公立醫院經濟合同履行環節的管理與內部控制探析

梁健萍 黃騰紅 黃愛萍 佛山市第二人民醫院

近年來，隨著國家不斷深化醫藥衛生體制改革，現代醫院管理制度的建立及推進、三級公立醫院績效的開展等，都對公立醫院管理的規范化、精細化提出了更高的要求。公立醫院需通過制定及不斷完善制度、規范實施措施、優化執行流程，進一步強化內部控制，有效防范風險，保證醫院資金安全，提高資源配置和使用效益。在新時代下我國經濟體制改革不斷推進，公立醫院對外的經濟活動不斷增加，對外簽訂的經濟合同數量也日益增多。經濟合同管理是公立醫院日常管理的重要內容之一，規范和加強經濟合同管理對完善公立醫院內部控制、防范因合同產生的經濟風險、維護公立醫院醫療事業健康及可持續發展有積極作用。

目前公立醫院往往只重視合同簽訂環節的風險控制，缺乏對合同履行環節的跟蹤管理，不能及時識別經濟合同履行環節存在的相關風險。對此，本文以某三甲醫院為例，提出加強醫院經濟合同履行環節管理和控制的建議：建立合同履行與付款的聯系，完善合同執行監督機制；加強合同付款與合同關聯的稽核；建立資產與經濟合同的關聯；定期報告經濟合同履行情況，將合同執行情況納入績效考核評價，進而維護醫院經濟利益。

一、傳統合同管理模式下醫院經濟合同履行環節的風險

傳統合同管理模式下，醫院采購部門簽訂合同后，紙質合同分別送業務部門及檔案管理部門存檔。業務部門及檔案管理部門分別將合同名稱、對方單位、簽訂部門等基本信息進行登記。業務部門執行合同后憑付款申請單、發票、驗收單、合同等資料到財務部門辦理付款手續。對此，醫院經濟合同履行環節面臨如下風險。

(一)合同執行記錄不完整

按目前醫院各行政部門的設置，醫院不會設立專門的合同管理部門，但是合同涉及的部門會安排相關人員統一保管合同。盡管這種操作方式能相對緩解合同管理給醫院帶來的不利影響，但是實際上仍未能解決合同實時共享、精確查詢等管理問題，更無法提高不同部門之間協同的工作效率。

在合同執行環節中，大多分部門會記錄合同執行的過程，但由于各部門的業務內容不盡相同，各部門登記的內容和側重點存在很大差異，導致一份完整的合同數據出現零散的問題，無法全面體現合同信息的價值。另外，這種管理記錄方式不能充分反映合同執行周期內各階段的進展情況。

(二)執行和驗收缺乏有效監督

合同執行中對相關的文件、進度報告等缺乏統一管理，存在未完全履行合同、未經批準擅自變更合同履約內容、合同變更程序不規范等風險。由于信息不對稱，往往只有與該合同有關的醫院業務部門掌握合同履約情況，沒有建立合同履行的監督機制，使合同履行與付款脫節，增大了財務部門的付款風險。

如某份電腦機房設備采購合同約定交付“A牌磁盤柜”，在實際執行合同時，供應商不能按約定的期限交貨，業務部門未經審批程序擅自變更合同履約內容，驗收部門未比對合同內容，按供應商交收的“B牌磁盤柜”驗收，“B牌磁盤柜”單價高于“A牌磁盤柜”，總金額未超出合同金額。

(三)合同執行與付款缺乏關聯

此現象主要發生在需要預留質保金的合同余款支付，與合同規定的付款時間存在滯后情況。主要是因為醫院缺乏統一的合同管理系統，由業務部門對合同余款支付進度自行負責，但業務部門相關管理人員崗位變動或離職的情況下，業務部門往往會忽視預留質保金付款業務的交接。而且內審部門也無法對業務部門的相關付款進度進行監督。

(四)經濟合同與形成的資產相互分離，難以追溯

主要體現在設備維修方面，醫院科室申請維修設備時，質保期內的設備應由供應商負責維修，由于沒有部門檢查設備是否在質保期內，相關系統也不支持設備質保期的快速查詢，進而另組織維修，增加了醫院運營成本。

(五)經濟合同執行有誤差

醫院往往重視對支出經濟合同的管理，對合同付款審核嚴格，而忽略對收款合同的管理。業務部門不及時催收款項，甚至合同簽訂后無人關注是否收取款項，導致款項到期未收或應收未收，給醫院造成經濟損失。

在醫院的日常運營管理中，缺乏對經濟合同執行情況，包括經濟合同能否按約定的時間、約定的條款、約定的質量等完成情況進行考核，出現合同執行緩慢或停滯，甚至出現“僵尸”合同，成為無人管理狀態，造成醫院資源浪費。

