新時代背景下流動人員人事檔案信息化建設探索

文/中國海峽人才市場 王小燕

我國經濟發展迅速，各行各業對于人才的需求量快速增長，人員流動現象愈發明顯，對于區域經濟發展起到了有效促進作用。但是人員流動為人事檔案管理提出了新的挑戰，傳統檔案管理方法已經無法適應新時代需求，因此在現代信息技術支撐下，實現檔案管理模式的創新成為必然。促進流動人員檔案管理向信息化方向發展可以為流動人員提供更加優質的服務，保障人員合法權益，進而促進區域經濟社會發展的穩定性。當前信息化管理仍存在諸多問題，需要相關部門和人員加以分析和解決，加強新時代背景下流動人員人事檔案管理信息化建設勢在必行。

一、造成流動人員人事檔案管理困難的原因

（一）個人原因。大家普遍對人事檔案認識不足，對于檔案重要性了解度不高，戶籍地與工作地不一致，頻繁更換工作單位等均會造成流動人口檔案數量的增加和管理難度的加大。用人單位在招聘員工時僅重視人員的學歷、工作經驗等，而對于檔案轉移等并未給予足夠重視，加上部分人員在國外定居，但是并未及時處理檔案問題，以上都是“死檔”“棄檔”問題發生的重要原因。

（二）社會原因。20世紀90年代，我國進入市場經濟時代，建立起了新的用工制度，高校數量的增加和招生規模的擴大在很大程度上增加了畢業生就業壓力，多數畢業生離開學校后無固定工作，人員流動性增大，相應的人檔分離現象愈發凸顯，傳統人事檔案的功能在此背景下極大削弱，檔案的社會作用明顯弱化。

（三）政策原因。對于畢業后的學生檔案，我國對其有3種管理法：其一，暫時未就業的學生檔案直接由學校統一轉至生源地人才服務機構；其二，將已就業但不在體制內單位就業的學生檔案轉至工作單位所在地人才服務機構就業代理；其三，學校保管學生檔案2年，2年內就業的將檔案轉至新的工作單位或人才機構，2年內未就業的將檔案轉至生源地人才服務機構。以上政策原因使得流動人員難以權衡戶籍、工作地與檔案的重要關系，勢必造成對人事檔案缺乏重視，人檔分離局面長期存在。

（四）人事檔案載體原因。當前我國仍以紙質作為人事檔案載體，管理較為困難，而人員的流動性強，檔案卻因為數字化不足無法實現有效交流和利用，因此流動人員檔案管理難度加強。

二、流動人員人事檔案管理現狀

（一）檔案管理意識落后。我國檔案管理辦法存在區域性差異，各地政府在實施流動人員檔案管理時存在較大差異性，管理意識不盡相同，參差不齊。不僅如此，相關部門以及企事業單位目前仍存在對于流動人員檔案管理認識度不夠、管理理念以及管理手段滯后于時代發展的問題，這一問題在中小企業特別是小微民營企業中尤為突出。相關管理部門在實施流動人員檔案管理時缺乏創新性，實施檔案管理時僅將重點放在歸檔和存儲方面，致使管理效率及質量均無法符合時代發展需要，也無法有效發揮檔案價值，更遑論為流動人員提供高質量服務。

（二）人員專業能力不高。因重視程度不高，故而在檔案管理人員招納和任用方面缺乏系統性和科學性，而檔案管理工作又相對較為繁雜、工資福利不高，對于高質量專業人才并無吸引力，致使目前檔案管理人員綜合素質較低，甚至部分是其他部門兼職完成的管理工作。人員在入職后也缺乏定期的技術培訓，專業管理能力無法得到有效提升，且人員自身缺乏責任意識和不斷進取意識，現代化信息背景下與時代脫軌，在實施檔案管理時常出現差錯，加上流動人員檔案存在較強流動性，管理難度更大。

（三）檔案管理信息化水平較低。現代化背景下，電子信息技術已經滲透到各行各業之中，但是檔案管理卻仍沿用傳統人工管理方式，檔案媒介也以紙質為主，因人事檔案轉移更為困難，程序繁瑣。流動人員的流動頻繁更是加大了檔案管理難度，人事檔案更新不及時，嚴重降低了檔案的真實性和時效性。另外，部門在推動檔案管理信息化方面重視度不高、資金投入不足，致使現代化設備更新不及時，阻礙了信息化發展進程。檔案管理信息化水平低還導致檔案統一查詢平臺難以構建，加大了跨地區行業間人員檔案信息交流溝通的難度，信息化水平亟待提高。

