大數據背景下人事檔案信息化建設問題與對策

文/武漢工程大學 苗菁

在信息時代背景下，我國互聯網技術日臻成熟和完善，大數據應運而生，一定程度上改善并優化了人們傳統的生活方式，將其應用于高校的人事檔案管理工作，能夠進一步促進高校人事檔案管理質量的提升。立足于此，筆者探究大數據背景下高校人事檔案信息化建設的問題與對策，以供參考。

一、大數據概述

（一）大數據的定義。大數據概念最早由麥肯錫提出，但是對于大數據的具體定義，則見仁見智了。一部分研究人員將大數據定義為依托信息技術，運用此技術，能夠合理整理和分析數據。也有一部分研究者認為大數據是通過借助計算機的運作，來分析具有參考價值的信息。總而言之，迄今為止，對大數據依然沒有做出統一的釋義。

（二）大數據的特征。大數據雖然未做出統一的界定概念，但是其擁有以下三種特征。具體如下：第一，其具有大量的數據?，F階段，大多數人借助互聯網對想要的信息進行查詢，抑或是借助于互聯網活動留下關于自身較多的信息。立足于此兩點，計算機可以幫助取得較為繁雜的多種數據。第二，低密度價值。就過去而言，人們需要在一個限定的區域來查詢自己想要的信息，而隨著大數據技術的運用，人們可以在較大區域查詢自己想要獲得的信息內容。故此可知，大數據具有低密度價值。第三，快速的處理速度。在大數據時代，互聯網資源可以接受較多的信息內容，因此需要不斷加快信息處理速度，從而使相關用戶能夠快速獲得這些信息，進而提升用戶的滿意度。

二、大數據背景下高校人事檔案信息化建設的意義

（一）提升人事檔案的管理效率。在大數據背景下，高?？梢詮娀耸聶n案信息管理系統的應用，對學校內部信息內容進行科學有效的分析，并對不同數據之間所存在的因果聯系進行深入研究，從而使高校立足于科學的視角來預斷當下人力資源管理的現狀。具體而言，高校內部的人事檔案管理工作各個環節都能夠運用大數據技術來解決，從而使高校人力資源管理工作能夠在科學理論基礎上開展，從而實現人事檔案管理工作效率和質量的進一步提升。

（二）實現科學化管理。以往的高校人事檔案管理工作，主要依賴于檔案工作人員的多年工作經驗，這為高校人力資源管理工作所提供的幫助是微乎其微的。而在大數據背景的支持下，高?？梢圆粩嘁胂冗M的檔案管理人才，聘請業內具有豐富大數據經驗的專家對檔案管理人員開展培訓工作，并能對工作人員的工作任務進行信息化分配，將其系統歸檔在人事檔案中，并有效對比這些信息內容，進而實現管理模式的優化。在此管理模式下，高校的人事檔案管理工作會逐漸朝著科學化方向不斷發展。

三、大數據背景下高校人事檔案信息化建設的問題

（一）信息內容來源過于簡單。目前來看，信息內容來源只依賴于人事檔案，且信息內容也有著一定的局限性和雷同性，具體體現在以下幾點：第一，檔案的填寫內容不能具體展示個人特點。第二，大多數教師的評價內容失去客觀性和真實性，具有一定的抄襲問題，不能有效體現個人特征。第三，檔案撰寫內容篇幅具有一定的局限性，大多數教師職員的工作總結報告存在單一性，不能有效展示其具體的工作履歷、個人榮譽等等，鑒于檔案管理的保密性原則，當事人不能對自身檔案進行及時查閱，這造成實際的檔案內容缺乏完善性和系統性。

（二）資金分配不合理。目前來看，基于市場對人才需求量的與日俱增，導致高校對于生源的競爭也日益激烈。因此，高校管理層主要思考的問題是如何能夠持續發展，在此情況下，高校將更多的經費投入于科研實踐及人才培養中。此外，高校管理層并沒有有效認識到檔案管理信息化的重要性，這導致針對資金引入檔案工作多停滯于形式化。在此影響下，大多數高校不具備相對完善的檔案設施，其檔案管理技術存在嚴重的滯后性。

（三）不能充分利用人事檔案?，F階段，各大高校的人事檔案管理工作主要負責統計學校日常管理中的信息，偶爾也能夠進行外界信息查詢工作，且人事檔案系統中的主要信息都將原本的紙質檔案進行電子化處理，這一定程度上縮小了信息含量。在此情況下，只能呈現當下人力資源情況，不能借助大數據技術來細化人力資源具體管理工作，一定程度上束縛了高校人力資源未來的發展。

