新時代公共圖書館人事檔案管理與利用探析

鄭升華

摘? 要：在新時代背景下，公共圖書館干部人事檔案管理必須滿足密、實、全的要求，為了提高干部人事檔案的管理水平，公共圖書館必須強化內容建設，從質量方面嚴格把關，做好制度建設及完善工作，增強干部人事檔案管理人員業務能力，加快進行干部人事檔案信息化建設。而要想實現對檔案的有效利用，還應進一步提升干部人事檔案價值，準確分析與解構檔案信息，充分利用信息數據庫，這對于公共圖書館創新式發展的實現具有積極意義。

關鍵詞：新時代? ?公共圖書館? ? 人事檔案? ?管理? ?利用

中圖分類號：G251? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文獻標識碼：A文章編號：1672-3791（2021）08（b）-0165-03

On the Management and Utilization of Public Library Personnel Files in the New Era

ZHENG Shenghua

（Fuzhou Library， Fuzhou， Fujian Province， 350004? China）

Abstract： Under the background of the new era， the management of cadre personnel files in public libraries must meet the requirements of secrecy， truth and completeness. In order to improve the management level of cadre personnel archives， the public library must strengthen the content construction， strictly check the quality， do a good job in system construction and perfection， enhance the professional ability of cadre personnel archives management personnel， speed up the information construction of cadre personnel archives. In order to realize the effective utilization of archives， we should further improve the value of cadre personnel archives， accurately analyze and deconstruct archives information， and make full use of information database， which is of positive significance to the realization of the innovative development of public libraries.

Key Words： New era; Public library; Personnel archives; Management; Utilization

2018年11月，我國正式推行《干部人事檔案工作條例》，自此掀開了新時代干部人事檔案管理新的篇章。干部人事檔案能夠為干部的歷史而又全面考察、了解以及正確選拔、使用提供重要參考依據[1]。新時代背景下，為了實現對中央從嚴管理干部精神的全面、有效貫徹及落實，干部人事檔案管理及利用愈發受到國家機構與社會組織的重視。對于公共圖書館而言，干部人事檔案能夠為其干部人員的招聘、選拔、晉升及重用提供重要而又可靠的依據[2]。

1? 新時代公共圖書館干部人事檔案管理工作需滿足的要求

1.1 干部人事檔案的監管必須滿足謹慎、機密的要求

公共圖書館干部人事檔案對很多方面的情況均有記錄，涉及了相關于公共圖書館自身的工作及重要事件，能夠將干部的成績以及錯誤等情況真實地反映出來。在干部人事檔案中，不僅僅有公共圖書館組織方面的審核以及檢測等材料，還將其他相關人員為圖書館提供的證據資料包括在內，此外，亦有當事人自己編寫的一些資料，這些都應劃歸至隱私的范疇之中，其中的很多內容只能被公共圖書館這一組織了解，不可以將其傳遞到外界，更加不能隨隨便便地將其公開。

1.2 干部人事材料必須滿足切實性要求

從實質上看，公共圖書館干部人事檔案必須有足夠的切實性，其內容必須滿足客觀而又實際的要求，與其他類型的材料相比，需要表現出更加突出的有效性特點。這要求公共圖書館檔案管理人員在進行干部檔案的撰寫時，不能以自己的主觀意志而進行，而是需要始終對務實以及去偽存真的原則予以堅持。所以，對于公共圖書館而言，干部人事檔案的切實性必須嚴格意義上做好以下工作：（1）通過組織的檢測及審批;（2）對相關方針所需予以滿足;（3）備案材料的認定足夠仔細[3]。

1.3 材料的搜集工作必須滿足健全、有效的要求

要想切實地為公共圖書館干部人事檔案的健全性與有效性提供保證，檔案管理人員必須做好對檔案的實時及定期歸整工作，以材料的認真、全面收集為前提，將它們輸入個人檔案數據庫中，以人員檔案序號為依據做好排列工作，完成個人檔案的儲存[4]。一旦出現材料丟失或遺漏的情況，會降低干部人事檔案的健全性，這會對公共圖書館管理人員、干部及有關員工造成工作上的困擾，亦會在一定程度上限制公共圖書館的發展。所以，在進行公共圖書館干部人事檔案的管理時，相關人員必須做好實時追蹤工作，強化對材料的全面收集。

2? 新時代提高公共圖書館干部人事檔案管理水平的建議

2.1 強化內容建設，從質量方面嚴格把關

主要對檔案的真實性以及完整性進行維護，做好檔案的內容建設工作，為其質量提供切實可靠的保證。第一，干部主體需要嚴格按照公共圖書館相關規定進行自己檔案材料的規范化填寫，保證所填內容足夠真實，檔案管理人員應預先針對歸檔材料提出相應要求，并做好嚴格審核工作，一旦有問題出現，第一時間做出反饋。第二，針對新轉入的檔案，檔案管理人員要在第一時間進行“會診”，一旦發現干部檔案材料有造假的嫌疑，馬上核查，全方位取證，為每一份干部人事檔案的真實性與準確性提供保證。第三，完善并不斷豐富檔案內容。提高對能夠彰顯干部優秀個人以及工作品質的相關材料收集的重視，尤其是強化對新時代公共圖書館干部巡視巡查等材料的收集，為干部的全面考察提供重要的參考依據[5]。

