檔案管理工作在纖維檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)的重要性

在纖維檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)，檔案管理工作主要涉及到行政檔案、人事檔案、設(shè)備檔案、檢測(cè)檔案、技術(shù)檔案等幾大類別，具體形式包括各種文字材料、圖片資料、聲像記錄三方面，其對(duì)纖維檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)日常工作的開展及實(shí)驗(yàn)室的高效管理有著重要作用，對(duì)將來的全面深化改革也有著深遠(yuǎn)影響。因此，如何科學(xué)地開展檔案管理工作，逐步提高檔案管理水平，增強(qiáng)檔案管理科學(xué)性與規(guī)范性有著重大的現(xiàn)實(shí)意義。

當(dāng)前纖維檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)檔案管理工作現(xiàn)實(shí)情況

1.檔案管理重視不夠，認(rèn)識(shí)偏差。提升纖維檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)檔案管理的首要途徑就是要提高認(rèn)識(shí)與重視程度。在全面深化改革的今天，纖維檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)市場(chǎng)意識(shí)逐步加強(qiáng)，造成現(xiàn)在各機(jī)構(gòu)均存在一定的唯經(jīng)濟(jì)效益論的現(xiàn)象，間接影響了機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的重視程度，因?yàn)閺谋砻婵?，檔案管理工作不能在經(jīng)濟(jì)指標(biāo)的提升方面起到立竿見影的效果，從而使得檔案收集懈怠拖延，歸檔整理不及時(shí)、不完整。另一方面從業(yè)人員對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)還存在著較大偏差，纖維檢驗(yàn)檔案尤其是檢測(cè)檔案與技術(shù)檔案涉及到大量的原始試驗(yàn)記錄、數(shù)據(jù)指標(biāo)和科研項(xiàng)目，這些正是重要的無形資產(chǎn)，只要使用得當(dāng)，可以創(chuàng)造較高的社會(huì)價(jià)值與經(jīng)濟(jì)效益。

2.檔案管理制度缺失，管理松散。當(dāng)前不少機(jī)構(gòu)存在檔案管理制度陳舊、不全、流于形式甚至缺失的情況，導(dǎo)致檔案管理無章可依、無據(jù)可循，管理松散、效率低下。如何建立健全檔案管理制度也是目前許多機(jī)構(gòu)亟待解決的問題，相關(guān)制度的建立不僅涉及到管理的全面性，更牽涉到各個(gè)具體業(yè)務(wù)部門的實(shí)際可操作性，因此建立健全制度必須從可行性出發(fā)，往實(shí)效性去努力，達(dá)到維護(hù)檔案的完整與安全，確保實(shí)現(xiàn)檔案能夠有效利用的目標(biāo)。

3.檔案管理技術(shù)落后，人才不足。在傳統(tǒng)檔案管理認(rèn)知方面，許多纖維檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)把檔案管理工作分散在各個(gè)部門甚至個(gè)人手中，缺乏統(tǒng)一的收集與歸檔工作，導(dǎo)致檔案損壞與缺失，無法妥善保存。隨著信息化水平的不斷發(fā)展與更新，檔案管理的技術(shù)手段有了新的發(fā)展與載體。只有把計(jì)算機(jī)信息技術(shù)應(yīng)用到檔案檢索與多部門信息共享中去，才能改變傳統(tǒng)檔案管理工作效率低下、歸檔不全、利用不便的現(xiàn)狀。雖然現(xiàn)在許多纖維檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)已經(jīng)開始了電子化管理，但是往往流于表層，簡(jiǎn)單的電子文檔并不是規(guī)范的信息化檔案管理。此外，不少機(jī)構(gòu)缺乏專業(yè)的檔案從業(yè)人員，加強(qiáng)檔案管理專業(yè)人才培養(yǎng)工作迫在眉睫。

