創新辦公理念發揮職能優勢— 高校辦公室行政管理實踐

鄧稀元 重慶財經職業學院

辦公室的工作涉及了黨政、人力、財務、后勤保障等多方面的事務，需要與不同院校進行對接與反饋。由于信息不完整、人員數量不足、任務繁多等現實因素，在實際執行時面臨著十分嚴重的低效率問題，事務雜亂，沒有系統的規劃。為了增強辦公室部門的工作成效，提高辦公速度，高校對辦公室管理提出了創新理念的新要求。從而改變辦公室人員的工作思路，構建具有創造力的工作環境，讓高校辦公室的管理更加科學、嚴謹。

一、在高校辦公室的管理中面臨的問題

（一）管理規范不完善

在管理制度上，高校辦公室的設立還存在著一定的不足。職能描述不明確，會出現工作重合的狀況，進而產生相互推諉、做事拖延、不做實事的不良風氣。高校辦公室作為行政部門，同樣有一定“官僚化”的問題存在。由于管理規范不完善，人們對任務歸屬不夠明確，會出現延誤工作的情況，嚴重影響辦公效率。

（二）辦公形式較為傳統

通常高校在高科技設備上的應用十分普遍，但是在辦公室的工作中信息化設備往往并沒有得到有效地利用，而將紙質文件作為主要的辦公方式，影響了工作速度，無法得到快速的反饋。而信息的多次修改與會議的各種通知都會造成辦公信息的冗余，影響整體的工作氛圍，不利于辦公室工作的有效開展。

（三）辦公理念較為落后

在許多高校辦公室的工作中，往往還是以領導指示為主要工作內容，行政人員工作態度不積極。這種辦公方式會讓工作內容浮于表面，降低了辦公的實效。而領導的延遲反饋或者反復意見也會降低實際的辦公效率。

（四）工作人員能力不足

工作人員的辦公能力是建設高校辦公室的重要影響因素，在現代化的發展下，辦公人員應熟練掌握辦公軟件的操作。有一定的溝通水平，工作能力強。而管理人員也應當具備科學的管理觀念，對事務能夠進行合理地安排。如果工作人員對辦公軟件無法進行相應的操作，會極大的影響工作效率。管理人員的不合理安排也會影響到辦公室人員的情緒，增加工作煩瑣程度。此外，部分人員在工作時執行力不強，做事聽一步做一步，效率低下，弱化了辦公效果。

二、創新辦公理念，加強行政管理

（一）完善辦公室工作制度，更新管理理念

為高校辦公室設立相應的管理制度，能夠有效規范工作內容，減少事務重復。制度的完善也能夠讓工作任務更加明確，提高工作的條理性。在制度的制定中，要首先從辦公室的實際工作出發，將工作內容進行明確的劃分。確定各個崗位的職責，為公章管理、財務記錄、公文寫作等方面制定準則，在實際工作中讓人們能夠有例可循。保證每項工作都有相應的負責人，明確權責，在有問題出現時也能夠迅速找到錯誤發生的環節。

在當前的高校環境中，傳統的管理方式無法滿足辦公室工作的需求。管理人員應積極吸收先進的管理理念，提出更有創新性的管理方式。以培養學生為目標，實現辦公任務的高效管理，要求管理人員以科學的工作方式完成相應的任務。與其他部門保持溝通，了解工作進度，及時更新信息。定期總結工作內容，對已經結束的工作進行備份保存，了解部分事務超出期限未完成的原因，并組織討論，提高工作的實效性。對辦公室的各項工作進行系統的管理，簡化工作流程，提高效率。

（二）提升工作人員的專業素質，確立以服務為主的工作方向

注重辦公室人員的素質培養，加強培訓，組織人員學習辦公軟件的操作，并加強實踐。對現代化設備的操作方式形成系統認知，了解如何使用多媒體設備、計算機、打印機等，提高辦公效率。豐富辦公室人員的文化知識，讓他們在工作中更加游刃有余。提升工作人員的溝通能力，要求他們在與領導、同事或者其他部門交流時能夠準確、完整地傳達信息，保障工作的順利開展。將經驗豐富的工作人員與新人組成小組，形成一帶一的工作模式，讓新人能夠迅速熟悉工作，營造和諧的工作氛圍。在繁雜的工作中，辦公室人員應注重心態的平和，以良好的工作態度解決問題。

同時高校辦公室應加強自身的服務意識，無論是為校領導進行學校事項的規劃，還是為教師與學生查詢信息，工作人員都應當進行積極地落實。加強服務觀念，充分調動學校各個部門的力量，合力解決問題。辦公室內部也應當注重信息的統計，讓人們都能夠參與到辦公室的工作中來。保持嚴謹的工作態度，全身心投入到工作中來，提高工作的精確性。規范服務方式，在與他人打交道時不能懈怠，優化辦公質量。

（三）科學轉化辦公室工作職能

推進信息化職能的轉變，建立自動化的工作模式。完善線上系統，及時更新辦公室工作信息。讓工作人員能夠了解目前的進度，做到心中有數。在下一步的工作中可以迅速找到切入點，實現工作目標。及時了解學校動態，提高獲取信息與傳遞信息的效率，展開深入分析。協調管理工作，與學校其他部門保持緊密地聯系。加強信息化與辦公自動化的結合，構建全面的工作信息網絡。