二、醫院經濟合同履行環節的管理與控制

(一)搭建經濟合同管理系統

目前，醫院的HRP(Hospital Resource Planning)系統應用廣泛，多部門不同業務均可在HRP上有相應的模塊。為加強經濟合同履行環節管理與控制，將合同控制是理念、方法、流程等不同的管理要素，用信息化的手段整合到醫院信息系統中。醫院可在HRP系統的基礎上搭建經濟合同管理模塊。合同簽訂后分別由采購部門錄入合同基本信息，業務部門錄入合同執行記錄，財務部門錄入合同付款記錄，檔案管理部門錄入檔案管理相關信息，內審部門跟進合同執行進度。建立醫院各部門與不同經濟合同之間的管理閉環，減少人為操作因素的影響，從而保護合同信息的安全性，實現交易處理的有效性、精準性、完整性，有效控制合同有效期內的合種風險問題。

(二)建立合同履行與付款的聯系，完善合同執行監督機制

以履行貨物類合同為例，業務部門申請支付經濟合同款項時，需驗收部門在“醫院經濟合同管理模塊”的合同履行要求，清點實物辦理驗收入庫，并上傳驗收證明材料，經驗收部門負責人審批。財務部門合同審核員核對驗收人上傳的驗收證明材料，確定與合同約定相符后付款，以此保證合同、實物、入庫的一致。審計部門對經濟合同的執行情況進行監督，定期或不定期抽查合同履約情況。這些措施建立了合同履行與付款的聯系，明晰了各部門在合同執行中的職責，將經濟業務執行控制在合同約定范圍內，完善了合同執行的相互監督機制，有效降低了付款風險，維護了醫院的經濟利益。

(三)加強合同付款(收款)與合同關聯的稽核

合同管理模塊的合同稽核功能。審核員在收到付款發票后，在系統中錄入付款信息，并在發票上標注合同編號；會計核算人員在出賬后，將相關憑證號關聯到“合同付款”菜單中。若屬于收款合同，流程自動流轉到會計核算人員，財務出納在收到合同款后，將相關憑證號關聯到“合同收款”菜單中。

月末，信息系統在每一合同編號下對合同審核員錄入的付款信息與會計核算人員記賬憑證中關聯的付款信息進行稽核，如有不一致情況，按合同編號生成差異表，由合同審核員追查差異原因，差異表由記賬人員和審核人員共同簽字。這樣，既能保證不遺漏付款憑證關聯相應的合同，確保會計核算憑證與合同關聯的準確性，又能有效防范重復付款或超合同金額付款的風險。

(四)建立資產與經濟合同的關聯

業務部門在合同管理模塊錄入合同執行記錄時，已經錄入資產編號。科室申請設備維修時，需在“設備維修申請表”上填報資產編號、資產名稱、故障事項等。設備管理部門收到申請后派員現場核實資產情況，并通過資產編號查詢相應資產的合同編號、驗收時間、質保時間、是否在質保期內、是否符合質保條件，最后確定是供應商負責維修還是醫院組織維修。財務部門在支付設備維修費時，由審核員核實“設備維修申請表”的內容，審核相符方可付款。以有效履行合同質保條款，依法合理要求供應商承擔質保期內應盡的維修義務，切實維護醫院經濟利益。

(五)定期報告經濟合同履行情況，將合同執行情況納入績效考核

為促進醫院各部門認真履行合同管理職責，內審部門每月從合同管理模塊中導出各業務部門承辦的合同明細，包括合同編號、合同名稱、合同金額、已支付(收取)金額、付款(收款)日期及付款條件等信息，反饋給各業務部門核對并說明情況，形成經濟合同履行月報向醫院決策層匯報。同時，將經濟合同執行情況納入各業務部門的績效考核，并定期報告，增加溝通，既能方便各部門充分了解經濟合同履約情況，也能督促各業務部門及時執行合同、催收應收款項，降低到期款項未收風險，維護醫院經濟利益。

醫院通過搭建合同管理模塊強化對經濟合同履行的監控，一是建立了合同履行相互監督機制，加強了財務部門對合同執行的監控，切實做到按合同履行情況結算款項；二是加強了合同付款與合同關聯的稽核，有效防范付款風險；三是將資產與合同關聯，有效履行合同質保條款，降低了設備維修成本；四是督促業務部門及時執行合同，及時催收應收款項，防范經濟損失，維護了醫院經濟利益。

三、結語

綜上所述，通過HRP系統搭建經濟管理模塊，不僅可以提高公立醫院合同管理的運行效率，也是新形勢下公立醫院管理必然的改革趨勢。因此，公立醫院應該順勢而為，以規避財務風險為前提，明確現行經濟合同管理中存在的弊端，積極吸納先進的管理經驗對相應的管理流程進行優化、完善，提高經濟合同管理的執行力度，確保合同的各個環節都按相應規定依法進行從而有效維護醫院的合法權益，減少因合同管理給醫院造成利益損失。