高校財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)管理的智能化建設(shè)和優(yōu)化

吳 艷 龍雪嬌 陳 艷 四川大學(xué)財(cái)務(wù)處

隨著我國(guó)高等教育事業(yè)的蓬勃發(fā)展，高校辦學(xué)規(guī)模急速擴(kuò)大，教職工數(shù)量和在校學(xué)生人數(shù)快速增多，而同時(shí)國(guó)家對(duì)高校的投入越來(lái)越多，高校各類(lèi)資金來(lái)源多樣化和規(guī)模擴(kuò)大，這都使得高校財(cái)務(wù)部門(mén)財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)業(yè)務(wù)量急劇增加，而業(yè)務(wù)類(lèi)型也越發(fā)復(fù)雜化。以往傳統(tǒng)的高校財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)中，存在報(bào)銷(xiāo)手續(xù)繁瑣、財(cái)務(wù)管理效率低、信息傳遞不及時(shí)、溝通難度大等諸多問(wèn)題。在這一背景下，高校財(cái)務(wù)的“報(bào)賬難”、“報(bào)銷(xiāo)繁”成為了廣大師生們反映最為強(qiáng)烈的問(wèn)題之一。而另一方面，高校財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)量劇增而財(cái)務(wù)人員卻增長(zhǎng)緩慢，這造成財(cái)務(wù)人員人均業(yè)務(wù)量大大增加，財(cái)務(wù)人員也因?yàn)楣ぷ鞣敝亍毫Υ蠖孤曒d道。在一些時(shí)間節(jié)點(diǎn)，財(cái)務(wù)人員加班加點(diǎn)也沒(méi)法處理完憑單，大量財(cái)務(wù)單據(jù)積壓。而且由于報(bào)賬學(xué)生不是固定人員，處于不斷流動(dòng)中，很多新參與報(bào)賬的學(xué)生不太了解財(cái)務(wù)制度而導(dǎo)致很多憑證存在問(wèn)題需退單或提供補(bǔ)充材料才能報(bào)銷(xiāo)。

一、分析高校財(cái)務(wù)“報(bào)銷(xiāo)繁”問(wèn)題的主要表現(xiàn)

(一)原始單據(jù)整理繁瑣

高校核算對(duì)于報(bào)賬人需要粘貼大量的票據(jù)例如：差旅費(fèi)發(fā)票、審批單、購(gòu)買(mǎi)設(shè)備的發(fā)票合同、測(cè)試費(fèi)合同、資產(chǎn)建賬招投標(biāo)信息，日常的印刷費(fèi)、耗材費(fèi)、出租車(chē)票等需要人工粘貼、計(jì)算、分門(mén)別類(lèi)粘貼原始憑證。

(二)單據(jù)審批不及時(shí)

由于財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)涉及“一支筆”審批制度，大額報(bào)銷(xiāo)需財(cái)務(wù)處長(zhǎng)甚至分管校長(zhǎng)審批。雖然我們?cè)趥鹘y(tǒng)的網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)平臺(tái)設(shè)置了負(fù)責(zé)人授權(quán)制度，負(fù)責(zé)人可以授權(quán)給指定經(jīng)辦人，對(duì)于某類(lèi)特殊的經(jīng)費(fèi)卡可設(shè)定無(wú)限經(jīng)辦人。但也只能解決能夠網(wǎng)絡(luò)填寫(xiě)報(bào)銷(xiāo)單的問(wèn)題。很多負(fù)責(zé)人身兼數(shù)職，工作繁忙，經(jīng)常出差，導(dǎo)致單據(jù)審批時(shí)間過(guò)長(zhǎng)，耽誤了很多時(shí)間，影響報(bào)賬進(jìn)度。

(三)查閱、認(rèn)證發(fā)票量大且存在風(fēng)險(xiǎn)

