新形勢下民辦高校二級學院辦公室主任的職業素養

文/中山大學新華學院 潘倩瑩

獨立院校借助母體學校的品牌及師資力量招生，隨著教育局面的改革，獨立學院轉設將成為我國高等教育格局優化調整的必然趨勢。在新形勢下，辦公室人員的配置及對社會外接洽等事物顯得尤為重要，二級學院內部的所有大小事宜由辦公室人員共同完成，作為辦公室主任需要提升全面的綜合素質和應對突發事件的管理能力，需要做到全方面對事物的了解與收集，協調安排，完善并制定相關制度。本文結合工作實踐，對辦公室主任職業素養進行分析。

一、辦公室主任的崗位職責

辦公室主任的崗位職責是參謀人、執行人和領導人的綜合，辦公室主任需要了解辦公室各人員的崗位職責和工作內容，當領導層需要做集體決策的時候應做好參謀，完成領導交代的個人任務，并傳達領導的指令和執行任務。

制定崗位職責和相關規章制度，在工作中發現問題及時修正，做好橫向協調和縱向協調工作。縱向協調是使辦公室上下級人員關系融洽和諧，下級能有效地完成領導交代的任務，領導的決策和理念下級知曉，上下級溝通無障礙，緊密配合。橫向協調是各部門之間的信息傳達和重要決策的一個轉接執行的窗口。

二、新形勢下二級學院辦公室主任需具備的基本素質

辦公室主任需要具備正確的政治立場，細膩的心思和整體大局意識，責任意識。辦公室主任作為辦公室的靈魂，除了發揮職能能動性外，基本的修養、道德、作風可以樹立良好的辦公室政治風氣，主要體現在：1.具有團隊凝聚力。2.較強的責任心，盡忠盡職、率先垂范和清正廉潔，對黨忠誠，守紀律，講規矩。3.對各崗位教職工負責，公平、公正、公開的包容胸懷，不偏袒，不因職務帶來的“特權”我行我素。4.具有穩定的情緒、性格良好、愛好廣泛。遇到突發事件沉著冷靜，有擔當，分清輕重緩急，不驕不躁解決問題。5.做好服務工作，保持激情的心態，對工作做到細心、耐心和責任心，敢于承擔和奉獻。

三、新形勢下二級學院辦公室主任需要具備的綜合能力

（一）具有較強的基礎知識和語言文字表達能力。1.完善制定相關規章制度和學院發展史。掌握扎實的基礎知識，對辦公室工作了如指掌才能順利地開展工作，合理分配工作任務，制定相應的規章制度，只有全體員工按照規章制度辦事，才能事半功倍，提高工作效率，更好地做好服務工作。隨著二級學院獨立管理化，二級學院需要不斷根據學院的發展完善相應的制度和歸納總結，如：新入職人員的新入職培訓，之前是由學校統一組織培訓，培訓的層面也比較片面，二級學院獨立管理制后，辦公室主任需要了解新入職人員辦理手續和學校員工福利等，完善入職培訓手冊、學院發展史，規范學院管理制度，讓新入職人員有明確感和歸屬感。2.對內外交流合作的語言表達及寫作能力。辦公室主任作為與外部單位聯系的窗口，除了和各職能部門、院系及上下級人員交接外還需要處理各種報告、文字性工作，經常要用語言傳達領導的命令和工作任務的分配，同時需要起草、審核、撰寫相對應的學院總結、領導講話、工作報告、對外宣傳新聞稿等文書，所以需要一定的邏輯思維能力、具有良好的語言組織能力，能準確精練地表達清楚，讓人明白自己說的是什么，需要怎么做，什么時候完成。布置任務的時候需要具備同理心和換位思考的能力，有一定的語言技巧，威嚴但不失親和力，讓接收任務的人能欣然接受。對于文書材料的審核、撰寫需要細心謹慎、咬文嚼字，稍不留意就會對學院造成不良影響。因此，扎實的文字功底也是辦公室主任應具備的能力。

