水泥企業基于信息化系統的資產可視化管理探索
——以A集團公司為例

艾小燕 江西南方水泥有限公司

一、A集團公司資產管理現狀

A集團公司目前使用的是用友NC5.5系統，已上線資產管理模塊，但是上線后，僅錄入資產的初始信息，后續使用情況存在未錄入或者錄入不及時的現象，具體情況如下：

(一)信息不完整或不準確

1.資產上線或者新增資產時，因資料丟失，資產廠家信息、規格型號等基礎信息錄入不全；資產卡片管理部門、使用部門等信息不全或錯誤；部分資產卡片無原幣原值，導致資產模塊信息不完整或需更新。

2.實物資產管理部門及設備管理員在資產變動時未及時更新，存在未填存放地點或存放地點與實物所在地不一致、資產模塊與資產模塊存在使用狀態不一致的情況，比如資產模塊顯示的是閑置狀態，資產模塊是在用狀態。未進行系統維護，資產卡片上的責任人離職或調離時，卡片信息未及時更新。

(二)賬實不符

1.實物資產取得時間較早，但是資產管理部門未通知財務驗收，未及時將發票拿到財務入賬，財務入賬時間晚于實物進廠時間或達到預定可使用狀態時間。

2.部分資產卡片數量錄入錯誤，未按實物數量錄入。

3.因資產未貼銘牌或者未及時張貼銘牌，導致資產卡片與實物很難一一對應。

4.實物已報廢，但未及時進行資產處置，特別是電子類辦公設備；部分資產實物已調撥，但NC系統因調撥手續不全未辦理。

5.部分技改項目，驗收后應增加原資產原值，但部分企業新增了資產卡片，虛增資產數量。

(三)職責不清

1.大多企業設備管理員是上線時項目組臨時指定，且因平時較少去操作系統，導致人員變更時未作為工作職責交接。

2.實物資產管理部門管理不到位，未進行系統維護；新增資產、資產變動時，由財務人員用實物資產管理部門人員的賬號直接操作系統。

二、A集團公司資產管理改進成果

針對集團企業目前資產管理現狀，為保障資產合理購置、有效使用、合規處置、資產全流程安全性，提高資產使用效益，A集團公司堅持統一制度、分級管理、責任到人、物盡其用的原則，采取以下三點措施，資產管理水平顯著提升：

(一)加強制度建設，把制度落到實處

加強制度建設，把制度落到實處。集團企業母子公司統一制度，嚴格按制度進行資產管理，做到有章可循。

(二)明確各部門職責，各司其職，強化管理效能

集團企業母子公司分級實行財務部門、實物資產管理部門、使用部門的綜合分級管理。明確職責，強化管理效能。

1.資產價值管理明確由財務部門負責，同時把控投資風險，確保投資資金充足；做好資產的各項基礎管理工作；對于資產的購置、處置、調撥進行監督與審核，對資產的增減、修理、技術改造、折舊和減值準備的計提等進行會計核算；資產保險業務的統一管理；負責資產的財務監管、審計監督、監控、核算、稅務籌劃等財務工作。

2.資產實物管理明確由實物資產管理部門負責，包括資產實物臺賬的建立、資產盤點的定期組織、資產的安全、資產驗收和登記等工作；負責辦理取得、調出、報廢資產的登記工作；負責監督檢查和登記資產的使用、維護、保養、修理情況；負責整理和保管資產檔案；資產管理人員調動時，做好實物、臺賬移交工作。

3.資產保管、安全保衛及日常保養工作明確由資產使用部門負責。使用人應做好資產的日常管理，如有損壞、丟失等情況及時報告資產管理部門。

(三)加強資產的日常管理

1.臺賬管理

資產由實物資產管理部門按一卡一物原則，在驗收錄入資產管理模塊時自動編號。每一項資產的設備編號都是唯一、固定不變的。實物資產管理部門負責統一制作銘牌，固定在資產的顯著位置。

財務部門根據實物資產管理部門錄入的設備卡片在賬套中生成《資產卡片》。包括資產的名稱、型號、生產(建造)單位、原值及其增減變化、入賬日期、驗收日期、使用月限、凈殘值率、月折舊率、使用部門、轉移記錄、停用及恢復使用記錄、技術改造和大修理記錄、處置原因及結果等。

實物資產管理部門按資產類別設置《資產實物臺賬》，根據資產編號，分部門、分工序按項反映資產的增減變化。月末，實物資產管理部門將資產實物臺賬與財務部門的資產卡片對賬，保證賬實相符。

租入、租出的資產也應在系統中做好資產租賃臺賬備查。

2.資產安全管理

公司實行資產投保制度，由財務部門會同實物資產管理部門根據資產的性質和特點，確定資產投保范圍和政策，防范和控制資產的意外風險。如發生保險事故，立即成立由相關部門和人員組成的理賠小組，積極配合保險公司，做好現場查勘、事故損失認定等相關工作，收集證據材料，制定理賠方案，將財產損失減少到最低程度。

3.資產盤點管理

資產每年至少盤點一次，年底之前由財務部門牽頭進行全部盤點。制定盤點方案，組成盤點小組。財務部門在盤點前做好核對工作，保證資產實物臺賬與資產卡片、資產明細賬核對一致；如果核對有差異，須查明原因。盤點時，以財務賬為主要載體。財務部門根據實際盤點結果，逐項填寫《資產盤點報告表》。