2.2 做好制度建設及完善工作

公共圖書館需要在新時代提高對制度建設的重視，為干部人事檔案管理工作的順利及有效開展提供積極指引[6]。第一，與圖書館內部組織架構以及具體的工作要求相結合，對各部門職責加以明確，建立起相互之間的密切配合關系，打造圖書館合力。第二，對檔案的管理標準進行統一，提出明確的檔案資源管理規定，為后續資源檢索工作的順利進行做鋪墊。第三，進行獎懲制度的制定及實施，針對表現優異的檔案管理人員，施以相應的獎勵或進一步的提拔，針對工作懶散的管理人員，則酌情考慮對其進行降職或是撤職處理，以此對檔案管理效率的提升產生促進作用。

2.3 增強干部人事檔案管理人員業務能力

對于公共圖書館干部人事檔案管理人員而言，在現如今信息化與數字化技術迅猛發展以及應用范圍愈發擴大的背景下，具備專業化的檔案管理知識以及突出的計算機操作能力，已成為他們做好干部人事檔案管理工作的必要條件。所以，公共圖書館應強化培訓工作的開展力度，優化每一位干部人事檔案管理人員的專業素養，使他們發展為既了解檔案管理知識，同時又具備足夠計算機技術應用技能的復合型人才，與新時代所提相關要求相結合，及時變化并更新干部人事檔案管理方法，實現對時代發展潮流的順應。

3? 有效利用公共圖書館干部人事檔案的相關建議

3.1 不斷提升干部人事檔案價值，將其功能更好地發揮出來

在新時代背景下，公共圖書館干部人事檔案愈發得重要，其作用與價值得到了極大的提升。為了實現對選人用人程序所提要求的有效滿足，同時提高干部人事檔案的利用效能，公共圖書館必須提高重視，通過檔案科學利用機制的制定及不斷優化，將干部人事檔案的功能更好地發揮出來，如強化其資政作用、為憑證價值的彰顯提供可靠保證等。以此為基礎，公共圖書館還需與實際情況相結合，基于相應創新利用方式的支持，進一步將干部人事檔案的利用價值優化，以此實現對干部人事檔案服務效能的擴大。

3.2 對干部人事檔案信息進行準確分析及解構，為人才的培訓及整合等提供相應實施方案

公共圖書館作為一個有機體，其內部員工同樣是一個又一個處在持續成長狀態之下的個體，他們有著很強的可塑造性。在新時代，公共圖書館要想實現對發展瓶頸上的突破，尋求更進一步的發展，必須進行自身服務方式的創新，持續地對自身的服務內涵進行延伸。在此形勢下，公共圖書館內部全體員工都發揮著尤為重要的作用，要想實現對所有員工尤其是干部當前情況的準確與全面了解，為圖書館管理人員制訂人力資源配置以及管理方案提供重要支持，必須保證人事檔案這一憑證的真實性、全面性以及權威性。公共圖書館相關人員應基于對人事檔案尤其是干部人事檔案的有效利用做好數據分析工作，深層次挖掘圖書館員工特別是干部人員的潛力及興趣，進行適宜員工與干部發展的崗位培養計劃的制訂，以此為人力資源的科學與有效配置及流動提供重要方案。

3.3 充分利用干部人事檔案信息數據庫

在公共圖書館干部人事檔案的管理工作中，檔案管理人員掌握著很多的干部以及員工信息，但是這些信息的權威性以及準確性無法得到可靠保證。若是經由干部人事檔案專項審核工作的開展，將完整、真實、準確而又規范的干部人事檔案信息數據庫建立起來，既可以不受時間與空間的束縛對干部權威數據進行利用及應用，降低由于信息的反復核查而造成的效率低下問題的發生率，還能夠基于對數據的有效分析對其干部人員乃至整個公共圖書館的人才構成有一個清晰的了解。這有利于干部以及相關人才資源的科學及合理配置，對于公共圖書館人才競爭力的強化有顯著的積極意義。

4? 結語

總體來說，公共圖書館的不斷發展與進步與每一位圖書館人特別是干部人員有著十分密切的聯系。人事檔案作為一類極具權威性的“讀本”，能夠真實地將一個人的才能及品德彰顯出來。然而現階段，公共圖書館干部人事檔案的重要性是被明顯低估的，這需要圖書館相關人員給予足夠的重視，強化對人事檔案特別是干部人事檔案的管理及利用，以此將所有圖書館人的潛力以及作用最大限度發揮出來，實現創新式發展。

參考文獻

[1] 羅如英.新時期如何做好干部人事檔案管理工作的幾點思考[J].科技創新導報，2019，16（17）：184-185.

[2] 賀娟.新時期事業單位人事檔案管理創新路徑探討[J].文化創新比較研究，2018，2（23）：160-161.

[3] 劉慧郡.干部人事檔案管理信息化的思考[J].陜西檔案，2016（2）：41-42.

[4] 趙崢.大數據時代學校干部人事檔案管理的信息化思考[J].文化創新比較研究，2019，3（1）：62，65.

[5] 王曉雪.從干部人事檔案專項審核視角論新時期干部人事檔案管理[J].蘭臺內外，2020（9）：64-65.

[6] 王道峰，馬啟勇.大數據時代圖書館人事檔案管理分析[J].辦公室業務，2021（15）：150-151.