現(xiàn)在信息化高度發(fā)達(dá)，我們所面臨的票據(jù)有紙質(zhì)增值稅專(zhuān)用發(fā)票，普通發(fā)票，有電子發(fā)票，有定額手撕發(fā)票。各種發(fā)票量大且存在假發(fā)票風(fēng)險(xiǎn)，在各大高校出臺(tái)了科研經(jīng)費(fèi)“放管服”政策，沒(méi)有硬性要求對(duì)發(fā)票進(jìn)行查驗(yàn)認(rèn)證，對(duì)于電子發(fā)票也采用傳統(tǒng)的方式，報(bào)銷(xiāo)人簽注“本人承諾只報(bào)銷(xiāo)一次”就可報(bào)銷(xiāo)，這無(wú)法控制是否二次報(bào)銷(xiāo)。財(cái)務(wù)審核人員對(duì)于假發(fā)票也只能憑經(jīng)驗(yàn)抽查，存在較大風(fēng)險(xiǎn)。

實(shí)踐中，很多高校都由最初的現(xiàn)場(chǎng)排隊(duì)叫號(hào)辦理改為到網(wǎng)上平臺(tái)系統(tǒng)填寫(xiě)報(bào)銷(xiāo)單，進(jìn)行投遞，以解決不排隊(duì)等候問(wèn)題。現(xiàn)在很多高校引進(jìn)了智能化投遞機(jī)實(shí)行24小時(shí)全天候、無(wú)等待、零接觸投遞。這都在為方便師生不排隊(duì)報(bào)賬提供各種方式。但從實(shí)際效果看，只是縮短了報(bào)賬難中某個(gè)環(huán)節(jié)的問(wèn)題，比如智能化投遞機(jī)也會(huì)投遞爆倉(cāng)，核算業(yè)務(wù)量大，會(huì)計(jì)審核人員無(wú)法在規(guī)定的時(shí)間完成報(bào)賬業(yè)務(wù)。所以我們應(yīng)積極推進(jìn)高校財(cái)務(wù)工作由“管理型”向“服務(wù)型”轉(zhuǎn)變，提高高校科研經(jīng)費(fèi)使用的靈活性，讓項(xiàng)目資金合法、合理、快捷、高效地使用。要積極優(yōu)化報(bào)賬流程，既能讓師生將更多的時(shí)間和精力投入到教學(xué)和科研工作中，又能將財(cái)務(wù)人員從繁瑣的日常報(bào)銷(xiāo)工作中高質(zhì)量高效率地完成審核工作，從而有效解決“報(bào)賬繁”問(wèn)題。

二、當(dāng)前高校財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)中存在的主要問(wèn)題

(一)高校財(cái)務(wù)工作人員的綜合素養(yǎng)需要不斷地提升

從當(dāng)前的現(xiàn)狀來(lái)看，高校的財(cái)務(wù)工作人員配備并不齊全，這也使財(cái)務(wù)人員的工作內(nèi)容增加過(guò)多，壓力也比較大，他們每天需要力理許多報(bào)銷(xiāo)業(yè)務(wù)，同時(shí)還需要審核各類(lèi)的原始憑證，作出正確的判斷，這對(duì)于財(cái)務(wù)人員的綜合素質(zhì)就提出了很大的考驗(yàn)，良好的素質(zhì)以及過(guò)硬的專(zhuān)業(yè)技能，才可以在財(cái)務(wù)工作中游刃有余，而隨著信息化水平的不斷地融入，財(cái)務(wù)方面的軟件也在不斷地更新與替換，這對(duì)于財(cái)務(wù)人員來(lái)說(shuō)更多的考驗(yàn)就是綜合能力，因此，他們需要不斷地學(xué)習(xí)與進(jìn)步，才可滿(mǎn)足工作需求。