資產如發生盤盈、盤虧，由資產使用部門和實物資產管理部門查明原因，編制處理意見，報總經理審批，財務部門和實物資產管理部門根據審批意見及時調整臺賬，使其反映資產的實際情況，賬實相符。如存在使用人變動、使用狀況變動等情況，也應及時調整臺賬，解決資產使用過程中的各種不及時更新信息的問題。

企業實物資產管理部門于每年年末的盤點工作中，對資產狀況進行分析，統計閑置資產并報至總部實物資產管理部門，總部匯總分析綜合考慮后，做好調撥工作。

盤點過程中發現資產存在毀損、閑置等減值跡象，應計提減值。減值測試由技術人員負責，必要時可聘請外部第三方機構執行。

4.資產的取得與驗收

根據資產上一年的使用情況，以及本年經營目標，編制資產投資預算，按規定程序審批。超出預算的資產采購，上報預算外審批流程。

資產購置應由實物資產管理部門填制《資產申購審核流程單》，由實物資產管理部門、財務部門和負責人審核。

日常生產經營中購入的資產辦理資產驗收交接，建立資產卡片，辦理資產增加手續。基建工程、技改項目等，根據工程竣工決算和驗收報告，填制資產移交清單，在資產模塊中錄入卡片。

取得資產時，由實物資產管理部門牽頭，使用部門和財務部門一起辦理驗收登記手續。驗收移交時，由相關部門填制《資產驗收交接單》。驗收部門將實物與《資產申購審核流程單》、合同、發貨單、投資、捐贈、工程結算單等資料進行核對，對產品說明書、合格證及相關技術資料的完整性進行檢查，對于自行建造的工程項目要求施工單位提供完整的施工圖。驗收合格，相關部門在《資產驗收交接單》簽字。驗收時張貼臨時簡易銘牌。業務部門在取得資產當月及時將發票等資料交財務辦理入賬。財務部門根據《企業會計準則》規定，依據資產明細清單，及時確認資產的購買或建造成本，及時張貼正式銘牌，替換臨時簡易銘牌。從源頭杜絕資產信息不全的問題。

5.資產的處置

資產轉讓時，完成評估后履行審批手續，再通過拍賣等公開方式進行。資產達到報廢條件時，履行審批程序報廢。資產處置后及時在資產模塊中做資產減少處理，保證賬實相符。

出租、出借資產由實物資產管理部門完成《資產出租(出借)審核流程單》的審批，資產租賃(出借)協議的簽訂。履行實物、資料、使用情況的交接手續，取得租用、借用單位接收的書面手續，并妥善保管。租賃、出借協議到期，驗收后收回資產。

公司內部調撥資產，由調撥企業實物資產管理部門填制《資產調撥審核流程單》，明確資產名稱、賬面凈值、調撥價格、調撥原因等。審批后辦理調撥手續。使用人、存放地點等各種情況變動時，資產卡片要及時登記變動情況。

三、利用信息化系統，做好資產可視化管理

利用日新月異的信息化技術，建立符合水泥企業實際管理需求的資產管理系統，對水泥企業的資產信息進行精確的維護，有效管控，高效服務，從而減輕資產管理部門信息處理和分析的工作量，提高工作質量和效率，實現資產可視化管理。

(一)把制度、流程、表單嵌入信息化系統

避免同一事項“多地”重復處理。利用信息化系統，設計統一規范的制度、流程、表單，將資產申購、處置等各種業務的審批流程固化。如資產處置，OA流程已有審批流程，則NC不宜再設置類似流程，應將OA流程寫入到NC系統，避免重復操作。

(二)資產信息全面化、可視化

所有資產信息全部錄入到系統中，并且增加資產的圖片、二維碼，掃描二維碼即可實時查看資產詳細信息、存放地、圖片等，可參考房產交易業務中的在線看房、VR技術，獲得身臨其境效果，實現資產可視化管理。具體來說，可接入電子權證信息，實時查看某項房產是否已辦理權證。一些可移動的資產運用了此種技術，可實時查看資產實時存放地點，便于資產管理及盤點工作。生產線資產的使用情況也一目了然，是否存在跑冒滴漏，是否需要維修，是否需要更換配件，都能通過可視化系統實時監測。接入能源管理系統，可加強能耗管理。比如可看到某子公司空調當前度數，某個設備是否在空轉。

(三)利用好“數字經濟”，管理精細化

A集團公司下屬子公司資產卡片近3萬條，要考慮怎么挖掘卡片價值，服務于企業生產經營、設備運行，側面提升業務部門使用“渴望”和主動性。各子公司要考慮如何盤活資產，例如某子公司閑置的資產可調撥到其他子公司使用，使得集團企業整體資產利用率得以提高。利用信息化技術為集團企業資產管理服務，提升集團企業整體資產管理水平。通過信息化技術重塑集團企業資產管理流程，提高管理效率，從而擴大集團企業內部資產的監管范圍。利用高質量的實時數據分析各子公司資產分布情況、資產保養、能耗等使用狀況，資產租賃合同管理等資產有關工作，從而為資產管理決策提供有力支持。