“雙高”建設(shè)中高職院校教學(xué)檔案管理優(yōu)化措施

文/楊凌職業(yè)技術(shù)學(xué)院教務(wù)處 董佳慧

“雙高”計劃是中國特色高水平高等職業(yè)學(xué)校和專業(yè)建設(shè)計劃的簡稱，旨在建設(shè)一批有引領(lǐng)作用、具有中國特色的世界一流高等職業(yè)院校。作為彰顯高職院校教學(xué)質(zhì)量的重要依據(jù)，教學(xué)檔案管理至關(guān)重要。《高等學(xué)校檔案管理辦法》中明確規(guī)定：全日制在校生規(guī)模在1萬人以上的高等學(xué)校應(yīng)當設(shè)立檔案館。雖然多數(shù)高職院校設(shè)有檔案館，但是對教學(xué)檔案管理模式粗放，僅僅只在文字上對教學(xué)檔案進行收集和整理，忽略電子文件、圖片、聲像等檔案材料的規(guī)整，從而出現(xiàn)了檔案歸檔范圍普遍不全的現(xiàn)象，導(dǎo)致教學(xué)檔案利用率低，未能充分發(fā)揮檔案的價值。另外傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案難儲存，檔案數(shù)量逐漸增加，而高職院校教學(xué)檔案管理人員多且非檔案類專業(yè)，這些問題給高職院校檔案管理帶來了一定的難度和阻力。久而久之，形成了這樣一個現(xiàn)象：人人都需要檔案，高職院校每個部門必須要有檔案，但是對檔案重視程度又不夠。為了順應(yīng)社會發(fā)展，提升高職院校的教學(xué)質(zhì)量，高職院校有必要對教學(xué)檔案管理再改善、再建設(shè)，與高職院校“雙高”建設(shè)同步進行。

一、“雙高”建設(shè)目標

“雙高”院校施行動態(tài)管理，支持周期為五年，院校總量不變，強進弱出，經(jīng)考核后優(yōu)勝劣汰。“雙高”院校的建設(shè)目標是建設(shè)方案的核心內(nèi)容，為“雙高”院校建設(shè)路徑提供了具體思路。高職院校“雙高”建設(shè)的主要任務(wù)是培養(yǎng)高素質(zhì)技術(shù)技能人才、建設(shè)高水平“雙師型”教師隊伍。高職院校教學(xué)質(zhì)量與教師隊伍建設(shè)水平息息相關(guān)。教師群體質(zhì)量、信息化程度、學(xué)生質(zhì)量、專業(yè)群質(zhì)量等是“雙高”建設(shè)評價的主要指標。對于這些指標的評價，都需要教學(xué)檔案作為參考依據(jù)。

二、“雙高”建設(shè)中教學(xué)檔案的功能

高職院校教學(xué)檔案具有周期性、多樣性、豐富性的特點。教學(xué)檔案是對教學(xué)活動的真實記錄，主要過程有歸檔、整理、維護和服務(wù)；主要內(nèi)容涉及指導(dǎo)性的教學(xué)文件、教師業(yè)務(wù)材料、教學(xué)評估以及教學(xué)計劃等多個方面；主要對象有學(xué)生、教師、教務(wù)管理部門等等。教學(xué)檔案記錄了每個學(xué)生從開學(xué)到畢業(yè)的整個學(xué)年學(xué)期的內(nèi)容，包括學(xué)生成績單、實習(xí)報告、平時表現(xiàn)、作業(yè)情況、畢業(yè)設(shè)計等內(nèi)容，還記錄了教師課程開展情況、教學(xué)科研情況、教學(xué)育人的過程以及學(xué)校教育教學(xué)的情況，為學(xué)校總結(jié)教學(xué)經(jīng)驗提供了一定的依據(jù)。通過查看教學(xué)檔案，可以全面了解一所院校的教學(xué)質(zhì)量、教師教學(xué)能力，對學(xué)校師資隊伍建設(shè)和教學(xué)改革能起到舉足輕重的作用。

此外，教學(xué)檔案也是上級檢查工作時重要的參考材料，具有較高的保存價值和利用價值。在與高職院校溝通交流過程中，教學(xué)檔案是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)進行頂層設(shè)計的重要依據(jù)。

三、教學(xué)檔案管理不足及改善措施

在“雙高”建設(shè)中，我國高職院校教學(xué)改革工作正在有續(xù)推進。但目前其教學(xué)檔案管理依然存在諸多不足，比如：教學(xué)檔案管理意識薄弱、重視程度不足、教學(xué)檔案管理制度尚不健全、教學(xué)檔案殘缺不全、有借無回、缺少專職管理人員、教學(xué)檔案管理硬件設(shè)施不足、軟件設(shè)施欠缺等。深入認識教學(xué)檔案的價值、審視檔案內(nèi)容，有助于科學(xué)把握學(xué)校的發(fā)展趨勢，不斷調(diào)整和優(yōu)化發(fā)展思路，使高校更快更強發(fā)展。