(二)財(cái)務(wù)部門(mén)的工作量大，涉及業(yè)務(wù)范圍比較廣泛

隨著高校的經(jīng)費(fèi)增加比較迅速，財(cái)務(wù)工作面臨的內(nèi)容也更加繁瑣，各類(lèi)的報(bào)銷(xiāo)憑證與日俱增，而財(cái)務(wù)人員就需要對(duì)這些信息逐一的審核與歸類(lèi)，因此，工作量也越來(lái)越多，造成了他們工作壓力的增大，這方面的原因也會(huì)影響財(cái)務(wù)工作的效率。

(三)報(bào)賬員不斷地更換，造成對(duì)接工作困難

隨著高校的改革，許多學(xué)校的教職工以及學(xué)生都可以辦理報(bào)銷(xiāo)，因此，這對(duì)于報(bào)賬員來(lái)說(shuō)，面臨的工作將非常繁瑣與復(fù)雜，因此，也會(huì)時(shí)常更換不同的報(bào)賬員，更換之后的對(duì)接工作也將有一定的難度，造成報(bào)賬工作的對(duì)接產(chǎn)生疏漏，人員之間的溝通很難吻合，因此，這對(duì)于財(cái)務(wù)部門(mén)的來(lái)說(shuō)，也是非常棘手的一個(gè)問(wèn)題，對(duì)于業(yè)務(wù)開(kāi)展造成了很大的困擾。

三、開(kāi)展高校智能報(bào)銷(xiāo)平臺(tái)的建設(shè)和優(yōu)化

基于上述“報(bào)銷(xiāo)繁”的主要表現(xiàn)，要解決上述問(wèn)題，我們必須利用高等學(xué)校信息化環(huán)境日益完善的環(huán)境，將高校財(cái)務(wù)管理工作向信息化、智能化的方向進(jìn)行發(fā)展，建立支持多平臺(tái)(電腦端、手機(jī)端等)智能化報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)簡(jiǎn)便、易用、自助式投遞一體化報(bào)銷(xiāo)平臺(tái)，減少?gòu)V大師生為報(bào)銷(xiāo)過(guò)程中等待排隊(duì)的時(shí)間和手續(xù)，批量收集報(bào)銷(xiāo)單位，有效減少財(cái)務(wù)人員人工消耗。所謂智能財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)，就是要實(shí)現(xiàn)票據(jù)智能識(shí)別，報(bào)銷(xiāo)單智能填報(bào)、全流程線上審批、智能賬務(wù)處理、自動(dòng)支付等全過(guò)程智能化報(bào)銷(xiāo)服務(wù)及管理。

(一)高校智能報(bào)銷(xiāo)平臺(tái)的主要功能

1.雙平臺(tái)：同時(shí)支持電腦和手機(jī)端。電腦在財(cái)務(wù)處綜合系統(tǒng)平臺(tái)同時(shí)提供網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷(xiāo)和智能報(bào)銷(xiāo)平臺(tái)，手機(jī)可安裝智能報(bào)銷(xiāo)APP和關(guān)注智能報(bào)銷(xiāo)微信公眾號(hào)均可填制報(bào)銷(xiāo)單。

2.智能識(shí)別：智能識(shí)別各類(lèi)票據(jù)、增值稅票實(shí)時(shí)驗(yàn)真。只需要將票據(jù)拍照或PDF格式直接導(dǎo)入電腦或手機(jī)待報(bào)銷(xiāo)票據(jù)自動(dòng)識(shí)別驗(yàn)真。

3.自動(dòng)回填：系統(tǒng)自動(dòng)引導(dǎo)填寫(xiě)報(bào)銷(xiāo)單

4.在線審批：負(fù)責(zé)人隨時(shí)、隨地在線審批。當(dāng)報(bào)銷(xiāo)人完成上述操作后負(fù)責(zé)人會(huì)收到短信，可支持7*24小時(shí)在線審批，在配合自助投遞機(jī)全天候、零等待。

5.不需授權(quán)也可填報(bào)銷(xiāo)單：解決了自聘的財(cái)務(wù)秘書(shū)、學(xué)生無(wú)法被授權(quán)的才可填報(bào)報(bào)銷(xiāo)單的情況。

