檔案數字化建設與應用管理的幾點思考

陳欣卉

（廣西電網股份有限責任公司南寧供電局，南寧 530229）

0 引言

網絡信息時代大背景下，數字化已經成為檔案管理的重要途徑。完善的數字化建設與應用管理體系不僅有助于全面提高檔案管理水平，而且正在成為檔案實現應用價值再創造的重要推手。

1 檔案數字化建設對檔案管理的促進作用

1.1 全面提高檔案管理質量與效率

基于數字化平臺的檔案數字化建設對于檔案管理最顯著的促進作用當屬提高管理品質與效率。在傳統模式下，檔案的資源利用價值不易于長久保存，甚至隨著時間推移，較為久遠的檔案極有可能在多次查詢或借閱等活動中出現損傷甚至損毀的問題，尤其是紙質介質類的原始檔案損傷多數具有不可逆性，極大地影響檔案對于相關單位及機構的資源利用價值。不僅如此，傳統的檔案管理工作普遍存在效率低下且準確度不高的問題。一是體現在檔案的管理工作方面，人工操作始終難以完全避免失誤或錯漏，二是在檔案的應用方面，一方面檔案應用方極易因查詢和借閱的低效率而降低使用意愿；另一方面，容易進一步增加工作人員的負擔，并可能由于歸檔和借閱等多種活動的同時進行而出現相互干擾，從而提高了人工管理的失誤率。

相比之下，基于網絡與信息技術的檔案數字化管理能克服大多數傳統管理的缺點。一是保證了檔案的完整性。通過掃描等方式可將紙質檔案全面、快速、準確地轉換為數字檔案集中存放于數字化檔案管理平臺，數字化后的檔案在傳閱與應用過程中也不會出現錯誤或缺失等問題。二是提升了檔案管理的效率。基于數字化的檔案管理平臺劃分了前后臺的應用，前臺應用面向檔案使用人員，后臺應用面向檔案管理人員，二者操作相互獨立互不影響，對管理員和使用人雙方都是極大的便利。三是降低了檔案管理的成本。在大數據時代，大量檔案的應用及管理等工作更凸顯了數字化檔案在管理速度和效率方面的優越性，相較于粗放投入人工的傳統管理模式，數字化能夠極大程度地壓縮檔案管理的人工成本。

1.2 進一步提升信息資源價值應用水平

唐太宗曾有一句名言：“以史為鑒，可以知興替”。指對比古今朝代更迭可以發現社會興衰的變化，而記錄歷史、反映歷史的正是各式各樣的檔案信息。檔案作為重要的信息載體，借助檔案來了解政治、經濟、科技、文化等社會各方面的發展變化是大多數人對于檔案管理的認識視角。隨著信息技術、信息產業、信息網絡的不斷發展，信息化對于經濟社會發展的影響也愈加深刻，在信息化時代，信息資源、材料資源及能源共同構成了國民經濟和社會發展的三大戰略資源。

信息技術與網絡的高速發展，使得在數字化的時代信息資源呈海量的增長，出現了“大數據”的概念，越來越多的企業甚至是國家通過對大數據的采集及挖掘分析獲取了更多的價值信息。例如，京東商城用戶畫像檔案應用，采用大數據挖掘分析技術對用戶進行特征勾勒，產生用戶畫像檔案并通過統一數據服務接口供商城網站其他應用調用，旨在提高與用戶間的溝通效率、提升用戶體驗。在推薦搜索功能時調用，可針對不同用戶屬性特征、性格特點或行為習慣進行數據分析，從而對更可能符合該用戶偏好的商品進行優先推薦，很大程度上可提高用戶的購買轉化率甚至重復購買。在網站智能機器人JIMI 調用，可基于用戶畫像對用戶設定咨詢應答策略，便于快速理解用戶意圖、開展針對性商品評測或商品推薦、個性化關懷等，在大幅提升JIMI 智能水平和服務力度的同時，也提高用戶對商城的忠誠度及黏性。可見，借助快速增長信息化平臺和網絡技術，不僅要便捷快速獲取檔案資源，更要提升信息資源價值應用水平，全面、深入獲取檔案資源的信息價值，為使用者創造難以預計的可觀收益。

