信息時代檔案管理新思路探索

（長春職業技術學院,吉林 長春 130033）

0 引言

隨著時代的發展以及科技水平的提升，人們越來越意識到檔案管理工作的重要性。而在傳統檔案管理模式中普遍存在重視程度不夠、專業能力不足、崗位素養缺失、信息化建設過于表層化、電子檔案安全性缺失等問題，嚴重影響檔案管理工作的順利開展及健康發展。因此，結合時代發展體征，探索新時期檔案管理工作的新思路具有十分重要的意義。

1 現階段檔案管理工作存在的問題

從檔案管理內部因素的角度分析，現階段檔案管理工作主要體現出以下3個主要問題：首先是對檔案管理工作缺乏重視。很多企事業單位沒有意識到檔案對于企業或單位發展的重要性，忽視對其的管理工作，在實際管理過程中，不能有效落實國家相關法律法規，導致管理工作混亂；其次是基礎性管理業務薄弱。具體表現為缺乏系統健全的檔案管理制度和部門監督體系，導致基礎性管理業務不符合行業規范甚至出現違法違規行為；最后是管理人員職業素養不過硬。具體表現在兩個方面，一方面是很多檔案管理人員沒有經過專業化的業務培訓，導致檔案管理意識和能力沒有達到崗位要求，另一方面是部分管理人員缺乏端正的工作態度及良好的崗位責任感，對待工作敷衍了事[1]。

從檔案管理外部因素的角度分析，也存在3個主要問題：首先是由于檔案文件系統不兼容而引發的歸檔問題。目前，在我國很多企事業單位中普遍存在智能化辦公系統與檔案管理管理系統缺乏兼容性，甚至相互沖突的情況，導致電子檔案歸檔困難；其次是由于檔案管理平臺缺乏而引發的信息利用率低下問題。由于缺少標準化、系統化、智能化、網絡化的檔案管理平臺，現階段，所謂的檔案信息化管理仍主要停留于利用計算機技術對電子化檔案進行簡單編輯和錄入的初級階段，大部分管理工作仍以人工操作為主，顯著降低了檔案信息管理、調閱、傳輸的效率；最后是由于過度依賴信息技術而引發的電子檔案安全問題。由于具有操作簡便、儲存方便、易于傳輸等技術優勢，電子檔案逐漸成為現階段我國企事業單位主要的檔案形式。但是，受到信息技術、硬件設備、網絡安全等多種因素的影響，電子文檔在使用過程中，經常出現文件損壞、數據丟失、感染病毒等問題，嚴重影響檔案的保存狀態和安全性[2]。

2 新時期檔案管理工作的新思路

2.1 提升檔案管理信息化工作重視程度

提升企事業單位對檔案管理工作的重視程度是新時期強化檔案管理工作的首要前提，是實施規范化、科學化、高效化、信息化檔案管理的重要思想意識基礎。作為企事業單位發展的“領航員”，高層管理者應明確信息技術在檔案管理工作中的重要意義，盡可能為檔案管理創造有利的工作環境，推動其順利地開展。在此基礎上，還要加大檔案管理工作的人力和財力投入力度，順應時代發展，積極引進先進檔案管理技術和設備，推動檔案管理信息化的建設進程，構建現代化、智能化、科學化的新時期檔案管理模式及體系，在提升其管理實效性的同時，促進檔案管理工作的健康、長久發展[3]。

2.2 增強檔案管理人員信息技術應用水平與職業素養

增強檔案管理人員職業素養是信息時代檔案管理新思路的重要組成部分，是提升企事業單位檔案管理水平的重要途徑。要加強檔案管理人員的信息技術水平，為工作人員提供專業培訓等，使每一位檔案管理人員都有信息意識，具備信息時代檔案管理的基本水平。

管理人員職業素養的提升包含“管理能力提升”和“意志品質塑造”兩個層面。從管理能力提升的層面出發，一方面要提高管理人員任用標準，通過“持證上崗”“優勝劣汰”等管理制度，從根源上提升崗位人員的專業能力。另一方面對在崗管理人員要定期進行業務培訓，培訓內容不僅要包含專業化的理論內容，還要包含最新的管理理念，從而確保檔案管理人員始終具有符合時代發展需求的專業能力和管理理念。從意志品質塑造的層面出發，企事業單位應建立健全相關的考核制度、獎懲制度及責任制度。通過明確、系統的管理條例及獎懲措施，對檔案管理人員的工作態度、思想意識、崗位責任感進行考核與評價，及時發現和糾正其中存在的問題，從而確保檔案管理人員具備積極的工作態度和正向的崗位責任感及價值觀，從而全面提升管理人員的工作能力，促進新時期企事業單位檔案管理水平的提升[4]。

