“互聯網+”時代高校辦公室管理機制探析

文/中國礦業大學（北京）黨政辦公室 馬寧

辦公室，是一個單位、一個系統、一個機構的關鍵部門。高校辦公室作為高等院校的協調樞紐，面臨著可調度資源少、教育理念革新快等難題。在此形勢下，為應對“互聯網+”帶來的挑戰，探析高校辦公室的管理機制，是提高高校辦公室管理能力和服務水平的當務之需。

一、“互聯網+”時代高校辦公室現狀

“互聯網+”時代，高校辦公室信息更加公開化、透明化，促進形成了更加開放、平等、高效的管理模式，管理主體更加多元、監督更加高效、評價更加客觀、績效更加優化。OA辦公系統、信息公開、校長信箱、信訪工作等直接引入互聯網體系中，師生參與表決、管理、監督和申訴的途徑空前增加，讓師生有機會實現用權利監督權力。然而，高校辦公室管理在信息共享、網絡輿情、信息安全應對方面還存在不足，導致互聯網的資源和信息未得到綜合應用。

二、“互聯網+”時代高校辦公室面臨的問題

（一）協同辦公需求不斷加大，高校缺乏綜合應用平臺。高校辦公室決定著高校的信息流轉效率。要想高效率完成協同辦公、業務管理和信息交流，需要從高校辦公室開始，在線上完成事項辦理、流程審批、信息查詢等操作，實現在線即時溝通、數據共享、移動辦公等便捷功能。但是，高校缺乏部門間的協同辦公信息平臺，往往各部門僅實現了內部信息化，而公共數據無法互聯互通、共享利用，存在著“信息孤島”，信息的共享效率與質量存在諸多問題，不同信息系統之間缺乏有效地連接，導致學校領導不能依靠有效信息快速作出決策。

（二）輿情擴大效應不斷增強，高校缺乏快速反應機制。高校相關話題一直是網絡輿論中的焦點，特別是高校意識形態、師德師風、教育公平、學術不端、校園安全等問題，往往會從師生的社交平臺引爆全網，引發網民和新聞媒體的關注和討論，形成輿論漩渦。一些事件開始僅在少部分群體間被討論，但由于高校在說明和回應事件時有意拖延、遮掩、不回應，甚至錯誤應對，使學生和網民的不安全感擴散。輿情矛頭從事件本身轉移到了對高校處理事件的態度上，從對單個事件擴大到對高校整體，從而引發次生輿情災害。目前，高校輿情監控和處理部門多為黨委宣傳部門，但高校輿論事件往往需要多部門協調解決以避免信息空窗和落實不力，高校辦公室作為各部門的協調樞紐，需要牽頭建立應對輿情的快速反應機制，增強各部門應對輿論危機的協同效應。

（三）學生發聲訴求不斷提高，高校缺乏便捷溝通途徑。“95后”和“00后”大學生思想上更加追求強調自由、獨立和平等，而網絡寬松匿名的環境也為他們提供了追尋話語權的平臺。在此背景下，高校學生對學校的教育管理、校園環境、校園安全、后勤服務等方面提出了更高的期待，大學內的民主管理和民主監督的呼聲也越來越高。現階段，高校學生參與民主治校的途徑相對較少，一些學校在回應學生關切時，普遍存在著語言陳舊、形式僵化等問題，加劇了對抗情緒的積累，學生在需求難以得到滿足的情況下，往往會借助互聯網渠道進行發聲，“微博發聲”“知乎治校”等現象都映射出拓寬民主治校途徑的重要性和緊迫性。

（四）信息安全要求不斷提高，高校信息安全意識薄弱。互聯網實現了高校與社會的溝通和聯系，高校作為科技創新的高地，信息安全至關重要。高校辦公室作為保密工作核心部門，流轉的各類文件、信息，要應對惡意軟件攻擊，并對發出的信息做好加密工作和審核工作，特別是涉及師生隱私、科技安全、人才信息更需要做好保密工作。從網絡媒體的報道可以看出，個別高校辦公室人員存在信息安全責任意識淡薄、工作操作不夠嚴謹的情況，特別是高校的信息安全方面的規范和約束還在發展之中，信息安全政策建設方面在一定程度上相對薄弱，導致高校信息安全方面存在風險。

