淺談干部人事檔案的收集與整理

文/樂碧芳

黨的十九大以來，中共中央辦公廳印發了《干部人事檔案工作條例》，中共中央組織部印發了《關于完善干部人事檔案材料的通知》。各級組織人事部門對干部人事檔案管理工作的要求越來越嚴格規范，特別是規定領導干部提拔前的“凡提必審”干部檔案審核制度，為從嚴管理干部、精準科學選人用人發揮了重要作用。筆者從本單位的人事檔案整理、審核、補缺工作中深刻體會到干部人事檔案收集與整理的重要性，同時也發現干部人事檔案管理工作中需完善的方面。

一、當前人事檔案管理工作現狀

（一）干部個人對人事檔案材料普遍不夠重視

很多干部只有在提拔時因檔案審查不合格，影響提拔任用，或者辦理退休時因材料不齊不能辦理退休等情況出現時，才認識到人事檔案的重要性。同時，由于人事檔案具有機密性，個人無法查閱本人檔案，對必須歸檔的材料不清楚，主觀認為檔案是單位的事，與個人無關。因此，造成干部個人在學歷學位更改、獲得表彰、資格證書取得、掛職考核等材料不能及時主動上交單位歸檔。干部個人平時對需交由組織歸檔的材料不了解、不重視，平時隨意填寫檔案材料，如出生日期出現新歷、農歷日期混用；個別人出現數種不同的出生日期記載，給組織重新認定增添了繁雜手續，也給認定退休時間帶來不利影響。

（二）單位弱化干部人事檔案管理工作

很多單位并不認為干部人事檔案管理工作是項極其重要的工作，認為其僅是簡單的保管工作。事實上，干部人事檔案是檢驗人事部門各項工作水平、規范和成效的集合體。比如，隨機查看一份干部人事檔案，若連基本的年度考核表、歷次調資工資表、提任考察材料、入職調動轉隸材料都缺失，可見該單位人事部門工作狀況和管理能力之差。同時，一些單位收集歸檔制度不健全，沒有一套檔案收集歸檔制度，導致管理人員缺乏制度約束，檔案材料收集工作不及時、不全面、內容不完整，造成干部人事檔案的缺、漏、錯等情況發生，嚴重影響干部人事檔案質量。

（三）檔案人員非專業化的弱點日益顯現

各級干部人事檔案管理人員配備參差不齊，專業人員少，很多未經培訓就上崗，連基本的人事工資、干部任免、職稱評定、養老保險等業務都不甚了解，更缺乏對干部人事檔案審查判定相關材料的思維邏輯能力，對檔案材料的歸檔、收集、整理、審查、補缺漏等具體業務更無從下手，只是純粹保管材料，很難做到檔案管理工作的規范化、完整化。目前，大部分機關事業單位在人事檔案管理中采取的是兼管而非專管，檔案管理人員身兼數職，無法集中精力開展檔案管理工作，造成檔案管理水平低下[1]。

二、干部人事檔案收集整理的意義

干部人事檔案是干部個人成長經歷、德能勤績廉表現、考核晉升獎懲、家庭社會關系情況等的真實記錄，是解決工資待遇、落實政策、辦理退休、養老待遇等維護干部個人合法權益的憑證依據，是管理監督干部、評鑒人才的重要依據，為領導科學決策、合理用人提供堅實基礎。組織部門規定干部提任前必須審核干部人事檔案，主要是核查干部“三齡二歷一身份”等基本信息是否存在涂改造假問題，防止干部“帶病提拔”。全面歷史地分析與評價干部，干部人事檔案收集與整理工作是重要環節，具有重要意義。

三、干部人事檔案收集整理的原則

從干部人事檔案的性質和作用來看，必須真實記載且長期保存。在收集整理干部人事檔案時，必須堅持完整、真實、及時、規范的原則。

“完整”是指要收齊能反映干部個人基本面貌的德、能、勤、績、廉等方面材料，材料不缺頁、無損壞，特別是結論性、過程性、主要證據關鍵材料要系統成套，有頭有尾。

“真實”是指檔案材料由法定作者形成，材料內容符合干部客觀實際，沒有涂改造假。檔案所反映的內容準確、全面，沒有與實際情況不符合的信息。

“及時”是指按照檔案歸檔時限，收集要有時間觀念，隨時注意收集要歸檔的材料，做到隨辦、隨收、隨審、隨歸。

“規范”是指從嚴收集和管理，必須是歸檔范圍內的材料，對不合格的材料要求補充完整，做到干部檔案完整、準確、系統，實現規范化管理，保證檔案材料收集歸檔工作質量。

四、干部人事檔案收集整理的內容

按照《干部人事檔案工作條例》規定，干部人事檔案材料根據其內容特征分為十大類。

第一類：履歷材料，含干部履歷表和當選各級黨代會、人代會、政協會議代表及相關職務等材料；第二類：自傳材料及報告個人事項的材料；第三類：年度考核、鑒定、審計材料；第四類：學歷學位、取得職業職稱評聘材料和科研學術材料及培訓材料；第五類：政審材料和更改確認材料；第六類：入團入黨中形成的材料；第七類：表彰獎勵材料；第八類：涉法違紀材料；第九類：工資待遇、職務變化和公務員、參公人員、事業單位人員登記表及各種會議登記表；第十類：健康檢查、工傷處理、畢業報到證等其他材料。

