新時期辦公室檔案管理的有效性研究

文/陜西省榆林市米脂縣環境衛生所 常茸茸

在對辦公室檔案開展管理工作時，應分別從企業運作、企業經營、各部門管理環節中，完成檔案資料的處理。處理方式包括資料收集整理、資料類別劃分、資料歸檔存儲等。在檔案處理完成時，以高效的查詢形式，為檔案調取資料流通提供便利條件，以提升企業運作發展的決策準確性，助力企業健康運作，彰顯檔案管理的積極作用。

一、辦公室檔案管理的基本理念

（一）靈活性與約束性并存。企業在開展檔案管理工作時，應結合自身檔案管理需求，建設內容完整的管理制度，同時保障制度內容設計的靈活性，嘗試提升檔案管理約束性，保障檔案管理工作進展能效，提高檔案管理的規范性。

（二）保障檔案管理制度的執行效果。企業檔案管理工作，應結合自身管理需求、檔案管理的運作發展實情，有效完善檔案管理體系，保障制度設計的合理性、全面性，以增強檔案管理制度的可操作性，便于高效執行檔案管理工作。在制度執行期間，結合企業實情加以優化，促使檔案管理工作有序完成。

（三）兼顧責任與管理效益。企業應建設較為完善的管理責任體系，明確各方人員的工作權責，保障檔案工作完成的高效性，提升檔案流通帶來的效益。同時，如若檔案管理工作有偏差問題時，比如存檔失誤、調取檔案與錄入信息不一致等，應及時確定責任人，進行檔案管理工作的修正，減少管理不到位的情況。

二、檔案管理的現存問題

（一）缺乏重視。在經濟環境發展迅速的環境中，企業之間的競爭關系與日俱增。在此種背景下，個別企業經營發展的側重點，放置在經濟效益創造層次，尚未確定檔案管理的重要地位。單位內檔案管理從業人員，對于檔案管理工作的理解存在局限性，僅能完成信息收集、資料保存等基礎類檔案工作，并未切實發揮檔案管理的內在價值，有礙于企業平穩發展。

（二）機制不完善。1.企業檔案管理制度存在內容不固定的情況，比如前一天規定的檔案存儲方式，后一天對存儲工作進行調整，引起檔案管理工作重復進行的問題，難以有序推進檔案工作。2.檔案管理制度內容形式化，制度與工作實情不符，無法有序落實各項檔案管理工作，削弱了檔案管理工作能效。3.檔案管理人員，在資料分類、資料編碼存儲等方面，專業技能欠佳，難以保障檔案存儲的有效性，降低了檔案運作效率。

（三）方法不健全。在檔案管理運作期間，管理人員專業性欠佳，是阻礙檔案管理工作發展的關鍵因素。結合國內現階段檔案管理運作情況，辦公室檔案配套方面，尚未全面完成建設工作，在管理信息化層次上，無法順應檔案管理需求。在檔案資金投入量較少的情況下，無法提升管理方法的先進性、全面性，落后的管理方法，難以保障檔案管理工作效率。

（四）人員專業性欠佳。1.檔案管理人才引進的門檻較低，導致出現檔案管理團隊整體學歷較低的現象。2.檔案管理專業學習、技能培訓的機會不多，無法有效提升管理人員的崗位專業性，難以實質性建設檔案管理團隊，削弱了檔案管理的運作能效。

三、檔案管理的有效措施

（一）加強檔案管理的重視程度。1.單位管理人員，應明確檔案管理工作執行的重要性，同時開展管理人員技能建設工作，以保障檔案管理工作有序完成。2.單位檔案管理人員，針對檔案管理工作，應開展有效的宣傳活動，采取宣傳欄、會議通知、廣播等形式，提升檔案宣傳力度，便于全員確定檔案管理的重要地位，積極配合檔案管理工作，保障檔案管理各項工作有序完成。3.加強檔案配套設施完善。新時期環境中，單位管理人員應有效完善設施建設，投入一定量的專用資金，引入相應的信息化設施，改善檔案管理環境條件。用于檔案管理的設施，應進行階段性運維管理，確保問題發現的及時性，提升問題解決效果，保障檔案管理工作運行的平穩性。

