基于辦公室管理中OA辦公系統的應用分析

文/水發公用事業集團 董健

OA辦公系統是Office Automation的簡稱，也被稱為協同辦公系統。在辦公室管理中應用OA，能夠充分發揮信息技術的優勢和作用，提升辦公室管理工作的質量和效率，提升辦公的規范性與標準化水平，是促進辦公室管理精細化水平的重要措施。隨著企業的壯大，辦公室業務隨之增多，對企業的行政管理提出的要求越來越高，因此加強對OA辦公系統的應用勢在必行。

一、OA辦公系統的主要功能分析

OA辦公系統的功能十分全面，對于辦公室工作能夠起到極大的支持和幫助作用。主要包括以下方面：

（一）人事管理的功能。應用OA辦公系統中的人力資源管理功能，可以為人事檔案管理以及工資統計等工作帶來便利，提高人事管理工作的效率。此外，在辦公室管理工作中，考勤工作是重要內容。應用OA辦公系統中的考勤管理，可以在很大程度上降低工作人員的工作量，同時有助于提升考勤工作的規范性。應用OA辦公系統，可以直接對員工的出差以及請假情況等進行查詢，進而實現考勤工作的數據化管理，提升了考勤管理工作的質量和效率。另外，OA辦公系統還可以為人事招聘工作提供建議，提升人事招聘工作的科學性。

（二）文檔管理的功能。所謂文檔管理，是指文案的制作、文案的接收、文案的審核以及文案的歸檔等方面的工作，應用OA辦公系統中的文案管理功能，能夠實現辦公室的收文、發文辦理，同時可以實現在線文案審批以及線下發通知公告等。

（三）綜合管理的功能。綜合管理內容比較繁雜，而OA辦公系統的綜合管理功能主要是指輔助管理功能，比如辦公室設備的保養維修、辦公用品的方法領取以及會議室使用時間的查詢等。

（四）現代化辦公功能。OA辦公系統是信息技術在辦公室管理中應用的主要體現，應用OA辦公系統，提升了辦公室管理的現代化水平與自動化水平。與此同時，對OA辦公系統的應用，可以使企業員工認識到現代化辦公的優勢和重要作用，有助于將辦公自動化系統推廣應用到企業工作中，促進企業的發展。

（五）信息平臺發布的功能。在信息化時代，企業的發展需要借助信息化技術，因此企業普遍建立了自己的微信公眾號以及門戶網站，而應用OA辦公系統，有助于實現對門戶網站以及微信公眾號的管理，同時也可以通過OA辦公系統在第一時間發布企業的動態信息與企業的新聞信息等。除此之外，應用OA辦公系統還可以實現對各種信息發布與審核的統一管理。

二、OA辦公系統的優勢分析

相較于傳統的辦公室管理方式，應用OA辦公系統具有多方面的優勢，主要表現在以下幾個方面：

（一）提升了辦公效率。傳統的辦公方式以人工為主，比如公文的簽收、公文的傳閱等，都需要工作人員將公文直接遞交到相關人員手中。這種方式依靠人工操作，導致工作流程繁瑣，并且受人為因素的影響較大。應用OA辦公系統，可以實現文件在OA辦公系統中的流轉，極大提升了文件流轉的自動化水平。不僅如此，OA辦公系統還可以對公文的流轉進行自動化推進，這樣一來，可以極大提升辦公的規范性和時效性。在公文的編輯、公文的流轉以及公文的審批等過程中，通過OA辦公系統，實現了無紙化運作，提升工作效率的同時，降低了工作人員的壓力。與此同時，工作人員還可以應用OA辦公系統設置需要催辦的文件，通過OA辦公系統自動催辦文件，并由系統自動跟蹤文件的流轉狀態。相較于傳統的工作人員電話催辦等方式，OA辦公系統無疑更加便捷高效。OA辦公系統還可以使公文格式更加規范，能夠自動生成具有標準格式的公文，進而保障公文的質量，有效避免人為操作不當所造成的失誤。

（二）有助于提升信息共享水平。紙質的公文通常只能實現在少數人范圍內傳遞，難以進行廣泛的信息共享。而應用OA辦公系統則可以改變這一狀況。OA辦公系統可以通過電子公文的形式進行信息共享，并且這種共享突破了時間與空間上的桎梏，極大提升了信息共享的水平和范圍。除此之外，OA辦公系統還為公文的查閱帶來了極大的便利，員工可以通過輸入檢索條件直接搜集所需的內容，實現了對公文文件的快速定位。

