淺析新形勢下科研單位人事檔案管理存在的問題及對策

文/中國科學院新疆天文臺 沈程程 龔胡微 王偉萍

2018年中共中央辦公廳印發《干部人事檔案工作條例》（以下簡稱《條例》），《條例》明確指出干部人事檔案在黨和國家日常管理中的重要作用。同時對干部人事檔案工作的內容建設、工作機制、審核利用、規范監督等加以指導完善。新時代背景下，科研單位人事檔案管理同樣面臨新的挑戰，加強檔案管理力度、采取科學對策解決出現的相應問題是十分必要的。

一、科研單位人事檔案管理存在的問題

（一）人事檔案數字化程度低，與利用率不匹配。人事檔案具有對其個人學歷、身份、資質等方面的強大的佐證功能，它與其工資待遇、組織關系等方面緊密掛鉤，對崗位評聘、關系調轉等也有重要影響。因此，人事管理部門及檔案所屬個人對人事檔案的利用率較科研單位的其他類型檔案（如文書檔案、課題檔案、設備檔案等）的利用率高。

由于科研單位檔案管理部門大多沿用的是以紙質載體檔案管理為主的傳統管理模式，這種管理模式使檔案實體受到損毀的程度和可能性遠高于數字化管理。長期借閱實體檔案，會造成短時間內紙質檔案的紙張載體出現污染、酸化、殘缺、脆弱、變形，檔案字跡出現擴散、褪色、磨損、變色等不同程度破損，產生不必要的修復工作，浪費大量的財、物、人力。且由于傳統檔案利用方式導致信息傳輸渠道單一，所載信息未經過技術性處理或到達延遲率較高，使用戶在利用人事檔案時得到的“用戶體驗度”較差。

（二）制度體系性執行力弱，管理缺乏主動性。《干部人事檔案工作條例》中對檔案管理的方式、方法等方面進行了要求，其中包括應遵循的工作原則、體制和職責、收集范圍、日常管理等。但《條例》中所涉及內容僅為對各單位人事檔案管理工作提供基本性指導，檔案管理部門在制定相關制度時，對其進行照搬照抄并直接應用在檔案管理工作中。這種“一刀切”且不“接地氣”的操作模式，無法貼合單位管理特色，將不利于日常人事檔案管理工作的開展。

因此，在檔案日常管理過程中，常見的問題有：歸檔范圍或大或小、易變性強；檔案管理時，管理人員的主觀判斷力為主，缺少規范制度約束；檔案執行辦法針對性、執行性弱，導致人事檔案在建立、接收、保管、傳遞、信息化、統計、保密、收集、鑒別、整理、歸檔、利用、審核等方面管理隨意、不規范；人事檔案質量考核未列入單位的職稱等考評體系或管理人員的經濟責任制和崗位責任制，無法積極調動檔案管理人員的主觀能動性，致使檔案管理呈現被動、拖沓、應付的現狀等等。這些問題嚴重影響了科研單位人事檔案管理工作的可持續發展。

“無以規矩，不能成方圓”，制定具有針對性的健全的規章制度體系且執行到位，做到“監督到位、執行到崗”是做好人事檔案工作的前提。

（三）檔案管理體系單薄，歸檔意識欠缺。人事檔案的管理模式采用傳統的直線型工作模式，一般由檔案管理部門直接定期或非定期自人事管理部門或檔案所屬個人接收、征集檔案散件。由于人事檔案的特殊性和專業性，原則上人事檔案管理工作應由人事管理部門人員或具有人事檔案業務知識人員承擔。

人事檔案材料的收集工作其基本形式分為常規收集和補充收集兩種。常規收集，是指按照人事檔案接收、歸檔制度，一次性成套或大量地接收檔案；補充收集，人事檔案管理部門在常規收集基礎上，對已有資源進行核查，并結合核查結果進一步收集與人事檔案內容有關的零散資料或其他有關的資料。為保證人事檔案質量，人事檔案管理工作要求檔案管理人員在現有人事檔案資源的基礎上，利用專業知識，以較短時間對散件材料及人員信息頻繁收集、更新。

