關于檔案信息化工作的思考

文/北京華清元泰新能源技術開發有限公司 吳晗

檔案信息化建設是公司檔案管理工作的重心，最新頒布的《中華人民共和國檔案法》中第五章專門介紹了檔案信息化建設的相關要求及重要性，國家鼓勵和支持各單位推進傳統載體檔案數字化、信息化。隨著公司原始檔案的積累，繁多的載體檔案導致查閱使用時浪費太多時間，而且載體檔案的查閱過多地依賴檔案管理員，無法在權限范圍內實現檔案使用者的自主查閱。檔案信息化建設正是基于這一點，通過利用IT技術、檔案電子化技術、電子檔案優化技術、智能識別技術、電子數據庫技術、媒體傳播技術、信息存儲技術等現代化信息技術實現檔案的數字化。將數字化檔案錄入專用的檔案管理軟件平臺，通過軟件自帶的分類、權限設置以及篩選功能實現檔案信息化。

一、檔案信息化工作中的常見問題

很多單位雖然很早之前就已經開展檔案管理工作，但一直還停留在傳統的載體檔案階段，從公司領導層到檔案管理者不重視檔案管理工作的革新，更不用說各部門的檔案產生者了。他們的檔案管理思維老舊，不清楚也不愿嘗試揭開現代檔案信息化管理的頭紗，去親身感受相對傳統檔案的優越性。

信息化檔案工作的開展離不開統一的制度標準約束，很多中小型企業檔案管理制度并不健全，現行的檔案管理制度經常隨著檔案管理人員的工作變動而大范圍的更改。有些公司的檔案管理制度中甚至都不涉及檔案信息化工作的相關內容，這給檔案收集及后續信息化工作帶來很大麻煩。有些單位則不重視檔案管理制度的更新，沿用多年的制度已明顯落后于現行檔案管理相關規定，卻沒有專人去收集現行法律法規對制度進行更新。

檔案信息化工作無法順利開展的另一個重要原因是公司現有檔案管理設備陳舊，檔案管理工作預算一再被壓縮。檔案信息化建設中的檔案收集、整理、電子化、優化、識別以及存儲都會涉及檔案設備的更新，檔案革新工作的必要支出需要得到各自公司的支持。

市場上檔案管理軟件品牌五花八門，軟件質量也良莠不齊。功能齊全的檔案管理軟件可以大大節約檔案信息化所需要的時間，相反質量不行、功能不健全的檔案管理軟件勢必會影響檔案信息化工作的開展。

檔案管理者的職業水平高低同樣制約著傳統檔案向信息化檔案工作的轉化，檔案信息化工作需要檔案管理從業人員既要具備良好的檔案收集、篩分、編碼、編目、歸檔等這些基本檔案技能，還要具備檔案信息化工作中涉及的檔案電子化、電子版檔案優化、智能識別等計算機網絡技能。

二、解決檔案信息化工作問題的措施

檔案是單位經營發展的重要見證，為保障檔案的保存應用，公司應實時關注檔案管理的革新與優化。檔案信息化作為適應當代社會互聯網高速發展的產物，是值得每個公司及單位大力推廣的。公司檔案信息化工作不僅僅是一個檔案管理員的工作，它需要公司從領導到檔案管理者再到各部門檔案產生者共同努力，提高對檔案信息化轉換工作的重視程度。檔案管理者實時關注檔案信息化轉換領域技術的更新，并將適合公司引進的技術推薦給公司領導，公司領導組織相關部門討論試用，確定對公司有益的及時引進，各檔案產生部門積極配合培訓使用，這樣大家齊心協力公司才能順利開展檔案信息化工作。

健全且符合實際工作需求的檔案管理制度，可以使得檔案信息化工作有據可依，檔案管理制度作為檔案管理工作的指導標準應該在檔案管理工作開展前就已經確立。公司需要明確檔案管理制度的地位，一旦確立檔案管理制度就不能受檔案管理人員工作調動的影響，它是整個公司檔案管理工作的指導標準，而不僅是單單一個檔案管理員的工作指導書。檔案管理制度中需明確各級檔案參與者的職責劃分，檔案管理制度正式執行后，各級檔案參與者均需按制度中的職責劃分推進檔案信息化工作。

檔案管理制度不受檔案管理人員的工作調動影響不代表檔案管理制度一成不變，社會的不斷發展決定了檔案管理工作要與時俱進。計算機技術以及移動互聯網的高速發展使得檔案信息化愈發重要，最新修訂的《中華人民共和國檔案法》也緊隨時代發展增加了檔案信息化工作方面的相關要求，各單位檔案管理制度也應該跟隨時代步伐及時補充更新檔案管理規定，同時去除落伍的檔案管理辦法，由此可見國家對檔案信息化革新的重視，作為一名普通檔案管理參與者，更應積極響應政策，努力學習檔案信息化知識，為信息化革新貢獻力量。

