淺談電子檔案的利用意義與原則

劉 穎 天津市薊州區(qū)人力資源和社會保障局

電子檔案是計算機技術(shù)飛速發(fā)展下的時代產(chǎn)物，是傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在信息化社會中的新型生存模式。對檔案管理人員而言，只需通過互聯(lián)網(wǎng)和計算機便可高效地管理和利用電子檔案，讓檔案所承載的信息資源實現(xiàn)共享以及價值擴大化。為確保電子檔案的有效利用，應(yīng)當(dāng)對其有充分了解，以便相關(guān)工作的順利推進。

一、電子檔案的含義與特征

電子檔案是以電子文件的形式將具有保存和利用價值的信息資源進行存儲的數(shù)據(jù)載體，它依托計算機環(huán)境和相關(guān)電子設(shè)備而實現(xiàn)存儲和讀取。電子檔案是一類特殊的檔案，既具有檔案的一般屬性，又體現(xiàn)出以下特性：第一，依賴性。電子檔案的制作、傳輸、存儲、輸出等一系列操作都必須借助計算機系統(tǒng)完成，必須要有相應(yīng)的硬件及軟件等技術(shù)條件支持；第二，高密性。絕大多數(shù)電子檔案均存儲在光盤、硬盤、軟盤上，這些介質(zhì)或載體隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，其存儲密度將持續(xù)擴大；第三，分離性。由于電子檔案以數(shù)字化形態(tài)構(gòu)成，因此它不受制于載體，可以通過數(shù)字信號的方式在不同存儲介質(zhì)之間進行移動；第四，集合性。電子檔案的內(nèi)容呈現(xiàn)有文字、圖片、音頻、視頻等多種表達(dá)形式，極大地豐富了檔案的內(nèi)容價值；第五，共享性。電子檔案可以借助互聯(lián)網(wǎng)進行傳輸，使用者不受地域和人數(shù)的限制，即便在同一時間也能夠滿足不同使用者的需求，自身利用價值得到了顯著提升；第六，不穩(wěn)定性。也由于電子檔案具備與載體的可分離性，使其本身相較傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案更不安全，被修改、盜取、刪除的可行性很高，需要重點防范。

二、電子檔案的利用方式

(一)用作資料拷貝

電子檔案的利用最常見于各單位檔案管理部門向使用者提供信息資源，且是以拷貝件的形式存在于各種電子設(shè)備載體。在此過程中，必須采取安全的措施將電子檔案轉(zhuǎn)換成通用標(biāo)準(zhǔn)的存儲格式，方便使用者順利讀取和利用。常見的電子檔案拷貝件形式有膠片、膠卷、光盤、軟盤、數(shù)據(jù)文檔等，在各種場合均能發(fā)揮作用。

(二)用于直接提供

一些單位的檔案管理部門，可以直接通過計算機網(wǎng)絡(luò)查詢和提取相關(guān)信息資源，而電子檔案的存在極大地方便了工作人員的調(diào)用，同時提高了查詢速度。不僅如此，電子檔案還支持異地查詢、提取以及多人協(xié)同工作，以信息資源貢獻(xiàn)的優(yōu)勢最大化自身的利用效能。

(三)用作咨詢服務(wù)

部分檔案管理人員為了更好地為使用者解答與信息咨詢服務(wù)相關(guān)的問題，可以以電子檔案為載體，公開一些有參考價值的內(nèi)容，比如電子檔案的檢索途徑、電子檔案的形成背景、電子檔案的變化記錄等，方便使用者靈活根據(jù)自己的需求查閱相關(guān)內(nèi)容。

(四)用于信息編研

面向大眾的電子檔案應(yīng)當(dāng)在內(nèi)容上進行科學(xué)分類與梳理，這需要相關(guān)工作人員按照一定的標(biāo)準(zhǔn)對部分信息進行加工和編研，從而形成不同形式的電子檔案輸出成品。電子檔案的編研標(biāo)準(zhǔn)通常包括：基于信息加工方式不同而出現(xiàn)的編譯型、摘要型、著述型等，基于信息分類不同而出現(xiàn)的圖像型、文字型、音頻型、視頻型等，基于用途不同而出現(xiàn)的打印型、出版型等。

(五)用作網(wǎng)站服務(wù)

