。但是，在實(shí)際工作中，部分管理人員并未充分發(fā)揮現(xiàn)代化管理模式的積極作用或者是對現(xiàn)代化人事檔案管理模式存在認(rèn)知錯(cuò)誤，這就導(dǎo)致部分工作人員仍然采取傳統(tǒng)的管理方法和措施，這樣容易延緩人事檔案管理工作的現(xiàn)代化進(jìn)程。此外，部分事業(yè)單位針對現(xiàn)代化管理模式的重視程度較低，也沒有加強(qiáng)對管理人員的培訓(xùn)工作，致使檔案管理人員很難了解到豐富的信息技術(shù)知識和內(nèi)容，只能按部就班的開展工作，缺乏科學(xué)有效的管理手段，難以保證人事檔案管理工作的科學(xué)性。

（二）事業(yè)單位人事檔案管理人員個(gè)人能力不強(qiáng)

目前，在我國許多事業(yè)單位發(fā)展過程中，存在某些檔案管理人員的專業(yè)化管理能力不強(qiáng)，不能及時(shí)分析人事檔案管理工作中存在的問題和紕漏，容易造成人事檔案泄露等安全隱患。例如，在具體的工作中，存在著某些人事檔案管理人員不能正確認(rèn)識到自己工作的重要性，由于自身工作意識不強(qiáng)，也沒有完成相應(yīng)的人事檔案錄入工作，導(dǎo)致人事檔案管理效率降低。

（三）事業(yè)單位人事檔案管理部門未制定科學(xué)的檔案管理體系

眾所周知，合理科學(xué)的檔案管理體系的構(gòu)建是開展具體的人事檔案管理工作的前提和基礎(chǔ)，如果事業(yè)單位并沒有根據(jù)事業(yè)單位實(shí)際工作的情況以及其中存在的問題制定人事檔案管理方式，這可能會帶來許多不利的影響。比如：重要的人事檔案資料流失等問題。通過詳細(xì)觀察事業(yè)單位人事檔案管理工作，有些事業(yè)單位并沒有根據(jù)實(shí)際情況制定完善的人事檔案管理體系，影響了最終的管理效果。

（四）未采取合理的人事檔案管理人才培訓(xùn)措施

新時(shí)代下，事業(yè)單位中存在許多問題影響到相關(guān)工作的合理開展，值得關(guān)注的是我國事業(yè)單位的管理人員并沒有根據(jù)人事檔案的發(fā)展情況制定科學(xué)合理的人事檔案管理人才培養(yǎng)模式，同時(shí)，某些事業(yè)單位人事檔案管理人員僅僅是按照傳統(tǒng)的工作模式開展檔案管理工作，這就導(dǎo)致工作缺少了實(shí)質(zhì)性的內(nèi)容，不利于事業(yè)單位人事檔案管理人才的有效培養(yǎng)。

三、事業(yè)單位人事檔案管理工作的優(yōu)化對策

（一）建立完善的、現(xiàn)代化的事業(yè)單位人事檔案管理制度和工作機(jī)制

當(dāng)前，我國信息化獲得了較快發(fā)展，所以，事業(yè)單位人事檔案管理工作也需要注入現(xiàn)代化內(nèi)容，將人事檔案管理工作內(nèi)容與新技術(shù)結(jié)合在一起，整合豐富優(yōu)質(zhì)的人事檔案管理資源，增強(qiáng)人事檔案管理效率。首先，管理人員需要認(rèn)識到現(xiàn)代化模式的重要性和作用，然后再結(jié)合實(shí)際工作情況和需求構(gòu)建現(xiàn)代化檔案管理機(jī)制，并且熟練學(xué)習(xí)和掌握采取信息技術(shù)開展檔案管理工作的方式和方法，認(rèn)真分析工作要求，做好相關(guān)的人事檔案管理工作。再者，在事業(yè)單位人事檔案管理部門中，不同工作人員承擔(dān)著不同的責(zé)任，負(fù)責(zé)自己的工作崗位，像是人事檔案收集、移交以及保存等工作，這需要管理人員根據(jù)這些不同的工作內(nèi)容構(gòu)建合理的檔案管理制度，并且開展后續(xù)的管理工作。不僅如此，在建設(shè)了科學(xué)的人事檔案管理機(jī)制后，管理人員也不能松懈，還需要根據(jù)人事檔案實(shí)際管理情況進(jìn)行總結(jié)，規(guī)范人事檔案的格式、類型、保存方式等，促進(jìn)人事檔案發(fā)揮其實(shí)際的作用。

