高校二級學院辦公室管理效能提升策略研究

文/常州信息職業技術學院 孔海濤

信息化辦公以大數據、在線辦公、云端存儲為主要特征。近年來，隨著智慧校園概念的提出，高校順應時代發展潮流，開始普及信息化辦公管理方式。當前，高校二級學院辦公室還沒有形成完全信息化管理模式，還需要結合傳統辦公的特點加以合理改進，方可全面推進。本研究提出從辦公室管理存在的問題中找出突破口，有針對性地采取相應的解決辦法，以便更好地提升辦公室管理效能，為高校提供更好的服務。

一、高校二級學院辦公室管理職能

高校二級學院辦公室具有職能多元化、調度科學化的特點，是學生與校方各項事務直接溝通的中間平臺。由于需要處理的事務多而復雜，同時又要求有一定的時效性，如果缺乏科學合理的管理制度，在執行時往往會存在管理混亂、效率低、完成質量差等問題。依據工作實踐，高校二級學院辦公室普遍具有以下幾種職能。

（一）行政職能。二級學院辦公室作為高校行政系統中的關鍵一環，對于院系中各項日常事務有一定的決策權，有義務參與院系中各項行政事務和教學事務的討論，小到對院系提出的教學考核方式、教學理念、教學課時安排等的參評決策；大到對校級項目申報、人才引進、領導接待、高校慶典等事務的籌措安排。這些事務的執行需要辦公室協調多個部門、多個對象，還要求管理人員熟悉教育方面的法律法規和學校日常事務。有些行政事務還涉及高校機密，需要管理人員具備良好的職業道德和嚴謹的工作作風。事無巨細，微觀上不可懈怠，宏觀上不可小覷。只有保持嚴謹、認真、守信的工作態度，具備良好的溝通能力，才能有條不紊地履行好二級學院辦公室的行政職能。

（二）服務師生。二級學院作為高校中的下沉基層單位，接觸到最多的便是學生和教師，日常管理對象也主要是學生的考勤管理、考試安排、成績錄入和成績發布、入學和畢業相關事項等等，還有關于學生的各項活動的審批、經費申領、獎助學金申報和評比。此外，還有對教師的考評、優秀人才和項目的引進與管理等。師生服務是二級學院辦公室的重要工作內容，服務師生重在溝通。需要掌握高效的溝通技巧，才能將人際關系處理得和諧。

（三）信息管理。由于服務對象數量眾多，各級檔案數據龐雜，相關信息管理涉及許多資料的收集和匯總。迫切需要一種先進的管理方式解決信息數據的分類、錄入和調用，提高工作效率。二級學院是信息匯總中心，上到教育部政策、學校政策、領導指示、突發重大事件，下到學生管理、活動安排、教師項目申報、教師考核評比。各類繁雜的信息匯聚到二級辦公室，各項內容需要在這一樞紐中得到整理，進而有條理地分類，再流向各部門。二級辦公室承擔的信息管理工作非常重要，且具有收集、匯總、分配的特征。這項職能要求管理人員具備專業的信息素養，只有熟練地掌握即時通信、信息篩查、數據庫構建、常用的計算機辦公軟件和良好的抗壓能力，才能勝任這一管理崗位。

二、當前高校二級辦公室管理存在的問題

當前，許多高校對二級辦公室管理不夠重視，由于高校二級辦公室承擔的管理職能過多，配備的管理人員數量不足，且部分管理人員因循守舊，信息技術能力不足，對新形勢下海量的數據無法及時處理，導致各項數據儲存混亂，關鍵信息無法及時提取和分類。基于實踐調查，本研究明確指出當前高校二級辦公室管理存在的典型問題，希望能有所警醒。

（一）管理職能分工不明確。高校二級辦公室承擔著多種角色，管理者在安排人員執行任務時缺乏科學合理的計劃，任務和人員分配混亂。不同的人員往往身兼數職，工作任務又多有交叉，沒有做到相對穩定的專人專職，且任務沒有按照輕重緩急去合理分配給工作人員，導致工作任務分配不均，管理公平缺失，導致辦公室內外人際關系惡化。工作缺乏監督，出現問題時無法追溯和明確責任人，導致事情遲遲擱置得不到解決。

（二）任務繁重且時效性顯著。二級學院需要收集、匯總和分配各項來自上級和下級的事務記錄和數據，工作任務種類多樣，需要處理的事項繁雜，而且時間特征明顯。開學季、畢業季、校慶和其他重大時間段內，需要處理的關于師生、校內外聯系等事項和收集的檔案和記錄數據非常多。這些數據有些時效性非常強，需要加班加點才能完成，導致管理人員工作壓力非常大，疲于應付，任務完成過程中只追求效率而忽視了質量，給后續的跟進工作造成了很大的影響。

