如何做好建筑工程施工資料管理

武姍姍

（山西億鼎誠建設工程項目管理有限公司，山西 陽泉 045000）

1 優化建筑工程檔案資料管理的重要意義

對建筑工程檔案資料管理進行優化，能夠有效彌補以往粗放管理中存在的不足，使檔案管理工作得以有序開展，保證資料的準確性、有效性和可延續性，為建筑工程及時提供所需的檔案資料，使各項施工工序以及所花費的成本都有章可循，為后續工程提供相關參考依據。可見，建筑工程檔案資料管理是保障性的基礎工作，優化建筑工程檔案資料管理工作不僅對于這項工作本身，對于工程項目整體和企業利益都具有積極意義。

2 建筑工程資料的基本內容

2.1 施工準備階段的建筑工程資料

在建筑工程的施工階段，資料主要包括各項實地勘測數據、工程測量數據、作業指導書、工程前期評估報告、各類施工圖紙、各項現場調查報告以及影像文件等，作為后續工程開展施工的主要依據。

2.2 施工階段的建筑工程資料

在整個建筑工程資料中，施工資料占據最大比重，主要包括各個施工階段的檢查報告、入場材料檢驗報告、各施工環節驗收報告、總結報告、工程需求變更報告、變更通知單、商談記錄、問題審核報告等，所有在施工過程中產生的數據和信息都需要及時納入到資料中。

2.3 竣工階段的建筑工程資料

竣工階段的建筑工程資料更具有總結性的作用，主要包括竣工報告、竣工圖紙、檢測報告、驗收報告、安全檢驗報告、工程相關的各類協議文件、商談記錄、會議紀要以及影像文件等，作為建筑工程驗收和總結的重要依據。

2.4 最后整理階段的建筑工程資料

最后整理階段的建筑工程材料涉及到工程交付的重要內容，不僅需要對整個建筑工程中所有產生的資料進行整理，還需要將整理完畢的資料交付給接收方，主要包括最終圖紙、最終檢驗報告、所有工程資料等。

3 工程檔案管理中現存的問題分析

3.1 工程檔案管理制度不完善以及落實不到位

我國的建筑工程建設雖然發展迅速，但是由于不同企業之間的水平以及管理制度的差異，很多規模比較小的建筑企業的在建筑檔案管理中還是存在非常多的問題。這些小的建筑企業往往更加重視企業的經濟效益，而忽視了對制度的建立和健全，沒有制定完善的檔案管理制度，建筑的檔案資料管理過程中隨意性很大，并沒有完善的借閱或者使用的制度和流程，往往在這個過程中容易造成資料的丟失。而且隨著當前建筑工程規模的不斷擴大，檔案資料的種類也越來越多，如果沒有系統的檔案管理制度做保障，很難使工程檔案資料管理工作真正落到實處。

3.2 工程檔案資料缺乏真實性和有效性。

我國很多的建筑施工企業由于缺乏完善的檔案管理制度，在施工過程中經常會由于檔案資料保存不當造成資料的遺失，或者由于原件準備不足在工程移交中頻繁使用復印件或者掃描件代替。另外還有一種現象也非常普遍，那就是在工程進展過程中大多數的資料都需要相關的負責人簽字確認或者審批，但是在實際的工程中往往由于負責人不在或者企業為了方便起見隨意找人代簽，而這種情況會降低建筑工程資料的真實性和合法性。

3.3 缺少完善的監督管理機制

建筑工程檔案管理質量無法保障，根本原因在于建筑單位常常沒有行之有效的監督管理機制，相關人員的行為得不到約束，責任心不強，工作效率不高，導致工作質量低下，歸檔工作走形式。只有深刻認識到這方面的問題，加快監督管理機制的建設，配合獎懲機制，制定詳盡的考核條例和內容，才是解決問題的有效辦法。但從實際情況來看，很多建筑單位在這方面都有待加強。

3.4 建筑工程資料匯編問題

建筑工程資料在進行匯編時，需要嚴格按照一定的匯編的標準進行，對于匯編的內容和格式等都有著明確的要求，但是這種規范性要求尚缺乏統一，不同的建筑工程可能采用不同的資料匯編要求，所以在部分建筑工程資料匯編中，會造成資料匯編的混亂，不符合建筑工程匯編需求問題。其他匯編問題還包括資料內容的造假、篡改、涂抹等，導致建筑工程資料無法切實體現出建筑工程的相關情況。

3.5 建筑工程資料管理人員素質能力不足

相較于建筑工程的技術人員而言，資料管理人員缺乏明確的專業能力考核標準，所以在進行資料管理人員的任用選拔時，難以對人員的素質能力進行有效地篩選，部分管理人員并不具有建筑工程資料管理經驗，所以在管理工作中無法發揮出專業管理的能力價值，導致建筑工程資料管理產生混亂、丟失、資料不全等問題，嚴重影響了建筑工程資料管理的質量。比如在建筑工程準備階段的資料管理中，無法發揮出資料對建筑工程的指導作用；在建筑工程竣工階段的資料管理中，無法發揮出資料對建筑工程的總結作用等。

4 做好建筑施工資料管理的策略

4.1 完善資料管理機制

資料管理制度可以規范施工作業，為資料管理質量提升奠定基礎。只有完善資料管理機制，才能減少資料管理的盲目性。資料管理人員要明確自身職責，確保管理流程高效進行。同時，設置資料管理問責機制，與資料管理機制互相配合。

4.2 將建筑工程資料管理制度規范化

建筑資料管理制度的規范具有極為重要的意義，能夠通過科學合理的管理制度對管理工作進行指導和約束，最大程度地降低其他因素對建筑工程管理工作的不良影響，包括建筑工程資料管理人員能力不足等問題，只要管理制度足夠明確和完善，管理人員就只需要按照管理制度的要求，逐步推進管理工作，能夠有效保障管理工作質量。在管理制度中，除了明確的管理內容之外，還需要建立起完善的獎懲機制，對于表現優異的管理人員予以嘉獎，對于造成管理質量問題的管理人員予以懲處，能夠充分調動起管理人員的工作積極性，使管理責任能夠充分落實，避免管理人員在工作中懈怠、懶散等不良工作風氣的產生。

4.3 強化和業主與監理單位的溝通

在實際施工過程中，諸多材料的管理都和業主以及監理單位息息相關，因此要強化和業主以及監理單位間的溝通交流，比如在施工前、施工中和施工后都要建立對應的表格，且填寫對應內容，避免后續資料管理工作出現漏洞，進而提高資料管理效率。由此可見，加強建筑參與方之間的互動十分必要。

5 結語

總之，工程檔案是工程建設最真實的反映，是檢驗工程質量的重要依據，及時發現管理過程中的問題，制定完善有效的管理人才培養體系和獎懲制度，不斷總結經驗和教訓，提高整體檔案管理水平，對企業借鑒成果、提高質量、增收效益有著重要意義。我們應該積極借鑒國內外先進管理經驗，揚長避短，不斷優化管理制度和體系，讓建筑工程檔案管理持續適應新形勢的發展要求，更好地為企業發展和國家經濟建設服務。