石油企業辦公室工作的科學管理策略

文/青海油田采氣三廠 郭麗麗；青海油田監督監理公司 丁艷艷

在石油企業轉型與改革過程中，辦公室要充分發揮其聯系上下級和監督企業各項工作的作用。如果不能保證石油企業辦公室工作的科學合理性，則會對石油企業的正常、有序運行產生直接影響。因此，需要正視辦公室工作在石油企業中的重要性，認識其中存在的不足與問題，制定有效對策，提升辦公室工作的科學管理性，從而促進石油企業持續發展。

一、辦公室工作在石油企業中的重要性

（一）在石油企業的經營管理中，辦公室工作具有重要作用。首先，石油企業的辦公室工作，所涉及的工作內容、服務對象范圍較廣。石油企業的辦公室要求相關工作人員能夠對各個部門、各個工作崗位做出系統分析并對其有全面深入的認識與了解，這樣在石油企業領導層制定決策時才能提供更加具有價值的信息與建議，從而有效避免石油企業決策中的不合理問題。石油企業辦公室工作還要結合石油企業發展中的具體情況與問題提出具有針對性、實踐性的整改措施，針對石油企業經營管理中的重點項目內容與任務，還要做好相關調研工作，了解該部門工作中存在的工作難點與工作重點，并通過協調石油企業各部門之間的關系，對該項目部門予以一定的幫助與支持，從而使得石油企業重點項目內容與任務能夠完成，并為石油企業創造更大的經濟效益。

（二）對石油企業的各項日常工作進行有效的政務監督。石油企業的辦公室工作人員要深入基層，了解員工的真實想法與思想動態，從而制定更加符合石油企業的文化建設方案，通過采取有效措施來構建企業文化，并開展有效的宣傳工作，從而使得石油企業中形成良好的工作氛圍與企業文化，使員工工作積極性得到提升，并產生強烈的集體榮譽感、歸屬感與責任感，提升企業的向心力與凝聚力。石油企業的辦公室工作中還要做好企業相關會議與活動組織，對石油企業的各類工作內容要進行及時規劃與總結，并根據工作內容來擬定通知與報告，針對石油企業經營管理中的失誤進行糾正與整改。因此，在石油企業發展過程中，辦公室工作通過加強工作的科學管理，對促進石油企業可持續發展具有重要意義。

二、石油企業辦公室工作中存在的問題

（一）無法充分發揮職能。根據目前的市場發展形勢來看，石油市場競爭越來越激烈。要想不斷提升石油企業的競爭力，就要充分發揮石油企業辦公室的職能。但是，根據當前石油企業經營管理工作實踐來看，石油企業通常更加注重油氣開采與安全管理，往往認識不到辦公室工作的重要性，這就導致部分石油企業辦公室工作人員對自身的崗位工作職責、工作重要性認識不夠，無法充分發揮職能，不能通過有效的辦公室工作策略來提升崗位工作效率。

（二）職業素養較低。部分石油企業的辦公室工作人員專業素養與職業道德始終處于較低水平，無法滿足當前石油企業發展需求。甚至有部分辦公室工作人員在處理公文與會議安排等基礎工作中，還存在問題。

（三）缺乏創新能力。在當前高速發展時代，個別石油企業辦公室工作中仍舊采取傳統的管理模式，工作人員未主動、積極地更新工作理念，導致辦公室工作質量與管理效率嚴重滯后，無法保障工作正常開展。

