降低企業(yè)后勤成本管控措施探究

范 宇 西安市軌道交通集團(tuán)有限公司

引言

在現(xiàn)代社會(huì)中，企業(yè)發(fā)展正在擴(kuò)大，內(nèi)部管理和控制越來(lái)越復(fù)雜。后勤管理包括后勤支助、通信和協(xié)調(diào)。在各部門(mén)之間，后勤成本管理是實(shí)現(xiàn)企業(yè)現(xiàn)代化和提高企業(yè)整體效率的一個(gè)不可避免的選擇。優(yōu)秀的后勤成本管控可以保障企業(yè)的整體效益，保證企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)健康發(fā)展。因此，企業(yè)應(yīng)該考慮如何做好后勤管理工作。

一、企業(yè)后勤工作概述

企業(yè)的發(fā)展取決于為企業(yè)發(fā)展提供基本條件、基礎(chǔ)和技術(shù)支持。企業(yè)后勤部門(mén)具有很多工作，包括制定企業(yè)的日常事務(wù)并進(jìn)行跟進(jìn)，能夠合理處理行政管理，在各個(gè)部門(mén)發(fā)生矛盾時(shí)給予調(diào)解。監(jiān)督公司所有規(guī)章的遵守情況，并能夠與外界聯(lián)絡(luò)，確保公司的活動(dòng)符合公司的宗旨和原則。負(fù)責(zé)建立該公司的后勤控制機(jī)制，討論和重新界定職責(zé)，并協(xié)助競(jìng)爭(zhēng)性采購(gòu)。例如，現(xiàn)在許多部門(mén)都明確表示，他們不能自己進(jìn)行采購(gòu)，所有后勤資產(chǎn)均由采購(gòu)中心采購(gòu)，個(gè)別采購(gòu)可由后勤部核準(zhǔn)；包括辦公設(shè)備(信息技術(shù)除外)和家具、辦公用品、后勤支助、電氣維修材料。

二、加強(qiáng)后勤成本管控的意義

(一)有利于企業(yè)的健康長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展

隨著現(xiàn)代市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，企業(yè)也面臨著越來(lái)越多的競(jìng)爭(zhēng)。因此，需要加強(qiáng)物流管理等措施。事實(shí)上，十九大報(bào)告還指出，為了加強(qiáng)企業(yè)的現(xiàn)代化建設(shè)，建立強(qiáng)大的企業(yè)，并且在國(guó)內(nèi)和國(guó)際市場(chǎng)上具有競(jìng)爭(zhēng)力的優(yōu)勢(shì)，首先必須改革經(jīng)營(yíng)方法，加強(qiáng)總體控制。后勤成本控制是十分重要的。因?yàn)槲锪鞴芾肀厝簧婕耙欢ǖ馁M(fèi)用。企業(yè)應(yīng)與市場(chǎng)規(guī)律相結(jié)合，進(jìn)行成本科學(xué)設(shè)計(jì)，為了保證企業(yè)的經(jīng)濟(jì)具有可行性也可以穩(wěn)定運(yùn)行，同時(shí)避免高成本帶來(lái)的高壓力。

(二)有利于企業(yè)提升整體效益

在企業(yè)現(xiàn)代化過(guò)程中，必須加強(qiáng)對(duì)后勤成本的控制。后勤部門(mén)從職能機(jī)構(gòu)向服務(wù)機(jī)構(gòu)過(guò)渡，并為企業(yè)發(fā)展提供更高質(zhì)量和更個(gè)性化的服務(wù)，提高企業(yè)內(nèi)部資源利用效率，創(chuàng)造更好的后勤服務(wù)品牌，促進(jìn)企業(yè)發(fā)展的綠色模式，從而提高企業(yè)發(fā)展的整體效率。

三、當(dāng)前企業(yè)后勤成本控制中的主要問(wèn)題

(一)管理工作體制與運(yùn)行機(jī)制落后

由于企業(yè)的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)涉及不同的資源要素，需要完成一系列業(yè)務(wù)，因此必須對(duì)其物流進(jìn)行協(xié)調(diào)和處理，這反映了物流工作的復(fù)雜性。目前，許多企業(yè)沒(méi)有完善的后勤管理系統(tǒng)，這就使得后勤工作的組織和管理發(fā)展以及成本控制變得復(fù)雜，而且，對(duì)于許多細(xì)節(jié)的工作缺乏嚴(yán)格的規(guī)則和指導(dǎo)，這無(wú)疑給后勤帶來(lái)了額外的風(fēng)險(xiǎn)[1]。

