科技檔案信息資源開發利用研究

文/昆明醫科大學第一附屬醫院 張進香；云南自貿區昆明片區（昆明經開區）管委會工業與科技局 李宇

科技檔案信息資源的存檔與利用能夠最大限度釋放科技檔案中多種技術信息的能量，為多項業務的更好展開提供有力支持。就當前的情況來看，利用科技檔案中的信息資源獲取更高經濟效益與社會效益迫在眉睫，強化檔案信息融入實際項目研發已成為重要任務，對科技檔案信息資源的開發利用進行優化勢在必行。

一、科技檔案信息資源開發利用的必要性分析

（一）實現對科技檔案信息資源的高效利用。對科技檔案信息資源進行開發利用，相當于在組織龐大的“信息數據庫”中針對不同項目、主題提取有效信息，即將技術資源應用于合適領域。因此，深入開發科技檔案信息資源能夠實現對組織內所有資源的挖掘與高效應用，避免資源浪費。同時，依托對科技檔案的開發利用，實現推動科學技術切實轉化為生產力，促使組織的生產力、競爭力增強，為組織戰略目標的實現、可持續發展創造更好條件。

（二）發揮科技檔案信息資源的可共享性。對于檔案資源而言，其信息的共享與應用更為重要，雖然數量相較于書籍文獻等其他形式的信息載體更少，且篇幅短小，但是其內容中包含的精華更多。基于此，在對科技檔案展開管理的過程中，要關注其中信息資源的專業性、系統性開發利用，最大程度發揮檔案信息資源的共享性。

二、科技檔案信息資源開發利用的優化策略探究

（一）深入挖掘檔案信息資源價值。科技檔案信息資源包含著大量的潛在價值，出于對提升資源開發利用率的考量，需要相關管理人員對其潛在價值展開深入挖掘。此時，可以結合科技檔案內容提取其中的關鍵詞、線索詞，并將關鍵詞一致、高度相似的檔案資源進行統籌分析，確定其中的相似之處、核心內容、性質等，形成利用方案，如編制技術指導書、案例說明書等等，為相關業務工作的展開提供參考。

（二）優化調整檔案管理工作與服務模式。1.著重進行資源收集。科技檔案的形成并非將所有信息簡單匯總，而是要經過一套專業化的收集與整理，在大量的原始資料中提取具有現實價值的信息資源，并依托一定的規則進行歸納總結，最終保存于安全區域，為后續的信息資源查詢、利用提供支持。在收集科技檔案資源的過程中，要著重保證材料中信息的完整性與準確性，檢查核對相應技術內容的驗收報告，確保技術的可用性與實效性，維護科技檔案的現實價值，避免在后續信息資源的開發利用中提取出無效技術。2.完善檔案整編工作。將零散的資料整編為規范化檔案，完成有序化梳理，為后續檔案保存與提取利用工作創造更好條件。實踐中，可以充分發揮出計算機系統、信息技術的優勢，依托專業的系統軟件完成對分散無序信息的整理，并自動形成目錄，方便后續存檔與應用。3.優化工作環境建設。將檔案開發利用工作列入年度工作計劃，制定或修訂有關項目管理、成果獎勵等一系列辦法、規定，將科技創新列入績效考核體系中。通過這樣的方式，能夠達到優化檔案創新工作環境的效果，推動科技創新工作氛圍更好形成，提高組織內全員的檔案意識。4.提供主動性服務。檔案人員全程參與主要業務工作，推出現場服務項目，對生產急需的檔案材料，主動上門服務，幫助基層工作人員做好科技文件的工程“節點”歸檔工作；根據項目改造需要想方設法提供優質服務，集中精力優先歸檔、整理、編目和數字化處理，提供專業對口的各類檔案資料，為快捷利用創造先行條件，直到項目完成。

（三）依托“三結合”創新檔案管理模式。通過“三結合”對現行的科技檔案信息資源管理模式展開創新，即“檔案人員的創新思維與技術改造相結合，探索服務機制”“科技檔案管理工作同科技創新相結合，搭建多個平臺，實現資源共享”“檔案作用與項目攻關相結合，助力效益提升”的三結合創新模式。在此基礎上，構建起簡潔易查的檔案“菜單”及新型應用平臺，并對《檔案利用指導書》《科技檔案案卷目錄》等二次編研目錄展開優化編制。在模塊化設計理念的支持下，在局域網查詢檔案軟件中開發針對性錄用控件、一鍵式檢索菜單，此時，技術檔案信息資源利用人員在本位就能迅速、準確查到所需科技信息資料的電子文件，資源獲取的速度更快，且更具便捷性，推動科技檔案信息資源高度共享。