（二）創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理體系，提高檔案管理效率

新時(shí)代背景下，明確事業(yè)單位人事檔案管理工作中存在的問題是正確開展管理工作的前提和基礎(chǔ)。開展具體的工作時(shí)，人事檔案管理人員需要秉承實(shí)事求是的態(tài)度和原則，不能僅僅參照以往的培養(yǎng)模式，需要根據(jù)新情況新形勢進(jìn)行考慮，設(shè)定具體的方案，這樣才有利于實(shí)現(xiàn)預(yù)期的效果。此外，事業(yè)單位人事檔案管理人員還需要總結(jié)經(jīng)驗(yàn)和方法，實(shí)現(xiàn)個(gè)性化、專業(yè)化、創(chuàng)新性人事檔案管理，優(yōu)化人事檔案管理工作。比如，人事檔案管理人員需要對每一次人事檔案管理工作作出總結(jié)和整合，并且將每一次工作的教訓(xùn)和經(jīng)驗(yàn)當(dāng)作寶貴的財(cái)富，并且融入新時(shí)代背景下提倡的人事檔案管理模式，像是現(xiàn)代化管理模式、分工合作管理模式等，充分落實(shí)人事檔案管理工作。

（三）深化事業(yè)單位人事檔案管理人才培養(yǎng)方案改革

新形勢下，設(shè)計(jì)科學(xué)合理的人事檔案管理人才培養(yǎng)方案也是促進(jìn)人力資源管理水平提升的重要方式。所以，事業(yè)單位管理人員還需要以既定的人事檔案管理模式為基礎(chǔ)，融入新時(shí)代人事檔案管理內(nèi)容，繼續(xù)探索適合事業(yè)單位人事檔案管理人才學(xué)習(xí)和深化檔案管理的方法與措施。除此之外，管理人員還需要加強(qiáng)對人事檔案管理人員的培訓(xùn)力度和教化工作，創(chuàng)設(shè)良好的、有利于培養(yǎng)綜合型人才的環(huán)境，并且在開展事業(yè)單位人事檔案管理人才培訓(xùn)工作的過程中融入豐富的思想道德內(nèi)容，像是誠信、敬業(yè)、認(rèn)真負(fù)責(zé)等內(nèi)容，這樣可以讓管理人員在無形中形成一種優(yōu)良的品質(zhì)，這種優(yōu)良的品質(zhì)會伴隨著工作人員開展具體的檔案管理工作。

（四）建立科學(xué)完善的事業(yè)單位人事檔案管理數(shù)據(jù)庫

在新時(shí)代背景下，管理人員需要做到實(shí)事求是，采取網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)加強(qiáng)對具體人事檔案工作的調(diào)整與管理。不僅如此，事業(yè)單位對人事檔案管理工作的規(guī)范性要求較高，根據(jù)這一要求，檔案管理人員可以采取現(xiàn)代化模式開展工作，并且努力學(xué)習(xí)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，并且借助計(jì)算機(jī)開展人事檔案管理數(shù)據(jù)庫的整合工作，實(shí)現(xiàn)個(gè)性化、安全性的人事檔案管理。比如，在開展事業(yè)單位人事檔案錄入工作時(shí)，如果工作人員仍然采取傳統(tǒng)的筆錄方式，這樣工作量很大，并且工作效率較低。但是，如果可以借助網(wǎng)絡(luò)表格、文檔等方式，能夠使事業(yè)單位人事檔案錄入工作更加簡便，節(jié)約人事檔案管理時(shí)間，減少時(shí)間和精力的浪費(fèi)。

（五）從根本上轉(zhuǎn)變思想，強(qiáng)化檔案管理意識

要保證事業(yè)單位人事檔案管理工作的順利開展，首先要轉(zhuǎn)變固有的老舊思想，從根本上解放思想，轉(zhuǎn)變思路，明確檔案工作的重要性。單位的領(lǐng)導(dǎo)更應(yīng)該以身作則，高度重視與檔案密切相關(guān)的一切工作，遇到檔案管理人員不專業(yè)或者不足的情形時(shí)，要及時(shí)配備；檔案管理制度不完善時(shí)，要盡快做出調(diào)整。此外，可以通過形式多樣的宣傳工作，提高事業(yè)單位各級領(lǐng)導(dǎo)干部對于檔案管理工作的認(rèn)識，營造良好的檔案管理工作環(huán)境。

四、結(jié)束語

綜上所述，在我國事業(yè)單位發(fā)展的過程中，事業(yè)單位人事檔案管理工作十分重要，管理人員需要制定科學(xué)的人事檔案管理模式，為后續(xù)的檔案管理工作提供助力和支持。不僅如此，人事檔案管理人員還需要用知識武裝自己，樹立正確的工作意識和態(tài)度，刻苦學(xué)習(xí)專業(yè)管理技能和方法，總結(jié)人事檔案管理經(jīng)驗(yàn)，并且做好具體的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)總結(jié)工作，真正發(fā)揮自身的檔案管理能力，為人事檔案管理工作注入生機(jī)和活力，強(qiáng)化人事檔案管理工作效果和質(zhì)量。