淺議文書檔案管理中的創新

文/紹興市人民醫院 尹成芳

文書檔案是事業單位在生產經營和行政管理的過程中十分重要的管理工作，對于事業單位的發展有著具有深遠的影響。文書檔案包括在工作過程中的各種記錄，有會議記錄、工作記錄、工作報告等等，這些文檔能夠反映一個事業單位的真實狀態，具有重要的參考意義，所以要求所有的事業單位對于文書檔案的管理工作要做到綜合性、專業性、保密性全方位發展。但是就目前我國的文書管理工作過程中，還有很多的不足，管理制度、管理方式、管理內容都缺少有效的規范和整理，在面對信息化高速發展的社會需要不斷適應現代社會的發展，提高創新能力，加強業務指導，促進事業單位的文書管理工作規范化、合理化開展，更有效地提升文書檔案的價值。

一、事業單位在文書管理過程中的瓶頸

（一）事業單位管理的制度存在的主要問題。對于文書管理大體可分為兩類：一類是管理制度，另一類是管理技術。分別來講，管理制度上存在的主要問題是我們缺少整體的檔案管理，現在的檔案的管理大多分配在各個部門，缺少統一的校對，另外，我們并沒有對文書檔案進行精確的分類，類別較少就會導致查閱和檢索過程較為煩瑣，直接影響到了文書檔案的查閱工作。隨著我國現代化技術的發展，當今社會，尤其是事業單位，使用電子文件的居多，電子文件雖然能夠提高文書檔案的錄入速度，提高錄入效率，但是管理起來也存在很多問題，缺少一套獨有的體系，有很多信息甚至都是公共的，缺乏私密性的管理，這對于一個事業單位來講是一個較大的安全隱患；另外，對于管理技術來講，目前使用的主要是電子管理，但是，電子信息化的時代也同樣要防止信息的丟失，所以文書檔案一定要及時備份，備份的路徑、方式也要做到規范性，防止文件的大規模丟失。

（二）事業單位對文書管理的技術不夠發達。對于文書檔案管理的方法和策略，我們應該突破原有的傳統的管理方法，但是對于我國現有的發展水平來講，我們缺少檔案管理的信息化、網絡化管理，沒有把紙質的文書檔案發展成不易丟失的現代產品。管理技術直接影響到文書檔案的保存結果，符合現代化標準的文書檔案記錄工作能夠更好地進行資料的整理和收集。而我們缺少足夠的技術創新能力，缺少發展先進的技術來對文書檔案進行管理，進一步阻礙了我國檔案管理的發展，我們可以將圖書、會議記錄等內容依據現代技術進行一體化的管理，也可以將檔案進行數字化加工、資源描述、內容編碼、資源組織、數據通信、安全管理。隨著現代化信息技術的到來，計算機、互聯網的應用越來越廣泛，我們應該加強網絡技術的應用，提高文書檔案管理的技術水平。

（三）文書的檢索效率較低。隨著事業單位的不斷進步和發展，文書檔案相對較多，為管理人員的檢索帶來很大的壓力，文書工作的檢索是文書管理的一項重要的組成部分，只有提高文書檔案的管理效率，才能為事業單位的可持續發展提供有力的支持。就我國目前的發展狀況來看，由于事業單位的信息化建設水平較低，經營模式較為傳統，工作過程中的檢索效率隨之降低。而文書檔案管理的檢索效率能夠清楚地反映相關事業單位對于檔案的組織能力。現階段，檢索效率出現問題的主要原因就是管理員的檢索能力較低，不能夠正確應用檢索工具、檔案的檢索流程不夠清楚合理、對于檔案的集中管理步驟存在問題、檔案管理的現代化信息建設落實不夠，只有將以上這幾點問題解決好，才能真正提高文書檔案管理的效率，充分發揮其價值作用。

