水利工程檔案同步管理辦法研究

文/玉溪市峨山縣水利局水利工程運行服務中心 張海玲

在目前發展過程中，水利工程建設力度逐漸增強，水利檔案管理工作的重要性日益凸顯。長時間以來，我國水利工程建設者始終沒有充分重視檔案管理工作，經常在工程全部結束后才開始整理。在新形勢下，必須結合工程實際，同步管理工程檔案，為工程建設提供準確的依據，滿足施工需要。

一、水利工程檔案同步管理的基本要求

近年來，我國水利工程數量逐漸增加，建設速度迅猛提升，有效滿足了人們的實際需要，并成為促進國民經濟增長的主體力量。針對水利工程檔案管理工作的特點，必須明確水利工程檔案同步管理的基本要求，嚴格按照該要求履行檔案管理工作。

（一）同步管理的含義。水利工程檔案同步管理簡單來說，就是在建設工程的過程中，由項目主管部門全面負責監督管理工作，并廣泛收集水利工程檔案，將其整理好，保持檔案管理工作與水利工程建設同步。同步管理的實施，需要將檔案管理工作與整個工程建設相貫穿，從工程建設到最后的驗收，都需要由專門的人員整理檔案，并全面驗收全部檔案，確認沒有任何問題后向檔案管理部門移交。

（二）同步管理要求。檔案管理與同步建設具有系統性的特征，需要協調好不同的主體，強化合作，齊心協力。在整編檔案的過程中，需要項目建設單位、業主、各參建單位共同參與，在建設管理全過程中合理融入檔案工作，需要做好多方面的同步：1.與工程立項同步。在工程立項過程中，檔案人員需要積極主動參與工作，在工程還沒有得到批準實施的情況下，仍要對文件材料的收集和積累加強重視，將檔案及時整理好。工程規劃開始，檔案工作就開始。2.與合同管理同步。在工程規劃、勘察設計、施工等不同的階段必須設立專門的條款，針對應提交文件的套數、費用等制定明確的要求，將檔案歸檔責任落實到個人，確保責任落到實處。在工程建設過程中，所購儀器、設備開箱，必須由檔案人員共同參與，廣泛收集所引進技術和設備的相關資料，并做好整理。3.與建設檢查同步。檔案工作必須與工程建設的全過程相融合，并不斷加強檢查力度，及時發現并處理問題。4.與各項驗收同步。水利工程建設各階段單位工程和單元工程質量都需要驗收，驗收時要將檔案資料列入驗收內容。將隱蔽工程作為檢查的重點，由專門的人員負責驗收，文字圖表及照片影像資料要齊全。如果項目檔案歸檔任務在規定時間內沒有完成，不能執行下一步驟的工作。水利工程檔案的整理質量會對水利工程建設產生直接的影響，建設單位在返還工程質量保證金時，必須確定歸檔工作已經全部完成。

二、水利工程檔案同步管理的目標任務

（一）明確目標任務。在水利工程前期工作中，需要在議事日程中合理融入檔案管理，確定科學的檔案管理目標，將檔案管理人員的工作責任落到實處。某工程在具體實施時，從立項就非常重視檔案管理工作，并制定了科學的檔案管理辦法，以保證檔案收集、資料形成等各方面的可操作性。由于明確了具體的目標任務，該工程不僅廣泛收集了各項檔案，同時明確分類檔案，使檔案在驗收時順利通過，并得到了一致的認可。

（二）規范工作流程。在建設水利工程的過程中，施工單位對施工工作比較重視，而對管理工作相對輕視，這一現狀導致只能在驗收工程時才會整編工程檔案，時間非常緊迫，且檔案管理人員非常匱乏。為了應付檢查，工程建設單位會在短時間內整理好檔案，導致所整編的檔案很難保證準確性，過于隨意，經檢查后需要進行多次返工，不僅浪費了很多的時間，同時也對工作進度產生了嚴重的影響，難以從根本上提升檔案整體質量。檔案管理部門必須從工程建設開始就注意收集資料，檔案管理部門要介入實際施工過程中，讓各參建單位嚴格按照相關要求整編檔案；在裝訂之前，監管部門積極履行責任，確保可以一次完成檔案整編工作，以高效利用時間，提高檔案整編質量，從而順利通過竣工驗收。

