基于軍工企業(yè)互聯(lián)網(wǎng)差旅管理信息化平臺的建設(shè)研究

朱小衛(wèi)，鮑嘉雯

（中國航發(fā)貴州黎陽航空動力有限公司，貴陽 550014）

1 研究背景

在八項規(guī)定和降本增效的要求下，中央企業(yè)差旅管理意識日漸強化，越來越多的央企開始或已經(jīng)開始在全集團范圍內(nèi)推進差旅整合工作。軍工企業(yè)作為央企的一分子，必然要實現(xiàn)對差旅管理信息化的建設(shè)。

1.1 傳統(tǒng)的軍工企業(yè)差旅管理流程

傳統(tǒng)的軍工企業(yè)差旅管理流程主要為線下紙質(zhì)流程，具體流程為：

（1）接到出差任務(wù)后，員工需填寫紙質(zhì)審批單，干部還需在OA 系統(tǒng)上提交申請并經(jīng)主管副總經(jīng)理批準(zhǔn)；因科研項目任務(wù)出差的員工還需向項目管理部門提交申請，經(jīng)過部分負責(zé)人以及科研項目經(jīng)理批準(zhǔn)；因外出培訓(xùn)任務(wù)出差的員工需到人力資源部備案并經(jīng)過人力資源部部長、人力資源部主管副總經(jīng)理審批；出國（境）出差的員工需經(jīng)總經(jīng)理、董事長審批，經(jīng)人力資源部外事專員進行培訓(xùn)。

（2）出差人員需填寫紙質(zhì)借款審批單，經(jīng)過本單位負責(zé)人、公司主管、財務(wù)部門會計的層層審批，審批通過后才能辦理借款。

（3）出差人員自行預(yù)訂符合崗位職務(wù)的車票（機票）、賓館。

（4）出差人員返回后，填寫紙質(zhì)報銷單據(jù)，附帶原始憑證，經(jīng)過層層審批，最后由財務(wù)部報銷［1］。

（5）財務(wù)部負責(zé)審核各項報銷費用是否符合規(guī)定，再進行入賬核算，出差人員根據(jù)入賬核算情況對差旅費進行退補。

1.2 傳統(tǒng)流程弊端分析

傳統(tǒng)的流程主要存在辦理周期長，領(lǐng)導(dǎo)審批、審核困難，財務(wù)難以進行有效的真實性復(fù)核以及需要投入大量的人力、時間等問題。具體如下：

（1）出差申請的審批流程較長，出差人員需多次找到不同職能部門和審批人員獲得審批簽字。

（2）出差人員在出差過程中形成的報銷票據(jù)可能會出現(xiàn)缺損、丟失、信息不完整、金額超過崗位職務(wù)限制等情況，票據(jù)規(guī)范性較差。

（3）財務(wù)人員的工作量增加，需審核報銷票據(jù)的真實性、合規(guī)性和合理性。

（4）差旅費用的事前控制缺失，僅停留在事后控制階段。

2 軍工企業(yè)互聯(lián)網(wǎng)差旅管理信息化平臺實現(xiàn)思路

為改善陳舊手工核算模式，在互聯(lián)網(wǎng)上實現(xiàn)差旅管理，提高工作效率、加強內(nèi)部風(fēng)險控制和成本控制、加強差旅費報銷的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化、實現(xiàn)預(yù)算編制控制全流程管理、借助大數(shù)據(jù)進行財務(wù)分析，為財務(wù)電子檔案建設(shè)、財務(wù)共享中心建設(shè)鋪墊。企業(yè)通過與軟件開發(fā)公司合作建設(shè)互聯(lián)網(wǎng)差旅管理信息化平臺，開發(fā)移動APP 平臺，由APP 平臺提供出差任務(wù)申請、差旅費用申請、商旅訂票、費用預(yù)算控制、電子影像掃描、發(fā)票驗真去重、差旅報銷申請、報銷審批、財務(wù)稽核、付款等功能。同時，基于軍工企業(yè)復(fù)雜的管理要求，還需在內(nèi)網(wǎng)部署財務(wù)核算系統(tǒng)，內(nèi)外網(wǎng)通過數(shù)據(jù)擺渡導(dǎo)入業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)后生成憑證，實現(xiàn)企業(yè)會計臺賬的統(tǒng)一管理。針對部分核心業(yè)務(wù)的數(shù)據(jù)在外網(wǎng)需進行映射替代，核心業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)設(shè)置業(yè)務(wù)預(yù)警，進行信息補充完善，經(jīng)財務(wù)稽核后生成憑證，最終實現(xiàn)差旅管理從員工發(fā)起出差到財務(wù)記賬的全流程線上應(yīng)用［2］。