在高校中，辦公室往往需要對不同部門進行工作的協調，擔負著指揮、規劃等多項職責。因此要注重加強辦公室工作的統籌意識，在工作規劃時對各個環節進行全面的考慮，保證每個細節符合活動要求。對每一項工作形成基本的認知，做事有先有后，沉穩細致。兼顧到師生、學校、各個部門的情況，完成紐帶的關聯作用。在出現矛盾狀況時，要以學校師生的利益為重，對矛盾進行深入地了解并積極解決，保證學校教學活動與各項工作的順利推進。

保證辦公的公平性，嚴格依據學校的管理條例，規范辦公流程。辦公室是學校行政工作的主要執行部門，是學校與領導的管理助手。辦公室人員在遇事時要平和對待，擺正自身的位置，不能越過個人所擁有的職權，更不可濫用。做事要符合章程，保證辦公流程的透明化，讓他人信服。

（四）做好部門協調，優化辦公方案

辦公室在高校的管理中起到了重要的樞紐作用，核心的工作內容就是做好學校、部門、師生之間的協調工作。這對于工作人員的能力提出了較高的要求。在工作安排時要有縝密的思維，主動思考問題，創新工作形式，有意識地提高工作效率。不能僅僅聽從他人指揮，要發揮自身的動力，積極完成任務。遇到問題時也要主動尋找解決問題的方法，對工作進行及時的總結，減少重復現象的發生。在這樣的工作模式下，工作人員能夠更快地積累經驗，與其他部門形成良好的合作關系，獲得教師與學生們的信任，在之后的工作中也就會更加游刃有余。時刻牢記辦公室的服務職能，在工作時不能以個人的主觀想法進行判斷，要根據學校的規定選擇處理方式，不能急功近利。在學校會議結束后，要及時整理會議記錄，對會議中的重點要求進行傳達。同時也要了解其他人對于會議的想法，加強上下雙方的溝通，進一步解決高校中存在的問題。

創新能力是現代高校工作中的重要要求，加強辦公室管理人員與行政人員的創新性能夠為行政工作提供更多的可行方案，從多角度展開對辦公室工作的探討，擴展視角，追求高效的辦公環境。組織頭腦風暴等活動，挖掘員工的創造力，提出具有創新性的意見。發揮團隊作用，優化工作方式。在不斷地改進下，提升辦公室的工作動力。

（五）緊跟時代需求，完善工作環節

作為教育的重要組成部分，高校應緊隨時代的變化，轉變教育觀念，從而加強學生的培養。而辦公室作為重要的行政部門，管理人員也應當認識到自身的重要責任。提升思想意識，關注政策變化，加強自身的使命感。圍繞時代的變化與需求，改良工作環節。不能完全依賴過去的經驗，要有大局觀。以高校的實際情況為重要參考，大膽探索，打破桎梏。工作人員要在實踐中不斷總結經驗，改變以往被動的工作方式，主動參與到高校的發展中來。

圍繞師生的根本需求展開工作，深入解決問題。對學校發表的政策給予合理的解釋，減少異議，避免在落實的過程中發生矛盾。在決策實施之前，辦公室人員應對決策內容進行全面的推演，進一步細化。上下統一，發揮學校各個部門的團隊力量，踏實完成每個工作環節。讓任務能夠完成得更加圓滿，符合時代需求，從而實現高校的發展目標。

（六）以人為本，深化工作內涵

教育是一個國家的根本，也是高校的主要工作內容。辦公室應關注教師與學生的實際需求，關注他們的成長空間，注重未來發展。開展教育、培訓等工作，豐富師生的精神生活。了解師生的生活品質，收集相應的意見，對宿舍、食堂、教室等環境進行合理的調整。制定科學的考核制度，促進教師個人的發展，讓每個學院都能獲得教學上的提升，進而督促學生完成學習任務，實現個人規劃。

三、高校辦公室行政管理的未來展望

作為高校內部重要的行政部門，辦公室的管理人員與普通行政人員都應當積極規范自身行為。將學校的發展目標作為自身的努力方向，提升辦公室工作的服務質量。促進學校教育的不斷發展，提高學校的競爭力。在工作時應對事務進行清晰的分類，急事急辦，對于一些特殊的事項采取特殊方案，不拘泥于常規。在任務較多時也要保持冷靜的心態，按照輕重緩急依次處理，對每一項工作都不能疏忽，要保證工作的完成效果。在舉辦一些重大的會議或者活動時，要對工作流程進行全面的安排，不放過每個細節，使活動達到預期效果。要對辦公室的工作進行平衡，站在學校的角度上，圍繞師生面臨的問題進行妥善的管理與解決。實時跟蹤教育政策的動態，并進行文字資料的整理，進而形成對學校發展的建議。合理分配行政工作，每個崗位都應當盡到相應的責任，有利于辦公室工作的合理安排。

四、結束語

高校辦公室的工作與學校、教師、學生、校內各個部門都有著緊密地聯系，提高工作質量才能為學校提供更好的服務，實現高校的發展。因此辦公室應緊跟時代的步伐，創新辦公理念，發揮職能優勢，對工作進行合理有序地安排。提升管理人員與工作人員的辦公能力，將信息化、自動化的辦公流程融入辦公室的工作中。將管理方式向服務型靠攏，加強細節調整。要求工作人員以耐心、細致的工作態度對待日常事務，完善工作效果。根據教育發展的方向調整辦公室工作內容，完善工作環節。為高校提供更加具有創造力的教育規劃，提高整體的工作效率。促進學校競爭力的提升，為社會輸出更多優秀的高素質人才。