論發票數字化在財務共享中的應用

王 強

隨著增值稅發票電子化進程和稅企直連應用的推進，建立企業發票池已經成為企業財務共享建立的標配，增值稅發票深度參與企業的財務信息化建設，搭建企業的業財稅一體化系統已取得良好效果，發票數字化價值日益凸顯。《財會〔2020〕6號 財政部 國家檔案局關于規范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》明確指出單位從外部接收的電子形式的各類會計憑證，包括電子發票、財政電子票據、電子客票、電子行程單、電子海關專用繳款書、銀行電子回單等電子會計憑證，可以僅使用電子會計憑證進行報銷入賬歸檔，且保存電子會計憑證原始文件；同時檔案管理時除保存其文件外，還需要元數據管理，防止重復入賬。由此可見，企業對票據的管理應用已經不再是單純作為報賬附件進行原始憑證管理，而是上升到數字化、元數據粒度進行深度管理，以實現企業的業財控制、風險管理及檔案合規的目標。

一、常見票據識別技術

基于近年來在財務共享票據領域的探索與實踐，可以將當下常見的票據識別技術進行分類：

(一)稅企直聯打通增值稅發票查驗通道

打通企業與稅局增值稅發票系統通道，主動獲取本集團各企業的進、銷項發票全票面信息，建立企業自己的發票池，從而實現發票真偽驗證，也能夠提升傳統增值稅專用發票認證效率。

(二)基于AI的OCR識別技術

建立企業的會計檔案影像系統，在收到業務部門交來的財務的票據時，先對相頭單據進行影像掃描，基于前沿的AI深度學習技術，對圖片或文件上的文字內容識別為結構化文本，應用于企業票據報銷、金融票據識別、收貨單據錄入等多場景，提升信息處理效率。對集團型財務共享中心而言，一般利用票據識別技術，快速錄入票面信息，同時通過打通稅局系統完成票據驗真，實現全流程數據實時共享，大幅提升財稅整體風控水平。

(三)OFD文件解析技術

OFD全稱叫做 Open Fixed-layout Document，是一種電子文件的格式。是在PDF基礎上加入了許多基于我國社會發展需要的應用場景功能。OFD是我國自主版式文件格式標準，是黨政機關電子公文存儲、交換、歸檔的唯一文件格式。目前有關部門正在根據《電子商務“十三五”發展規劃》要求，推進OFD格式電子發票、電子會計檔案在電子商務中的應用。現在正在推廣的電子增值稅發票也將采用OFD格式。

(四)企業內外部系統集成化應用

企業內部的供應鏈系統、商旅系統、銀企直聯等應用，企業外部的微信、支付寶等社會化軟件已經集成了眾多社會化票據信息，企業財務系統可與各內部管理系統，外部微信、支付寶及郵箱等集成，實現對電子票據的文件和結構化信息的獲取，這些都能從很大程度上解決了相關票據能否及時、完整、準確獲取的問題。

二、發票池可以解決企業中的哪些問題

(一)采購發票自動校驗入賬

在企業中采購業務中一般包括以下環節：簽訂采購合同、采購合同收貨與結算、供應商開具發票、發票認領、發票錄入采購系統、三單校驗、付款這幾個主要環節。在供應商基本買方的收貨結算單開具發票后，需要將發票與結算單進行關聯，這一步一般稱為發票認領，傳統方式下需要業務人員或供應商手工錄入發票信息，在有票據池后，則可以根據條件以篩選或AI智能方式代替人工錄入。

供應商錄入發票后，還要經過發票查驗環節，這一環節在企業沒有與稅務發票系統集成時需要財務人工查驗，那么有票據池后，發票的真偽則可以企業自身的發票池查驗即可。

發票查驗后，則應付系統的訂單、結算、發票已完成了三單匹配，則可以自動形成采購發票掛賬，自動生成會計憑證。整個環節可以基本不再需要財務人員參與，由計算機按照既定的審核規則代替傳統人工發票入賬。

(二)費用報銷智能填單，讓報銷不再困難

每一類票據都有豐富的票面信息參與業務控制，如發票類型、發票金額、稅額、發票日期、銷方單位、火車票坐席、出發地、到達地、金額等，企業報賬系統在控制重復報賬及差旅標準基礎上，可梳理票面信息和業務填報關系映射規則，根據提取的全票面信息自動填單，提升填單效率和準確率，提升報賬體驗。

費用報銷業務中涉及到的發票種類較多，除一般的增值稅發票外，還有諸如火車票、飛機票、出租車票等。企業發票池中僅需包含與企業經營業有關的發票，其獲取渠道一般是通過OCR或外部系統。員工在填寫報銷單時在票據池中選擇相關發票，交發票與報銷單據對行關聯，再推送至審批系統由各級領導審批，同時根據發票類型和發票明細自動生成進項稅額。

(三)出具票據口徑下的企業經營報表

在大型企業集團中，對集團下各單位的經營利潤一般是各級公司上報相關報表，經過層層合并后，形成集團匯總的經營報表。這種模式下的報表由于各單位的業務能力不同、統計口徑及標準不同，很難對各單位的真實經營情況進行及時、有效的反映。利用發票池結合大數據技術，每天定時獲取各單位所有進項、銷項發票數據，同時利用大數據分析技術，對所有發票行進分類匯總，對經營收入、支出的所有發票進行分析，可以出具以發票口徑下的企業經營利潤，此種模式尤其在長時間內會十分貼近企業的真實經營情況。

三、發票池的建立方式

發票池主要有兩種建立方式，一是通過OCR方式獲取發票數據，二是通過稅企直聯模式，定時通過稅務系統下載。

OCR模式的主要缺點是不能保證識別的準確率100%，稅企直聯模式的缺點是不能實時獲取到數據。因此一般是將兩種模式結合一起，OCR識別后通過稅務系統進行查驗，查驗通過后進入票據池，同時稅企直聯每天定時下載稅局的發票數據進入票據池。

四、建立企業票據池提升數字資產價值

(一)智能審核，強化落實內控與風險合規

傳統財務核算模式下，審核主要依托人工判斷，對于集團型企業需要耗費大量人力。企業建立票據池后，票據影像、結構化信息、業務數據、AI智能影像分析融匯關聯，將審核規則預置到系統中代替人工審核，加上AI智能業務判斷，更能促進財務內控及風險合規落地。

(二)深度挖掘數據價值

票據與業務關聯那么票據信息便增加了業務與財務屬性，能夠通過票據追溯到業務，從業務追溯到財務憑證；同時當企業與內外部上下游建立關聯后，票據信息則兼具追溯供應鏈信息，通過多主維度、多視角大數據分析審核，挖掘數據資產價值。

(三)滿足電子檔案管理數據要求，設置子會計檔案系統

前端系統具備采集票據原始文件及數據存儲要求能力后，便能滿足《財會〔2020〕6號 財政部 國家檔案局關于規范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》相關規定，形成會計電子檔案。伴隨著企業財務數字化轉型以及新技術應用，票據作為財務系統重要構成部分，對其數字化的探索加越來越大，企業票據池的價值將不斷被發掘，在財務共享數字化、智能化領域有多年的創新實踐，積累了豐富經驗，致力于與企業一起持續挖掘應用方案，助力企業財務數字化轉型。■