電子招投標供應商關系管理信息系統設計與應用

劉永剛，謝 磊，武文娟，陳 旺

（1.中國人民大學 信息學院，北京 100872；2.國家電網有限公司信息通信分公司，北京 100053）

0 引言

隨著物資招標采購管理的正規化、科學化，采購人與供應商的關系正在從傳統的一買一賣逐步轉向為合作共贏的狀態。良好的供應商關系管理，有利于提高采購業務的效率，有利于保證采購業務的穩定性，有利于提高采購標物的質量，經過供應鏈的帶動，最終推動整個社會生產的進步［1］。我們認為供應商管理信息系統的建設完全具備可行性，因為隨著各個政府部門、采購單位的信息化建設，信息化基礎設施壁壘早已基本消除。同時，國家正在大力推廣電子招投標，信息公開上網、數據電子化為供應商管理信息系統的建設提供了可能，也提出了要求［2］。

1 需求分析

從采購業務流程分析，供應商關系管理可以貫穿全部流程：一方面，供應商關系管理可以向前延伸到采購需求提報、采購文件編制、評標評審；另一方面，供應商關系管理可以向后擴展到合同簽訂、履約過程管理和質量管理［3］。向前延伸通常為供應商關系管理的應用，如采購需求提報與采購文件編制過程中，可以充分挖掘供應商歷史數據，提高采購需求的精準度和采購文件的編制水平；評標、評審過程中，可以將供應商資質業績、績效評價情況納入廢標、打分工作中。向后擴展通常為供應商關系管理的數據來源，合同簽訂、履約過程中供應商的表現可以為供應商關系管理提供數據支撐。前后兩端形成協同管理模式［4］，利用管理信息系統建設方法［5］，建設供應商關系管理信息系統，分別對應供應商資質業績管理功能和供應商績效評價與不良行為管理功能。

2 供應商關系管理信息系統建設

對于政府采購與大型企業采購，其供應商可能遍布全國，供應商關系管理可以遵循“統一管控、靈活應用”的原則。“統一管控”是指在供應商關系管理信息系統的各個業務模塊實現全國統一匯總管理，“靈活應用”是指各采購單位可以根據自身業務需求靈活應用。供應商分布不廣的企業，也可參照該思路簡化建設。

2.1 供應商服務機構建設

要實現“統一管控”需要委托專門的供應商服務機構，負責面向供應商提供咨詢、信息發布等基礎性服務，負責供應商基礎信息的審核、數據的統計等基礎性工作，負責按物資品類組織資質業績填報模板、績效評估體系的研究制定。其中：按物資品類制作資質業績填報模板的原因是，資質業績管理的前提是根據采購物資的特點對所有物資進行科學分類，分類后為每類物資制作資質業績填報模板，以便供應商根據自身產品填寫相應產品分類的資質業績信息；按物資品類建立績效評價體系的原因是，不同物資品類所需的績效評估方法不同，參與評估的角色不同，涉及業務過程不同，例如基礎設施類設備需要基層運維單位參與供應商評價，以提高評價的客觀性。

同時，可以利用網上服務、熱線電話和現場服務等多種方式為供應商提供業務咨詢、業務辦理、接收合理化建議和信息發布等“一站式”服務，使供應商服務機構成為公開、透明、高效、有序的雙向溝通平臺。

2.2 建立供應商資質業績評估模式

基于上述原因，按物資品類制作資質業績填報模板，確定資質業績評估范圍，并對評估模式進行標準化和統一，實現對供應商全面、科學的資質業績評價，為招標采購的評標環節提供數據支持。供應商結構化的資質業績評估范圍包括企業基本信息、財務信息、產品目錄、研發設計、試驗檢測、資質信息、產品業績、生產制造、原材料組部件和售后服務等模塊。

通過定期資質業績評估、專項資質業績評估兩種模式來完成供應商資質業績評估的三個目標：對供應商進行整體資質業績評價，建立科學評價體系和全面、完善且定期核實更新的供應商評價數據庫；規范評估方法，結構化評估內容，實現專家在線評估；為招標采購提供評標數據支持，提高評標工作效率。

2.3 建立供應商績效評估體系

構建供應商績效評估指標體系和績效評級標準，建立績效評估數據庫，收集數據，分析評估整個供應商管理過程的績效，作為招標采購業務、供應商分類和發展的依據。績效評價工作機制和評價指標需要持續優化，不斷提高評價的科學性。下一步可以考慮實現橫向系統間的集成，從消協、質檢等外部系統取得系統數據，更科學、客觀地評價供應商績效表現及產品質量。

