城鄉居民社會養老保險檔案工作探討

文/云南省昆明市嵩明縣嵩陽街道社會保障綜合服務中心 楊環宇

參保信息和被保險人個人信息是城鄉居民社會養老保險檔案兩個主要組成部分，通過檔案對城鄉居民養老保險整個過程進行了真實的記錄，其屬于城鄉居民參加社會養老保險的一項重要憑據，而且社會養老保險檔案具有法律效應，可見，進一步強化城鄉居民社會養老保險檔案工作具有重要實踐意義。我國當前城鄉居民社會養老保險檔案在內容方面非常廣，而且檔案通常存儲周期相對較長，必須充分保障檔案信息具備較高安全系數，隨著我國社會養老保險參保人數的不斷增加，檔案管理工作對信息化提出了越來越嚴格的要求。鑒于這種狀況，需要針對城鄉居民社會養老保險檔案的信息化管理水平進行全面提升，這樣才能實現社會養老保險檔案管理工作健康發展。

一、城鄉居民社會養老保險檔案管理工作現狀

鑒于我國社會養老保險參保整體規模龐大，檔案管理工作實踐中要不斷實現檔案業務開展的規范化和制度化，并加強社會養老保險檔案管理的信息化建設。目前，我國部分地區在社會養老保險管理方面已經配備了完善的基礎設施和設備。檔案管理工作中計算機、掃描儀、防紫外線窗簾、空調等設施相對比較完善，也基本上達到了檔案管理工作的防火、防塵、防蟲等基本要求。各地區基層社會養老保險管理中心檔案管理工作目前已經初見成效。在管理實踐中嚴格按照國家關于社會養老保險檔案管理工作的基本要求，實現對紙質檔案歸檔工作的完善處理。

二、城鄉居民社會養老保險檔案管理工作問題

（一）對檔案管理工作重視程度不足。在我國持續推動城鄉居民社會養老保險發展的過程中，少數基層領導干部對于社會養老保險檔案管理工作不能正確認識，不少基層檔案管理人員和領導干部過分注重參保繳費任務的完成，對于后續檔案管理問題比較輕視。對于社會養老保險檔案管理工作中的經費投入和軟硬件設施配備存在嚴重不到位的現象，甚至個別基層城鄉居民社會養老保險機構并未專門設置相應的檔案室，檔案管理設備和專職檔案管理人員方面也比較欠缺，從而導致城鄉居民社會養老保險相關業務材料沒有形成規范化收集，而且檔案管理存放地址對于防火防盜、防潮也沒有采取相應措施，不能充分保證檔案材料的安全性。

（二）檔案管理存在不規范現象。由于我國目前城鄉居民社會養老保險檔案管理工作仍然處于起步階段，在我國城鄉居民社會養老保險工作全面推動的過程中，雖然很多基層單位按照上級單位相關要求，開展了相應的檔案管理業務，但是社會養老保險檔案管理工作本身涉及面比較廣，而且檔案材料存在較大的變動性，材料管理工作要求標準比較高。而從我國當前社會養老保險現有的檔案管理制度和相關標準層面來看，針對檔案管理工作中涉及的材料歸檔、材料分級和分類管理仍然沒有形成統一標準，導致檔案管理業務開展過程中沒有可遵循的標準。

（三）檔案管理缺乏技術先進性。目前很多基層城鄉居民社會養老保險管理單位檔案管理業務量非常大，要想實現電子采集具有一定困難，很多基層單位在社會養老保險管理工作開展過程中仍然采取的是傳統人工模式，在檔案管理信息化、電子化建設方面仍然比較滯后，這也使得檔案管理工作開展過程中會耗費大量時間、人力成本和資金，而且檔案管理工作效率相對較低。

（四）檔案收集工作質量偏低。目前我國城鄉居民社會養老保險業務的開展過程中，檔案收集工作主要是由鄉鎮街道以及村級經辦機構來實現，在具體采集信息過程中，首先由參保人填寫完申請表之后，上交到居（村）委會協辦員進行初步審核，居（村）委會審核通過并蓋章后交由鄉鎮、街道社會保障服務中心，工作人員在針對所有業務材料進行審核之后，定期向縣城鄉居民養老保險局遞送材料完成后續審核，整個材料收集過程設計環節非常多，而且會耗費大量的時間和人力成本，其中某一個環節出現錯誤或者產生延誤后，會對整個檔案收集整理業務的整體質量和效率產生較大影響。目前我國城鄉居民社會養老保險工作開展過程中，基層經辦機構存在嚴重人手不足的現象，一些鄉鎮、街道經辦機構僅僅設置一名經辦人員，而且工作人員變動比較頻繁，這種現象同樣會對社會養老保險檔案的收集整理業務開展質量和效率產生影響。此外，不少基層參保人員本身文化水平相對較低，甚至一些村協辦員本身專業素質較低，在參保申請過程中不能給予參保人員正確指導，因此經常會出現參保人員申請表格填寫不規范，身份信息不準確，繳費檔次選項和申請事宜經常出現隨意涂改現象，甚至在一些申請表中，經辦人員、申請人員以及居（村）委會蓋章也會出現遺漏，導致城鄉居民社會養老保險檔案材料在規范性、精確性、嚴謹性等方面相對較差。