（四）強化檔案管理數字化建設。1.推動所有檔案資源數字化。信息化檔案管理及開發利用需要大量數字化科技檔案資源的支持，基于此，應當著重展開檔案資源的數字化轉化工作。針對一些新產生的科技檔案，要盡可能以網頁的形式將其轉化為電子檔案的模式落實保存，并依托數據庫平臺實現集約化管理；針對一些歷史科技檔案，要將其由紙質檔案逐步轉化為電子檔案，并保存至統一的數據庫內。實踐中，若是待轉化的紙質檔案數量較多，可以將其分為重要、中等、普通三種級別，先轉化重要檔案，最后轉化普通檔案，而對于一些技術內容已被淘汰、存在時間較長、現實價值偏低的科技檔案信息，在時間不允許的情況下，可以不進行數字化轉化。需要注意的是，當組織設定了某一項目時，所有檔案資源數字化、檔案資源提供與開發工作均要圍繞該項目展開，為項目的更好更快實現提供充足信息資源支持。具體來說，檔案人員必須要根據項目需要，集中精力優先歸檔、整理、編目和數字化處理與項目有關的科學技術檔案資料，提供專業對口的各類檔案資料，為快捷利用創造先行條件，直到項目完成。2.搭建資源共享平臺。在“互聯網+”時代背景下，在開發利用科技檔案資源的過程中，需要為使用者提供更為方便的信息檢索、查詢、提取平臺。實踐中，要充分發揮出信息技術的優勢，構建起科技檔案的信息化管理平臺，并對其中的查詢功能重點完善，降低檔案信息檢索難度與復雜程度。在此基礎上，應當參考組織的現實需求，在相應信息化管理平臺中設置檢索單元，提供知識智能檢索、全息檢索、異構信息整合檢索等多種檢索服務，縮減使用者獲取科技檔案信息資源的時長，推動科技檔案信息資源開發利用的升級。在搭建基于科技檔案信息的資源共享平臺時，需要著重關注以下幾項內容的實現：第一，確保該平臺具備推動科技檔案信息資源推廣應用、展示的能力。在不違反規則的前提下，促使更多人對平臺中的科技檔案信息資源進行開發利用，盡可能實現科技檔案信息的價值最大化。第二，確保該平臺具備對信息服務市場參與者行為進行統籌管理的能力，實現科技檔案信息資源利用行為向著更加標準化、規范化的方向發揮，營造更良好、健康的科技檔案開發利用氛圍。實踐中，可以形成多個數據交換中心、數據庫，結合計算機系統、信息技術、互聯網技術、通信技術，依托科技檔案信息資源管理平臺的分布式搭建，滿足信息使用者的多方面需求，為其全面展示科技檔案信息資源的現實價值，提升信息使用者的信心，達到強化科技檔案信息資源開發利用效率效果的目標。第三，確保該平臺具備完善的科技檔案信息共享規則，準確定位不同科技檔案信息資源的價值，降低相關管理人員的實際工作量。

（五）建立健全信息反饋機制。在開發利用科技檔案信息資源的過程中，需要信息反饋機制的支持。實踐中，主要在相關管理系統的支持下，對科技檔案信息資源的實際應用情況進行反饋，并結合不同信息資源在重要程度方面的差異性，完成科技檔案信息資源開發利用過程的優化調整，以此達到強化檔案資源利用效率的目標。為了實現上述目標，可以從以下幾方面入手建立健全信息反饋機制：針對科技檔案資源設定專門的記錄簿，在其中詳細登記不同檔案資源的類型、使用目的以及使用頻率，并參照這些信息明確不同類型科技檔案信息資源的實際利用率；對科技檔案利用情況落實跟蹤式的調查，積極與相關信息使用人員展開溝通交流，第一時間獲取更為準確的信息反饋；檔案管理人員要加大經驗交流、溝通的頻率，確定科技檔案信息資源的利用規律，推動科技檔案信息資源開發利用工作的升級。

三、結語

綜上所述，通過深入挖掘檔案信息資源價值、優化調整檔案管理工作與服務模式、依托“三結合”創新檔案管理模式、強化檔案管理數字化建設、建立健全信息反饋機制，提升科技檔案信息資源的開發利用效率，促進科技檔案管理工作升級。