財務智能化對高校財務報賬流程優化研究

錢鏡伊

（南京理工大學紫金學院，南京 210023）

1 高校財務報賬現狀

財務管理經過多年發展，已經逐步從會計電算化時期過渡到財務智能化時期。我國高校財務報賬也基本實現網上提取、線上審批等操作，但依舊采用線下填報單據、審批簽字后投遞的手段，這種報賬流程耗時長、返單率高，財務工作量也相應增加。尤其是當前很多高校財務往往跨校區管理，紙質單據的跑簽耗時更長，且成本增加，成為困擾師生的一大難題［1-2］。當前，財務報賬流程智能化在高校財務管理中未有實質性進展，對此，有必要加大力度推進報賬流程智能化。隨著互聯網技術日漸成熟，財務智能化成為高校財務事業發展的必然要求。將線上單據傳遞、審批、銀企互通、電子簽單等落實到位，使財務報賬擺脫時間和空間的束縛，實現高校財務工作的智能化發展。

2 高校財務報賬流程存在的問題

2.1 高校財務報賬“兩難兩多”

高校為提高學校經費管理效率，制定了相對嚴苛的財務管理制度，但也導致在高校財務報賬過程中出現諸多難題。一是簽字審批難。經辦人在財務報賬前還需要院領導層層審批票據，若超過一定金額還需校領導簽批。而很多領導人員由于科研和行政管理工作繁忙，經辦人很難一次性找齊簽字，有時票據由于填寫不規范甚至還需重新簽批，易使經辦人產生厭煩情緒。二是取號放款難［3］。一些高校由于財務人員配置不足，采取取號限量規定，導致經辦人很難取到號或排隊等候時間過長。三是規章要求多。高校財務報賬要求變化多，高校財務人員會定期在校級平臺發布報銷制度，但高校師生對平臺關注少，不熟悉報賬流程，導致報賬不規范而重簽，財務信息不匹配而加大報賬難度。四是往返耗時多。往返不同校區，或者打回重新簽批，或者排隊等候，都導致報賬時間成本增加。

2.2 高校財務信息化管理水平不高

一是傳統財務部門難以適應財務智能化發展要求。高校現有財務人員多為傳統會計人員，雖然財務管理經驗豐富，但其在信息化背景下不適應新的工作環境，而從頭學習相關知識又存在較大困難，給高校財務智能化建設帶來一定困難。二是財務數據傳遞不及時，導致財務信息錯差率提高。很多高校財務信息系統缺乏整體規劃，不同部門的財務數據不能共享，導致財務信息的實時性難以滿足師生使用需求甚至有些科研信息、學生信息還使用手工錄入，人工操作失誤等也使財務信息錯差率提高。三是財務應用軟件難以適應學校規模擴張需要。當前，很多高校財務管理仍應用傳統的金蝶財務軟件，且未更新系統，加上傳統軟件不夠靈活，嚴重影響高校財務決策或預測，降低了信息反饋的實效性［4］。

2.3 高校財務和報賬雙方信息溝通不暢，服務質量不高

一方面，國家財務政策不斷變化，高校財務制度不斷更新，但師生對財務報賬信息了解不及時，如增值稅專用發票、普票的開具不合規，報銷單據填寫不規范等，導致財務報銷時溝通不暢甚至部分經辦人認為財務為難自己，而心生埋怨；另一方面，高校財務部門工作繁忙，沒有時間更新財務規定并進行普及，導致很多經辦人在報賬時才了解財務信息變更，這種財務信息不對稱的情況嚴重影響報賬效率。另外，高校財務管理人員工作任務繁重，尤其是隨著高校規模擴大和國家科研支持力度加大，科研經費劇增，使財務管理工作更加復雜，很多財務人員很難在繁雜的工作之余詳細答復報賬人員關于流程、要求等的疑惑，這種溝通上的不充分也使高校師生對財務報賬工作的滿意度大大降低。

3 基于財務智能化優化高校財務報賬流程的建議

3.1 搭建高校財務信息共享平臺，實現高校財務活動與業務活動一體化

當前，校園網絡已基本在高校鋪設完成，基于校園網構建高校財務信息共享平臺是解決財務信息不對稱問題的重要途徑。一是構建信息發布平臺，通過手機App、學校財務網站、學院系統網站、微信公眾號等方式，及時發布最新的學校財務管理規范、財務報銷指南、發票開具說明等通知，實時流通財務信息，方便師生查詢。二是建立財務報賬在線交流平臺，方便經辦人及時查詢經費、繳費、欠費及到賬情況，幫助師生解決在報賬過程中遇到的報銷難題，在線答疑，實現高校財務報賬與業務活動一體化，避免多次往返報賬造成時間和成本增加。三是建立財務信息共享服務中心，將高校財務數據采集、處理和數據分析都放到統一的平臺上，避免財務數據由不同部門輸出到個人產生信息偏差，財務經辦人可以直接根據發生的業務活動填寫財務信息，并共享到平臺上，平臺則自動匹配相關業務，再分配給對應的財務管理人員進行審核，審核后自動匹配相關銀行服務，并生成會計核算表單和財務報表，提高財務管理效率。四是借助大數據技術挖掘歷史報賬數據，生成高校報賬綜合報告，分析長期困擾高校財務報賬流程的原因和類型，通過共享平臺形成操作提示，建立高校綜合預算和專項項目庫，通過全面智能化財務管理系統實時管控高效財務報賬流程。

