關于人事檔案信息在人力資源管理中的作用

盧秀麗 廣東省水利水電第三工程局有限公司

在人事檔案信息中，包含了企業各部門職工的個人信息、工作經歷以及學歷背景等行管信息，結合企業人事檔案信息，作為人力資源管理部門，可充分挖掘高素質、高水平的人才，有利于合理分配企業人力資源，實現人才利用率的有效提升。所以，企業管理必須注重人力資源管理，注重人事檔案信息的重要價值，充分發揮認識檔案信息的重要作用。筆者根據自身多年的人力資源管理經驗，主要分析人事檔案信息在人力資源管理中的作用。

一、人事檔案信息和人力資源管理的重要性分析

首先，人力資源管理。企業在制定戰略目標后，利用科學方法，立足人力資源規劃、戰略角度，合理配置人力資源，加強規范和考核，進而實現企業目標，不斷提升員工價值。一般來說，人力資源管理主要包含招聘培訓、薪酬管理、資源配置等內容。

其次，人事檔案信息。在人事活動過程中，人事檔案信息包含了員工個人信息、家庭狀況和工作狀態，可反映員工品行、經歷，通過個人資料保存的方式，以備查閱。

第三，人事檔案信息和人力資源管理的重要關系。在人力資源管理中，人事檔案信息無法分離。一般來說，企業可通過人事檔案信息，查找職工資料，動態掌控職工狀態，是職工的信息載體，也是人力資源管理的重要內容和來源，兩者是一種互相依存、無法分離的關系。

二、人事檔案信息在人力資源管理中的重要作用

首先，有利于提升職工整體素質。針對人力資源工作，主要包含內部招聘、外部招聘，內部招聘一般從企業內部選拔人才，而外部招聘，從高校、社會中招聘人才。在內部招聘時，經常發生應聘人員無法滿足崗位資質、要求，隨意招聘校友或者同鄉，進而降低了職工整體素質，對內部管理造成嚴重影響。利用人事檔案信息，可集中整理、統一分析職工信息資料，對招聘人員進行合理的人事安排。同時，在內部招聘中，根據職工人事資料，考核內部職工的工作表現、經歷和品格，為內部選拔提供關鍵性數據。

其次，促進人力資源規劃的合理化。在人力資源管理中，人事檔案包含了人才數量、水平和結構等信息，對人事檔案進行整理，可有效劃分人才種類，幫助企業獲得準確、可靠的人才信息。例如，通過人事檔案，相關部門和管理層可動態了解內部職工流動、退休情況，為企業發展提供重要依據。同時，有利于促進內部人力資源規劃的合理化。

第三，幫助企業開展針對性培訓。在企業發展中，人才是第一要素，開展員工培訓，作為內部管理的重要內容。但想要獲得所需效果，必須動態掌握每一位職工的工作需求，進而提升培訓針對性。所以，利用人事檔案，企業可準確掌握每一位職工年齡、經歷以及教育背景，針對年輕職工，可開展新知識、新技能培訓，針對年齡較大職工，對培訓具有較大抵觸心理，可開展健康知識培訓，進而有效發揮職工工作的積極性。

第四，實現跨地區文化的人力資源管理。隨著經濟社會發展，人才流動性的增大，在企業發展過程中，所招聘人才來自我國不同區域，也使得企業包含不同地域文化。在人力資源管理中，企業應了解每一位職工地域文化，實現企業跨地區和跨文化的管理，防止職工之間發生文化沖突。而通過人事檔案，可分類企業職工的籍貫、工作經歷，了解和分析每一位職工的文化特質，預測可能發生的沖突，進而提出相關解決方案。

第五，有利于激勵手段的優化。對于企業職工的人事檔案管理，有利于人力資源人員了解每一位職工的工作要求，按照職工不同需求，詳細分析每一位職工信息資料，然而建立針對性的激勵機制，有效激發職工工作積極性。

第六，數字化的人事檔案管理重要性。為促進企業現代化，必須提升人事檔案建設的數字化水平。在企業人力資源管理中，人事檔案通過數字化建設，可建立信息反饋的重要資源、渠道，對于企業決策的制定和調整，可提供主要的依據。同時，因檔案管理較為復雜，為適應現代化發展步伐，企業必須提升檔案建設的數字化水平。同時，數字化是企業檔案事業發展的重要保障。近年來，我國檔案建設取得了長足發展，企業檔案建設也日益完善。立足管理類別技術、權責范圍來說，隨著信息技術發展，企業人事檔案建設的數字化水平尚未實現現代化，發展較為滯后。加上檔案數字化建設的機制不完善，人力資源工作人員素質不高，建設手段比較落后。企業檔案事業要想發展，必須實現數字化建設。