（二）具有統籌兼顧的綜合能力。包括以下幾個方面：1.組織協調能力。辦公室人員是由不同工作屬性、不同性格特征，不同性別、年齡、專業、身份及來自不同地區的人員所組合而成，如何構建融洽的辦公室氛圍是很考驗辦公室主任能力水平的。民辦的二級學院通常會安排一些專業不對口或身份特殊的人員，面對這些人應該公平公正對待，不能過分地偏袒，導致工作量不均衡，需先進行一定的溝通了解后達成一致，再根據人員的特點進行工作崗位、職責分配。不可擅權地直接發號施令或限制員工的發展。加強內部建設，關心員工，盡可能地幫助解決員工在工作、生活中遇到的困難和矛盾，理解員工的所思、所想、所需、所急，營造一個和諧的辦公氛圍，培養員工的歸屬感，才能使辦公室順利運轉。辦公室主任也需與時俱進，多學習一些MBA等管理方法和人性化管理知識。2.分析思辨能力和決策力。二級學院的獨立發展，內部人員的調動及領導層的決策需要辦公室主任協助參謀，因此辦公室主任需有一定的戰略思維和戰略眼光，具有快速收集準確信息的能力，并透過現象看本質，具有顧全大局的分析能力，有條不紊地分析指導，為領導做決策提供幫助。如：向各單位詢問相關信息，組織相關人員研究討論，征求多方意見，工作交流總結經驗，做好工作的進度安排，落實跟蹤，及時反饋。在工作中遇到的新的任務和困難需要有快速協調解決的決策力。

在執行和推薦黨委和學校的重大部署上，重點打造精品的調研主題，并結合所在學院的專業特點，挖掘專業特色，發揮特長提高學院的競爭水平。不局限于學院內部，多調研其他院校及相關專業，了解對方的特色，創新發展自身可以借鑒的地方，為領導的決策做好提前規劃和素材收集，更好地打造具有自身學院的特點。利用好一切資源，加強對外宣傳的能力，加強品牌管理,如：利用新媒體，與社會相關知名企業聯合培養、跨界、展覽廳工作室、公眾號建設等，打造好品牌、好口碑、好服務。3.管理能力。辦公室的事務相當煩瑣，但終歸是人的管理，如何做好人的管理，需要從多方面切入：一是規定的制度需要嚴格執行，崗位職責明確到個人，如無特殊情況有意違反，無論是誰，需要做到賞罰分明。二是相信每一個員工，把他們當作主力軍，相信他們可以勝任好自身的工作，但信任不能放任，需要做到事事有回應，督查督辦，定期匯報總結。三是每個崗位都會有繁忙期、空閑期和需要配合的事情，如：新學期開學的迎新工作和學生畢業時工作量大的情況下，其他稍微空閑的人員可以幫忙，行政上如遇大型會議人手不夠的情況下，其他人員也可以相應分擔點工作。學院的發展是靠大家一起努力的，工作雖然是分開做，但是需要有不分家的團隊意識。四是具有大局觀念，不攬功，當一件事情圓滿完成或者自己有成績的時候，應該把功勞歸功于大家的共同努力。五是從煩瑣的事物中解脫出來，應有超前的想法，多思考有利于學院發展的大事，找出學院特色之處。

做好資料和檔案的管理，提倡節約、低碳環保。無紙化辦公便于傳達和存檔，同時需要做好各崗位的檔案收集，建立好學院自有的信息資源及共享中心，如：學院發展史、年鑒、科研、課題等。為各種評估及決策時使用，可以隨時調檔。

在制度激勵上，需要根據員工的個人發展目標設計符合他們的獎罰機制。無論對于年輕還是老員工，自我提升和事業的晉升發展是至關重要的，除了日常處理學院的事物外，同時也需組織一些技能培訓，用于工作和生活，讓員工感覺到可以學有所得。付出與得到相對等，可以培養員工的幸福感和歸屬感，減少人員的流動。從多方面、多維度去評判員工所作出的貢獻，設定獎金、職務等制度，如工作年份可拿到什么檔位的獎金福利，工作年份加上工作能力等表現給予職務的競聘等。

（三）具有創新能力。社會是發展的，必須順應潮流，與時俱進，大膽創新，在新形勢下不斷提出新想法、新目標和實施方案。辦公室主任自身要具備提出創新的能力，不斷地探索辦公室工作的新思路、新措施。在現有的基礎上不斷改進溝通方式、表格、制度方案等，做到人性化工作方式，提高工作效率。同時廣納諫言，需要有接納別人提出創新意見的能力，對有利于學院發展并可操作的想法，應給予支持和建議，協助開展工作。

（四）提升自身才藝特長。學校會經常舉辦一些元旦晚會、迎新晚會、運動會等活動匯演，二級學院為活躍工作氛圍也會舉辦團建，作為辦公室主任就更應積極主動參與這些活動，這樣才能吸引帶動其他人員一起參加。工作的時候認真嚴肅工作，工作以外可以放松活躍氣氛，使群眾基層關系更加融洽。

四、結語

綜上所述，二級學院想要更好地發展，需要重視辦公室主任職能的發揮。在新形勢下，任何職業都會受到不同的挑戰，辦公室主任需要保持高度責任感和激情，不斷地提升自己才能更好做服務工作,把工作當成是事業來做。是否具備辦公室主任的勝任力可以從以上幾點去分析考核，以供參考。