（五）檔案管理人員綜合素質偏低。由于我國人口基數龐大，城鄉居民社會養老保險檔案業務開展過程中，存在涉及面廣、經辦環節多、政策性和專業性強等一些特點，因此要想全面提升城鄉居民社會養老保險檔案管理工作的整體水平，必須要求檔案管理工作人員對社會養老保險相關政策和參保業務流程進行熟悉掌握，同時對于專業檔案管理知識和相關法律法規政策進行全面了解。但是從目前我國城鄉居民保險檔案管理工作實際開展狀況看，不少管理人員為兼職，在檔案管理專業知識以及檔案科學管理技能方面相對比較欠缺，而社會養老保險檔案管理工作業務量大、業務開展類別復雜，因此很多情況下，檔案管理工作實際效率相對較低，而且在短期內檔案管理工作質量很難得到有效提升。

三、城鄉居民社會養老保險檔案管理工作提升措施

（一）扭轉傳統觀念，正確認識檔案管理工作。意識能夠決定人的行為，我國城鄉居民社會養老保險檔案管理工作要想實現良好開展，首先要從觀念上摒棄檔案管理工作無關緊要、枯燥煩瑣的錯誤觀念，要正確認識社會養老保險業務檔案是參保人員參保繳費的唯一憑證，也是享受養老待遇的唯一憑證，社會養老保險檔案管理工作與參保人切身利益直接相關，而且對我國城鄉居民社會養老保險工作全面推進也有重要的意義。鑒于這種狀況，要針對社會養老保險檔案管理工作不斷強化宣傳力度，充分利用廣播電視媒體以及自媒體等多種方式和載體，加強社會養老保險相關政策的宣傳力度，同時要重點突出檔案管理工作的重要性。針對基層領導和經辦人員在業務開展過程中重參保繳費、輕業務檔案管理的現象進行有效改變，從根本上提升檔案管理人員的責任意識。

（二）完善制度，實現檔案管理規范化。社會養老保險檔案管理工作具有時間跨度長、業務量大等特征，在實際工作開展過程中要求檔案管理人員具備嚴謹、細致的工作態度。因此，必須要針對檔案管理工作構建科學合理且具有較強操作性的管理制度，這樣才能進一步對檔案管理工作的開展形成有效規范，首先要充分結合我國城鄉居民保險工作開展實際狀況，針對檔案整理、材料收集、保安保管等相關業務構建起科學管理制度，同時要嚴格制定檔案管理目標。并根據實際狀況嚴格制定獎懲激勵制度，針對經辦人員不斷強化考核力度；與此同時，要充分結合《社會保險法》《檔案法》等相關法律法規，針對城鄉居民社會養老保險制定出相應的分類大綱和檔案保管期限規定，針對不同分類檔案采取差別化管理，通過構建各個分項管理體系，全面推動檔案管理工作實現規范化操作，在此基礎上，才能夠真正實現檔案管理工作的法制化和規范化。

（三）構建檔案信息化管理系統。當今社會已經進入信息化時代，傳統管理模式已經不適應新時代檔案管理工作實際需求。在城鄉居民社會養老保險檔案管理工作中要加大對新技術以及信息化管理手段的應用，全面推進檔案管理工作實現信息化，是新時代我國城鄉居民社會養老保險檔案管理工作發展的必然選擇。根據我國基層法律管理工作信息化程度偏低的問題，要積極引進檔案管理信息化系統，充分利用先進的計算機技術來構建社會養老保險檔案管理工作的數據庫，通過強大的搜索工具隨時實現檔案卷宗調用和檢索，同時在充分借助網絡技術的基礎上能夠實現城鄉居民社會養老保險檔案數據的高度共享，在此情況下，讓社會養老保險檔案管理工作效率得到全面提升。

（四）加大投入，提升檔案管理效率。要針對鄉鎮、街道和村級檔案經辦機構不斷加大經費投入，同時要配備專業檔案管理經辦人員，針對基層協辦員合理提升待遇，要根據我國社會經濟發展的形勢實現基層協辦員工資福利待遇的同比增長，以此來提升其工作的積極性。另外，要針對基層經辦機構不斷加大基礎設施的投入力度，有效改善鄉村檔案管理工作基礎條件，進一步規范基層社會養老保險經辦的嚴謹性和規范性。充分保障社會養老保險檔案數據的精確性，并實現檔案材料的高效率傳遞。

四、結語

總而言之，城鄉居民社會養老保險檔案管理工作與參保人切身利益緊密相關，為我國構建和諧社會發揮了重要作用，因此必須要對城鄉居民社會養老保險檔案管理工作給予高度重視，采取多種措施全面提升服務水平，以此來充分保障參保人合法權益。