（三）有助于降低辦公成本。傳統的公文屬于紙質文檔，紙質文檔不僅儲存條件要求苛刻，而且對紙質文檔的查詢也比較復雜，同時紙質文檔的重復利用率相對較低，會耗費大量的辦公成本。另外，紙質文檔還需要耗費大量的人力進行歸類與管理，進而造成人工成本的提升。而應用OA辦公系統，這些問題將會迎刃而解。OA辦公系統可以實現無紙化辦公，將紙質文檔轉化為電子文檔，這樣不僅儲存管理十分便捷，而且查詢也十分方便，并且避免了紙張的消耗，節省了人力、物力成本。

三、辦公室管理中OA辦公系統的應用措施

（一）OA辦公系統在文件收發管理中的應用。在收文管理過程中應用OA辦公系統，可以實現來文等級、分辦、承辦、傳閱以及歸檔等方面的規范管理。同時在發文管理過程中，OA辦公系統也發揮了至關重要的作用。在發文管理中使用OA辦公系統，可以實現發文擬稿、審核、會簽、簽發、分發以及歸檔等方面的有效管理。此外，應用OA辦公系統，在很大程度上提升了文件辦理以及文件流轉的效率。以發文管理中的會簽功能為例，文件發起人可以結合文件的內容來合理選擇會簽方式；再比如針對印制環節，在印制過程中，OA辦公系統的文件自動套紅功能，可以提前制定文件的格式，進而能夠自動生成標準格式的公文，保障了公文的規范性，避免因人為操作而導致的公文格式錯誤。除此之外，OA辦公系統還可以在文件發送完成后，自動將文件轉入檔案管理系統進行儲存。有力保障了文件的安全性，同時降低了文件儲存管理的工作量，有助于緩解工作人員的壓力。

（二）OA辦公系統在會議管理中的應用。OA辦公系統在會議管理中的應用，主要體現在能夠實現登記、申請、審核與發布一體化管理。在會議管理過程中，管理人員可以將會議室的大小、會議室中應用的設備以及會議室使用的具體時間等錄入OA辦公系統之中，這樣一來，企業所有人員都可以通過該系統來查詢會議室的具體情況，有助于合理安排會議室的使用。與此同時，在OA辦公系統中提出會議室的使用申請，并錄入會議的時間以及參會的人員信息，管理人員可以根據申請內容對會議室的使用進行統一管理和安排，確保會議室的使用效率。在制定完成會議室使用計劃之后，可以將會議安排情況通過OA辦公系統向企業工作人員進行發布，同時還可以通過顏色標注的形式幫助會議室使用人員更加清晰地區分會議室。通過這種方式，既能避免部門之間會議室使用矛盾，確保會議順利進行，也能提升辦公效率。

（三）OA辦公系統在印章管理中的應用。傳統的印章管理，需要通過表格的形式來申請使用印章，同時還要通過審核等手續，工作程序比較繁瑣，不僅耗時長，而且工作效率較低。除此之外，對申請單的保管也比較麻煩，為印章使用情況查詢工作帶來了較大的難度。而在印章管理中應用OA辦公系統，則可以有效解決以上問題。在用章申請過程中，申請人員可以直接將用章理由填寫到OA辦公系統中，然后通過線上的方式向審批人員提交申請，審批人員直接進行在線審核。這種便捷的方式，提升了印章管理的效率。與此同時，用章審批的過程也會自動保存到OA辦公系統之中，便于后期的查閱，這在很大程度上提升了印章管理的嚴謹性與準確性。

（四）OA辦公系統在辦公用品管理中的應用。辦公用品消耗量較大，管理不嚴格，很容易造成浪費。并且各部門在使用辦公用品之前都需要申領，這導致辦公用品管理更加復雜。同時，不同的部門所需的辦公用品種類和數量也不相同，再加之辦公用品比較零散，因此申請工作以及審批工作比較繁瑣。而辦公用品的管理中應用OA，可以自動對各項物品進行匯總，降低了辦公用品管理工作的難度。工作人員可以直接將申領的物品錄入OA辦公系統之中，系統可以結合部門對辦公用品進行自動匯總，同時清晰標注物品的數量以及規格等，管理人員結合系統顯示的內容對辦公用品進行發放，進而提升工作效率，同時還能節省大量的人力。除此之外，OA辦公系統還可以對辦公用品的使用情況進行匯總，幫助管理人員掌握各部門對辦公用品的使用情況，避免重復申請與多次申請，造成辦公用品資源的浪費。

四、結語

綜上所述，OA辦公系統具有明顯的優勢，其各項功能在辦公室管理中的應用，有助于提升辦公室管理的質量和效率，進而提升企業的管理水平，促進企業的發展。