三、加強辦公室工作科學管理的策略

（一）創新、轉變辦公室工作模式。伴隨著近年來信息技術的迅速發展，為石油企業發展帶來了新機遇，注入了新的生命力。大部分石油企業辦公室工作中先后應用了互聯網技術、大數據技術等各類信息技術，逐漸實現了信息化、自動化、智能化管理。石油企業辦公室工作要基于辦公室管理現代化發展思路來創新轉變辦公室管理模式，通過運用新的管理模式促使石油企業辦公室工作的科學管理水平得到提升。首先，石油企業要及時對辦公室設備進行更換。根據本企業辦公室工作的特點，開發與引進合適的辦公軟件，從而實現辦公自動化，使辦公室工作質量與工作效率得到有效提升，緩解辦公室工作人員的工作壓力與負擔。其次，辦公室工作人員應當主動對服務理念進行更新與優化，要根據各個部門與員工的崗位工作內容、工作特色以及業務需求來制定具有針對性的辦公室工作服務體系。對各個部門與員工的信息進行及時有效地收集與整合，從而為石油企業領導層制定決策提供更加真實可靠的數據信息。在石油企業管理工作過程中，辦公室工作人員應該充分發揮監督職責，針對相關措施執行過程中產生的不良反應，要及時向領導層反饋，并協助領導層對問題原因進行深度分析，探尋恰當的解決措施，從而使石油企業的經濟效益、社會效益最大化，各類決策更加科學合理。

（二）樹立事前控制意識。近年來，石油企業發展迅速，企業的業務范圍、經營范圍有了明顯的拓展，這導致辦公室工作任務更加艱巨。石油企業辦公室工作中出現的細小失誤與誤差都有可能阻礙或者影響石油企業發展。基于此，石油企業應當認識到加強辦公室工作的重要性，并逐漸樹立良好的事前控制意識。例如某石油企業要擬定相關文稿與報道，要求辦公室工作人員對企業的發展動態有全面了解與掌握，結合企業的既定目標與實際運行節奏來擬定文稿。辦公室工作人員在起草文稿時，一方面要對領導層的意見進行深刻體會，另一方面要對基層員工所反映的情況有具體表現。在石油企業辦公室工作中，通過良好的事前控制，可以有效避免石油企業經營管理中出現紕漏，可以使石油企業的各項工作更加科學合理。因此，要求石油企業辦公室工作人員必須樹立良好的事前控制意識，能夠從石油企業發展戰略目標全局出發，做好石油企業辦公室工作的細節，促使辦公室工作效率與工作質量不斷提升。

（三）構建完善的辦公室工作制度。石油企業辦公室工作落實的基礎是構建完善的制度，這樣可以使辦公室工作人員的各項工作有據可依、有章可循，從而有效避免辦公室工作中出現責權不明、工作混亂等多種情況。首先，石油企業要結合自身發展情況制定符合本企業的辦公室工作管理制度與條例，并引導企業相關工作人員遵守與執行辦公室管理制度。其次，石油企業要不斷完善企業內部各部門之間的溝通制度。石油企業所涉及的業務范圍與經營范圍相對較廣，部門的種類相對比較繁雜。通過辦公室工作了解各個部門的具體發展情況，加強辦公室同各個部門之間的交流與溝通，可以更加及時客觀地了解各個部門的具體發展情況與員工思想動態變化情況，從而使辦公室工作開展更具針對性，可以通過結合員工的實際發展情況與建議，組織企業文化建設、文化宣傳等多類活動，提升企業員工的集體歸屬感、榮譽感與責任感。同時還應該進一步加強石油企業人員管理機制的改革與優化，從而制定更加符合石油企業發展的薪酬體系，充分激發企業員工的工作熱情與創造力。

（四）加強辦公室工作人員的專業性要求。石油企業辦公室工作人員是否具備較高的專業素養與職業道德素養，會對石油企業辦公室科學管理水平是否提升產生直接影響。基于此，石油企業應當安排辦公室管理人員參與相關培訓、教育講座，使其專業性要求不斷提升。某石油企業組織辦公室工作人員參與互聯網遠程教育的公文寫作、業務接待等專業知識培訓，工作人員可以根據自身情況來選擇學習時間與地點，通過不斷學習來提升專業技能與專業素養。

四、結語

總而言之，石油企業要想獲得長遠發展，就必須要認識到辦公室工作所承擔的重要責任，通過采取有效的對策提升石油企業辦公室工作的科學管理，使石油企業的各項工作能順利、有序開展，并促進石油企業的經營管理水平不斷提升。