（四）缺乏相應的高校人事檔案管理人員。隨著市場經濟的不斷深入，社會各個角落都能夠展示一定商機，受此影響，大多數人不再滿足傳統“鐵飯碗”工作，而投身商業領域。大多數高校的人事檔案管理人員呈現極度匱乏狀態，且隨著經濟的不斷發展，各大高校的教育也受到社會各界人士的關注，師資隊伍日益壯大，高校的檔案管理工作內容逐漸增多?；诟咝Ｈ耸聶n案管理人員的缺乏，不少高校安排了校內后勤人員投入檔案管理工作，其不具備相對完善和專業的檔案管理知識，一定程度上降低了檔案管理工作質量。

（五）人事檔案內容缺乏全面性與真實性。多年來，高校的人事檔案所收集的內容多是展示教師的政治面貌和工作履歷，而對于其過往經歷的收集則少之又少。此外，教職員工的考核評價內容呈現單一性和雷同性，甚至部分教師為了謀得一己私利，沒有切實將自身真實經歷填寫在檔案中，這也導致高校檔案內容造假事件層出不窮，缺乏檔案中所要求的真實性和全面性。

（六）人事檔案管理資金的投入較少?，F階段，大部分高校的管理人員將經費投入科學研究及人才培養上，用在檔案管理工作方面的經費則捉襟見肘。甚至一部分高校不具備必要的檔案管理場所，且檔案設施老化嚴重，大多數高校用于人事檔案管理的辦公室不能滿足相關檔案建設要求。

四、改善高校人事檔案信息化建設工作的對策

（一）加強高校教職工的人事檔案管理意識。人事檔案資料對高校的發展具有至關重要的意義，因此，高校應該從基層入手，不斷提升對人事檔案管理的重視度。具體而言，高校應在日常工作中進行必要的宣傳，定期為教師職工開展座談分析會，加大對于教師職工的培訓力度，加大對教師職工檔案管理知識的普及力度，從而使教師職工能夠加強對檔案管理工作重要性的認識。在此環境下，高校檔案管理工作人員能夠不斷提升對于該項工作的熱情，使其在今后的工作崗位中切實履行自身職責，進而提升人事檔案管理的有效性。

（二）增強高校人事檔案管理的信息化程度。在大數據背景下，高校逐漸加大了對于人事檔案工作的重視程度，并對其不斷改革和完善，促使檔案管理逐漸朝著信息化方向發展。所謂的檔案管理信息化，主要是指應用電子化載體來對紙質檔案進行代替，將傳統的靜態展示模式應用動態管理模式代替。在高校人事檔案信息化建設過程中，要認真聽取檔案管理人員的意見，并在此基礎上，優化管理模式和管理軟件的選擇，從而進一步完善信息化建設技術，實現信息化建設工作的進一步優化。

（三）健全人事檔案管理數據平臺。基于高校人事檔案管理工作的復雜性和綜合性，需要構建一個相對完善的大數據管理平臺，從而實現全校教職工檔案同時集中存放一個平臺上，進而提升檔案管理的效率。同時，需要將大數據技術有效應用于該平臺上，進而能夠有效對比相關數據。例如，可以借助大數據技術，對教師職工的博士、碩士、本科、大專學歷進行調研分析，還可以將本校教師的學歷和其他高校做對比，進而便于了解本校教師職工的學歷比例，實現人力資源管理工作的簡易化，大大提升檔案管理的有效性。

（四）保證高校人事檔案內容的全面性與真實性。全面性與真實性是人事檔案內容的具體體現，也是提升人事檔案管理有效性的必然手段，能夠進一步深化人事檔案管理工作的意義。全面性是指對一個人的成長過程進行全面跟蹤，對其個人生活情況、工作履歷以及所參加的相關實踐活動都充分展現。除此之外，現階段，檔案信息經常出現造假問題，這就要求從事檔案管理的人員秉持真實性的原則，認真履行檔案管理的職責，對所需材料做到有效填充，并及時甄別檔案的真偽情況，保證檔案信息具有高度的真實性和可靠性。

（五）加大人事檔案管理資金投入。在大數據背景下，高校只有不斷完善檔案管理設施和場所，才能進一步提升檔案管理的有效性。因此，高校要拓寬對于檔案管理方面的資金引入渠道，加大資金投入力度。配備較為健全的基礎設施設備。在編制年度預算過程中，相關部門要對人事檔案的資金投入給予必要的支持，保證其有足夠的經費支持。

五、結語

在大數據背景下，高校人事檔案的信息化建設并不是一蹴而就的，而是需要一個漫長的過程來不斷發展和創新。在此過程中，高校要意識到檔案管理的重要意義，并深入分析信息化建設過程中所出現的具體問題，采取針對性的解決對策來實時解決，進而提升檔案管理的有效性，推動高校的持續發展。