6.部分報(bào)銷(xiāo)業(yè)務(wù)“不需投遞”。

(二)系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程

第一步：上傳發(fā)票：電腦端通過(guò)附件上傳模式；手機(jī)微信端通過(guò)拍照上傳模式(支持多張發(fā)票平鋪同時(shí)拍照)。

第二步：選擇發(fā)票，選擇業(yè)務(wù)大類(lèi)，填寫(xiě)報(bào)銷(xiāo)單，提交審批。

第三步：負(fù)責(zé)人線上審批。

第四步：打印報(bào)銷(xiāo)單并投遞。

第五步：財(cái)務(wù)審核人員也可通過(guò)批量模塊打印并做賬支付。

(三)系統(tǒng)實(shí)施的關(guān)鍵事項(xiàng)

1.自動(dòng)獲取票據(jù)關(guān)鍵字必須識(shí)別準(zhǔn)確度高，可識(shí)別多種類(lèi)票據(jù)，支持多張票據(jù)同時(shí)識(shí)別，存儲(chǔ)上傳的票據(jù)報(bào)銷(xiāo)自動(dòng)驗(yàn)證唯一性，與國(guó)稅接口相接增值稅發(fā)票實(shí)時(shí)驗(yàn)真。手機(jī)、電腦端應(yīng)支持多張票據(jù)同時(shí)識(shí)別，并且要支持多種格式如PDF、JPG、PNG等各種文件的上傳，對(duì)于非電子票據(jù)處理如紙質(zhì)發(fā)票，可通過(guò)掃描發(fā)票上的二維碼，或者采用光學(xué)字符識(shí)別技術(shù)對(duì)拍照的發(fā)票直接抓取相關(guān)數(shù)據(jù)，完成報(bào)銷(xiāo)單據(jù)的智能化識(shí)別、信息采集和數(shù)據(jù)抓取，并將發(fā)票中的相關(guān)數(shù)據(jù)自動(dòng)轉(zhuǎn)換為記賬憑證中的數(shù)據(jù)。對(duì)于相關(guān)附件材料比如會(huì)議通知，購(gòu)買(mǎi)合同等由經(jīng)辦人拍照或掃描上傳到系統(tǒng)，作為報(bào)銷(xiāo)的附件，紙質(zhì)發(fā)票和附件由經(jīng)辦人自行保存?zhèn)洳椤?/p>

2.智能報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)通過(guò)獲取的票據(jù)信息能自動(dòng)引導(dǎo)填寫(xiě)報(bào)銷(xiāo)單。根據(jù)識(shí)別的票據(jù)信息自動(dòng)合計(jì)報(bào)銷(xiāo)金額，根據(jù)票據(jù)內(nèi)容及填寫(xiě)的項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)自動(dòng)推送可報(bào)銷(xiāo)的費(fèi)用項(xiàng)(如設(shè)備費(fèi)、材料費(fèi)、辦公用品費(fèi)、印刷費(fèi)等)，差旅報(bào)銷(xiāo)可根據(jù)票據(jù)回填出差人、交通工具類(lèi)型(火車(chē)、機(jī)票)、車(chē)次、差旅時(shí)間、出差地點(diǎn)、自動(dòng)計(jì)算差旅補(bǔ)助，轉(zhuǎn)賬打款可根據(jù)票據(jù)信息自動(dòng)關(guān)聯(lián)到收款單位，或根據(jù)填報(bào)人信息自動(dòng)關(guān)聯(lián)個(gè)人銀行賬號(hào)。

3.利用智能報(bào)銷(xiāo)平臺(tái)實(shí)行電子簽批，努力做到“只跑一次”或“一次都不跑”。由于高校各種經(jīng)費(fèi)種類(lèi)繁多，應(yīng)根據(jù)經(jīng)費(fèi)類(lèi)型和經(jīng)費(fèi)支出金額對(duì)審批流程進(jìn)行全面梳理，系統(tǒng)設(shè)置，線上流轉(zhuǎn)。審批操作需簡(jiǎn)單易操作，不增加審批人的工作量和操作難度。手機(jī)和電腦操作審批都應(yīng)智能、方便。

