提升院系行政辦公室工作成效的思考

文/上海交通大學電子信息與電氣工程學院 梁妮

高校院系行政辦公室是保障院系教學與人才培養、科學研究、師資隊伍建設等各項工作有效開展的重要職能部門，其工作成效的高低影響著各項工作的落地及實際效果，因此提高行政辦公室的工作成效具有重要意義。本文將分析當前高校院系行政辦公室工作中存在的不足之處，并給出提高工作成效的合理建議。

一、當前高校院系行政辦公室工作中存在的不足之處

（一）行政辦公室的職能定位不夠準確。由于高校院系行政辦公室承擔著大量事務性的基礎工作，如各類通知的上傳下達，公文的收發、登記、傳閱，辦會等等，管理者常常將行政辦公室的職能定位于處理事務性工作的輔助部門。這種定位是不夠全面和準確的，容易導致辦公室行政管理人員滿足于完成日常事務性工作而忽視了對工作的思考、總結和提升。實際上高校院系行政辦公室不應僅僅具有事務性工作的輔助職能，更應包含參謀助手的職能，是為領導決策獻計獻策，并保障和督辦各項工作有序落實的重要職能部門。

（二）辦公室行政管理隊伍建設不足。一支高效的行政管理隊伍，是提高辦公室工作成效的基礎和核心因素。沒有高水平的管理隊伍就不可能提升院系行政辦公室的工作成效。但由于管理者普遍將行政辦公室定位于僅僅提供事務性服務的輔助部門，因此普遍缺乏對辦公室行政管理隊伍的建設，具體體現在以下幾個方面：

1.未提供足夠的晉升空間或薪酬福利提升空間。在院系實體等改革背景下，許多職能和工作任務下沉至院系行政辦公室；同時在精細化服務的要求下，各項工作的要求也不斷提高。但是院系行政管理人員的晉升空間及薪酬福利待遇提升空間卻由于種種原因沒有較大的提升，使得行政辦公室工作人員容易產生消極情緒，工作積極性不易提高。

2.聘用方式導致辦公室行政管理隊伍的不穩定。由于事業編制緊缺等原因，近年來各高校尤其是一線城市高校往往采用項目聘用方式來聘任辦公室行政管理人員。此種聘用方式雖然滿足了高校在不擴編的前提下，招聘更多的工作人員的需求，但由于在編制、待遇、晉升機會等方面的差異，容易使項目聘用人員產生被差別化對待的心理感受，對學校缺少足夠的認同感和歸屬感。因此行政辦公室管理人員一旦遇到更好的機會或有編制的崗位便會傾向于離職，從而導致了行政管理隊伍的不穩定。而行政管理人員頻繁變更必將影響辦公室各項工作的高效開展。

3.缺乏系統的職業技能培訓。由于普遍將行政辦公室定位于提供事務性服務的部門，高校管理者往往認為，只需要具備細心和耐心的品質就能做好辦公室工作而不需要太多的技能，因此也未給辦公室工作人員進行系統的職業技能培訓。但實際情況是，在精細化管理服務的背景下，各項工作對行政管理人員的素質和各類技能也提出了更高的要求。熟練掌握各項辦公技能，如公文寫作能力、熟練使用辦公軟件的程度等，均影響著工作效率的提高和工作成效的提升。

（三）行政辦公室的工作榮譽感和成就感有待加強。榮譽感和成就感是激發一個人內在動力的重要因素。只有在工作中獲得榮譽感和成就感，才能激發行政管理人員積極進取、追求卓越的精神。而工作榮譽感和成就感的缺失，將導致行政管理人員對待工作滿足于完成，甚至敷衍了事，更是缺乏足夠的動力主動提升工作成效。目前高校普遍尚未建立針對行政辦公室工作人員的完善的工作榮譽激勵體系，缺乏對行政辦公室工作人員的有效激勵，無法激發其榮譽感和成就感。這就導致部分行政辦公室工作人員僅滿足于完成事務性工作，而沒有足夠的動力進行工作方式方法的創新，從而導致工作成效無法持續提升。

（四）缺乏科學有效的行政辦公室工作績效評價。

當前高校對科研人員的考核已形成了一套科學有效的評價體系，特別是能以論文數量和質量、科研經費數量等量化指標進行客觀評價。然而高校院系行政辦公室的工作特點使得對其工作績效的評價難以像考核科研人員一樣完全量化。當前對行政辦公室工作績效的評價往往由管理者根據行政人員的述職報告來進行主觀的評價，評價結果的客觀性仍有提高的空間。

