探討人事檔案管理的重要性及優(yōu)化途徑

文/山東省臨沂市蘭陵縣教育和體育局 馮浩

目前我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展取得了較大突破，事業(yè)單位內(nèi)部也在進(jìn)行深化改革。與此同時，我國科學(xué)技術(shù)發(fā)展迅速，信息技術(shù)在很多行業(yè)和領(lǐng)域都得到了廣泛應(yīng)用，并取得了不錯成效。對于事業(yè)單位人事檔案管理工作而言，可以將先進(jìn)技術(shù)應(yīng)用其中，提升檔案管理工作的規(guī)范性，同時也有助于提升事業(yè)單位整體管理效率。

一、人事檔案管理的重要性

（一）為人事考核提供依據(jù)。人事檔案詳細(xì)記錄了個人的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、社會關(guān)系、工作狀態(tài)等各方面信息，在對檔案進(jìn)行管理時，可以將該員工的專業(yè)程度、個人優(yōu)勢、工作經(jīng)驗等信息記錄其中，讓人事部門對該員工有更加全面的了解。在對員工進(jìn)行考核時，也能夠從檔案中的相關(guān)內(nèi)容對員工有大致了解，從而使職工得到更好發(fā)展。

（二）為人力資源優(yōu)化提供依據(jù)。在事業(yè)單位人力資源管理過程中，最重要的就是要將合適的員工安排在合適的崗位上，實現(xiàn)人力資源的最合理分配，讓員工能夠充分發(fā)揮個人價值。在對人事檔案進(jìn)行管理時，便于人事部門、檔案管理部門了解職工的所有信息，包括其學(xué)歷、年齡、專業(yè)技能等，從而對崗位進(jìn)行合理安排，這是人力資源優(yōu)化的良好體現(xiàn)。

（三）有助于單位的深化改革。在當(dāng)前我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展進(jìn)入全新階段的時代背景下，各行各業(yè)都迎來了新的發(fā)展機(jī)遇，產(chǎn)業(yè)升級腳步加快。對事業(yè)單位而言，需要順應(yīng)時代發(fā)展趨勢，積極進(jìn)行內(nèi)部改革。人事檔案是職工信息的重要記載，在對有關(guān)檔案進(jìn)行管理時，能夠讓單位發(fā)現(xiàn)在人員招聘、人力資源配置、績效考核等各方面存在的問題，從而制定針對性的解決方案，這對事業(yè)單位內(nèi)部的深化改革具有重要促進(jìn)作用。

二、事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題

（一）重視程度不高。事業(yè)單位性質(zhì)特殊，不會受到經(jīng)濟(jì)市場的太大影響，很多職工在日常工作中，對人事檔案管理工作的認(rèn)識程度不夠，認(rèn)為這是可有可無的工作，與其自身利益和個人發(fā)展并無太大聯(lián)系。部分領(lǐng)導(dǎo)在工作中十分被動，崗位職責(zé)模糊，管理工作具有強(qiáng)烈的滯后性。

（二）管理制度不完善。完善的制度體系是人事檔案管理工作順利開展的前提，受到單位領(lǐng)導(dǎo)不重視以及其他各方面因素的影響，很多事業(yè)單位并沒有建立完善的制度，對人事檔案管理行為進(jìn)行約束，導(dǎo)致檔案資料利用率低下、查閱起來較為困難，難以切實為事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展而服務(wù)。

（三）信息化建設(shè)不足。當(dāng)前信息技術(shù)在很多行業(yè)都得到了廣泛應(yīng)用，而部分事業(yè)單位人事檔案管理人員并未充分意識到先進(jìn)技術(shù)的優(yōu)越性，依然沿用傳統(tǒng)人事檔案管理辦法，工作效率低下，容易造成檔案數(shù)據(jù)丟失。除此之外，領(lǐng)導(dǎo)人員沒有加大資金投入力度，在信息化工作方面的力度不大，采用人工管理的方式來應(yīng)對海量人事檔案，也是導(dǎo)致人事檔案管理工作質(zhì)量難以得到提升的原因之一。