具體實現(xiàn)思路為：

（1）出差人員通過APP 進行移動申請和報銷操作。

（2）差旅管理系統(tǒng)與財務(wù)核算系統(tǒng)對接，實現(xiàn)差旅標(biāo)準(zhǔn)、費用標(biāo)準(zhǔn)等各項費用管控。

（3）利用APP 電子影像與稅務(wù)系統(tǒng)，直接查驗發(fā)票真?zhèn)危蕹貜?fù)票據(jù)。

（4）各職能部門及其負責(zé)人通過APP 完成出差審批和費用審核，提高差旅管理效率。

（5）通過系統(tǒng)自動化處理，財務(wù)人員從核銷會計向管理會計進行轉(zhuǎn)變，減輕財務(wù)繁重的工作壓力，優(yōu)化企業(yè)日常管理流程，將流程自動化、顯性化、精細化，逐步實現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營的數(shù)字化轉(zhuǎn)型。

（6）實現(xiàn)差旅管理的移動應(yīng)用，逐步實現(xiàn)出差人員的“零”現(xiàn)金、“零”票據(jù)的報銷模式。

3 軍工企業(yè)互聯(lián)網(wǎng)差旅管理信息化平臺的實施措施

3.1 平臺設(shè)計

軍工企業(yè)互聯(lián)網(wǎng)差旅管理信息化平臺必須遵循總體規(guī)劃的原則，全面規(guī)劃未來IT 戰(zhàn)略來配合發(fā)展戰(zhàn)略。在整個系統(tǒng)規(guī)劃和建設(shè)過程集中遵循先進性、標(biāo)準(zhǔn)化、靈活性、可擴展、高可用性及可靠性原則，遵循模塊化設(shè)計、參數(shù)化設(shè)計，合理劃分功能模塊，具備好的擴展性，最大限度滿足不斷發(fā)展和變化的業(yè)務(wù)需求。在規(guī)劃思路的指導(dǎo)下，建立軍工企業(yè)互聯(lián)網(wǎng)差旅管理信息化平臺的示意圖和具體的應(yīng)用架構(gòu)。

軍工企業(yè)互聯(lián)網(wǎng)差旅管理信息化平臺應(yīng)用架構(gòu)分為三層，分為財務(wù)管理系統(tǒng)、軍工企業(yè)互聯(lián)網(wǎng)差旅管理信息化平臺、第三方公有云。其中具體說明如下：

（1）財務(wù)管理系統(tǒng)為軍工企業(yè)現(xiàn)有內(nèi)網(wǎng)系統(tǒng)，包括會計核算、網(wǎng)上報銷、全面預(yù)算系統(tǒng)，并與門戶、SAP 等系統(tǒng)集成同步數(shù)據(jù)，內(nèi)網(wǎng)系統(tǒng)功能主要包括：費用報銷信息補充、財務(wù)稽核、憑證生成、付款單生成、電子票據(jù)存檔等。

（2）互聯(lián)網(wǎng)差旅管理信息化平臺為通過互聯(lián)網(wǎng)搭建差旅管理系統(tǒng)，滿足企業(yè)從出差申請、差旅費用申請、影像管理、票據(jù)管理、報銷和結(jié)算業(yè)務(wù)，同時為了提高結(jié)算效率，將建設(shè)銀企直聯(lián)平臺；并開發(fā)移動APP，系統(tǒng)與去哪兒、攜程旅行、稅務(wù)系統(tǒng)、銀行等系統(tǒng)集成，能夠?qū)崿F(xiàn)出差申請、差旅訂票、票據(jù)管理、銀企直聯(lián)等功能，為出差人員提供APP 費用報銷一站式體驗。

（3）第三方公有云為互聯(lián)網(wǎng)差旅管理信息化平臺提供更為豐富的外部服務(wù)，系統(tǒng)可與去哪兒、攜程旅行、稅務(wù)系統(tǒng)、銀行等系統(tǒng)集成，能夠?qū)崿F(xiàn)差旅訂票、發(fā)票驗真、銀企直聯(lián)等功能，為出差人員提供APP 費用報銷一站式體驗。