3.2 建立健全網絡報賬簽字審批體系，推行“無等候”網絡預約報賬

優化高校財務報賬流程的關鍵是建立健全報賬簽字審批體系，高校亟須建立健全網絡報賬簽字審批體系，推行“無等候”網絡預約報賬。首先，借助網絡報賬系統，完善現有紙質簽字審批流程，引入財務票據網上審簽系統，解決簽字審批難和往返耗時長的難題，包括加快完善高校網絡報賬原始票據影像系統、網絡審批系統、網上簽字系統、報批結果查詢系統等，并實現報賬單自動審批推送，經辦人可隨時通過辦公自動化系統（Office Automation System，OA）、App 等查詢，提高簽字審批智能化水平。其次，推行財務報銷預約制度，經辦人在報銷前可先通過報賬平臺預約登記，按照平臺提示填報報賬信息，在指定時間提交財務人員，簡化報賬流程，減少等候時間，提高財務管理效率，解決預約難題。同時，網絡預約報賬平臺的設計應盡可能簡潔易懂，為師生報賬提供便利，確保預約和申報工作順利開展。

3.3 制定符合財務智能化發展需求制度，加大網絡報賬系統應用宣傳

為確保高校財務管理流程符合智能化發展需要，要盡快完善相關制度。一是建立完善的財務監督機制，確保財務管理流程更加規范，減少財務信息漏洞和數據失真現象。加大制度對職工的約束力，明確崗位職責，確保財務分工合理明確。財務智能化建設的重要崗位由多人負責，相互監督和制約，確保財務管理真實準確。二是盡快完善財務內部制度，提高財務管理和控制水平，確保財務報賬流程更加規范，使高校資金得到有效使用。完善報銷制度、應收賬款制度等，實現高校財務管理戰略［5］。三是加快落實高校財務相關政策，通過實施財務管理信息化制度，保證高校資金尤其是科研經費的利用不受干擾，促進學校科研事業健康、持續發展。另外，由于當前的高校網絡報賬系統尚處于起步階段，各大高校在加強財務智能化管理建設的過程中，要加大力度宣傳網絡報賬系統的優勢，借助公文宣傳、學校公眾號、學校網站等，就網絡報賬系統的突出優勢、使用方式、操作手冊、注意事項等相關事宜對廣大師生展開培訓宣傳，并給予專項指導和答疑。同時，還應盡快出臺相關文件對財務智能化的應用給予支持，加快推動高校財務智能化應用進程。

3.4 提高財務人員的業務水平，樹立服務意識

當前，高校財務報賬智能化應用離不開人才的支持，應盡快推動高校高素質人才隊伍建設。一是加強在職財務人員技能培訓。高校現有財務管理人員能力和素養參差不齊且管理隊伍年齡結構偏老齡化，要借助高校自身的資源對財務人員集中培訓，既要提升其財務專業水平及素養，還要結合財務管理信息技術、軟件應用等進行培訓，提升財務人員專業技能和信息化應用水平。二是加快引進復合型高技能人才。互聯網時代，財務智能化是大勢所趨。高校財務建設需要順應時代發展趨勢，加快財務人才儲備，吸引具有財務專業技能且掌握信息技術的復合型會計人才，革新高校財務隊伍，為高校財務管理智能化打開新思維、注入新鮮血液。三是提高財務人員服務意識。鼓勵財務人員與經辦人多溝通，了解高校師生報賬需求，樹立服務意識，以良好的職業心態為廣大師生提供財務服務。高校還可以制定財務部門的績效管理和激勵制度，通過獎勵充分調動財務人員的工作積極性。

4 結語

當前，大數據、人工智能（Artificial Intelligence，AI）、物聯網等信息技術蓬勃發展，國家也愈加關注高校信息化建設，財務智能化管理作為高校信息化建設的重要組成部分，也成為關注的焦點。這就需要盡快搭建高校財務信息共享平臺，實現高校財務活動與業務活動一體化，建立健全網絡報賬簽字審批體系，制定滿足財務智能化發展需求的制度，提高財務團隊信息化業務能力水平，從而優化高校財務報賬流程，建設適合高校發展的財務管理信息化系統，提升學校總體財務管理智能化水平。