（五）事務性工作缺乏標準化流程，非事務性工作缺乏足夠的思考與總結。在高校院系的行政管理工作中，管理人員由于對事務性工作缺乏標準化的流程，容易導致不同的人員處理有著不同的標準。而有的時候，行政辦公室管理人員常常忙于事務性的工作，無法對一些需要充分思考的工作進行有效的思考與經驗總結。這兩方面都容易導致工作成效無法提升。

二、提升高校院系行政辦公室工作成效的舉措

（一）明確高校院系行政辦公室的職能。高校院系行政辦公室的職能絕不應僅僅定位于為師生提供事務性服務，而應定位于既能做好各項事務性工作，又能發揮參謀助手作用，為學院各項工作的開展和落實提供堅實的保障。事務性工作是高校院系行政辦公室工作中不可避免也不可或缺的工作內容，是服務好師生的基礎性工作。同時行政辦公室不應僅僅做好事務性工作，還應發揮參謀助手作用。一方面，辦公室工作人員應學會提前謀劃，對即將開展的工作進行全面思考，收集整理各方意見，為領導決策提供詳盡可靠的基礎信息，對可能產生的問題提前思考應對措施；另一方面，面對新問題、新情況應能主動思考，緊扣領導的指示、思路，為領導出謀劃策，力爭提供詳細的解決方案初稿。另外，在學院各項決策落實過程中，跟蹤、督辦決策實施效果和落地情況。對實施過程中遇到的問題要及時收集、反饋并提供改進建議。

（二）加強辦公室行政管理隊伍建設。高校院系行政辦公室管理隊伍，雖然不像專業教師一樣直接進行教書育人工作及科學研究工作，但也是保障院系各項工作得到有效落實的重要部門，理應加強建設。在建設過程中應重視以下幾點：

1.通過合理的薪酬制度設計，激發大部分行政管理人員的工作積極性。工作積極性的提升，一方面來源于職務的晉升，另一方面來源于個人薪酬待遇的提高。由于管理崗位數量是有限的，只有少數人能獲得職務的晉升，對于大部分行政管理人員來說，其需要長期在基層崗位工作。如何激發這一部分行政管理人員工作的積極性和主動性，避免其職業倦怠，筆者認為可通過合理的薪酬設計來實現。即在薪酬設計時，不僅考慮職級與薪酬的關系，也要充分考慮工作年限與薪酬的關系。如在考核合格的基礎上，設置工作年限系數，工作年限每增長一年，可相應地提高薪酬待遇，使得未獲得職務晉升但表現優秀的老員工也能獲得收入的提升，從而激發其提升工作成效的積極性。

2.對項目聘用方式人員實行同工同酬。正如前文所言，由于事業編制緊缺等原因，近年來各高校尤其是一線城市高校往往采用項目聘用方式來聘任辦公室行政管理人員。由于事業編制的數量不可能在短期內有較大的增加，建議對采用項目聘用方式聘用的行政辦公室管理人員實行同工同酬制度，即無論管理人員的聘任方式是何種，同一崗位均執行同樣的薪酬待遇。通過同工同酬制度增強項目聘用人員對學校的認同感和歸屬感，增強其工作穩定性以保證行政管理隊伍的整體穩定性，激發其主動工作的積極性以提高行政管理隊伍的整體工作效率。

3.加強對辦公室行政管理隊伍的培訓，建立系統的職業技能培訓體系。首先，應建立定期培訓制度，根據工作需要及新技能的發展，不定期地組織行政管理人員的職業技能培訓，以保證行政管理人員能不斷提升工作技能，改善工作理念，完善工作方法。其次，應建立較為全面的培訓課程。培訓課程不僅要包含各類工作技能，還應包含新的工作思路和工作方法等課程；同時情緒管理、突發事件應對等課程也應包含在其中。最后，可定期組織行政管理人員的技能比賽或工作案例分析競賽，以賽促學，促進提升和改進。如針對行政辦公室負責保密工作的人員，定期開展保密知識競賽。一方面，可以通過競賽促使保密相關工作人員加強保密知識的學習；另一方面，也可以通過比賽形成爭先創優的良好風氣，促進全體行政管理人員保密知識的提高，從而為提高工作成效奠定良好基礎。

4.為行政辦公室人員提供交流的機會。相互交流與學習是建設隊伍的有效措施。通過與不同高?；蚋咝炔坎煌合敌姓芾磙k公室之間的溝通交流，有助于互相學習借鑒對方的管理工作經驗，進一步開拓工作思路與視野。

