學部制改革背景下機關管理工作內部機制建設研究

文/北京工業大學 夏佳寧 姚振瑀 張敏

學部制改革是研究型大學健全校內治理體系、建立現代化高校制度的關鍵環節，是深化高校教育綜合改革的重要組成。研究型大學對學部制改革實施“多輪驅動”舉措：一方面，促進高校發展規劃和學科建設，培養高水平的創新型人才。在學科建設方面，強調不同學科的交叉融合，由于以往對學科進行分割、細化，各學科獨立發展，其不利于不同學科的融合交叉產生“創新點”，通過學部制改革建設，希望建立“跨學科的學術組織”以加強不同學科交叉融合，進而彰顯出學科優勢，發揮學科諸多作用；在育人方面，在學部制改革要求下，對于學生的培養要按照學科大類培養，以使學生牢固掌握學科基礎知識，又能接觸專業的寬領域，“強基礎，寬專業”形成有助于創新能力培養的知識結構與思維方式，進而有助于培養高素質、高層次的綜合性新型人才。另一方面，以加強各類學科融合為手段，致力于解決社會和區域經濟發展中的重大問題。鄧小平同志曾指出：“教育要為社會主義現代化建設服務，要與生產勞動相結合”。習近平總書記強調：“要真正把教育擺在先行官的位置，努力實現教育、科技、經濟相互支持、相互促進的良性循環。”可見，教育與現代化建設密不可分，要增強“產學研”轉換。目前，應對問題的復雜狀況以及人們對于問題解決“精度”要求，單一的學科已經不能夠很好地應對和解決，所以研究者們開始尋求新的解決思路，跨學科交叉融合為解決疑難問題提供了可能，同時不同學科的交叉融合也為創新提供了新方向。從高校建設適應且服務于社會發展的宏觀角度看，高校作為高等教育的踐行者，在新形勢下跨學科的知識和組織是其必然需要采取的路徑；從高校辦學實踐的現實角度看，進行學部制改革的舉措是有利于高校集中資源辦學，以資源整合來確保創造更優的教育及科研環境，同時也是為了建設一流學科的一種戰略舉措。2017年國家開始推行的高校“雙一流”建設，其基本原則是“不進則退、慢進也退”，這給各高校造成緊迫感，從而促使其不斷推進以“大部制”改革為主要特征的管理體制改革和以學部制改革為主要特征的學科布局調整優化，以此來不斷地促進高校實現“跨越式”發展。

北京工業大學主動適應國家、首都和京津冀區域發展的重大戰略需求，進一步深化學校體制機制改革，理順校院兩級管理體制，統籌和整合資源，集成學科群體優勢，搭建創新大平臺。學部制改革在打破院系和學科壁壘、克服學科劃分過細，解決院系數量過多、提升管理效能，轉變人才培養模式、體現以人為本理念，加強教授治學、強化學術權力彰顯等方面取得了一定的成效。學部（院）辦公室作為各種管理職能實體，其改革必然是學部制改革建設的重要組成，然而辦公室作為各種管理職能的載體，由于體制形式或制度內容上的變革，辦公室行政管理體系必然變革。本文旨在探討分析學部制改革下學部行政機關管理工作面臨的現實挑戰和存在的問題，進而探索構建學部制下機關管理的合理化工作體系。

一、機關管理工作面臨的挑戰和問題

（一）辦公室行政管理人員工作模式。不同高校的學院常規黨政辦公機構組成基本相同，包括：學院辦公室、學生工作辦公室、教務工作辦公室和研究生管理工作辦公室等。分屬不同學院相同黨政辦公室的工作人員在學部實體化運行之后，組成新的辦公機構并且職責重新劃分。很多行政管理人員在工作銜接和開展過程中，因為工作職責變動很大，會遇到很多困難，例如：由于不同學院的歷史和學科特點不同，各學院工作模式存在一定差異。隨著業務范圍的擴大，管理體量的增加，辦公人員需要耗費更多的時間和精力來仔細處理業務工作，在這種狀態下，不可避免造成處理模式過于單一和缺乏創新性，無法滿足不同學科同學和教師的要求，導致工作效率低下。