(二)后勤成本控制工作人員素質(zhì)不高

從參與物流費(fèi)用管理的工作人員總數(shù)來(lái)看，大多數(shù)是社會(huì)工作者，具有專業(yè)業(yè)務(wù)的員工占少數(shù)，這與企業(yè)本身的人力資源管理實(shí)踐有關(guān)。可能有這些原因：企業(yè)的物質(zhì)技術(shù)保障費(fèi)用缺乏，并沒(méi)有專業(yè)知識(shí)來(lái)提供知識(shí)支持，工作人員缺乏科學(xué)結(jié)構(gòu)，綜合水平低此外，許多工作人員對(duì)有關(guān)的政策和規(guī)則缺乏基本的知識(shí)，這可能導(dǎo)致工作場(chǎng)所出現(xiàn)各種不正常的業(yè)務(wù)，這無(wú)疑會(huì)降低控制費(fèi)用的效率。

(三)企業(yè)對(duì)后勤成本控制的重視不足

加強(qiáng)對(duì)企業(yè)后勤成本的控制是很重要的。然而，許多部門(mén)還沒(méi)有意識(shí)到這個(gè)問(wèn)題，在進(jìn)行成本控制之前沒(méi)有進(jìn)行預(yù)算的制定，除此之外也會(huì)由于項(xiàng)目的緊急性，相關(guān)編制部門(mén)編制預(yù)算時(shí)間缺乏導(dǎo)致預(yù)算簡(jiǎn)單不全面。在進(jìn)行預(yù)算活動(dòng)時(shí)相關(guān)編制部門(mén)需要進(jìn)行實(shí)地調(diào)查，與其他部門(mén)協(xié)調(diào)，在滿足需求的條件下進(jìn)行編制。除此之外，預(yù)算形式化也是一個(gè)大問(wèn)題，工作人員忽視其重要性不能按照預(yù)算執(zhí)行，在財(cái)務(wù)報(bào)表和評(píng)價(jià)過(guò)程中存在一些風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，如決算的分離、評(píng)價(jià)機(jī)制不完善等。并且在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和綜合管理中還存在著很多浪費(fèi)的習(xí)慣和作風(fēng)。除了工作人員不知道需要節(jié)省費(fèi)用之外，在采購(gòu)過(guò)程中也可能會(huì)忽略市場(chǎng)調(diào)查的結(jié)果，沒(méi)有關(guān)于各種優(yōu)惠產(chǎn)品的具體信息，因此傾向于經(jīng)濟(jì)上可行的原則。甚至可能出現(xiàn)“公共援助”狀況，在很大程度上導(dǎo)致浪費(fèi)和開(kāi)支的增加。

四、企業(yè)降低后勤成本的措施

(一)制定具體后勤成本管控制度

一個(gè)公司如果沒(méi)有具體的規(guī)章制度，那么這個(gè)公司離衰敗也就不遠(yuǎn)了。因此，要確保后勤成本控制的合理性和準(zhǔn)確性就需要制定具體的管控制度。由于企業(yè)后勤管理需要一個(gè)多要素和多層面的過(guò)程，以確保對(duì)不同要素的成本控制。公司必須明確和規(guī)范完備后勤成本管理規(guī)章制度，做好相關(guān)管控流程的各方面工作。員工有證據(jù)開(kāi)展具體工作，并能清楚記錄自己承擔(dān)的后續(xù)費(fèi)用。首先，為了建立完善的科學(xué)管理體系，可以讓秘書(shū)長(zhǎng)提供關(guān)于企業(yè)系統(tǒng)發(fā)展方面業(yè)務(wù)活動(dòng)，以三年期為基準(zhǔn)的全面性報(bào)告。在公司總部?jī)?nèi)部授權(quán)系統(tǒng)的框架內(nèi)，調(diào)動(dòng)專業(yè)單位優(yōu)化內(nèi)部人力、財(cái)力、物力和外包資源的配置，以便以符合成本效益的方式。