電子檔案本身就是以電子信息存在的數(shù)據(jù)集合體，這為很多單位的檔案信息資源服務(wù)提供了便利，即直接在網(wǎng)站上發(fā)布相關(guān)內(nèi)容。電子檔案網(wǎng)站通常需要各單位根據(jù)自身情況專門建立，它具有信息量充足、服務(wù)范圍廣、開放性良好等特征，可以將有價值的檔案資料進行直接呈現(xiàn)。

三、電子檔案利用過程中應(yīng)注意的問題

(一)電子檔案網(wǎng)絡(luò)及其信息安全問題

電子檔案的利用首先要關(guān)注的就是信息安全問題，一方面來自于數(shù)字化信息賴以生存的計算機和互聯(lián)網(wǎng)本身具有極大的不安全隱患，另一方面來自于檔案管理過程中安保意識不強、安保措施有漏洞等因素。基于這兩點認(rèn)知，提高電子檔案利用安全性就需要從技術(shù)和人這兩方面入手：在技術(shù)上，應(yīng)采用有效的信息保密技術(shù)，具體可綜合使用電子簽名、電子水印等防偽技術(shù)，并保持技術(shù)的及時更新和升級。同時，要做好檔案的系統(tǒng)備份與數(shù)據(jù)恢復(fù)工作，以便在遭遇突發(fā)事件時可以確保電子檔案的安全穩(wěn)定；在人的因素上，應(yīng)針對檔案的管理和使用，加強制度建設(shè)與責(zé)任明確，同時通過必要的教育培訓(xùn)，強化相關(guān)人員的工作規(guī)范性和保密意識。

(二)電子檔案利用理念及人才供給問題

首先，考慮到基于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的檔案信息資源與傳統(tǒng)檔案存在巨大差異性，因此檔案工作者需及時改變“你查我調(diào)”的利用理念，奉行“以人為本”的原則進行主動服務(wù)，將電子檔案的利用范圍進行擴大、利用對象進行拓展、利用方式進行變革創(chuàng)新，從而保證新時代電子檔案利用有效性。對于檔案利用者而言，也需要轉(zhuǎn)變利用思路，意識到檔案并非是神秘不可接觸的，而是與自己的工作生活息息相關(guān)，要嚴(yán)肅認(rèn)知法律賦予了權(quán)利來查詢利用已公開的電子檔案，將其作為公民的合法義務(wù)以及政府給予的社會福利，從而借助檔案信息來幫助自己在工作和生活上獲得提升。綜合來說，檔案工作者和利用者雙方應(yīng)同時改變傳統(tǒng)理念，基于各自的立場發(fā)揮電子檔案的價值，讓電子檔案為社會做出更大的貢獻(xiàn)。

其次，電子檔案的科學(xué)管理與有效利用需要專門的工作人員，因此加強人才隊伍建設(shè)必不可少。想要順利實現(xiàn)電子檔案信息聯(lián)網(wǎng)服務(wù)，必須擁有專業(yè)技術(shù)過硬、素質(zhì)到位的檔案人員，并確保其在檔案部門的地位和作用能夠完全發(fā)揮。然而從目前的現(xiàn)狀來看，很多單位沒有做好檔案人才隊伍建設(shè)，有些是缺少足夠的高素質(zhì)IT人才，有些是缺少充足的檔案專業(yè)理論知識和實踐經(jīng)驗，導(dǎo)致相關(guān)工作的開展舉步維艱。綜合而言，檔案管理部門應(yīng)積極拓展兩類人才，一類是計算機人才，一類是檔案專業(yè)人才，通過兩者的優(yōu)勢互補來實現(xiàn)電子檔案工作的有效推進。需要注意的是，考慮到各種實際情況的制約，不建議這兩類人才相互替代，即不提倡單位專門培養(yǎng)具備計算機和檔案管理雙重素質(zhì)的人才。這是因為該理念過于理想化，違背了檔案工作者的初衷，即解決檔案管理、存儲和服務(wù)過程中的各種問題，最合理的措施是通過合理分工來實現(xiàn)各自價值最大化，從而提高電子檔案的利用效率，節(jié)省資金和人力。

