干部人事檔案數(shù)字化管理與建設(shè)探索

文/陳明仙

在新時代的智能發(fā)展中，檔案建設(shè)也是其中的重要一項(xiàng)，最關(guān)鍵的一步就是將原本通過人工管理的檔案進(jìn)行數(shù)字化的管理及建設(shè)。這是因?yàn)槲覈臋n案發(fā)展與國家對人才進(jìn)行管理和治理有著重要的參考作用[1]。為了避免一些管理方面的漏洞，減少缺乏針對性管理的情況，應(yīng)當(dāng)改變傳統(tǒng)人工操作的方式，通過數(shù)字化管理的方式，在保障干部人事檔案準(zhǔn)確性的基礎(chǔ)上，讓政府及人事部門可以通過檔案信息進(jìn)行科學(xué)管理及研究，并就我國的國情和需求來對干部的發(fā)展進(jìn)行規(guī)劃，讓干部為我國各項(xiàng)事業(yè)的建設(shè)提供重要力量。

一、將干部人事檔案進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)的概念及必要性

（一）干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)概念

干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)的概念就是通過信息化的管理方式，讓干部的人事檔案管理工作模式進(jìn)行改變及優(yōu)化，以此來提高管理的質(zhì)量和效率，并在此基礎(chǔ)上幫助干部人事檔案能夠更加快速并準(zhǔn)確地提供有效信息，最終達(dá)到對檔案管理模式的改革及創(chuàng)新目的[2]。干部人事檔案還可以通過數(shù)字化的方式構(gòu)建更加安全、高級別質(zhì)量的檔案信息庫，以此來完成對檔案材料的收集、整理、統(tǒng)計、保管以及查閱等各類日常工作的數(shù)字化方式管理。通過該方式將干部人事檔案從紙質(zhì)的結(jié)構(gòu)變成數(shù)字型的結(jié)構(gòu)。除此之外，檔案查借閱還可以從過去的線下審批轉(zhuǎn)換成線上審批，管理手段也從過去傳統(tǒng)的檔案管理展開全新的升級，并將其改為當(dāng)前更加現(xiàn)代化管理的形式。

（二）干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)的必要性

將干部人事檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，可以利用計算機(jī)的優(yōu)勢來替代過去傳統(tǒng)人工干部人事檔案信息的科學(xué)采集、材料在收集歸檔、接受和轉(zhuǎn)遞、日常查詢等煩瑣的工作，不但可以有效提高工作進(jìn)展的效率，也避免了因?yàn)槿斯ざ斐傻母黝愬e誤[3]。再加上過去一味地對紙質(zhì)檔案進(jìn)行查閱，對于紙質(zhì)也會產(chǎn)生損害，當(dāng)人事檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理之后，通過計算機(jī)就可以對其進(jìn)行查閱，避免了在翻閱紙質(zhì)檔案上浪費(fèi)的大量時間，在翻閱效率以及查閱的精準(zhǔn)度上，也能夠有效提高干部考察及干部選拔等工作。將干部人事的檔案進(jìn)行數(shù)字化的管理，并再一次建立相對應(yīng)的信息庫，可以更加有效地將檔案信息進(jìn)行更深層次的分析、利用以及挖掘，通過持續(xù)的改進(jìn)和創(chuàng)新來實(shí)現(xiàn)其效能，在此基礎(chǔ)上將人事檔案服務(wù)干部工作的信息庫作用發(fā)揮到極致，真正把人事檔案工作從過去的簡單管理服務(wù)優(yōu)化為研究開發(fā)服務(wù)。