檔案信息化工作的開展離不開檔案管理設備的更新換代，傳統的載體檔案所用設備和單機版的檔案管理軟件已經不能滿足檔案信息化工作的需要，檔案信息化工作過程中用到的檔案電子化、電子版檔案優化、智能識別以及檔案云存儲技術等都需要專業設備來實現。

隨著云技術的發展，云技術在現代檔案管理工作中的應用也得到了大的提升，該技術的應用使得檔案管理辦公不再只局限于辦公室內。身在辦公室之外，一臺聯網手機就能實現檔案的查閱利用。云檔案管理軟件的信息安全技術的健全是實現該技術推廣的關鍵，檔案管理軟件的權限功能齊全使得檔案審批也實現了無紙化，檔案信息化工作正是在這些設備軟件的功能保障下才得以推廣。

偉人說過“活到老，學到老”，檔案的信息化工作需要檔案管理人員不斷學習提升自己。作為檔案管理工作的直接參與者，了解檔案法律法規變動、檔案管理技術更新、檔案管理設備軟件革新、學習檔案管理新知識都是檔案管理人員崗位職責。檔案信息化工作的開展同樣需要檔案管理人員去了解學習相關知識，然后把知識傳授給公司檔案產生部門的相關人員，從而保障檔案信息化工作順利進行。

三、本單位檔案信息化工作

本單位雖然成立時間不長，但自成立起，公司上下很重視公司的檔案管理工作。隨著各方面條件的成熟，公司從幾年前正式開始檔案信息化建設。公司檔案信息化工作是在原有檔案管理基礎上，從人員培訓、設備更新、云管理軟件應用以及完善檔案管理體系幾個方面開展的。

公司注重檔案管理參與人員的繼續教育，尤其是檔案信息化建設方面的培訓。檔案信息化建設對公司和本人來講既是發展趨勢又是一項挑戰。各個公司檔案管理情況不同，檔案信息化建設也各有特點，公司檔案信息化工作的開展需要公司檔案參與人員在未知和困難中摸索前行。在這個過程中，不斷接受新知識的灌輸是推進檔案管理工作源源不斷的動力。公司目前采用明道檔案管理系統，通過檔案管理系統的一系列培訓、學習讓所有檔案參與者都融入檔案信息化工作中。

為保障檔案信息化工作的順利進行，公司特意引進大型多功能打印、掃描一體機、文字智能識別軟件、明道檔案管理軟件等。通過這些設備及軟件的運用保障了電子檔案和傳統載體檔案歸入檔案信息化。

公司目前采用的明道檔案管理系統是以云技術為基礎開發的檔案管理軟件，公司檔案信息化工作中的檔案存儲、檔案篩選、檔案查閱權限設定、檔案不限地點查閱等都可以通過該軟件實現，明道檔案管理系統的應用為公司檔案信息化工作作出了重大貢獻。

四、最新修訂的《中華人民共和國檔案法》中檔案信息化建設相關規定的理解

最新修訂的《中華人民共和國檔案法》中新增了“檔案信息化建設”和“監督檢查”兩個章節。通過這種大篇幅的增加整個章節的修訂可以看出國家對檔案信息化建設的重視。新版檔案法的頒布也使得檔案信息化建設有法可依。

新版檔案法從第三十五條至第四十一條內容是檔案信息化建設的專項描述，內容涵蓋了政府的規劃發展、各級機關的積極推進、電子檔案的具體要求、各級檔案的依法上報、檔案以及檔案信息資源共享平臺的建設。這就使得檔案信息化建設的全過程都有依據可循。

新檔案法的頒布無疑對中國檔案的信息化建設有著深遠意義，作為一名普通的檔案管理者，更加深刻地感受到檔案信息化建設的重要性，在今后的工作中將努力提升專業知識水平，為檔案信息化建設貢獻力量。

五、結語

隨著新版《中華人民共和國檔案法》的頒布，檔案信息化工作已成為檔案管理工作前進的方向，所有適用檔案法的單位，無論人民政府、檔案館、機關還是團體、企業事業單位或其他組織都是國家檔案信息化建設的一部分。作為檔案信息化工作的參與者，每個檔案管理者都是國家檔案信息化發展規劃的一分子，國家檔案信息化建設的發展需要每一份參與者共同努力。