（二）協同辦公程度不高。學部制改革后，以前涉及一個學院的專項工作，現在需要在整個學部同時開展，資料需要重新整合，因人員調動頻繁以及人員工作交接環節存在一定的問題，導致往年工作資料不完整。在學部管理團隊組建初期，由于人員來自不同的學院和新入職人員，人員彼此生疏，處在磨合階段，所以工作配合不流暢，不同黨政辦公機構間的工作資源無法順暢共享，使得協同辦公受到限制。如何進行有效的分工合作，理論層面設定的運行模式能否有效運轉，都存在很多不確定因素，需要長時間的探索。

（三）辦公室管理人員積極性不高。學部辦公室內部存在約束機制不健全、分工不明確、獎懲制度不合理等情況，使得各學部之間和學院與學部之間，以及各學院之間，在工作強度方面大相徑庭。甚至相同崗位上的不同工作人員之間，工作強度也不盡相同。某些自律性較差的人員存在擅離職守、遲到早退和無故曠工等違反工作紀律的現象。引起上述現象的因素是多方面的：首先，工作分配不合理，學部處剛成立，還在實體試運行階段，根據以往經驗進行分工和人員配備，導致工作安排不合理；其次，獎懲機制不健全，少數工作人員因個人能力和工作態度問題導致消極怠工，但并未受到懲罰。但是為了辦公室工作整體的成效，使得這部分工作由其他人承擔，打擊了工作人員的積極性。有人少勞動，就一定會有人多工作，甚至需要經常加班來達到工作要求，這極有可能會導致養懶罰勤現象的出現，使得團隊整體人員的積極性直線下降。

（四）行政管理人員隊伍專業化程度不高。行政管理人員在學部制改革不斷深化的過程中，被要求與時俱進，緊跟時代步伐，在知識結構和業務素養等各方面更加專職化和專業化。目前行政管理工作人員的現狀是：學科背景不同，管理水平不同，且多數人沒有統一接受過管理學等方面的專業理論培訓；工作內容的龐雜性、隨機性，很難有時間和機會接受必要的繼續教育；自主學習能力和實踐不足，其管理知識和專業水平在很大程度上不能與工作需要相匹配。

二、建立學部制下機關管理合理化工作體系

為了使學部辦公室管理得到提升，可以從以下幾方面入手。

（一）加強人員培訓，提高工作人員的綜合素質。為保證工作人員符合學部制改革后的辦公室工作機制的需求，要求辦公室管理人員具有良好的知識結構：具備辦公室管理業務知識；涉獵學部各學科知識。為使工作人員適應這一要求，學部應積極開展崗前業務培訓，并且適時優化培訓內容，以此來逐步提升辦公室工作人員的業務執行能力。同時，將新時代學部制改革相關制度內容增加到培訓內容中，以促使辦公室工作人員學習和掌握這些先進知識，便于在后期開展多層次的工作調整，提高工作效率及質量。此外，對于辦公室工作人員自身，也應當在日常工作中不斷加強學習，進而提升管理與協調的能力。辦公室系統本身是學部各項管理活動開展的樞紐系統，在這一樞紐系統的支撐下，不同職能的部門之間的聯系和溝通都會有所增強。然而，為進一步提升學部行政管理成效，辦公室工作人員不能局限于當前視角，應當具備全局意識和整體觀念，學會從學部管理這一綜合性的大方向來看待問題，主動加強與其他部門之間的聯系，綜合推動學部管理工作有序開展。