4.檔案資源利用率低，服務(wù)能力弱。在纖維檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)檔案管理工作中，首要目的便是利用檔案。所謂利用，就是積極發(fā)揮檔案的作用，利用檔案提供的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，為檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)的發(fā)展與建設(shè)提供服務(wù)。檔案利用率的高低，是衡量檔案管理工作效率和質(zhì)量的主要標(biāo)志。而目前許多纖維檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)只是進(jìn)行了極少部分開發(fā)和利用，如編寫宣傳材料、展示成列等。檔案信息數(shù)據(jù)利用率低下、服務(wù)能力弱，其主要原因還是因?yàn)闄n案資料沒有統(tǒng)一規(guī)范歸口管理，而是分單位、分部門甚至分個(gè)人存檔，造成管理上的脫節(jié)，使檔案資源沒有得到很好的開發(fā)和利用，給檔案資源的交流、共享帶來諸多障礙。

纖維檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)檔案管理工作的努力方向

1.加強(qiáng)制度建設(shè)，打通部門協(xié)作通道。要做好檔案管理工作，首先應(yīng)將其制度化，規(guī)范化。通過制度化建設(shè)改變?cè)葯n案管理工作邊緣化的現(xiàn)狀，制定一套完整的檔案工作制度規(guī)范，將檔案管理工作納入機(jī)構(gòu)年度工作重點(diǎn)之一，并對(duì)實(shí)施情況與年度績(jī)效考核指標(biāo)掛鉤。對(duì)之要有專門的工作計(jì)劃與總結(jié)，同時(shí)還要從人力、物力方面予以傾斜。檔案管理部門要做到年初有計(jì)劃、年底有總結(jié)，平時(shí)有要求、有安排、有檢查，提升檔案專、兼職人員技術(shù)水平，隨時(shí)對(duì)各科室收集歸檔的文件材料進(jìn)行檢查指導(dǎo)。各科室加強(qiáng)對(duì)檔案工作的重視，將其列入日常工作，做到有文必整、有檔必歸，徹底打通各部門協(xié)作通道。

2.加強(qiáng)軟硬件建設(shè)，優(yōu)化管理方式。隨著社會(huì)的不斷發(fā)展進(jìn)步，信息技術(shù)為我們提供了更新更優(yōu)的檔案管理方式。如何促進(jìn)纖維檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)檔案管理信息化水平，筆者認(rèn)為可以從三方面著力：一是加大資金投入，采購相關(guān)硬件設(shè)施及軟件操作系統(tǒng)；二是對(duì)原有檔案進(jìn)行數(shù)字化升級(jí)；三是做好電子檔案標(biāo)識(shí)工作、錄入管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)標(biāo)題、內(nèi)容、主題、關(guān)鍵詞檢索，提高檔案利用率[1]。

3.加強(qiáng)宣傳引導(dǎo)，提高全員認(rèn)識(shí)。推進(jìn)纖維檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)檔案管理水平與利用率，首先要做好宣傳工作，尤其是對(duì)管理層與檔案從業(yè)人員，通過宣傳使其了解并明確檔案管理工作對(duì)于單位發(fā)展的重要意義，提高對(duì)檔案資料內(nèi)在價(jià)值的認(rèn)識(shí)。通過宣傳引導(dǎo)，不斷強(qiáng)化責(zé)任感與使命感，激勵(lì)機(jī)構(gòu)全體成員積極參與到檔案管理建設(shè)工作中去。

4.加強(qiáng)人才培養(yǎng)，打造專業(yè)隊(duì)伍。提高檔案管理的質(zhì)量與效率，人才隊(duì)伍是關(guān)鍵，不僅涉及到相關(guān)人員的積極性，更取決于從業(yè)人員的專業(yè)能力水平。各機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)成立檔案管理部門，并在各科室設(shè)立檔案管理專、兼職人員，建立一支結(jié)構(gòu)合理、專業(yè)精干的人才隊(duì)伍，在本單位實(shí)現(xiàn)檔案管理全覆蓋[2]。當(dāng)下信息化檔案管理的核心內(nèi)容就是信息數(shù)據(jù)的普遍覆蓋、精準(zhǔn)定位、管理安全，這些無疑對(duì)檔案管理人員提出了更高的要求：既要有較強(qiáng)的檔案管理水平，同時(shí)還要有較高的計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用能力。因此要鼓勵(lì)檔案管理人員不斷學(xué)習(xí)、研究先進(jìn)的理念與方法，更要對(duì)檔案從業(yè)人員開展專業(yè)性培訓(xùn)，使之成為適應(yīng)現(xiàn)代檔案管理需求的專業(yè)性復(fù)合人才。