（一）人才建設(shè)。有學(xué)者認為，檔案工作者是最先看到未來的人，對維護時代記憶的完整性起到重要作用，加強教學(xué)檔案管理人才隊伍建設(shè)尤為重要，專人干專事，方能事半功倍。目前多數(shù)高校教學(xué)檔案管理人員并非專業(yè)出身，很難實現(xiàn)對教學(xué)檔案的最優(yōu)管理。專業(yè)檔案人員具備豐富的專業(yè)技能與管理經(jīng)驗，計算機能力強、信息化素質(zhì)高，能順應(yīng)教學(xué)檔案管理的信息化發(fā)展趨勢。因此，應(yīng)加強對教學(xué)檔案管理人員的培訓(xùn)，增進教學(xué)檔案管理人員間的交流，提升教學(xué)檔案管理人員的綜合素養(yǎng)，使其業(yè)務(wù)精湛、有責任心、有進取心、有創(chuàng)新精神。

（二）數(shù)字化建設(shè)。目前教學(xué)檔案種類多、數(shù)量大、存儲標準不一、收集種類不齊。經(jīng)過信息化處理，能將傳統(tǒng)紙質(zhì)教學(xué)檔案、圖像、視頻等轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)，例如：學(xué)生成績檔案、教師工作業(yè)務(wù)情況、教學(xué)開展情況等。數(shù)字化存儲教學(xué)檔案，空間更節(jié)省、使用更方便、利用更高效。有數(shù)據(jù)顯示，近一半的公辦高職院校已在加速開展教學(xué)檔案數(shù)字化工作。在加強教學(xué)檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，要特別注意網(wǎng)絡(luò)安全性，保證重要數(shù)據(jù)資料不丟失、不泄露。建設(shè)具有中國特色一流的高職院校，要推進數(shù)字化建設(shè)步伐，提高教學(xué)檔案管理水平，提升教育教學(xué)信息化質(zhì)量。

教學(xué)檔案數(shù)字化建設(shè)能推動學(xué)校各部門分工協(xié)作，統(tǒng)一管理標準。通過更新管理模式，采用專門的教學(xué)檔案管理軟件，提高信息化建設(shè)水平，搭建良好的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，提高教學(xué)檔案利用率和使用價值。

（三）規(guī)章制度建設(shè)。《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》中規(guī)定：高等學(xué)校檔案必須實行集中統(tǒng)一管理，確保完整、系統(tǒng)、準確和安全，便于開發(fā)利用。應(yīng)當建立健全教學(xué)檔案管理規(guī)章制度，規(guī)范教學(xué)檔案管理，增強教學(xué)檔案管理意識。規(guī)章管理制度中要明確教學(xué)檔案的歸檔范圍、期限，明確檔案人員的職責，對教學(xué)檔案管理人員進行合理分工。增加激勵和考核機制，激發(fā)教學(xué)檔案管理人員的工作積極性，從而不斷開發(fā)挖掘教學(xué)檔案的使用價值。

（四）加大經(jīng)費投入。個別高校對檔案工作重視程度不足、經(jīng)費投入力度不大、教學(xué)檔案存儲空間不夠等問題日益凸顯。教學(xué)檔案的完整性、規(guī)范性在一定程度上反映了高校的教學(xué)水平，彰顯了高校的教學(xué)質(zhì)量。《檔案館建設(shè)標準》要求：“高等學(xué)校應(yīng)當為檔案機構(gòu)提供專用的、符合檔案管理要求的檔案庫房，對不適應(yīng)檔案事業(yè)發(fā)展需要或者不符合檔案保管要求的館庫，按照要求及時進行改擴建或者新建。”因此有必要加大對教學(xué)檔案管理的經(jīng)費投入，同時相關(guān)檔案管理部門要盡可能地爭取資金，改善教學(xué)檔案基礎(chǔ)建設(shè)，提供足夠的教學(xué)檔案庫房，提升教學(xué)檔案管理的工作質(zhì)量，為職業(yè)院校“雙高”建設(shè)再助力。

四、結(jié)語

綜上所述，在數(shù)字化建設(shè)快速發(fā)展、“雙高”建設(shè)持續(xù)推進下，高職院校有必要對教學(xué)檔案管理工作進行優(yōu)化建設(shè)，教學(xué)檔案管理人員必須跟進數(shù)字化發(fā)展步伐，實時更新教學(xué)檔案管理模式，調(diào)整和優(yōu)化工作理念，為推動高職院校教學(xué)檔案快速發(fā)展獻出一己之力，為高職院校“雙高”建設(shè)提供有力的資料支撐，有效推進高職院校教學(xué)改革。