如何加強高校職能部門辦公室管理工作

文/淮陰工學院 王心如 張超

高校各個職能部門辦公室的綜合運行水平和服務能力與高校的發展息息相關。高質量、高效率的辦公室工作是各項工作穩定、順利開展的可靠保證。因此，研究如何加強辦公室管理，提高行政人員的服務水平和工作效率顯得至關重要。

一、高校辦公室主任的職責

在高校，辦公室主任是行政事務的執行者，要對領導所交辦的事務及時并快速、高效地貫徹、實施。作為辦公室主任，要著力做好縱向、橫向及內部協調等多方面的工作。對內而言，辦公室主任通常要負責本部門的日常運行工作，包括文件和信件的收發、登記、傳閱、催辦、歸檔，貴重物品及消耗辦公物品的購置、保管、配置，部門印章管理、檔案管理；負責部門網站、微信公眾號新聞撰寫及發布等一系列宣傳工作；負責全校學院的考核及匯總工作；負責參與組織編制、實施學校發展規劃；負責省教育廳等部門的年度統計匯總與上報工作；負責部門財務的整理、報銷工作。對外而言，辦公室主任需負責本部門與學校其他部門的協調工作、材料報送工作等。

二、高校辦公室工作瓶頸分析

（一）對辦公室工作重視程度不夠。高校職能辦公室主任除了服務領導外，還要圍繞學校各項教學科研情況開展工作，全心全意為全校教職工服務。因此，辦公室的工作效率與高校教學科研質量有直接關系。就目前情況而言，絕大部分高校依舊重學術，輕管理，基本不重視辦公室的作用，不重視辦公室行政管理水平的提高。一方面，辦公室配備的人員數量遠遠不夠；另一方面，辦公室的工作繁雜，且工作量非常大，需要花費大量的時間，投入大量的精力，上至領導決策的形成和發布，下到來賓的接待和安排，幾乎都與辦公室工作有關，都需要辦公室主任主動跟進、督促、檢查。另外，辦公室人員因為崗位問題，無法直接參與學校最重要的教學科研工作，因此常常被直接忽視。在這種工作環境下，辦公室人員很難在自己的崗位上找到成就感，導致高校日常辦公效率大大降低。

（二）辦公室管理機制有待健全。就目前而言，我國高校辦公室管理工作體系建設還處于萌芽階段，需要進一步深化完善。在實際工作中，辦公室工作存在責任分派不清楚、一人多職、職責交叉重疊、各崗位之間項目推諉等情況，無專門的規章規定哪些職責分屬于辦公室。在工作中，時常遇到一些特殊問題和特殊情況，導致很多需要及時處理的事務無人接手、無人解決。因此，不完善的辦公室管理機制不僅無法確保工作計劃制定的合理性，在實際開展事務管理的過程中，管理人員也沒有相應的規范或制度作為支撐，管理難度很大。

三、高校辦公室管理效率提升路徑分析

（一）健全辦公室管理機制。1.完善辦公室管理機制，促進部門良好發展。一套先進科學、規范合理的辦公室管理機制，是院校辦公室高效運作的基礎。針對高校存在的辦公室管理體制不完善的問題，應根據學校和部門實際情況，考慮各個職能部門辦公的特殊性，建立合理完善的辦公室管理機制，并不斷進行更新。一是要明確責任，確保工作有規可守、有章可循、有制可依；二要加強工作目標考核，強化辦公室管理考核力度，從而提升辦公室管理效能，加強部門辦公室管理工作的規范性；三要體現公平，可按工作強度和貢獻度進行利益分配，從根本上激發人員的工作積極性，促進部門健康穩定發展。2.依托現代化信息技術，實現辦公室管理體制創新。將信息技術融入日常辦公室工作中，通過人工智能、大數據等，實現辦公簡單化、系統化、科學化，加快無紙化辦公進程。比如辦公室檔案管理，可利用較為先進的信息體系整理檔案，積極創建信息化檔案管理辦法，及時、科學有效地對檔案進行收集、整理、保管、鑒定、統計，把檔案工作做精、做細；比如通過在線教學科研管理服務平臺，實現教學科研成果公開化、規范化、集成化管理，代替傳統線下遞交材料、線下審核等操作。在此基礎上，高校應不斷豐富信息系統服務內容，讓全校師生有更為良好的系統使用體驗，獲得更多師生的認同感，確保信息化創新管理真正發揮其作用和優勢。

（二）提升辦公室主任的素質與能力。1.加強業務培訓，提高工作的執行力。高校辦公室行政人員的多元化發展是如今行政部門高效運行的必然需求。由于辦公室主任長期處于辦公室這種封閉的環境，缺乏對外界政策形勢的認知了解，在工作中時常會被許多問題所困擾，影響辦公效率。因此，辦公室主任需要不斷學習，提升自身知識和素質。學習力、業務力是辦公室人員的終身必修課，在思想上，應由“要我學”轉變為“我要學”，提升主動意識。在培訓學習過程中，要認真學習新知識，了解新形勢、新政策，確保理論培訓到位，堅持理論與實際相結合，在培訓中學習，在工作實踐中熟悉、探索。2.培養團隊意識，加強工作的凝聚力。辦公室工作不僅是辦公室主任一個人的工作，更是一個團隊的工作。個人力量微小，但是團隊力量巨大。因此，應提高辦公室團隊作戰的精神，用團隊工作目標來代替單打獨斗的現狀。必要時可組織人員開展戶外團隊拓展訓練，領會團隊實質，將團隊精神融入工作中。3.樹立正確三觀，開拓創新精神。辦公室工作牽動全局，要求辦公室主任樹立強烈的事業心，具備認真嚴謹的工作態度和一絲不茍的工作作風。思想政治修養是一切工作的前提，作為一位合格的辦公室主任，應樹立正確的世界觀、人生觀、價值觀。此外，還應具有一定的創新精神，善于包容和接納新事物，開闊思維，遇到難題或者新問題要學會隨機應變，努力提高自己發現問題、解決問題的能力。

（三）樹立“以人為本”的管理服務理念。日本“經營之神”松下幸之助的經營哲學有一點為“玻璃式經營”，旨在公開和透明，讓公司員工了解公司的經營，引起并加強員工的責任感，消除依賴性。這是對“以人為本”管理服務理念很好的解釋，即以人為主導，主動傾聽、主動服務，在工作中體現出“人文關懷”，有助于提升員工工作的主觀能動性，促進員工工作效率進一步提高。作為辦公室主任，在實際工作中應該銘記“玻璃式經營”的服務理念，時時體現“人文關懷”。一方面，在和部門同事朋友的相處中，充分考慮到所屬部門同事的興趣愛好、性格特點、家庭關系、生理心理等因素，做好部門內部的協調和服務工作，以增強部門人員的凝聚力，提升整個部門的工作效率；另一方面，對于其他教師，也應做到“以人為本”，善于傾聽他們的問題和意見，及時為老師解決困難，力爭把辦公室工作做實、做精、做沉、做強。真正做到以德服人、全心全意做好服務工作，對于目前高校行政人員的工作來說，至關重要。

四、結語

高校辦公室工作是全方位、開放型的，既要處理好方方面面的關系，又要做好領導和同事們的服務工作。辦理事務，應常抓不懈、刻不容緩；搞好服務，應盡心盡責，做好“管家”。現如今高校所面臨的競爭壓力極大，若想在大環境愈發嚴峻的情況下，讓學校朝健康、穩步的方向發展，各職能部門辦公室行政管理水平、工作效率必須得到提升，在確保辦公室重要作用充分發揮的同時，為學校高質量發展提供強大助力。