（二）加強工作交流，拓展工作人員視野。學部應當強化所有辦公室之間的工作交流，使新組建的部門間能高效協同工作。不同部門工作人員之間的關系是否相處融洽，在一定程度上決定了部門工作運效率的高低。因此，高校辦公室要想提高工作人員的溝通和交流，需要增加溝通的渠道，讓工作人員通過多種渠道進行溝通。例如，舉辦一些內部聯誼會、員工培訓班等，加深部門工作人員之間的了解；除此之外，還可以讓辦公室工作人員的工作有效銜接，使工作人員之間的工作互相監督、互相配合，建立起有效的服務機制來保障員工的工作利益，通過工作人員的互相協商來拓展工作人員視野，促使他們接觸到不同部門管理工作的知識，隨之增加工作經驗，優化工作流程。高校也可以適當組織辦公室工作人員參觀學習外界辦公室工作模式與經驗，持續提高工作人員的辦公認知，并能夠結合自身的工作狀況形成更加良好的工作體系。

（三）利用互聯網技術，提高行政管理效率。近年來，互聯網技術迅速發展，以互聯網為核心的信息技術提高了辦公室行政管理的效率。依托互聯網運行的自動化辦公系統，可以在最短的時間內搜集各種有效的資源，優化行政管理的流程，加快辦公室行政管理的速度，使行政管理工作更協調，降低了工作成本，從而進一步提高行政管理的效能。在高校都重視起數字化、網絡化校園建設的背景下，高校辦公室也應該加強信息技術的應用，建立起辦公室網絡系統。建立辦公室網絡系統應從以下幾個方面做起：第一，應該完善辦公室內部的自動化行政辦公系統，最大限度地提高行政管理工作的自動化、網絡化程度。辦公室的自動化系統應該實現公文管理，通過互聯網技術實現校內文件的起草、修改、傳閱、簽批、下發、統計等一系列的工作，同時處理校外的文件。第二，堅持辦公室行政管理辦公的保密性和安全性原則，加快辦公室內部自動化系統與高校的教務系統、人事系統、學工系統等其他一些系統的整合，在一定的權限和范圍內實行各系統之間的信息共享，多部門之間協調辦公，也要做到一定程度上的保密性，建立起一套安全高效的行政管理網絡工作流程，改變傳統工作模式下的耗時耗力、效率低下的情況。第三，高校行政管理工作要時刻注意新媒體的發展動向，運用新興媒體的手段和技術來革新傳統的行政工作思維模式，取其精華，去其糟粕。利用好微博、微信、網絡論壇、QQ等社交媒體軟件進行信息傳播和知識宣傳，建立工作群聊，及時公布更新信息，與彼此交流經驗，提高行政管理的效率。

（四）完善規章制度，規范行政管理工作。學部應當結合實際辦公室的工作需求，建立起良好的工作制度，以此來優化辦公室行政管理工作，保證所有管理工作都能夠科學規范地進行。缺乏明確規章制度，是阻礙現階段辦公室發展的關鍵因素。在制定新型規章制度時，既要緊密聯系當前的工作內容，還需要與新時代的工作改革措施結合起來。高校也需要規范行政管理工作，在完善規章制度的同時，也要明確不同崗位工作人員所應當承擔的職責，實現行政管理工作的基本目標，即通過一系列的規章制度和用人制度，使行政管理工作部門之間在工作的過程中可以互相配合，高效運轉，提高員工的工作積極性，從而將辦公室工作任務準確分解并落實到所有工作人員身上，全面提高工作效率。此外，高校還應當制定與實際匹配的監督和審核機制，保障辦公室工作責任的落實，也可以提高員工的工作活力。

三、結語

學部制改革建設作為促使中國高等教育進一步發展提升的綜合改革的先行者，要“內外兼顧”以確保改革目標和任務的完成，要抓緊順應世界高等教育發展趨勢、優化高等教育發展狀況而進行的中國高等教育綜合改革的機遇，總結以往高等教育管理建設經驗并進行改革，還需要以世界先進大學的發展為目標和榜樣，辯證總結學習其先進的管理建設經驗和做法。