二、當(dāng)前干部人事檔案數(shù)字化管理現(xiàn)狀

很多地方雖然已經(jīng)開啟了數(shù)字化管理模式，但是在應(yīng)用及管理上卻不太盡如人意。這可能與干部人事檔案多年來都主要依靠手工操作的方式有關(guān)，再加上其因?yàn)楸Ｃ苄缘奶厥庑再|(zhì)限制，數(shù)字化管理的起步又相對太遲、設(shè)備也不夠先進(jìn)，利用起來不是很順手，逐步就形成了數(shù)字化管理技術(shù)較為落后的局面[4]。其在管理時大致分為以下幾個問題：1.起步較遲。早在十幾年前國家就已經(jīng)下達(dá)了將干部人事檔案進(jìn)行數(shù)字化管理的考核任務(wù)，隨著時間的推移，很多發(fā)達(dá)地區(qū)目前已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化管理，但更多的地方基本上都還處于起步階段；2.設(shè)備較差。由于干部人事數(shù)字化管理需要使用高速掃描儀、交換機(jī)以及服務(wù)器等硬件的設(shè)備，而地方的設(shè)備配備一直沒有得到完善，所以在人事檔案管理數(shù)字化的過程中，信息系統(tǒng)軟件沒有進(jìn)行統(tǒng)一的使用，造成了紙質(zhì)的檔案和數(shù)字化的檔案沒有很好地進(jìn)行同步實(shí)現(xiàn)，也導(dǎo)致了部分地區(qū)的數(shù)字檔案管理開發(fā)滯后；3.利用率較低。有些地方雖然開啟了數(shù)字化管理，但是在實(shí)際的使用過程中，系統(tǒng)只能對相對應(yīng)的標(biāo)題進(jìn)行搜索，對于內(nèi)容中含有的相關(guān)信息無法進(jìn)行檢索，也就無法通過系統(tǒng)進(jìn)行查檔，只能按照過去的老辦法到閱檔室去翻閱紙質(zhì)的檔案；4.從事干部人事檔案管理工作的人員不夠?qū)I(yè)。在現(xiàn)代化數(shù)字管理中對于信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用和推廣必須建立在系統(tǒng)可以熟練操作的基礎(chǔ)上，所以相關(guān)的管理人員必須在該方面具備足夠的知識以及掌握先進(jìn)技術(shù)的能力，除此之外，對于電腦的操作能力也有著較高要求。而當(dāng)前在大多數(shù)的存儲干部人事檔案單位中，很少有擅長以上描述的綜合人才，也就導(dǎo)致了數(shù)字化管理結(jié)果不太理想的情況。

三、如何高效率建設(shè)數(shù)字化檔案信息管理系統(tǒng)

（一）加強(qiáng)對數(shù)字化管理的重視程度

利用數(shù)字化管理的方式可以將人事干部的信息進(jìn)行永久性的管理和保存，不但可以降低過去傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案產(chǎn)生的大量人力、物力的投入支出，還可以借助高科技的力量來達(dá)到檔案高效管理的目的。所以，加強(qiáng)對干部人事檔案數(shù)字化管理的重視及引導(dǎo)，適當(dāng)增強(qiáng)其宣傳力度，能夠幫助檔案管理單位對數(shù)字化建設(shè)引起高度的重視，并以此來提高其對檔案數(shù)字化管理的專業(yè)能力。

（二）優(yōu)化各體系建設(shè)的規(guī)章制度

優(yōu)化各體系建設(shè)的規(guī)章制度，是當(dāng)前干部人事檔案工作管理的基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)。只有將具備全面性以及科學(xué)性的合理干部檔案數(shù)字管理規(guī)章制度進(jìn)行統(tǒng)一的制定，再結(jié)合人事檔案工作的特殊性及和數(shù)字化管理系統(tǒng)需要的內(nèi)容進(jìn)行充分完善，最后將該工作在實(shí)施過程中的實(shí)際經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行融合，制定出規(guī)范的流程說明。通過各類的措施和舉動，對管理流程進(jìn)行優(yōu)化的管理，穩(wěn)定維護(hù)工作的秩序，保證工作可以按照規(guī)定及要求有序地開展，持續(xù)性的將干部人事的檔案數(shù)字化管理推向更加成熟、智能的工作模式中。

（三）有效提升硬件基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)

將硬件設(shè)施的基礎(chǔ)打好，就代表著數(shù)字檔案的安全有了良好的保障[5]。有些單位的基礎(chǔ)設(shè)施配備不高，所以除了經(jīng)濟(jì)條件方面的因素外，更多的是因?yàn)槠鋵θ耸聶n案管理的工作不夠重視，沒有相關(guān)的意識，也完全沒有干部人事檔案一旦出現(xiàn)損毀，將會產(chǎn)生不可逆嚴(yán)重后果的觀念。正因如此，為了保障數(shù)字化檔案的安全性，不但要加強(qiáng)對于人事檔案數(shù)字化管理的規(guī)范性，還要在檔案管理的相關(guān)部門內(nèi)安裝相對應(yīng)的硬件基礎(chǔ)設(shè)施。