（二）完善管理機制。1.檔案管理工作員，應進行制度完善工作。在制定檔案管理機制時，應結合企業檔案管理需求，合理確定檔案管理項目，維護檔案管理制度設計的可操作性。2.應結合相關工作規定內容，提升檔案管理機制設計的完整性，同時保障檔案管理制度處于靈活調整狀態，對檔案管理內容進行完善與優化，預留多重便利空間，以保持檔案管理機制的運作能效。3.加強檔案管理考核制度建設，準確設定檔案管理各環節指標，以此作為評價檔案管理成果的標準，有效激發員工檔案管理工作的主動性。4.提升檔案安全管理能效，保障電子、紙質各類檔案文件的完整性。采取信息技術輔助方式，設定檔案管理權限。檔案管理權限設計為兩級：一級為普通用戶具有檔案查詢權限，另一級為管理用戶具有對檔案進行各項操作（比如增刪改查等）的權限。

（三）豐富管理方式。1.單位在開展檔案工作時，應全面落實硬件設施配置工作，保障計算機、掃描設施等設施配置的全面性，合理建設檔案團隊，提升檔案管理運作的有序性。2.單位檔案管理工作，應結合自身檔案管理需求，保證管理軟件開發的先進性，開展電子檔案管理工作，保障檔案管理的有效性。3.檔案管理人員，應積極學習檔案管理的先進性技術，以豐富檔案管理形式，保障檔案管理形式的多樣化，以期確定最優管理方式，保障檔案管理的有效性。4.規范檔案管理程序。在檔案管理運作期間，管理程序作為提升檔案管理標準性的關鍵依據，直接關聯著檔案管理工作品質。檔案管理程序，表現出流程繁雜、內容多樣化等特點，包括檔案價值評估、檔案資料整編、檔案資料統計等。此類檔案工作之間具有較高的關聯性，如若某個環節檔案管理工作存在失誤，對其他檔案管理環節將會造成不利作用。

比如，H單位在檔案分類時，將移動垃圾箱的項目資料，歸類在日常辦公用品資料中，在后續項目運作時，無法成功調取相關資料，形成工作銜接問題。因此，加強檔案管理工作規范性，能夠提升其他工作的銜接效果，保障工作運行能效。

（四）建設管理人員專業性。在單位辦公區，有序運作檔案工作時，要求工作人員具備復合型技能，比如信息化操作能力、紙質化轉電子化等，使其能夠在信息化環境中有序落實檔案管理工作。1.管理人員專業性建設。檔案人員信息技能的建設工作，是使其能夠完成掃描儀、計算機各項信息化設備的正確操作，促使管理人員能夠逐步增強自身管理技能，積極完成檔案知識學習。2.加強人才引進管理。在人才引進、人員選拔時，適當抬高條件，嚴格審查管理人員學歷，分別從管理人員檔案管理專業性、業務處理技能等視角，確定管理人員的工作綜合實力。必要時，企業可與相關高校建立合作關系，從計算機、檔案學等專業中，甄選管理意識較強的優秀人才，開展校企聯合人才培養工作，提升人才檔案管理的復合專業性。3.檔案人員激勵管理。企業針對檔案管理工作，應加強激勵機制建設，對于工作能力優異的員工，給予適當鼓勵，以激發員工檔案管理創新潛能，減少人才流失，保持檔案管理工作的連續性。4.人才進修管理。在校企聯合時，為企業在職檔案管理人員，爭取專業進修的機會，采取階段性技能強化的方式，提升管理人員學習能力，使其能夠熟練掌握先進性的檔案管理技術，增強單位整體檔案管理實效性。同時每月開展一次思想教育工作，保證檔案管理人員具有較強的檔案管理責任意識，以減少檔案資料丟失、整編失誤等問題，提升檔案管理的準確性。

（五）引入先進管理方法。單位在落實檔案管理工作時，應關注信息技術的建設，以大數據技術為基礎，全面提升檔案管理品質。在大數據技術先進性輔助作用下，有效提升了檔案資料的采集全面性，以數據挖掘技術為出發點，提升了檔案資料分類的準確性，以期獲取高效的檔案管理成果，發揮檔案管理工作價值。1.在檔案管理期間，使用大數據技術完成紙質版檔案的電子信息存儲。2.使用精密性的算法，提升檔案分類、整編的準確性，減少人為失誤的可能性。3.大數據技術，保障檔案資料采集的全面性，提升了檔案資料存儲的有效性，為相關工作發展奠定堅實基礎。

在大數據技術引入的同時，在檔案存儲環境引入先進性的檔案管理技術，比如溫度、煙感傳感器等，在存儲室有火災風險時，及時報警，維護檔案資料安全。

四、結語

綜上所述，在新時期環境中，企業以檔案資料為方向開展的管理工作，面臨著多種管理發展機會。在檔案管理工作高效運行時，管理人員應以先進性管理思想，提升檔案管理機制，增強管理制度的完善性，保障檔案管理有序運作，助力企業健康發展。