5.拓寬檔案收集，加強(qiáng)檔案利用。要使檔案得到合理的利用開發(fā)，就要不斷擴(kuò)寬檔案信息的收集范圍和分類管理。在纖維檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)日趨市場(chǎng)化的今天，面對(duì)激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，檢測(cè)能力是我們的立足之本，更應(yīng)注重檢測(cè)檔案的收集與管理，通過對(duì)所有檢測(cè)數(shù)據(jù)原始記錄檔案的收集、分類、分析、歸檔工作，可以更好地為檢測(cè)工作服務(wù)。同時(shí)也要加強(qiáng)對(duì)榮譽(yù)、獎(jiǎng)勵(lì)等行政資料檔案的收集。這些資料可以應(yīng)用到單位的宣傳工作中，提升社會(huì)認(rèn)可度，更加有利于融入市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制。此外，還要注重科研檔案的收集整理，一方面有利于將現(xiàn)有科研成果與產(chǎn)業(yè)發(fā)展相結(jié)合，另一方面也能為將來科研項(xiàng)目的繼續(xù)開發(fā)提供方向。要加強(qiáng)專業(yè)技術(shù)人員的技術(shù)檔案管理，通過技術(shù)檔案管理可以更好地選拔優(yōu)秀人才，專人專用，從而發(fā)揮每個(gè)人的才智才能。

6.提升防范意識(shí)，確保信息安全。推進(jìn)檔案管理信息化水平建設(shè)，固然有利于檔案管理工作的質(zhì)量和效率，但是對(duì)檔案信息安全也提出了新的挑戰(zhàn)。首先要建立電子檔案安全管理制度，對(duì)所有的電子檔案進(jìn)行全過程監(jiān)督管理，重要檔案調(diào)閱查詢實(shí)行三級(jí)審核制。其次要加強(qiáng)檔案管理人員的保密意識(shí)。此外還要建立電子檔案的安全保障體系，對(duì)所有電子檔案進(jìn)行科學(xué)的區(qū)分與判定，根據(jù)不同的密級(jí)、等級(jí)、適用范圍采取不同的方式進(jìn)行管理，保障信息安全的同時(shí)提高檔案利用率[3]。

總之，纖維檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)檔案管理工作雖然不能直接提升經(jīng)濟(jì)指標(biāo)，產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，但它是日?；A(chǔ)工作的重要組成部分，記錄了本機(jī)構(gòu)的服務(wù)、管理、科研、人員等各項(xiàng)工作的詳細(xì)情況，從其基礎(chǔ)數(shù)據(jù)可以分析判斷出自身的優(yōu)勢(shì)與不足，更加可以推斷出將來的發(fā)展方向，對(duì)纖維檢驗(yàn)事業(yè)發(fā)展有著重要的推動(dòng)作用。因此，在大數(shù)據(jù)時(shí)代，纖維檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)的檔案管理工作只有注重不斷創(chuàng)新，順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展要求，加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，提高檔案管理人員專業(yè)能力，優(yōu)化檔案管理手段，提升檔案資源挖掘能力，最大限度地實(shí)現(xiàn)檔案利用價(jià)值，才能不斷適應(yīng)新時(shí)期、新形勢(shì)下的發(fā)展需求，為單位良性發(fā)展保駕護(hù)航，為國家纖維質(zhì)量安全夯實(shí)基礎(chǔ)。