（四）檔案管理人才的缺失。從目前來看，很多事業單位缺乏專業的檔案管理人才，一些事業單位都是將行政部門的人員放到檔案工作崗位上，而且缺少專職的檔案管理人員，致使許多工作忙于應付，重復著機械式的操作，從而使工作人員失去了創新性和進步性。另外，很多檔案工作者往往年齡偏大，對信息技術缺少創新的思路和理念，導致文書檔案管理在技術方面難以突破。

二、改變文書檔案管理問題的主要方法

（一）加強管理制度的規范性。首先，完善文書檔案管理制度，使文書檔案的管理更具有規范性，應該將文書檔案的分類細化，不能僅僅依靠幾個分類標準，建議不同的事業單位根據自己單位的發展方向進行合理規劃，找到適合自己的分類標準，這樣也能更好地進行查閱和總結。另外，在管理技術上面也要有所提升，可以使用較為安全的電子軟件，最好是相關技術人員研究出一套適合自己的系統，可以使用事業單位的內部信息將資料進行封鎖，防止文書檔案的丟失和盜竊，保證文書檔案的安全性。

（二）加強對管理技術創新工作的研究，提高現代技術的應用。根據上文提到的關于文書管理過程中的創新工作，首先，我們應該放棄使用老舊的基礎設備，防止因設備問題導致信息的丟失，不斷摸索先進的硬件基礎的設施；另外，還必須提高檔案的安全性，信息化的發展不僅僅給我們帶來了方便快捷的操作方式，同時也容易出現不穩定、失真的問題，甚至會遭到黑客的攻擊，病毒的入侵，這都是需要注意的問題。所以我們一定要加強創新能力，建立相對安全的檔案網絡系統，提高對信息化管理理念的認識，加大人力，使現代化的技術和設備能夠滲入到文書檔案管理工作中來，保證人機交互，簡化管理流程，當然，有些必要的重要文件也一定要使用紙質保存，防止丟失；最后，相關事業單位一定要實現文書檔案管理的自動化，可以使用專業的術語，建立自己的檔案庫。對于現代技術的應用，事業單位應該加大投資力度，加強信息化建設，通過OA辦公系統與檔案軟件系統有效連接，有序推薦數字化文書檔案管理工作的開展。

（三）改變傳統的檢索方式、提高事業單位檢索能力。首先，對于檢索方式，不應該僅僅依賴于現代的技術水平，還應該做到人機一體，從整體上提高我國的檢索能力可以對全部的文書檔案的資料及時進行分類，對于音頻、視頻等文件更應該妥善保存，防止受潮或者丟失，還應該積極利用管理系統，將文書檔案的主要內容及時錄入，為檢索工作創造良好的條件；其次，提高檢索能力最重要的一項就是提高管理人員的素質。事業單位應該對管理者加強思想理念的更新，使其能夠清楚認識到文書管理工作的重要性，加大宣傳力度，將文書檔案管理工作納入事業單位各項基礎性工作日程中，并明確設置考核指標、加強對管理者的培訓等。

（四）加快檔案管理隊伍的建設。事業單位要通過外部招聘和內部培養兩條途徑，將檔案專業技術人才吸引到檔案工作崗位，同時要建立事業單位內部的檔案管理隊伍，以跟崗學習、外出培訓等方式，提高業務素質，打造一支“政治過硬、業務過硬、紀律過硬”的檔案管理人才隊伍，充分調動主觀能動性，發揮主人翁作用，為推動事業單位的文書檔案管理工作邁上新臺階。

三、結語

事業單位的文書管理工作至關重要，這項工作也是檔案工作的重要組成部分之一，對檔案的發展和進步有著重要的作用，而且文書檔案本身所承載的內容對于單位來講舉足輕重，文書檔案記載著一個單位優秀的科研成果、經營業績和事業單位今后的發展方向，它為事業單位的決策者提供了科學的決策依據。針對這一方面，在新的時代發展的背景下，文書檔案工作的創新就有著必要性和迫切性。由于我國經濟的變化，傳統管理方式管理已經無法滿足當前文書檔案工作中存在的問題，我們必須進一步加強創新能力，利用新的技術手段解決如今存在的種種難題，將文書檔案的管理工作改革到底。