（三）建立行政辦公室管理人員的榮譽激勵制度。當前高校思政隊伍有著較為完善的榮譽激勵制度，如每年進行的年度思政優秀教師評選，思政之星評選等等。而對于院系行政辦公室的管理人員來說，此類榮譽獎勵的評選還較為缺乏。高校較少設立年度優秀人事干事、教務之星等針對行政辦公室管理人員的評獎評優，無法對行政管理人員起到有效的激勵。建議高?？梢詤⒖妓颊犖榈臉s譽激勵制度，建立起針對行政辦公室管理人員的榮譽獎勵制度，通過設立各類榮譽，及時肯定和表彰先進，以激發辦公室管理人員以更大的熱情投入到工作中去，更加主動和開創性地完成工作，從而提升工作成效。

（四）建立有效的行政辦公室工作績效評價方法。高校管理者可通過建立健全有效的行政辦公室工作績效評價辦法，充分發揮績效評價的“指揮棒”作用，推動行政辦公室各項工作成效的提升。

1.在評價要求方面應強調工作執行力，即各項工作能切實落實，主動作為、擔當有為，能推動工作創造性落地落實；應強調工作推進高效高質，即在各項工作中敢于創新思路方法和工作手段，優化工作流程，高標準、高質量、高效率完成任務、解決問題。

2.在評價方式上，首先，要綜合考慮工作任務的定量評價及工作成效的定性評價，既要考慮到工作任務的繁重程度，又要考察各項工作完成的質量，定量和定性相結合進行綜合評價。其次，采用個人自評、主管領導評價、服務對象評價和同事互評相結合的方式，全面的采納各方評價主體的評價意見以形成最終的評價結果。

3.在評價結果的運用方面，應根據不同的績效評價結果給予不同的績效獎勵，同時在各類評獎評優中，應優先考慮績效考核結果優良的人員，以充分發揮績效評價的“指揮棒”作用。

（五）建立標準化的工作流程。流程是做事的規范和順序，標準化則是將工作流程的操作步驟及順序、操作要求相對固定，以此指導和規范工作。標準化流程被廣泛應用于企業以提高企業效率，其同樣適用于高校院系行政辦公室工作。建立標準化的工作流程將有效指導行政辦公室工作人員處理同類工作，大大提升工作效率。以博士后流動站秘書崗位為例，流動站秘書每年需要協助大量博士后辦理進站事宜，且此項工作具有相對固定的流程和要求，非常適合建立標準化的工作流程。作為流動站秘書，應梳理博士后進站的步驟、每個步驟所需的材料以及每項材料的具體要求、每個步驟對應的負責人等，在此基礎上形成博士后進站的標準化工作流程。每次博士后進站時即可將此流程提前告知博士后本人，以協助其提前按照要求準備好進站所需材料，并有序地按流程完成全部進站手續。這將有效避免博士后所因準備的進站材料不全、不準確等因素導致的進站手續反復辦理等問題，大大提高進站辦理的效率，也提高了博士后對流動站秘書工作的認可度。另外，標準化的工作流程應盡可能信息化，即利用信息系統使各項工作盡可能在線上完成。如高校博士后管理部門可依托網絡信息部門開發專門的博士后進站管理系統，將進站申請、材料提交、進站審核等環節均實現線上完成，這將大大提高工作成效。

（六）開展工作研究。工作研究指的是對實際工作中遇到的關鍵問題或帶有普遍意義的重要問題進行分析、研究和總結，并為解決問題提供新的思路和方法。作為高校院系行政管理人員，不應滿足于完成事務性工作，而應積極主動思考和總結工作的規律、特點，通過不斷的思考和總結，發現新的工作方法，完善工作思路，提升工作成效。一方面，行政工作管理人員應圍繞工作中的重點與難點開展相應的課題研究，將對于工作的思考轉化為學術論文；另一方面，高校規劃發展部門、人事部門等應圍繞學校重點工作、改革方向設立決策咨詢等課題，并鼓勵辦公室行政管理人員結合工作進行課題申報。對于獲得決策咨詢課題立項并較好完成課題研究的行政管理人員，在其考核和晉升中可予以優先考慮。

三、結語

綜上所述，高校院系行政辦公室是高校中具有重要職能的部門，其工作成效對高校工作的開展有著重要作用。應通過明確職能、加強隊伍建設、建立榮譽激勵制度、建立有效的績效評價方法、建立標準化流程和加強工作研究等措施，提升高校院系行政辦公室工作成效。