三、提升人事檔案管理工作水平的策略

（一）提升對人事檔案管理工作的重視。事業(yè)單位人事檔案記錄了職工的資歷以及其他各項重要信息，是人才選拔過程中的重要參考依據(jù)，做好該工作，是事業(yè)單位完善其內(nèi)部管理職能的重要體現(xiàn)，也有助于實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。在實際工作中，事業(yè)單位管理人員需要積極轉(zhuǎn)變思想理念，充分意識到該工作的重要性，領(lǐng)導(dǎo)人員要以身作則，起到模范帶頭作用，基層檔案管理人員也要了解工作內(nèi)容，明確自身職責(zé)。可以主動學(xué)習(xí)其他單位的先進(jìn)管理經(jīng)驗，但不能完全照搬，要結(jié)合自身實際發(fā)展特點進(jìn)行合理調(diào)整，從而提升人事檔案管理工作效率和質(zhì)量。

（二）完善人事檔案管理制度。在事業(yè)單位各項工作開展的過程中，都需要以完善的制度體系作為重要保障，確保各項工作都有章可循，嚴(yán)格按照規(guī)范進(jìn)行，只有這樣，才能夠確保人事檔案管理工作朝著科學(xué)化、精細(xì)化的方向發(fā)展。具體可以從這幾個方面進(jìn)行。首先，事業(yè)單位要優(yōu)化內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)，建立規(guī)范的人事檔案管理制度體系，可以借鑒其他單位的經(jīng)驗，在實踐過程中對管理體系進(jìn)行不斷調(diào)整和優(yōu)化。在收集信息、整理信息、分析信息的過程中，要確保全面，避免發(fā)生遺漏；其次，事業(yè)單位管理人員還可以根據(jù)實際情況建立獎懲體系，激發(fā)檔案管理人員的工作積極性，對表現(xiàn)優(yōu)異的員工進(jìn)行物質(zhì)和精神獎勵；對已經(jīng)發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為進(jìn)行處罰。除此之外，還可以建立績效考核體系，將員工薪酬獎金發(fā)放和績效考核結(jié)果相結(jié)合，要確保績效考核標(biāo)準(zhǔn)、過程、結(jié)果的公開透明，保持反饋渠道暢通，一旦員工對考核結(jié)果有疑問，可以及時進(jìn)行反饋。在獎懲分明的制度體系的作用下，人事檔案管理人員在日常工作中，會更加注重細(xì)節(jié)，從而提升人事檔案信息的完整性。

（三）強(qiáng)化人事檔案管理隊伍的綜合素質(zhì)。想要有效提升人事檔案管理工作質(zhì)量，就必須從強(qiáng)化工作人員的專業(yè)能力做起，這樣才能為事業(yè)單位的穩(wěn)定運(yùn)行提供保障。事業(yè)單位人事部門、檔案管理部門需要意識到人才隊伍建設(shè)的重要性，在日常工作中加強(qiáng)對人員的管理。一方面，想要從源頭上提升人才質(zhì)量，可以提升招聘門檻，吸收優(yōu)秀人才加入，可以和各大高校建立合作伙伴關(guān)系，讓高校成為向事業(yè)單位人事檔案管理輸送人才的搖籃。在新鮮血液的幫助下，人事檔案管理隊伍會更有活力，綜合素質(zhì)也能夠得到保障。年輕員工的加入，會帶動老員工的工作狀態(tài)；老員工擁有豐富的工作經(jīng)驗，在實踐中也能夠?qū)δ贻p員工進(jìn)行指導(dǎo)。在兩者互相配合下，人事檔案管理工作效率和質(zhì)量可以得到顯著提升。從另一方面來看，不僅是檔案管理部門，人事部門也需要充分發(fā)揮其作用和價值，定期開展教育培訓(xùn)活動，培訓(xùn)內(nèi)容不僅要包括檔案管理人員的專業(yè)能力，還需要涵蓋精神層面，例如工作意識、工作態(tài)度、職業(yè)道德修養(yǎng)等各方面，讓工作人員能夠以先進(jìn)的意識來指導(dǎo)實踐，讓其具備保密能力、交流能力以及良好的服務(wù)能力。最后，還要對人事檔案管理人員對專業(yè)技能的掌握情況進(jìn)行考核，確保其資質(zhì)、能力滿足實際工作要求，要保證工作人員能夠在自身崗位上與時俱進(jìn)，不斷創(chuàng)新，以更好順應(yīng)事業(yè)單位人事檔案管理工作的變化。