五、創新干部人事檔案收集整理的方法

（一）增強干部人事檔案工作主動性。先建立健全檔案歸檔制度，再創建檔案材料收集歸檔工作人員網絡，由負責工資核算人員、人事任免考核人員、崗位設置人員、職稱評聘人員、辦公室文書人員、機關黨委、紀委相關人員組成網絡成員，建立干部人事檔案材料收集歸檔機制，按歸檔制度責任到人，定期限時主動移交各自有關干部人事歸檔材料，讓制度管人，改變以己求人的被動局面，形成主動移交歸檔的良好制度。

（二）堅持多渠道收集材料。要熟悉人事部門各項工作流程，把握工資表變動、職稱評聘、人事任免、招聘考核、新入編人員等材料形成規律，掌握收集歸檔工作主動權，確保重要檔案材料及時歸檔。主動疏通材料渠道，平時多與辦公室、機關黨委、紀委等有關處室聯系，有針對性指導收集干部人事的相關材料。加強檔案工作法律法規宣傳，強化依法歸檔意識，特別是干部個人短期培訓、學歷學位變更、獲得表彰、科研學術等材料應及時上交歸檔，補充完善[2]。

（三）認真審核歸檔材料。應按照《干部人事檔案工作條例》要求，對干部檔案材料審核嚴格把關，鑒別歸檔材料的真偽和保存價值，確保歸檔材料對象明確、齊全完整、字跡清楚、內容真實、填寫規范、手續完備。對歸檔材料填寫不規范、手續不完整、材料上的姓名、出生、入黨、參加工作時間等與檔案記載不一致的，應退回重新制作，手續不規范的應補辦手續；對各類證書及年代久遠的材料可使用復印件，務必注明出處、復制時間，并加蓋所在單位組織人事部門印章，確保復制材料的真實性，其余材料復印件一般不予歸檔；不準超范圍之外的材料擅自歸檔，也不準將虛假材料、不符規范的材料歸入檔案，確保做到檔案信息真實有效；對于新錄用人員或新調入人員調檔時，應及時審查其人事檔案材料是否缺漏，及時要求原單位補充完整，強調人事檔案材料收集的完整性，把好第一道關口。

（四）嚴格執行歸檔制度。因單位機構改革和人事變動頻繁，單位工資調整、人事任免、專業技術晉升、年度考核、獎懲情況等需要歸檔新的資料與日俱增，給檔案收集工作帶來新要求。要嚴肅工作紀律，督促干部人事檔案材料的形成部門，嚴格執行材料形成一個月內限時歸檔移交的制度，及時收集、整理歸檔有關檔案資料，確保完整性、準確性、真實性和權威性[3]。

（五）提高檔案整理的邏輯分析能力。把邏輯分析能力運用到檔案材料歸檔整理工作中，對檔案中一些關聯材料和關聯信息進行相互印證，缺失的材料要及時補齊材料。如干部人事檔案工資是隨著干部職務或職稱的變化而變化，依據檔案工資表中記載職務或職稱的變化，佐證每一段工作履歷起始時間，并分析研判相關材料是否存在缺漏；再如工資表中體現執行專業技術四級崗位時，就要推理其需具備教授級高級職稱，必須提供相應評聘材料；又如黨員要有入黨志愿書、入黨申請書和轉正申請書；工作單位出現變動，要有轉隸或入職材料以及工資表的記載等。在平常檔案整理中，要善于運用邏輯分析、積累經驗，以提升檔案工作的整理能力。

六、提升當前人事檔案管理工作的對策

（一）高度重視檔案管理。選好檔案管理專業人才，把好檔案人員用人關，挑選有檔案專業知識、熟悉人事部門工作的多面手。建立干部人事檔案材料收集歸檔制度，加大宣傳力度，確保人人知曉干部人事檔案管理，讓人人都當自己的檔案員。每個人都要重視檔案材料，保證檔案材料填寫完整，及時上交單位歸檔，形成整個單位從上到下、從領導、檔案管理員到個人，都重視并參與檔案管理工作。

（二）提高檔案管理人員素質。面對新時代的高速發展，檔案人員要學會各項人事工作的本領，勇于創新方式方法，取得領導同事的幫助與支持，提高檔案管理綜合能力素養。上級主管部門可采取線上線下多種方式，定期對檔案管理人員進行業務培訓和交流，提高他們的業務能力，增強檔案管理人員的責任心，提升檔案管理水平和業務能力。

（三）人事檔案培訓關口前移。人事檔案培訓要從初中階段填好人生第一份檔案《入團志愿書》開始，《入團志愿書》上填寫年齡的記載，是組織人事部門確認其到齡退休時間的依據；要從大學即將畢業開始培訓，收集好職業生涯每一份勞動合同、轉正定級、參加社保、調資任免等方面的材料，這是考入公務員或進入事業單位后定薪定級、考評職稱的重要依據。要增強個人的人事檔案意識，填好每份材料。每個人在步入社會工作時，應當重視人事檔案，避免今后因檔案材料缺失給自己帶來不利影響。