(二)完善企業(yè)組織結(jié)構(gòu)

企業(yè)要?jiǎng)?chuàng)建現(xiàn)代成本管理，就要全局考慮，在了解企業(yè)后勤成本的基礎(chǔ)上進(jìn)行管控，根據(jù)不同的職責(zé)將企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)建立起來(lái)。總體上，控制成本活動(dòng)可以分為五個(gè)主要過(guò)程：權(quán)力下放、公布、批準(zhǔn)、實(shí)施和注冊(cè)。上文所述的各種進(jìn)程將不同任務(wù)點(diǎn)分派給自己開(kāi)展活動(dòng)的部門(mén)和工作人員，這些確切的要求一定會(huì)得到切實(shí)執(zhí)行，有助于提高管理效率。在新的經(jīng)濟(jì)形勢(shì)下，現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展應(yīng)該建立在完善的組織控制體系的基礎(chǔ)上。公司治理是最重要的實(shí)體，其他股東、董事和經(jīng)理都是非常重要的責(zé)任主體，在處理公司事務(wù)時(shí)必須相互合作，共同發(fā)揮經(jīng)濟(jì)治理的作用。

(三)企業(yè)進(jìn)行人員優(yōu)化

為了真正實(shí)現(xiàn)成本管理的現(xiàn)代化，首先必須擁有高技能的工作人員。除此之外，企業(yè)也要結(jié)合自己的實(shí)際情況明確界定后勤管理和支助服務(wù)的需要；適當(dāng)配備相關(guān)達(dá)到行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的技術(shù)人員，并仔細(xì)檢查專業(yè)素質(zhì)，提高現(xiàn)有員工的理論水平和技術(shù)能力，以確保他們能夠管理后勤。人員配置必須考慮到能力、不同員工的教育、年齡和性別特點(diǎn)，要相互補(bǔ)充，相輔相成。長(zhǎng)期工作中，企業(yè)要注重繼續(xù)對(duì)工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，使他們能夠接受專業(yè)的教育文化知識(shí)，接受某些技術(shù)操作和緊急訓(xùn)練，在此基礎(chǔ)上，整體上提高工作人員的素質(zhì)，以部門(mén)發(fā)展為基礎(chǔ)的人力資源開(kāi)發(fā)有助于在長(zhǎng)期發(fā)展方面取得良好成果。

(四)加快后期成本控制的信息化建設(shè)

隨著互聯(lián)網(wǎng)使用的增加，企業(yè)必須促進(jìn)綜合后勤服務(wù)，建立后勤基礎(chǔ)設(shè)施維護(hù)保障制度，有效監(jiān)控整個(gè)維護(hù)過(guò)程，并登記管理服務(wù)人員工作的移動(dòng)電話，達(dá)到合理分配的目的。根據(jù)個(gè)人的能力和緊迫性，在工作人員和服務(wù)之間實(shí)現(xiàn)最佳匹配，同時(shí)也要考慮預(yù)期目標(biāo)的時(shí)間和效率。除此之外，企業(yè)可以從諸如庫(kù)存管理等具體工作的角度有效地確定儲(chǔ)存物資的數(shù)量。利用信息平臺(tái)，減少材料儲(chǔ)存，控制其經(jīng)濟(jì)儲(chǔ)備，提高資金利用率。

五、結(jié)語(yǔ)

總之，必須更深入地研究管制和控制措施，為降低企業(yè)后勤成本，有關(guān)人員應(yīng)明確企業(yè)后勤工作的概念。同時(shí)，為了了解與企業(yè)成本控制和后勤相關(guān)的主要問(wèn)題，如管理系統(tǒng)和運(yùn)行機(jī)制落后，物流管理質(zhì)量不高，企業(yè)對(duì)物流管理重視不夠等問(wèn)題。可以在此基礎(chǔ)上降低后勤成本的科學(xué)措施，并通過(guò)宣傳和教育確定后勤成本管理措施，創(chuàng)造節(jié)約的氣氛，加快信息建設(shè)，以控制成本。■