(三)電子檔案利用法律法規(guī)和法律效力問題

首先，考慮到電子檔案的利用必然會設(shè)計國家、集體或個人的利益關(guān)系，因此對其進行利用必須受到相關(guān)法律法規(guī)的約束，而這種約束既要求檔案部門盡職盡責(zé)，也要求利用者不得逾越，如此才能協(xié)調(diào)好各方利益。常見的《檔案法》《保密法》《著作權(quán)法》《政府信息公開條例》等就是必須依據(jù)的法律法規(guī)。除此之外，檔案部門自身也應(yīng)當(dāng)根據(jù)自身情況制定專門的電子檔案利用規(guī)章制度，并輔以合理的懲處措施，比如針對網(wǎng)絡(luò)黑客入侵的處罰等。

其次，無論國內(nèi)還是國外早已達(dá)成共識，電子檔案具備法律效力。但需要注意的是，關(guān)于電子檔案在法律證據(jù)上的作用，我國目前并未給予明確定位，僅僅歸于“試聽資料”類。由此可知，現(xiàn)階段用電子檔案作為法律證據(jù)的效力有限。而造成這一局面的根本原因恰恰是電子檔案本身的特點，即內(nèi)容易于被篡改、儲存載體安全性差、保存有難度等，使得人們普遍對其可靠程度持懷疑態(tài)度，因此未將其用作對待證事實的單獨證明，這樣無形中制約了電子檔案的利用。如果想要切實提升電子檔案的法律效力，則可以從這兩方面入手：第一，突出電子檔案的證明作用。目前學(xué)界正著力研究這一問題，普遍認(rèn)為這是提升電子檔案法律效力的關(guān)鍵，由此逐漸形成了“新來源觀”這一理論，即“對于電子檔案，不但要關(guān)注其本身的內(nèi)容，更要關(guān)注其形成、鑒定、整理等不同環(huán)節(jié)，運用全過程動態(tài)監(jiān)控管理，來確保電子檔案的可靠性與真實性，從而有效強化其證據(jù)作用”。該觀點不但在學(xué)術(shù)界備受推崇，也得到了信息技術(shù)領(lǐng)域的重大支持，后者正在努力攻關(guān)以確保其發(fā)揮效力；第二，增強電子檔案在證據(jù)法中的地位。盡管當(dāng)前電子檔案被歸于“視聽資料”里，在納入證據(jù)體系上不存在實質(zhì)性障礙，但其作為“間接證據(jù)”的地位對于實際利用效果很不利。為此，電子檔案理論研究不斷深入，相關(guān)技術(shù)性保障措施逐漸被開發(fā)出來，但最終仍需要提升其在立法中的法律地位。換句話說，只有立法部門將電子檔案判定為“直接證據(jù)”時，才能將其視為和紙質(zhì)檔案擁有同等的法律地位，這樣就能從法律角度給予電子檔案的利用以有效保障。

(四)電子檔案利用的標(biāo)準(zhǔn)化問題

我國檔案部門近幾年通過各種途徑致力于國家電子政務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)以及檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)研制工作，圍繞業(yè)務(wù)行標(biāo)、技術(shù)性和管理性對電子檔案的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范設(shè)計了整體的框架。當(dāng)然，在這領(lǐng)域目前仍處于發(fā)展建設(shè)中，可以借鑒的是已經(jīng)成熟的國外電子檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)，比如美國國防部于1997年制定的滿足文件管理應(yīng)用功能最低要求的設(shè)計標(biāo)準(zhǔn)，就對電子文件歸檔和檢索應(yīng)參考的操作、立法及法律需求等給出了明確界定，使得電子檔案的載體介質(zhì)具備了信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。而對于我國來講，后續(xù)也應(yīng)當(dāng)基于自身情況進一步加強檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系的建設(shè)工作，確保電子檔案的利用更加科學(xué)、更加規(guī)范、更加高效。

四、結(jié)語

電子檔案的出現(xiàn)是時代發(fā)展下的產(chǎn)物，是信息技術(shù)于傳統(tǒng)工作內(nèi)容的有效結(jié)合。而對于電子檔案的利用需要綜合考慮各種實際情況，隨著持續(xù)深入地開發(fā)，其利用意義和原則也在不斷擴充中，無論檔案制作者還是使用者都應(yīng)當(dāng)認(rèn)真對待并熟練掌握，以便在相關(guān)工作中基于合法、合規(guī)的前提下最大程度發(fā)揮電子檔案的使用價值。