3.2 業(yè)務(wù)場景

（1）商旅平臺：系統(tǒng)與攜程、去哪兒、高鐵管家、各大航空公司等商家的第三方商旅平臺系統(tǒng)對接，直接獲取消費記錄，完成消費明細對賬。

（2）差旅人員：在線提出出差申請，領(lǐng)導(dǎo)移動審批，員工通過商旅平臺預(yù)訂機票、火車票、酒店。員工在出差過程中的消費記錄同步更新到差旅管理信息化平臺中。員工利用APP 提交差旅費報銷申請單，由系統(tǒng)關(guān)聯(lián)商旅平臺獲取或者手動掃描上傳票據(jù)電子影像，讀取票據(jù)影像信息，同時通過稅務(wù)云系統(tǒng)查驗發(fā)票真?zhèn)危M行移動報銷。

（3）審批人員：審批人員通過系統(tǒng)檢查和審批各項報銷費用，由出納人員在銀企直聯(lián)系統(tǒng)上完成費用結(jié)算，結(jié)算后生成會計憑證［3］。

3.3 前期基礎(chǔ)工作

（1）完成內(nèi)外網(wǎng)財務(wù)管理系統(tǒng)的搭建，完成與其他系統(tǒng)集成接口開發(fā)調(diào)試。

（2）完成系統(tǒng)中涉及的各類流程、單據(jù)的設(shè)計。

（3）建立基于互聯(lián)網(wǎng)端的差旅管理信息化平臺，實現(xiàn)系統(tǒng)與第三方商旅平臺公有云的互聯(lián)互通。

（4）在系統(tǒng)中設(shè)置各部門信息、權(quán)限，統(tǒng)一各部門差旅費用管理口徑。

（5）自定義出差人員信息、審批人員信息與權(quán)限。

（6）辦理銀企直聯(lián)協(xié)議，開通中稅云服務(wù)平臺。

（7）進行系統(tǒng)調(diào)試。

3.4 實施途徑

（1）出差申請：出差人員利用手機APP 客戶端發(fā)出申請，填寫出差時間、地點等信息，系統(tǒng)自動估算差旅費用，系統(tǒng)根據(jù)員工職級及各部門的差旅費用預(yù)算指標(biāo)判斷費用的合理性，將費用數(shù)據(jù)同步到預(yù)算管理系統(tǒng)中。

（2）出差審批：領(lǐng)導(dǎo)通過手機APP 審批出差申請，審批后員工方能進行訂票操作。

（3）商旅訂票：出差人員在APP 上進行訂票操作，系統(tǒng)自動接入第三方商旅平臺，訂票費用由合作的第三方商旅平臺先行墊付，后由企業(yè)財務(wù)部門定期與平臺進行費用結(jié)算。

（4）消費對賬：系統(tǒng)定期從第三方商旅平臺獲得流水賬明細表，與出差人員的消費記錄進行自動核對。

（5）員工報銷：出差人員在APP 中提交差旅費報銷申請，系統(tǒng)自動調(diào)取發(fā)票信息及員工行程信息，自動核算金額，檢查是否存在超預(yù)算的情況，核對無誤后進入下一環(huán)節(jié)。

（6）報銷審批：根據(jù)票據(jù)影像信息，領(lǐng)導(dǎo)在手機APP 進行報銷審批。

（7）財務(wù)稽核：出差人員報銷流程審批完成后，要將紙質(zhì)發(fā)票憑證投遞到智能票據(jù)箱中，智能票據(jù)箱會根據(jù)員工提交的報銷申請單對票據(jù)進行校對，校對無誤后方能進行票據(jù)投遞。如果校核不通過，由財務(wù)部門對實物票據(jù)與影像票據(jù)信息進行人工校核。

（8）生成憑證：財務(wù)人員將報銷數(shù)據(jù)擺渡到內(nèi)網(wǎng)財務(wù)管理系統(tǒng)，系統(tǒng)自動生成憑證并生成付款單。

（9）財務(wù)結(jié)算：財務(wù)部門與直聯(lián)銀行進行結(jié)算，并向出差人員發(fā)送結(jié)算信息。

4 結(jié)語

通過建設(shè)和實施互聯(lián)網(wǎng)差旅管理信息化平臺，能夠取得以下預(yù)期效果：一是轉(zhuǎn)變手工核算差旅費用的模式，實現(xiàn)差旅費用移動化、在線化、實時化管理，將差旅費用支出控制在預(yù)算范圍內(nèi)；二是規(guī)范差旅費報銷流程，統(tǒng)一執(zhí)行報銷審批程序，在線完成審批，提高報銷報賬效率；三是云票夾自動進行發(fā)票采集、驗真、去重，并對發(fā)票電子影像進行一體化閉環(huán)管理，提高發(fā)票管理水平；四是差旅報銷可以在手機APP 上完成，實現(xiàn)出差人員“零”現(xiàn)金出行。