（四）優(yōu)化檔案管理風(fēng)控

在數(shù)字化系統(tǒng)管理中，檔案管理的相關(guān)單位應(yīng)當(dāng)建立起專門的網(wǎng)絡(luò)信息安全保護(hù)隊伍，保障其數(shù)字化系統(tǒng)能夠在完全安全的環(huán)境中展開運(yùn)行。

一是強(qiáng)調(diào)“三員分離”。“三員分離”分別指的是系統(tǒng)管理、安全保密以及安全審計等三個崗位的安全管理員。其中系統(tǒng)管理員的主要工作是對用戶進(jìn)行信息的建立以及刪除；安全保密崗位主要工作是對各個權(quán)限進(jìn)行有效分配；而安全審計主要是查看相關(guān)的日志并對其進(jìn)行日常的管理[6]。

二是保障檔案信息安全。應(yīng)當(dāng)按照實(shí)際管理中需要的各類材料來選取與其相匹配的各種軟件，以此來提高建立數(shù)據(jù)庫時的有效性及真實(shí)性。

在選擇軟件時，首先應(yīng)當(dāng)將安全性、規(guī)范性擺在首位，通過標(biāo)準(zhǔn)化的軟件來將網(wǎng)絡(luò)安全進(jìn)行進(jìn)一步的強(qiáng)化，在此基礎(chǔ)上選擇相對保障能力較高的軟件系統(tǒng)。以上理論必須建立在數(shù)據(jù)的錄入、傳輸、存儲以及訪問都經(jīng)過國產(chǎn)化管控的前提下。這是因?yàn)閲a(chǎn)的數(shù)據(jù)庫、操作系統(tǒng)、掃描儀、打印機(jī)甚至是服務(wù)器存儲等，不但可以完成兼容及認(rèn)證，對于其安全性也得到了極大的保障。在訪問一些關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)時，也可以利用相對性的MAC地址對其進(jìn)行綁定，只允許一些固定的設(shè)備對系統(tǒng)進(jìn)行訪問，當(dāng)一些特定的文件需要經(jīng)過加密才能傳輸時，就體現(xiàn)了文件加密、防截屏錄屏拍照等相關(guān)工作的安全性[7]。除此之外，檔案管理的相關(guān)單位還要對各類電子信息進(jìn)行副本備份，讓其在增強(qiáng)安全性的同時，還能做到信息的一致性。工作人員還應(yīng)當(dāng)對檔案調(diào)閱，杜絕檔案在調(diào)閱的過程中被人進(jìn)行惡意的增減、篡改甚至替換等。當(dāng)工作人員在對檔案調(diào)閱進(jìn)行記錄時，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照其監(jiān)管的流向，從檔案開始借閱的時間到借閱人員以及借閱的時長和歸還的期限上進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，借閱結(jié)束后，應(yīng)當(dāng)將歸還后的檔案與之前備份的副本進(jìn)行核對，在確認(rèn)與原副本信息完全一致的前提下，再將其進(jìn)行歸檔[8]。

由于檔案本身存在較高的私密性和重要性，所以檔案信息的流動效率也應(yīng)當(dāng)急速提高，在操作過程中使用技術(shù)手段將系統(tǒng)級進(jìn)行多份拷貝，必要時也可以建立災(zāi)難備份的系統(tǒng)，以此來確保數(shù)據(jù)的安全性。

四、結(jié)語

隨著當(dāng)前社會的快速發(fā)展，科學(xué)技術(shù)在不斷升級的同時，人們的管理觀念也在不斷改變，干部人事檔案工作作為國家管理干部的主要方法，也在不斷地創(chuàng)新與發(fā)展。運(yùn)用充分的數(shù)字、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息化相結(jié)合的方式，制定出相對應(yīng)的現(xiàn)代管理模式，并將其應(yīng)用在干部人事檔案數(shù)字化管理中，持續(xù)加強(qiáng)專業(yè)方面的技能，幫助相關(guān)的工作人員能夠更加快速地對專業(yè)技能有所了解，增強(qiáng)自身的責(zé)任意識，借助數(shù)字化的優(yōu)勢來整體提升干部人事檔案的管理水準(zhǔn)。