三、人力資源管理中人事檔案信息數字化建設的問題分析

首先，檔案管理的基礎設施不完善。在企業人事檔案管理中，如果數字化硬件設施不完善，必然會影響到數字化建設的效果。想要實現人事信息數字化，必須依靠硬件設備支持，例如電腦計算機、文件掃描儀等，通過這些硬件設備，可實現信息傳輸。然而，我國諸多企業因硬件設備不夠齊全，企業一味追求經濟利潤，對檔案管理不愿花費更多投入，使得人事檔案數字化管理存在阻礙，還停留在傳統的紙質人事檔案管理。

其次，信息化標準的缺乏。想要保證企業的人事數字化建設質量，必須建立一個統一的參考標準，然而在企業人事檔案建設中，企業注重自身利益，并未建立統一標準，導致信息管理處于混亂狀態，不能促進信息資源的共享。在人力資源管理中，如果信息資源得不到共享，容易導致人力資源信息被某一位人力資源管理人員所擁有，造成人事資源壟斷問題。

第三，人力資源工作人員的素質較低。對于企業人事數字化檔案建設，人力資源人員的素質和數字化水平，對檔案建設的質量具有重要影響。然而，在目前情況下，企業人事檔案數字化建設不注重數字化人才培養和引進，增加了檔案信息的風險，不能滿足數字化管理的相關要求。同時，由于檔案人員，或人力資源人員在操作中的不當行為，極易影響檔案信息的真實性。

四、企業人力資源管理中人事信息數字化檔案建設的優化對策

在企業人事信息檔案建設中，數字化作為重要發展手段，雖然目前仍處于探索階段，但數字化建設與管理是企業人力資源管理的必然趨勢。

首先，轉變傳統觀念，樹立數字化人事檔案管理理念。在企業人力資源管理中，人事檔案建設科學先進與否，需依靠大家樹立數字化的建設理念，不斷完善管理機制，主要包含數字檔案的歸檔、使用，檔案保密和處罰制度等等。對于人事信息數字化建設，必須設置專崗專人，采取檔案管理和人力資源部門分管的方式，采取多層次運行，實現分層建檔管理，通過科學化管理方式，促進人事檔案數字化建設的有序開展。

其次，建立統一的人事檔案管理標準。目前，我國對于電子文件、電子檔案，制定了相關標準和規范。在企業人事檔案的數字化建設中，部分企業由于缺乏統一規范和標準，數字化建設效果不太理想。為此，我們必須建立統一檔案建設標準，促使人事檔案數字化建設的規范化、標準化。

第三，實現總體規劃的數字化。目前，我們身處信息化管理階段，人事檔案管理要想促進數字化建設，必須與現代技術、信息技術相結合。在傳統檔案管理中，主要采取人工紙質方式，而現代化的檔案記載和儲存，主要采取數字化設備，特別是計算機和網絡技術的運用，突破了傳統信息管理方式，由傳統“面對面”服務，轉變為網絡信息服務，通過網絡招聘平臺，人力資源專員即可初步篩選人才的相關信息。為此，人事檔案建設工作必須提升數字化水平。此外，企業人事檔案的數字化建設，作為一項復雜性和系統的建設工程，在短期內難以完成，必須構建整體的管理規劃，通過系統指導，分階段和分層次建設。

第四，提升數字化人才的培養力度。在企業人力資源管理中，人事檔案信息數字化建設作為一項綜合性系統工作，在信息時代背景下，人力資源工作人員更為廣泛，技術先進性也更強。這要求人力資源人員必須具備數字化相關專業知識，在科學處理紙質資料的同時，又可利用數字技術和數字設備，通過專業知識，了解各類專業學科，為企業管理、內部選拔、外部招聘提供準確的資料信息。同時，人力資源人員屬于數字化建設的重要參與者，數字化水平高低，對數字化建設情況具有直接影響。所以，需加大對人力資源工作人員的數字化培訓，提升人力資源工作人員的數字化管理能力，引進一批技術綜合性的專業人才，要求相關人員具備信息技術、數字技術的相關業務知識，進而有效促進企業人事檔案管理的數字化建設。

五、結語

綜上所述，在企業人力資源管理中，人事檔案信息發揮著重要作用，有利于提升職工整體素質，促進人力資源規劃的合理化，幫助企業開展針對性培訓，實現跨地區文化的人力資源管理，有利于激勵手段的優化。因此，在企業發展進程中，必須不斷優化人力資源管理，充分注重人事檔案管理的重要性，充分發揮各類數字技術、信息技術，不斷優化人事檔案信息管理，促進檔案資料歸納整理，提高人事檔案信息的科學性、合理性，進而全面提升人力資源管理效率和質量。■