人事檔案相關的人事管理部門及個人或多或少都承擔著“檔案使用者”“檔案形成者”“檔案工作參與者”等一重或多重身份，在人事檔案收集方面起著重要作用。但上述人員大多欠缺人事檔案收集、整理和歸檔的意識，認為“檔案工作，事不關己”且“用時才心切”。缺乏對人事檔案重要性的認知，導致人事檔案管理工作進程推進困難，出現對歸檔工作不重視、不配合等問題。因此加大了人事檔案的收集難度，導致檔案管理部門需要利用大量時間和精力于人事檔案資料的補充、接收、收集、鑒定、整理、歸檔等的同時，也影響了人事管理工作。

二、新形勢下人事檔案工作的優化對策

（一）積極推進人事檔案數字化。隨著信息的高速發展，以互聯網為支撐的on-line工作方式已為人們熟悉，這種高效率的工作平臺正逐步在各個工作領域代替傳統工作模式。互聯網所受空間、地域限制的影響程度較低，利于隨時隨地開展檔案管理和利用服務；信息的交換時域性強、更新速度快、交互性強，因此信息到達用戶處及獲得用戶反饋都相當便利；信息交換的使用成本低，檔案管理部門可通過信息交換代替實體檔案的借閱、利用，有助于實體檔案的保護和延續性使用、開發；信息交換的發展趨向于個性化，可滿足用戶個性化需求；信息的交換形式多種多樣，如視頻、圖片、文字，多元化的利用和開發方式使用戶能夠獲得更高質量的用戶體驗。

檔案數字化也可減少人事檔案的實體資料可預見性問題的發生，檔案在長期保存和利用過程中，由于環境中各種有害因素對檔案產生的物理、化學作用，使檔案紙張強度下降，字跡逐漸擴散，字跡會逐漸蛻變而模糊不清，蛻變嚴重時影響提供利用等情況；或者利用過程中，不小心沾染各種污漬或產生的破損的情況，嚴重的還有損壞或丟失等情況。所以相較于紙質實體檔案，在保障互聯網安全環境下，人事數字檔案的信息安全性更高，而且減少修復檔案所浪費的人力、物力及財力。

科研單位人事檔案管理部門應努力推動人事檔案數字化，建立同步線上檔案管理系統，使得人事檔案實現現代智能化管理，運用軟件功能進行編目、檢索。將人事檔案信息以網絡形式相連，打破實體檔案與電子檔案的異地、異介質等屏障，提高人事檔案信息利用的針對性和高效率；但同時也需做好網絡信息安全保障工作，避免人事檔案數字信息盜取或泄露帶來的巨大隱患，保證人事管理工作安全運行。

（二）建立特色化工作機制。科研單位人事檔案管理部門需根據新形勢下人事檔案工作的發展要求，建立統一、科學且特色化、執行力強的人事檔案管理辦法及歸檔標準，保障人事檔案材料的完整性，強化人事檔案工作的可約束性。檔案管理工作應做到“有法可依、有法必依、執法必嚴、違法必究”，強化人事檔案業務的規范性，滲透進人事檔案的建立、接收、保管、轉遞，檔案材料的收集、鑒別、整理、歸檔，檔案信息化、查（借）閱、檔案信息研究利用等日常管理工作中。同時科研單位應按照人事檔案規模配齊配強工作力量，組織開展宣傳、指導和監督檢查，人事檔案質量考核應列入相關人員的職稱等考評體系或管理人員的經濟責任制和崗位責任制。加強對人事檔案管理工作的重視程度，成為檔案管理部門的堅強后盾，助力人事檔案管理的有序開展。

（三）基于“網絡式”概念優化檔案管理體系。相較于直線型管理，檔案管理部門應建立由人事管理部門牽頭、人事檔案管理部門協助，各相關部門、個人共同參與的網絡型工作模式。“網絡型”工作模式將人事檔案的收集、整理等大量繁雜的日常管理工作下放至各級，可降低因工作量大、檔案形成分散而導致的檔案材料漏歸、遲歸等問題發生概率。網絡式管理模式具有責任分布廣、權利去中心化、各級協作和可適應性強等特點，能更好滿足新形勢下科研單位的人事檔案工作。

人事檔案管理部門還應做好檔案宣傳工作，提升各相關部門、個人檔案歸檔意識，從而推進檔案資料收集的配合度，提高檔案質量和檔案管理工作效率。

三、結語

人事檔案對于促進人才的合理配置，人才隊伍宏觀管理，促進單位的發展有重要意義，科研單位人事檔案管理水平也需與科研水平相匹配。緊跟時代需求，切實做到人事檔案管理有理有據，逐步推進人事檔案電子化進程，為單位的科研建設提供高效精準的服務。