三、“互聯網+”時代高校辦公室應對策略

（一）增強協同效應，搭建科學管理服務平臺。以高校辦公室為核心的行政管理工作應整體向更加高效、穩定的方向邁進，利用互聯網技術有效提高高校管理工作的效率，建立健全科學、有效、合理的高校管理工作體系和平臺，形成以任務為牽引的協同創新管理模式尤為重要。高校辦公室應通過平臺建設打破高校內部教學、科研、行政、后勤等不同部門互相隔離的“信息孤島”的局面，加快部門間信息傳遞，通過信息化、自動化和系統化管理有效減少人力、物力的浪費。增強協同效應，打破“多頭管理”局面下各部門職責重疊、管理效能低下的狀況。利用科技手段提高信息收集、流轉、查詢、發布和管理的效率，減輕辦事人員的負擔，讓高校辦公室更多投向學校發展的決策和管理上。同時，高校辦公室應牽頭成立應急管理辦公室，健全信息預警、各方溝通、信息發布和輿情回應等機制，從而實現高校管理在信息時代的全面發展。

（二）及時發聲引導，建立輿情快速反應機制。網絡輿情的內容是復雜的，往往不是一個部門可以單方面回應和解決的。高校辦公室作為綜合管理部門，應將網絡輿情按照應急事件的要求處理，形成多個部門聯動參與的局面，優化網絡輿情反應程序，提高網絡輿情應對效率和質量。一是各部門及早發現、有效應對不實宣傳和惡意炒作，防止有害和不實信息傳播，盡快完成相關部門調查、官方渠道回應和聯動化解輿論危機。二是做好網絡輿情預判和防范，及時處理和化解校長信箱、信訪信箱、校領導接待日等收集到的問題，督查督辦師生關心的“熱點”“難點”“關鍵點”，持續匯總各部門掌握到的國內外熱點事件、校園突發事件等情況，通過技術手段等抓取具有代表性和較壞影響力的觀點和評論，預判網絡輿情的發展趨勢，盡快采取聯動措施防范輿情擴大。三是通過輿情收集和信息員制度等方式，對高校學生在社交媒體等平臺發布的文字及轉發、點贊等信息進行詳細的數據分析，為下一步引導網絡輿情提供有價值的參考。

（三）更新工作理念，暢通師生溝通反饋渠道。高校辦公室面臨的行政管理和服務更加復雜，若高校辦公室辦事人員不能與時俱進地更新工作理念，仍按照過去的經驗和流程辦事，很可能導致溝通反饋渠道出現堵點和難點。為了回應學生的需求和期待，建設更加民主和諧的校園，高校辦公室應調整管理理念，進一步追求“以人為本”的工作理念，對行政人員的管理意識和服務意識進行重新定位，為學生提供優質的專業服務，結合學生的期待和需求，以學生個體為主體，以學生需求為中心，在制定規則、監管服務和評估工作等環節，賦予學生更多的知情權、發言權、主動權、選擇權，以此調動和充分發揮學生的積極性，使學生真正成為學校發展的參與者。

（四）提高保密意識，加強信息安全風險防范。充分保障信息時代保密工作嚴密可控。一是可開展保密工作宣傳教育活動，并對相關辦事人員進行系統培訓，提高其保密意識和信息保護能力。二是可強化信息安全管理機制建設，定期開展信息安全監測，提前為可能出現的信息安全問題制定防范機制，避免在使用過程中出現數據信息泄露及不規范使用等問題。三是可協調強化對師生使用保密信息的規范指導，加強相關制度建設，從數據信息的使用和傳播等層面確保其安全性，提升相關人員的思想道德修養和法律修養，使其在正確、安全的意識指導下使用保密信息和數據。四是可建設完善的風險應對機制，在發生使用安全層面的問題時及時按照要求應對，補救數據信息并進一步減輕安全問題帶來的后續影響。例如，在各類平臺遭受黑客攻擊、數據信息泄露后，高校應及時請專業人員進行補救，修補漏洞、抵御攻擊，保護信息平臺和數據庫的安全，做好安全保障。

四、結語

從“互聯網+”帶來的發展變化來看，其對于高校辦公室的要求也在持續提升，辦公室的管理機制和相關工作，深刻影響著學校發展的整體方向、行政管理效率和工作質量。高校必須高度重視“互聯網+”帶來的工作挑戰，積極應對共享效率低、輿情反應慢、民主途徑少、信息安全弱等問題。積極對高校辦公室的管理機制進行優化，對傳統的管理思路進行創新和完善，合理應用“互聯網+”的資源和技術，推動高校辦公室工作的創新和發展，使高校辦公室的工作水平得以全面提升，確保高校師生的發展需求切實得以滿足。