高校辦公室新入職人員能力提升對策

文/安康學院黨政辦公室 王茁

高校辦公室是高等學校的綜合辦事機構，承擔著參謀助手、溝通協調、督辦檢查、服務等基本職能。同時，高校辦公室既有辦公室工作的特點，又有高校育人的屬性。

新入職人員是高校辦公室的新鮮血液，作為學校的參謀者、溝通員、協調員以及服務者，其職業能力事關辦公室工作職能的發揮、事關順利完成預定目標、事關學校的發展與未來。但是，新入職工作人員在發揮工作職能時會面臨著一些現實問題。當下，提高新入職人員職業能力顯得尤為緊迫重要。

一、高校辦公室新入職人員職業能力現狀

（一）師德素養有待提升。高等學校承擔著教書育人的重要職能。在“三全育人”背景下，高校辦公室也發揮著重要的育人作用。高校辦公室新入職人員雖未處教學一線，但在日常工作執行和校內活動開展中常以老師的身份接觸到學生，對外也代表著高校教師的風采。必然的，高校辦公室新入職人員會潛移默化地給學校師生帶來影響。

高校新入職人員師德素養有待提升，主要表現在以下方面：1.高校辦公室新入職人員常是校外新聘人員或校內崗位調動轉入人員，其中不乏應屆畢業生，還需要完成由學生到教師之間的角色轉換。2.辦公室事物性工作繁多，新入職人員未處教學一線，缺乏教書育人理論知識或實踐經驗。3.新入職人員入職初期注重培養行政管理能力，忽視對師德素養的培養與提升，狹義地認為師德素養是專任教師應具備的素養能力。

（二）參謀助手職能發揮不夠。高校辦公室的參謀助手職能主要體現在五個方面：分別是為領導提供信息、圍繞學校中心工作開展調查研究、就重大事件處理獻言建策、根據領導意圖完成文件起草以及協助領導處理日常事務。

但是，新入職工作人員將更多的時間用于學習、摸索以及適應業務工作，更多為關注領導交辦的事務性工作，存在著對學校整體現狀和事業發展認識不足、對學校中心工作以及階段性重點工作不熟悉、對學校領導師生的熱點難點問題關注度低、不能準確領會領導意圖等現象，無法高效發揮參謀助手職能。

（三）溝通協調能力有待加強。高校辦公室是學校的綜合協調部門，是領導和師生之間、職能部門和二級學院之間的溝通橋梁，起著上傳下達、協調左右的作用，亦是學校的“窗口”部門，與校外單位間的信息溝通、活動交流均是通過辦公室連接。高校辦公室本身也有著特定的工作業務，常見的是辦文、辦事、辦會、督辦，其不同科室工作不同。但是，多個科室業務內容卻有機統一、環環相扣、互相配合。高水平的溝通協調能力是工作中的催化劑，會起到事半功倍的作用。

然而，新入職工作人員會因缺乏工作經驗，比如入職初期，對學校領導的分管不熟悉，對各個職能部門的工作職責不熟悉，對各二級學院具體專業方向不熟悉等，導致協調困難。也會因為對溝通協調含義理解不夠深入，不能充分認識溝通協調對學校事業發展的重大意義，導致厭倦溝通協調。還會因為未熟練掌握溝通協調技巧，給對方留下業務能力差的印象等實際問題。

（四）服務水平有待提高。高校辦公室是直接為機關、本單位或本學院領導和廣大師生提供服務的綜合部門，其工作內容廣而雜，工作要求細而精。辦公室的服務水平體現著辦公室工作人員的職業素養，代表著單位的工作水平，對外也反映著單位的形象。

新入職工作人員會存在缺乏全局意識，導致服務意識不到位，服務領導、服務部門、服務師生時方法不當以及服務能力欠缺等問題。比如辦公室工作千頭萬緒、繁雜瑣碎，有時需要同時辦理領導交辦的多個工作，如果新入職工作人員不能厘清思路、分清輕重緩急，將會延誤工作，無法提供優質服務。

二、新入職人員職業能力提升對策

（一）師德素養提升對策。新入職工作人員可從明師德、悟師德、踐師德入手，提升自身師德素養。1.明師德，即明確師德基本含義與要求，促進工作角色轉換。師德是教師在從事教育教學活動時所必須具備的行為準則和道德規范，是教師在直接或間接地影響學生的實踐活動中表現出來的素質與品行，不僅僅局限于“三尺講臺”，還體現在老師活動的多個方面?？蓮膶W習師德師風有關法律法規、準則規范等文件入手，明確師德要求，對標轉變工作角色，認真遵守新時代高校教師職業道德規范，堅守師德底線。2.悟師德，深入挖掘師德素養的內涵，結合自身崗位發揮師德育人作用。一方面，新入職人員從思想和行動上要重視師德素養培養與提升，認真對待學校人事部門組織的師德素養培訓課程，線下如專業課、各類專題講座、觀摩課；線上自覺學習關于師德師風的重要論述、文章以及優秀教師典型事跡；另一方面，牢固確立新時代師德信仰之基，充分發揮師德信仰支柱作用，用師德信仰筑牢師德思想防線，讓師德信仰為樹立良好的師德行為提供強大的精神支撐和精神動力。3.踐師德，用師德要求規范言行舉止。通過明師德、悟師德深刻領會師德的含義后，為人師表，以身作則，堅持言行雅正，遵守學術規范，對待學生充滿師德師愛，關心愛護學生，指導學生為學、為人、為事。