4.智能報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)需與校內(nèi)其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)對(duì)接。需對(duì)接國(guó)有資產(chǎn)管理系統(tǒng)，報(bào)銷(xiāo)平臺(tái)在資產(chǎn)建賬后會(huì)自動(dòng)抓取建賬數(shù)據(jù)，報(bào)銷(xiāo)人員只需要填制相應(yīng)財(cái)務(wù)信息就可報(bào)賬。需對(duì)接人事管理系統(tǒng)，自動(dòng)提取人員職務(wù)、級(jí)別、身份證號(hào)碼、聯(lián)系電話(huà)等相關(guān)信息，并根據(jù)人員職務(wù)、級(jí)別對(duì)報(bào)銷(xiāo)人乘坐交通工具艙位標(biāo)準(zhǔn)、住宿費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)等進(jìn)行提示和控制。這樣既能盡量大量簡(jiǎn)化差旅費(fèi)報(bào)銷(xiāo)的時(shí)間，同時(shí)也能避免超標(biāo)，而且還可對(duì)接酬金管理系統(tǒng)，自動(dòng)生成扣稅數(shù)據(jù)。

5.憑證處理的智能化。根據(jù)高校財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)特征，分門(mén)別類(lèi)設(shè)置相應(yīng)的會(huì)計(jì)分錄模板并在系統(tǒng)里專(zhuān)門(mén)設(shè)計(jì)批量打印模塊。在基于報(bào)銷(xiāo)人把所有的報(bào)銷(xiāo)票據(jù)、合同、審批表等原始憑證附件上傳至智能報(bào)銷(xiāo)平臺(tái)，財(cái)務(wù)審核人員對(duì)每筆報(bào)銷(xiāo)業(yè)務(wù)審批完成后自動(dòng)轉(zhuǎn)入會(huì)計(jì)賬務(wù)處理系統(tǒng)，由系統(tǒng)根據(jù)規(guī)則生成記賬憑證，財(cái)務(wù)人員每天通過(guò)批量打印模塊統(tǒng)一打印記賬憑證、報(bào)銷(xiāo)單及原始單據(jù)。對(duì)于不符合規(guī)定的票據(jù)審核人員一鍵退回并備注原因，報(bào)賬人可通過(guò)手機(jī)、電腦隨時(shí)獲取報(bào)銷(xiāo)信息。該方案既解決了原始單據(jù)處理的難題，同時(shí)又大大減輕了財(cái)務(wù)人員報(bào)銷(xiāo)的工作量，初步實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)的智能化也對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理智能化提供了很好的基礎(chǔ)。在款項(xiàng)支付的智能化中，財(cái)務(wù)人員可通過(guò)高校財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)與銀行系統(tǒng)對(duì)接數(shù)據(jù)交換平臺(tái)或在線支付系統(tǒng)，直接將款項(xiàng)轉(zhuǎn)入報(bào)賬人的相關(guān)銀行賬號(hào)。通過(guò)電子支付實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上資金結(jié)算，將賬務(wù)處理結(jié)果及時(shí)反饋給報(bào)賬人，避免很多因?yàn)橘~號(hào)填寫(xiě)錯(cuò)誤退票、打卡失敗等信息通知不暢而影響收款。