（四）加快人事檔案信息化建設(shè)。近些年，我國科學(xué)技術(shù)發(fā)展迅速，信息技術(shù)在很多行業(yè)和領(lǐng)域都得到了廣泛應(yīng)用，并取得了不錯成效，信息技術(shù)的推廣和使用，為事業(yè)單位人事檔案管理工作指明了新的發(fā)展方向。在檔案管理工作開展過程中，工作人員需要意識到先進(jìn)技術(shù)的優(yōu)越性，嚴(yán)格遵循“互聯(lián)網(wǎng)+”的要求。首先，在信息技術(shù)的作用下，數(shù)據(jù)信息的保存方式、數(shù)據(jù)的收集方式都發(fā)生了較大變化，事業(yè)單位也要將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案管理模式，可以根據(jù)實際情況建立信息化的管理平臺，在建設(shè)過程中，要遵循國家法律的有關(guān)要求；其次，要進(jìn)一步提升人事檔案信息化管理平臺的功能性，要涵蓋檔案收集、檔案整理、檔案歸類、檔案查閱、檔案傳輸?shù)雀鞣矫嫘畔ⅲ谛畔⒒脚_的作用下，事業(yè)單位內(nèi)部各部門能夠加強(qiáng)交流，提升信息共享的時效性；最后，在復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，還要確保人事檔案信息化管理的安全性，要營造良好的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，具體可以從硬件和軟件這兩個部分進(jìn)行。從硬件角度來看，事業(yè)單位需要加大資金投入力度，完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，配備專業(yè)化的計算機(jī)和服務(wù)器，定期對硬件設(shè)備進(jìn)行維護(hù)和保養(yǎng)，確保其功能性符合工作要求；從軟件的角度來看，檔案管理人員要具備熟練的軟件操作能力，避免因自身能力問題而導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)丟失。除此之外，還可以通過建立防火墻、設(shè)置網(wǎng)絡(luò)安全屏障等手段，讓人事檔案管理系統(tǒng)免于黑客和病毒的攻擊，加強(qiáng)對人事檔案收集、整理、入庫、歸檔、查詢、轉(zhuǎn)移、銷毀等各個環(huán)節(jié)的管理，確保信息的安全性。

（五）創(chuàng)新人事檔案管理方法。盡管事業(yè)單位人事檔案管理工作面臨著較多困難，但是在實際工作中，只要方法正確，就能夠起到事半功倍的效果。例如可以推行全面質(zhì)量管理方法，以質(zhì)量為中心，提升事業(yè)單位各部門的參與度，以實現(xiàn)預(yù)期目標(biāo)。人事檔案管理工作和員工個人利益有著密切聯(lián)系，在人事檔案管理工作開展的過程中，確保全員參與很有必要，這也能夠促進(jìn)各項工作得到有效落實，提升人事檔案管理工作效率。

四、結(jié)語

總而言之，人事檔案管理工作對事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展具有重要意義，在人事考核、人力資源優(yōu)化中都起著重要作用。在當(dāng)前我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展進(jìn)入全新階段的背景下，事業(yè)單位內(nèi)部改革工作也在深入推進(jìn)。在人事檔案管理工作中存在的各種問題，需要有關(guān)人員創(chuàng)新管理辦法，轉(zhuǎn)變思想觀念，提升自身素質(zhì)，積極引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)，提升人事檔案管理水平，推動事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展。