2.4 建立供應商不良行為處理機制

在簽訂合同前，完善關于物資質量問題等供應商不良行為處理的合同條款，發現問題及時處理。針對供應商重復發生重大質量問題、產品以次充好等不良行為，業務上應約談供應商并按照規定在采購環節進行處罰，建立供應商產品質量問題召回機制。

3 供應商關系管理信息系統主要功能與流程設計

3.1 供應商基礎信息管理

一個完整的供應商關系管理信息系統首先需要有供應商注冊功能，具體包括用戶注冊、注冊信息變更、注冊信息查詢、注冊信息審核等功能。供應商填報名稱、統一社會信用代碼、證件掃描件等基本注冊信息，由專門的供應商服務機構審核，審核通過后成為電子招投標采購業務潛在供應商，供應商即可查詢績效評價數據，以及主動填報資質業績、不良行為反饋等數據。

供應商數據庫有助于加強供應商行為研究，未來可以對供應商產能過剩、無序競爭、重投標輕履約、違規轉包分包、違規代理投標等現象進行深入研究，利用大數據理論方法分析原因，從而為改良采購制訂針對性措施。

3.2 供應商資質業績管理

本功能是為了建設統一的供應商資質信息庫，指的是業務上按照統一的資質業績填報、審核標準，為潛在供應商開展資質業績信息評價。如對接電子招標投標平臺，可以便于供應商快速選擇所需資質業績投標；如對接電子評標系統，可以方便采購人在評標階段根據資質業績信息庫對供應商進行否決、澄清工作。

資質業績管理功能具體包括：產品檢驗檢測報告管理、產品結論管理、現場評估清單管理等。針對部分重點大件物資，采購人可以強化供應商資質審核把關，專門設置資質業績核實工作，即通過建設供應商資質業績核實專家庫，抽選專家開展資質業績核實工作，將核實結果按時間段更新至供應商資質業績數據庫，相應數據可以直接應用到評標環節，供評標專家重點參考，可以顯著提升評標效率。

3.3 供應商績效評價與不良行為處理

供應商績效評價管理功能包括績效評級規則配置、打分、數據審核、匯總計算、查詢績效結果、歷史數據導入等功能。系統最終將績效評估結果發布給供應商，供應商可以根據績效評估結果有針對性地不斷改善并提高。

供應商不良行為處理功能是指對不良行為進行記錄、處理和通報，將不良行為處理結果反饋給供應商，追蹤供應商不良行為的整改。具體包括不良行為提報、供應商查詢不良行為、查詢供應商說明材料、查詢整改情況報告、審核不良行為處理報告、審核整改情況報告、生成不良行為處理報告等功能。

供應商績效評價與不良行為處理功能的目的是提高供應商對誠信履約、質量管控的積極性。在實際應用中，可以對有未消除的不良行為記錄的供應商，在評標過程中進行扣分，保證業績優秀的供應商中標，加大對供應商不良行為的懲罰力度。

4 系統應用成效與總結

本文所設計的系統已經在國內能源行業某大型企業得到深度應用，帶有資質業績核實和績效評價模塊的供應商關系管理系統已經成為該企業電子招投標業務的核心。該企業通過建立含注冊信息、資質業績信息、績效評估信息等信息的全面的統一供應商信息庫，為物資招標采購業務提供了數據支持，并為采購過程提供了決策依據，實現了統一規范的采購流程、以結構化數據為基礎的高效評標、統一可視的合同管理、高效的供應商協同、完善的供應商績效管理、全面的采購過程監控與完整的采購數據分析。較系統應用前每年可節約采購成本約5%，有效提高了物資采購水平。

綜上所述，本系統按照“統一管控，靈活應用”的思路，致力于打造對政府采購或企業采購所有供應商的統一注冊窗口，建立全面統一的一級供應商信息庫，通過構建資質業績、績效評估和不良行為管理體系，力求實現與供應商的在線業務協同。通過實現供應商評價由靜態定性評價向動態量化評價的轉變、供應商網絡由割裂封閉向整合統一的轉變，使采購人與供應商的關系向穩定、有序競爭和合作共贏的方向發展。