“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下工會檔案數(shù)字化管理探究

文/濱州市總工會 左麗華

檔案是開展業(yè)務(wù)活動的重要工具，也是憑證性信息記錄，隨著信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理工作逐漸朝著數(shù)字化的方向轉(zhuǎn)變，拓寬了工會檔案管理的渠道，信息資料與文件逐漸走向了數(shù)字化。當(dāng)前，基于“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下工會檔案數(shù)字化管理既是必然，又有助于推動數(shù)字化檔案館的發(fā)展。

一、工會檔案的相關(guān)概念

（一）檔案的概念。檔案是指過去與現(xiàn)在國家機(jī)構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、經(jīng)濟(jì)、軍事、科學(xué)、宗教等活動，直接形成的，對國家和社會都有保存價值的，以文字、圖像或聲像形式保存的歷史記錄。當(dāng)前，電子檔案逐漸成了新的管理模式。

（二）工會管理與工會檔案工作。工會管理主要是指經(jīng)過配置工會資源，做好計劃并組織、領(lǐng)導(dǎo)、控制相關(guān)的反饋系統(tǒng)，建立與工會相關(guān)的組織體系，以實現(xiàn)工會工作的目標(biāo)。工會檔案管理的內(nèi)容主要包括監(jiān)督下級工會組織檔案工作，檢查與指導(dǎo)檔案管理工作，工會的檔案工作是工會管理中重要的一部分，工會檔案工作的主體就是工會組織。

二、數(shù)字化檔案的作用

（一）提高檔案數(shù)字化的辦公效率。將互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)運用到工會組織的檔案管理中，不僅有助于檔案的管理與保存，還能夠推動業(yè)務(wù)部門的檔案管理工作。傳統(tǒng)模式的檔案管理要搜集工會組織的資料信息，并對這些資料信息進(jìn)行整理分類，耗費時間多，工作效率低，過程復(fù)雜繁瑣，且誤差率大。合理運用互聯(lián)網(wǎng)，檔案管理人員可利用信息系統(tǒng)完成相關(guān)工作，降低檔案管理人員的任務(wù)量，讓檔案管理人員從繁重的工作中解脫出來，有時間對檔案管理進(jìn)行優(yōu)化，可有效提高檔案管理的效率。傳統(tǒng)的檔案查閱方式具有極強(qiáng)的被動性，查閱的效率比較低，需要耗費大量的精力。通過利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，不僅可以實現(xiàn)資源的共享，而且還減少了檔案的平均處理時間，縮短錄入檔案資料與搜尋檔案資料的時間。因此，互聯(lián)網(wǎng)與檔案管理的相互結(jié)合，能夠推動現(xiàn)代工會的發(fā)展。

（二）加強(qiáng)對原檔案的保護(hù)。傳統(tǒng)的檔案管理體系主要是以紙質(zhì)版檔案為主，一些年代久遠(yuǎn)的珍貴紙質(zhì)檔案，隨著時間的推移以及查閱次數(shù)的增加，會逐漸破損，如果遇到周圍環(huán)境比較潮濕或是遭遇火災(zāi)，對紙質(zhì)檔案的影響極大，對不可再生的珍貴檔案資源造成了極大的威脅。通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，能夠較好地保存檔案的完整性與安全性。通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，能夠?qū)⒓堎|(zhì)檔案記錄的信息，轉(zhuǎn)換為機(jī)讀檔案，實現(xiàn)電子文件歸檔與電子文件管理，不僅能夠節(jié)約保管的費用，節(jié)省儲存的空間，還能夠節(jié)省人力資源，避免造成紙張的浪費。

（三）提高檔案的經(jīng)濟(jì)效益。檔案數(shù)字化建設(shè)包括了應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫、數(shù)據(jù)倉庫、數(shù)據(jù)挖掘等技術(shù)，實現(xiàn)檔案信息資源建設(shè)、檔案應(yīng)用系統(tǒng)、檔案網(wǎng)站建設(shè)，實現(xiàn)檔案管理的精簡與優(yōu)化。紙質(zhì)檔案主要是以紙張作為載體的，在信息時代，隨著信息的積累，檔案不斷增多，會造成紙質(zhì)檔案查閱不夠便利，占用比較多的空間，對檔案的管理以及維護(hù)成本需求較高，會造成比較大的成本消耗。檔案管理建設(shè)帶來的經(jīng)濟(jì)效益比較小，由于檔案管理信息化能夠提高檔案管理的效率，并在一定程度上降低檔案管理的成本，因此，通過信息化的建設(shè)能夠間接提高一定的經(jīng)濟(jì)效益與社會效益。

三、數(shù)字化檔案管理存在的不足

（一）部分工會組織對數(shù)字化檔案管理工作不夠重視。工會檔案管理工作常常被視為輔助部門，在管理中不夠重視。在實際的工作中，有部分工會組織對于工會檔案的管理，依舊照搬黨政機(jī)關(guān)單位的工作做法，略顯生硬，沒有形成自身的特點。檔案管理工作的人力與物力資源不足，甚至沒有專門的檔案管理人員，數(shù)字化管理工作推進(jìn)緩慢，工會組織對檔案管理工作的忽略，進(jìn)一步導(dǎo)致工作效率低下。