2 數字化檔案建設及應用管理常見問題

2.1 檔案管理應用不足

一是檔案管理規范化限制應用。即使是同一單位不同部門之間也可能存在檔案格式不統一、不規范的情況，即便實現了檔案管理的電子化、數據化，然而因為檔案管理未統一規范，造成了信息資源應用的壁壘；二是應用與業務融合不足。大多數單位的檔案應用往往局限于后勤、行政管理業務，僅實現了檔案的管理應用，未對檔案當中的信息價值進行挖掘分析，將檔案的資源價值與企業的業務應用深度融合以支撐企業戰略發展。

2.2 復合型人才隊伍建設相對滯后

檔案數字化不僅涉及基礎管理知識，更涉及網絡應用與信息安全防護技術，需要管理人員具備較高的理論知識與實踐技能水平。然而時下的一些單位在數字化建設過程中將重點集中于信息化硬件設施的配備與安裝，卻忽略了人的“軟件”因素，部分檔案管理人員缺乏網絡與信息技術基本認知，對數字化管理認知和熟悉程度有限，在具體管理過程中難以發揮應有的技術優勢。

2.3 安全防護不足

網絡時代掌握了信息便是掌握先機，檔案安全防護是一個系統工程，在數據采集、傳輸、存儲、應用等各環節環環相扣，隨著大數據、云平臺技術在數字化檔案存儲及管理中應用，在帶來便利的同時也帶來了更多的網絡風險，任何一個環節的安全防護不足都可能使敏感信息泄漏造成企業甚至國家的重大損失。

3 全面提升檔案數字化建設及管理應用水平

3.1 強化數字化支撐能力

一是規范管理標準。從檔案管理建設初期進行規劃，建立統一制度用以規范檔案采集、存儲、使用各環節標準，最大限度地避免信息壁壘困境的產生；二是提升數字化檔案管理實用化，推進信息資源在業務的應用，通過加裝數據轉換裝置、擴展數據接口等方式實現檔案資源與業務的融合；三是持續開展檔案管理數字化、智能化建設，利用前沿技術不斷更新數字化檔案的應用方式，通過大數據、云計算、人工智能等方式開展數據挖掘分析，提升檔案信息資源的應用價值。

3.2 提升管理隊伍綜合素質水平

要實現檔案管理數字化，不僅需要既有檔案管理知識又兼有網絡與信息技能的復合型人才，更需要全面普及數字化管理理念，要求非檔案管理崗位人員同樣應當了解和掌握相應的檔案信息化理論與實踐技能。一是提升內部能力。定期聘請信息管理、網絡安全等專家開展面向全員的專題講座、技能培訓；開展相應競賽，以賽促學，提升管理人員學習主觀能動性。二是強化外部支撐。與先進管理企業開展交流合作，擴展技術及業務領域知識，發現自身短板及不足并落實相關提升措施。

3.3 做好安全防護

信息資源是國民經濟和社會發展的三大戰略資源之一，建立安全可靠的檔案管理系統更有助于敏感信息的保護及信息資源的應用，應當明確數據采集、傳輸、存儲、應用等各環節的網絡安全防護邊界、責任主體和防護要求。一是做好網絡邊界防護。企業中檔案管理系統與業務平臺往往存在不少數據接口，數據的交互與網絡跨區服務通常使得檔案管理平臺成為安全防護的薄弱點，在檔案系統建設規劃中采用可信可靠的網絡安全產品及服務，提升檔案系統關鍵設備的防護水平。二是深化態勢感知能力及防護體系建設。持續完善對檔案系統的網絡安全風險監測及預警，定期對檔案系統開展漏洞修復與安全滲透測試，全面降低安全風險。三是做好系統防護。完善檔案災備體系、建立災備系統；對系統使用人員進行分級，對權限進行最小化管理；增加面部識別、指紋或聲紋識別等多因子認證途徑，避免身份盜用風險。

4 結語

做好檔案數字化建設不僅只是構建統一規范的管理系統，更要注重管理觀念的數字化、網絡化、系統化。檔案數字化建設的實質是借助網絡與信息技術充分延伸檔案管理應用的范圍，在全面提升檔案管理品質與效率的基礎上，系統化地對信息資源進行深入挖掘分析，使檔案作為珍貴信息資源的應用效果成倍提升，不斷實現價值再創造的預期，強化信息資源服務于國民經濟與社會發展的作用，提升信息資源戰略意義。