（三）及時形成資料。從開始建設水利工程到工程最后竣工，會產生大量的檔案資料，需要由專門的人員及時負責檔案資料收集工作。后期開展的工程，檔案監管部門積極參與項目立項到項目竣工，并建立了專門的機構負責管理檔案，安排專門的人員收集整理各階段的資料，并完整保存材料原件，客觀性評價檔案專項驗收等級。之所以保證檔案資料的完整性，主要就是因為監管部門的及時介入以及規范性的整編。

三、水利工程檔案同步管理對策措施

在建設水利工程的過程中，必須同步開展水利工程檔案工作，以持續建設水利工程，為現代化建設提供保障。針對檔案工作的職能部門來說，必須合理協調好各參建單位，結合工程具體實際，建立完善的制度，嚴格按照相關要求，將每一個重點環節的工作任務完成好，并落實同步管理。只有如此，才能順利發揮檔案同步管理在水利工程建設過程中的重要作用。

（一）強化宣傳。在水利工程檔案同步管理過程中，為了讓相關人員對相關法律法規有明確的認識，必須積極開展宣傳工作，嚴格按照相關法律制定檔案管理手冊，并向工程建設人員宣傳手冊中的內容，使其對檔案管理工作有準確的了解和認識，強化參與人員的管理意識；在工程建設閑余時間，積極組織相關建設人員學習檔案理論知識，使其歸檔意識得到有效增強，全面普及檔案理論知識，學會歸檔的正確方法。從理念上深刻認同管理和保護檔案的重要性，以更好地滿足項目建設的實際需要。以認識為基礎，從思想方面加強重視，并對工程進度與施工質量進行針對性檢查，確保規范性收集和整理水利工程檔案資料。

（二）完善相關制度。完善的制度可以為水利工程檔案管理工作開展提供準確的依據。因此，項目招投標文件中必須包含相關條款，兌付工程質量保證金或撥付款完成前要確保檔案驗收過關。同時，各項目建設管理單位需要積極了解不同工程的特點，依據其特點完善相關檔案規章制度，確保這些制度符合實際需要，并將其落到實處。在此基礎上，還需要建立針對性的獎懲制度，嚴格按照該制度獎勵或處罰相關人員，以提升相關人員的工作熱情，更好地發揮其工作優勢。在規定的時間和地點歸檔資料。針對重要節點來說，必須督促相關部門采取合理的措施處理發現的問題，確保可以系統規范地收集整編檔案。另外，通過制定競爭機制，可以使檔案管理員形成危機意識，深刻意識到檔案管理工作的重要性，只有自己行動起來，不斷促進自身管理水平的提升，才能在與他人競爭的過程中促進水利工程檔案工作的發展。

（三）嚴格管理。工程項目建設主管單位需要與檔案管理部門保持密切的溝通和交流，結合工程項目的特點，制定科學的檔案分類方案，明確檔案工作的相關事宜。為了更好地提升工程檔案管理質量，檔案監管部門可以針對檔案工作舉辦交流會，使檔案人員充分展開交流，為其及時更新知識提供穩定的平臺，確保可以及時、準確地整理檔案資料，從根本上提高水利工程檔案管理的效果和質量。

（四）注重監督。檔案管理部門在管理時必須嚴格遵守相關法律規定，全面監督水利工程檔案管理工作，并加強指導，嚴格要求，定期或不定期檢查在建水利工程檔案，及時發現存在的問題并積極整改；如果有關人員沒有及時整改存在的問題，需要對其進行針對性處罰，以確保工程檔案管理工作的規范性。在竣工驗收工程前，嚴格檔案預驗收制度，為工程通過驗收提供保障。

四、結語

目前，水利工程發展建設過程中，檔案同步管理非常關鍵，因此，需要充分重視檔案管理人員的作用。同時，單位領導需要關注檔案同步管理工作，為檔案管理人員完善自身工作提供幫助，這樣才能結合時代發展需要，以創新性的理念和高效的方法管理檔案，從而確保水利工程檔案的完整性，為水利工程建設提供真實、可靠的資料信息，保證各項決策的準確性。