2.3 按信息化標準梳理檔案管理各環節管理制度

檔案的“歸檔和完善”“開放和編研”“分類和保存”是企事業單位檔案管理的重要環節，優化上述管理環節的管理制度，提升檔案管理工作的規范性和科學性，也是信息時代檔案管理新思路的重要組成部分。

對于“歸檔和完善”管理環節，企事業單位應從以下幾個方面進行優化，以提升管理工作的科學性和嚴謹性。首先，制定詳細的檔案歸檔規范化管理制度，各部門需嚴格按照制度要求，按照所屬部門、立檔時間、事項編排等內容進行檔案立卷、交件目錄整理、檔案核查裝訂等工作，并交由檔案管理人員，進行最終核查與歸檔。其次，對于涉及機要信息、重大項目、重點課題的關鍵性檔案資料，檔案管理人員必須認真做好審查、核查、整理工作，避免發生文件混亂和遺漏問題。最后，將檔案管理的檢查、驗收、監督工作納入到相關部門的職能范圍內，并建立系統、完善的檔案備查機制，在全面提升“歸檔和完善”工作監督力度的同時，促進其規范化發展。

對于“開放和編研”管理環節，應進行以下管理制度優化：對于可公開性檔案而言，需要制定明確的開放性檔案查閱制度，詳細列舉出“身份證明”“查閱原因”等查閱人必須出具的信息或文件，檔案管理部門核實批準后方可進行相關檔案的查閱。同時，還要對查閱、復印、摘錄等行為進行約束和規范，確保檔案的安全性和完整性。對于非公開性檔案而言，任何人或組織在未經授權和批準的情況下，都不得進行檔案的查閱和公開，違者應按照相關法律法規進行追責。“編研”是檔案管理的重要工作環節之一。如遇到檔案公開公布或出版的情況，必須要經過檔案管理部門和企事業單位高層管理者的批準，同時，珍貴性和機要性檔案原件不得提供使用。

對于“分類和保存”管理環節，以下幾個工作內容需要格外注意。“檔案分類”是檔案管理的核心工作環節，其主要包含編號、排列、分類3個主要工作內容，在實際管理過程中，管理人員必須嚴格按照相關法律法規以及單位內部檔案管理制度，認真做好檔案的分類和保存工作。在未經批準的情況下，任何人不得擅自損壞、丟棄、損毀任何檔案資料，如獲批準，則必須做好詳細的記錄工作。檔案管理部門要定期安排管理人員對檔案總數、單位時間內移出和收錄檔案數量、檔案借閱和利用情況進行統計，并繪制檔案管理信息匯總表，向上級主管部門報送及存檔。此外，檔案管理人員應不斷提升檔案保護意識和能力，定期對檔案保存情況進行核查，及時發現和補救紙質檔案破損或褪色等保存問題，確保檔案能夠長期、完好的保存[5]。

2.4 加強檔案管理的信息化建設

隨著社會科技的飛速發展，現代信息技術被廣泛應用到各個行業領域中，成為新時期推動行業發展的主要動力。因此在信息化時代背景下，企事業單位應積極加強檔案管理工作的信息化建設水平。檔案管理信息化建設主要考慮“安全性提升”和“網絡化建設”兩個內容。隨著計算機、掃描、大數據、OCR、多媒體等現代化信息技術的快速發展，電子檔案的形式逐漸向標準化、安全化發展，企事業單位檔案管理部門，應積極引入先進的信息化檔案管理系統，實現不同載體類型檔案資料的數字化轉換，從而提升檔案的保存的安全性。同時，要加強檔案管理的網絡化發展，一方面針對機要檔案和非公開性檔案，建立內部局域網絡，在確保檔案安全性的基礎上，提升檔案內部傳輸和調閱的便捷性，提升檔案管理效率；另一方面，對于公開性檔案，建立網絡化管理平臺，在提高管理效率的同時，提升檔案的豐富性和利用率[6]。

3 結語

綜上所述，針對傳統檔案管理工作中存在的諸多問題，在新時期背景下，企事業單位及檔案管理部門應從思想意識、職業素養、管理環節、信息化建設等層面入手，通過定期培訓、規范制度、引進先進技術和設備等途徑，對傳統檔案管理工作進行優化與突破，從而探索出全新的管理思路，促進檔案管理工作的健康、穩定發展。