6.對(duì)于財(cái)務(wù)人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)需要加大力度。財(cái)務(wù)人員的業(yè)務(wù)水平與專(zhuān)業(yè)技能也需要定期地進(jìn)行培訓(xùn)與學(xué)習(xí)提升，而高校領(lǐng)導(dǎo)與管理層需要高度重視這一問(wèn)題的存在，通過(guò)合理的方法去協(xié)調(diào)各部門(mén)與財(cái)務(wù)之間的工作疏通，為財(cái)務(wù)人員減緩一定的工作壓力，而高校財(cái)務(wù)還需要不斷地加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作的流程，通過(guò)定期的學(xué)習(xí)來(lái)提升他們的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)與綜合能力，平時(shí)讓他們多出去學(xué)習(xí)與交流，對(duì)財(cái)務(wù)知識(shí)進(jìn)一步地掌握與加強(qiáng)，多吸取優(yōu)秀的財(cái)務(wù)管理經(jīng)驗(yàn)，加強(qiáng)自身的工作能力，提高與各部門(mén)之間的協(xié)調(diào)關(guān)系，適應(yīng)新時(shí)代的信息化財(cái)務(wù)工作發(fā)展趨勢(shì)。

7.實(shí)現(xiàn)高校財(cái)務(wù)系統(tǒng)智能化，不斷開(kāi)發(fā)高校財(cái)務(wù)APP平臺(tái)。在移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)快速發(fā)展的背景下，將移動(dòng)APP應(yīng)用于高校財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)高校財(cái)務(wù)系統(tǒng)智能化，為廣大師生提供更加便捷的服務(wù)。開(kāi)發(fā)高校財(cái)務(wù)APP平臺(tái)，為廣大師生提供全方位的財(cái)務(wù)服務(wù)。一方面師生可以通過(guò)財(cái)務(wù)APP進(jìn)行網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷(xiāo)、電子簽批、電子發(fā)票認(rèn)證，還可以通過(guò)財(cái)務(wù)APP平臺(tái)查詢(xún)財(cái)務(wù)信息和報(bào)銷(xiāo)物流狀態(tài)，了解財(cái)務(wù)最新規(guī)定；財(cái)務(wù)處可以通過(guò)此平臺(tái)實(shí)時(shí)推送最新業(yè)務(wù)進(jìn)展、各種財(cái)經(jīng)法規(guī)和最新財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)要求，使得財(cái)務(wù)工作可以更加高效快捷，真正實(shí)現(xiàn)高校財(cái)務(wù)系統(tǒng)智能化。同時(shí)還要注重財(cái)務(wù)查賬平臺(tái)的信息與報(bào)銷(xiāo)工作的疏通。

四、結(jié)語(yǔ)

通過(guò)上文的分析可知，高校財(cái)務(wù)工作在高校的綜合發(fā)展中占據(jù)著非常重要的位置，對(duì)于整個(gè)學(xué)校的發(fā)展也有著十分重要的意義，牽系著高校的穩(wěn)步發(fā)展與綜合方面的提升，因此，高校領(lǐng)導(dǎo)需要對(duì)其高度地重視，同時(shí)還要不斷地制定全新的規(guī)章制定進(jìn)行全面的管理與整頓，通過(guò)多方面對(duì)于管理工作進(jìn)行優(yōu)化與創(chuàng)新，現(xiàn)代化的報(bào)銷(xiāo)方式也是其中一項(xiàng)比較重要的內(nèi)容，不但可以有效地疏通財(cái)務(wù)部門(mén)的工作壓力，同時(shí)還可以不斷地提升辦事效率，多方面地為財(cái)務(wù)部門(mén)提供服務(wù)，有效地促進(jìn)高校財(cái)務(wù)工作的穩(wěn)定發(fā)展，因此，在高校信息化技術(shù)全面融入的大環(huán)境下，財(cái)務(wù)管理工作是未來(lái)發(fā)展的重要前提基礎(chǔ)，智能化的管理方式也是必然的發(fā)展趨勢(shì)與方向，作者通過(guò)本文論述，提出了如何優(yōu)化財(cái)務(wù)工作的信息化管理方式，通過(guò)全新的理念實(shí)踐來(lái)實(shí)現(xiàn)信息化財(cái)務(wù)管理工作的發(fā)展方向，為高校的事業(yè)發(fā)展提供良好的財(cái)務(wù)運(yùn)營(yíng)環(huán)境與平臺(tái)。