三、流動人員人事檔案信息化建設存在的問題

（一）缺乏統一管理標準。紙質檔案仍是目前各企事業單位及部門沿用的傳統主要保管方法，這會導致檔案從材料收集、歸檔、保存到后期的查詢和利用各環節間銜接性不佳，降低工作效率，且無法有效保證檔案信息的流通。不僅如此，各企業部門擁有各自獨立的管理標準，各行其是，在檔案信息系統之間缺乏兼容性。規范性、統一性檔案管理標準的制定使得流動人員檔案在不同地區不同單位間被重復登記，既降低了工作效率，又增加了無用檔案的信息量。各部門之間交流的缺乏致使用人單位在招納人員時缺乏完善、全面的人員檔案信息支持，因此無法對人員信息進行全面了解，嚴重浪費了流動人員檔案信息資源。總之，當前統一標準的缺乏和部門間協作性的缺失會嚴重降低流動人員檔案信息管理效率和質量。

（二）信息化管理意識薄弱。現代信息技術的發展使得互聯網技術在各大領域和行業中得到廣泛使用，信息傳播速度加快、各載體檔案數量增加，這些都對流動人員檔案管理提出了新的要求，檔案管理向信息化方向發展已成為當前形勢下的必然發展趨向。但是就目前而言，多數檔案管理人員在實施管理工作時，仍沿用傳統人工管理方法，人事檔案管理向信息化方向轉變的意識薄弱，并未認清其中的必要性和重要性，進而致使信息化水平不高。另外，相關部門和單位對于流動人員檔案信息管理的不重視，也使得流動人員檔案信息未得到充分信息化。同時宣傳引導等的缺乏，也使得工作人員和普通大眾對于檔案信息化了解程度不高，這在很大程度上阻礙了信息化進程。

（三）信息化管理系統待完善。傳統檔案管理工作以紙質檔案為主要信息媒介，此部分檔案借閱量較大，因此原檔案極易因反復借閱造成涂改、損壞、丟失等，檔案管理安全性極大下降。造成此類狀況出現的最大原因就是相關部門和企事業單位未及時完善信息化管理系統，對于實體檔案數字化認識度不高，因而降低了檔案管理質量，也在一定程度上對檔案資源的使用效率造成了影響。不僅如此，檔案管理系統多為通用型，可能不適用于部分部門，進而無法有效運用檔案管理軟件實施檔案管理。檔案管理系統針對性不高、實用性較差，不利于檔案管理信息化水平的提高。

四、推進檔案管理與服務的信息化建設策略

（一）重視流動人員檔案信息化建設。信息技術發展使得網絡滲透進人們的生產生活之中，通過網絡獲取信息已經成為最廣泛的方式，檔案管理部門應認識時代發展趨勢，與時俱進，將現代信息技術融入檔案管理過程中，以網絡信息技術作為支撐構建信息共享平臺，提升資源共享途徑，增強檔案資源利用的便捷性。于信息共享平臺儲存流動人員檔案信息，獲得權限的部門、企事業單位和個人通過身份審核后可以進入平臺，進行相應資源的瀏覽、使用和下載，極大提升了資源利用率，有效節省了檔案管理人員的工作時間。紙質檔案向電子化轉化是提高流動人員檔案管理質量的最關鍵途徑之一，人員將紙質檔案通過輸入、掃描傳送至互聯網系統中，不僅可以實現區域性人才服務機構檔案信息共享，為流動人員提供跨地域服務，還能夠極大減少原始檔案的損壞和丟失，提升管理的安全性。

（二）建立檔案信息遠程管理平臺。相關部門需要重視流動人員人事檔案基礎信息數據庫的建立，按照“數據向上集中，服務向下延伸，信息資源共享”的服務理念，實現各部門信息共享，促進檔案信息數字化，對流動人員實施高質量檔案服務，保障人員合法權益。為提升人事檔案公共服務質量，相關部門需要制定和完善異地服務流程，對數據平臺加以整合，規范各項操作流程，為檔案管理信息化的實現提供助力。另外，需要注意的是，遠程管理平臺功效的發揮離不開統一信息化檔案管理標準的制定，需要對流程和要求進行明確規定，減少因地區管理差異造成的檔案管理差錯。

（三）加大資金投入。流動人口人事檔案信息化管理的實現離不開充分的資金支持，應在時代發展背景下進行專項資金的設置。資金的使用主要分為兩大塊：一為建立流動人員人事檔案基礎信息數據庫，為信息化建設提供基礎平臺；二為現代化設備的配備和更新，為信息化的實現提供硬件支撐；三為專業人才的招納和培養，建立高質量檔案管理人才隊伍，既要提升人員檔案管理的專業能力，又要提高人員信息化水平，使人員更加適應現代化發展需要，通過人員綜合能力的提升，為信息化檔案管理的實現提供人才助力。

五、結語

流動人員是各行業專業人才隊伍中極為重要的構成要素，對于促進經濟發展、維護社會穩定有極為關鍵的作用，加強此類人員檔案信息管理有重要意義。在新的時代背景下，檔案管理信息化發展勢在必行，相關單位和企業應認清時代發展趨勢，了解流動人員人事檔案管理的重要性，為流動人員提供更加高質量的檔案服務，維護其合法權益，進而促進區域經濟更好更快發展。