（二）參謀助手能力提升對策。新入職工作人員可從注重平日積累入手，夯實基礎。1.盡快熟悉學?；厩闆r，如了解校史沿革、辦學方向、機構設置、各領導各部門主要職責以及最新規劃等較為宏觀的信息，定期瀏覽學校新聞通知、重要會議紀要以及制度文件等具體的內容，積極參與學校重大會議及活動的準備工作，通過多搜集、多看、多參與的方法，快速掌握學校的整體布局，了解學校的中心重點工作。還需要通過日常工作熟悉學校領導的工作習慣，為準確理解領導意圖做好鋪墊，留意全社會、學校師生領導關注的熱點難點堵點問題，搜集相關信息，提前做到心中有數。2.注重理論知識積累，主要是學習政治理論知識和關于高等教育的研究文章。學習習近平總書記關于教育的重要論述，學習高等教育理論知識，用理論武裝頭腦，緊跟時代步伐，學會用馬克思主義立場、觀點科學地看待問題以及解決實際問題。學習高等教育方面的研究文章，尤其是近期發表的文章和碩博論文，系統全面地了解高等教育某一方面的研究進展，掌握最新的專業理論知識。從而能從更宏觀的視野、更科學的視角入手，為領導建言獻策，發揮參謀助手職能。

（三）溝通協調能力提升對策。新入職工作人員可以從明確溝通協調入手，通過實踐提升工作能力。1.明確溝通協調的含義。溝通泛指使兩方相通連，也指疏通彼此的意見。協調意為使配合得適當。溝通協調是指管理者在日常工作中妥善處理好上級、同級、下級等各種關系，減少摩擦，調動各方面工作積極性。一方面對內協調，實現了各部門、院系等為學?？偰繕硕鴧f同一致；另一方面對外協調，通過對話、協商、相互妥協的過程實現學校和利益相對方的既定目標。因此，溝通協調過程亦是團結協作促進學校發展的過程。2.掌握溝通協調的方法技巧。新入職工作人員需明白，高校辦公室秘書溝通協調具有遵循性、迂回性、服務性和融合性的特征，可以理解為，遵循領導的指示安排，上傳下達時不擅自更改領導意圖，做好“傳話筒”工作；迂回性則是指新入職人員在溝通協調時不可擅自做主，替領導決策，而要更多地傾聽部門師生意見和建議，做好記錄，及時匯報或者委婉傳達給領導，讓工作順利開展；服務性則是溝通協調的過程，也是服務領導服務部門服務師生的過程；融合性即是通過溝通協調促使工作各個環節成為一個和諧發展的有機統一體。同時，在實際的溝通交流中，要學會熱情禮貌、態度端正、思路條理清晰、語言簡潔明了、用詞謹慎，及時做好關鍵信息的記錄，面對有爭議的事件時不可擅自做主及時向領導匯報。

（四）服務能力提升對策。服務工作始終貫穿著高校辦公室工作，新入職人員可以從做好思想建設、培養良好工作作風、有針對性開展服務工作和做好自我情緒管理入手，提升服務能力。1.做好思想建設，提高服務意識。新入職工作人員首先需要明白服務是高校辦公室的重要職能之一，須將服務意識貫穿始終，入職初期便養成踏實肯干的工作態度。還可以積極參加組織生活會和業務學習交流會等集體活動開展思想建設和學習，主動向領導同事請教，為提高思想覺悟打好基礎。2.培養優良作風，扎實業務能力。正所謂“一屋不掃，何以掃天下”，新入職工作人員須具備嚴肅認真的工作態度、一絲不茍的工作作風，能夠嚴謹細致地流轉每一份文件、起草每一份文稿、辦好每一次會議、記錄好每一個電話，盡可能地避免“忙中出亂，小中出錯”，從做好一點一滴小事開始積累。作為服務人員，能夠無差別地服務領導服務師生，不推諉、不扯皮、不拖拉，具備熱情的服務態度，禮貌溝通，為師生及外辦事人員提供優質服務。3.分清服務對象，有針對性地開展服務。新入職工作人員需要通過學習和實踐，明白高校辦公室在服務領導時要注意做到“瞻前顧后”；服務同級部門單位時要做到“合縱連橫”；服務學校師生時要做到“深入淺出”。在工作初期，厘清不同的服務對象其關注點不同，需要新入職人員有針對性地開展工作。比如，在服務領導時需要我們提前做足準備、事先謀劃，服務學校師生時更應該關注現階段師生在做什么、想什么、關心著什么。4.新入職人員可從情緒管理入手，調整自我心態。在工作初期就應意識到辦公室人員屬于“幕后人員”，理解辦公室的職責要求所帶來的壓力，端正心態。平日，可通過情緒識別、情緒理解、情緒表達、情緒調節四個維度來調節自身情緒感受，減緩壓力，進而從容地應對工作及生活中的挫折與挑戰，更好地服務。

三、結語

高校辦公室新入職人員的職業能力事關辦公室的職能發揮與高校的事業發展。為了高質量完成辦公室工作，新入職人員除了注重提升業務能力，還需加強師德素養、參謀助手能力、溝通協調能力以及服務能力的提升，通過領悟工作內涵、培養工作作風、注重實踐總結與學習積累等方法，提高綜合職業能力，從而更好地促進高校事業發展。