（二）工會檔案管理信息化建設(shè)不夠。當(dāng)前工會組織檔案管理部門信息化進(jìn)程緩慢，數(shù)字化水平低，相比較于工會組織的其他部門，數(shù)字化建設(shè)比較慢。部分工會的檔案管理人員，不愿意接受新事物，依然使用傳統(tǒng)的檔案管理模式，造成工作效率低，導(dǎo)致檔案管理信息化建設(shè)的過程受到阻礙。此外，工會組織在推進(jìn)數(shù)字化管理的過程中，硬件系統(tǒng)以及軟件程序建設(shè)方面投入的資金不夠，無法充分挖掘出檔案管理信息化的優(yōu)勢。

四、實現(xiàn)數(shù)字化檔案的具體措施

（一）增強(qiáng)檔案數(shù)字化的意識。受到傳統(tǒng)觀念的影響，大多數(shù)工會組織過于注重經(jīng)濟(jì)效益，而忽略了檔案管理數(shù)字化的發(fā)展，對數(shù)字化建設(shè)的投入也相對減少。隨著互聯(lián)技術(shù)的不斷發(fā)展，對工會檔案管理信息化要求高，進(jìn)一步保護(hù)和儲存檔案的需求不斷加強(qiáng)。現(xiàn)代技術(shù)對于檔案管理發(fā)展的沖擊力度不斷加強(qiáng)，多媒體、大數(shù)據(jù)、計算機(jī)以及通信工程的不斷發(fā)展，為檔案管理工作的創(chuàng)新提供了堅實的基礎(chǔ)。工會組織必須要認(rèn)清當(dāng)前的發(fā)展形勢，主動抓住創(chuàng)新機(jī)遇，起到帶頭作用，提高檔案管理工作人員的工作熱情與主動性，創(chuàng)造出積極向上的工作氛圍，轉(zhuǎn)變檔案管理工作人員的觀念，逐漸適應(yīng)信息化發(fā)展。工會組織必須要認(rèn)識到，檔案數(shù)字化是工會組織管理基礎(chǔ)的工作，也是數(shù)字化檔案現(xiàn)代化發(fā)展的重要條件。工會組織要將檔案管理數(shù)字化作為重要的工作內(nèi)容，努力提升工作水平與工作的效率，以更加積極主動的工作態(tài)度，做好數(shù)字化管理的工作。

（二）提高檔案管理人員的數(shù)字化管理水平。在檔案數(shù)字化建設(shè)的過程中，工會組織必須要樹立合作的意識，依靠工會檔案管理部門、工會組織檔案館之間的相互配合。檔案管理工作的數(shù)字化程度與檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)息息相關(guān)，工作人員專業(yè)素質(zhì)不足，就無法有創(chuàng)新性的工作。首先，工會組織要加大對檔案管理人員的培訓(xùn)力度，開展多種形式的專業(yè)培訓(xùn)，提高檔案管理人員對信息技術(shù)水平的應(yīng)用，構(gòu)建出科學(xué)合理的知識體系；其次，政法部門要提高對應(yīng)聘者的專業(yè)要求，引入專業(yè)素質(zhì)過硬、德才兼?zhèn)涞膶I(yè)人才，用新員工的專業(yè)知識帶領(lǐng)老員工學(xué)習(xí)，用老員工的工作經(jīng)驗引導(dǎo)新員工適應(yīng)工作環(huán)境，全面提高檔案管理工作的效率。檔案工作者不僅要熟練掌握檔案管理的技能，工會檔案管理部門、工會組織檔案館還要積極引導(dǎo)管理人員參加“互聯(lián)網(wǎng)+”的檔案管理比賽，在實踐中磨煉技能，提高整個團(tuán)隊的數(shù)字化管理水平。

（三）推動數(shù)字化檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理工作發(fā)展空間廣闊，與互聯(lián)網(wǎng)充分融合后將產(chǎn)生新面貌，如果檔案管理制度無法保證規(guī)范化，就會與時代發(fā)展脫節(jié)，將對工會組織的檔案管理造成嚴(yán)重的影響。因此，工會組織檔案管理工作朝著標(biāo)準(zhǔn)化的方向發(fā)展，要以制度為標(biāo)準(zhǔn)、為規(guī)范，嚴(yán)格進(jìn)行分級管理，建立完善的監(jiān)督制度，避免不作為或者失職現(xiàn)象發(fā)生，推動檔案管理積極發(fā)展。各級檔案管理部門都要建立檔案數(shù)字化管理的規(guī)范與技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，建立標(biāo)準(zhǔn)化的檔案工作體系，促進(jìn)檔案管理順利向數(shù)字化過渡。同時，工會組織要構(gòu)建好軟件程序與硬件系統(tǒng)建設(shè)，為檔案信息提供一張安全網(wǎng)。相關(guān)的管理人員要建立安全技術(shù)體系、安全運行維護(hù)體系以及安全管理體系，從根本上確保工會組織檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化與安全性。

五、結(jié)語

隨著中國特色社會主義進(jìn)入了新時代，工會組織也迎來了新的發(fā)展機(jī)遇。在工會發(fā)展過程中，檔案管理十分重要。傳統(tǒng)的工會組織檔案管理模式流程比較復(fù)雜，管理人員需要人工記錄匯總各類信息并保存檔案資料，既面臨著繁重的工作任務(wù)與較大的工作壓力，又難以充分發(fā)揮出工會組織檔案的價值。在互聯(lián)網(wǎng)的時代，企業(yè)應(yīng)充分借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的優(yōu)勢，提高工會組織檔案管理工作水平。根據(jù)當(dāng)前工會組織存在的不足之處，制定相應(yīng)的應(yīng)對策略，做好數(shù)字化檔案管理工作。