（三）信息化技術應用不充分。當前，許多高校已經開始踐行智慧校園理念，然而還是有部分二級學院因循守舊，采用傳統的人工管理方式。采用紙質記錄檔案，人工手動分配課程、教師、教室，制定計劃缺乏可行性且無法驗證。工作效率低下，完成質量不佳。管理人員沒有意識到信息技術的優點，對信息技術較排斥。有些管理人員對于信息化技術學習能力不足，接受新事物的能力較弱，無法及時掌握數據庫、在線辦公、云端存儲的網絡信息技術，甚至由于操作不當導致關鍵記錄數據丟失、重要信息發布不及時，影響正常的校園秩序。

（四）管理人員責任意識淡薄。管理人員面對繁雜的事務，主動性缺失，沒有積極想辦法去解決問題，反而采取得過且過的敷衍態度，對待分配的任務完成情況沒有盡到監督和核查的義務，導致許多工作存在漏洞。出現問題后相互推諉，隱瞞錯誤，責任心缺失，有些甚至影響學生后續就業和教師評級，損害學校信譽，社會影響極其惡劣。

三、二級學院辦公室管理效能提升策略

新形勢下，國家對教育的重視程度日漸加深。二級學院的辦公室管理對高校教育教學和學生就業的影響非常深遠。因此，必須結合信息技術，采取科學的管理策略，提升管理效能，更好地履行應盡的職責，為師生和各協調部門服務。本研究基于高校二級學院存在的問題提出了針對性策略。

（一）明確劃分工作職能，責任到人。好的工作計劃能極大地提升工作效率和服務質量。因此，針對二級學院的各項工作任務，應制定科學的工作計劃。1.按照服務對象進行分類，可以分為學生工作、教師工作、院系領導工作、財務部分工作。2.按照工作性質分類，可以分為教學任務、行政任務、外聯任務等。3.按時間節點進行分類，可以分為入學季任務、畢業季任務、實習期任務、教師講評季任務等。不同學院的管理工作呈現不同的特點，辦公室管理人員可以根據實際情況有所調整，再根據人員的特點，因人制宜地進行分配，確保公平，又能發揮人員優勢，促使高校辦公室工作高質高效地完成。此外，還需制定任務權責記錄，責任到人，方便在出現問題的時候及時找到相關責任人，了解實際情況，有效解決問題。

（二）因時制宜，合理調配人員。在遇到緊急情況時，例如開學季和畢業季，需要錄入的學生記錄較多，工作任務繁重。此時，可制定臨時任務計劃，從其他部門調配合適的人手協助完成工作量較大的任務。將不同的任務按照公平分配的原則，分配到相關人手上并做好借調工作記錄，減輕工作人員的心理壓力，確保全員在常規工作狀態下又快又好地完成任務，并且有跡可循，后續跟蹤處理也能更方便快捷。

（三）科學引進信息化技術，提升管理人員信息素養。引進大數據技術可以幫助高校二級學院管理人員極大地提升工作效率，例如，利用OCR掃描技術可以一鍵錄入數據，需要篩選某類數據時，也可利用數據庫技術迅速完成，還可進行云存儲，多處備份，記錄誤刪后還能找回。在線辦公和即時通信群發技術能及時發布和傳達重要通知，避免遺漏接收對象，極大地提高了辦公室管理工作的效能。引進熟練掌握信息技術的優秀管理人才，同時定期對辦公室管理人員展開信息技術的培訓，將信息技術能力作為考核評優的重要指標，確保辦公室管理人員熟練掌握新技術，充分勝任新形勢下二級學院管理工作。

（四）強化管理人員辦公室服務意識。必須向管理人員加以明確，高校二級學院辦公室工作人員的本職是為師生服務、為院系教學和行政事務提供服務。只有端正態度，樹立為師生服務的意識，恪盡職守，才能在事業上有所突破。因為高校二級學院是連接師生和高校的重要橋梁，是關乎師生未來的中心環節。只有具備良好的服務意識，才能將任務落到實處。強化主動服務意識，才能帶動工作方式的創新，構建和諧的人際溝通模式，進而更好地履行高校所寄予的職能，才能以良好的工作面貌為高校爭取正面形象。

四、結語

新形勢下，高校二級學院管理工作有了新的突破方式。唯有破舊立新，才能迎來更好的發展前景。制定科學計劃，明確職能分類，確保責任到人，合理應用信息技術，增強服務意識，是新形勢下提升高校二級學院管理工作效能的重要舉措。