基層檔案管理工作問題與對策

文/新密市檔案局 郭麗娜

基層檔案是保證單位穩定發展的基石，檔案管理工作是否正常，與管理人員能否正常工作有直接關系。針對基層檔案管理中存在的問題，及時制定解決措施，有效保證管理工作順利開展，這是提升基層檔案管理整體水平的前提條件。

一、基層檔案管理工作在單位發展中的意義

要想在檔案管理工作中保持正確的工作態度，需要樹立正確的管理意識，加強對檔案管理工作的重視和理解?；鶎訖n案是單位日常管理發展的如實記錄，是單位不斷發展的歷史憑證，也是單位難以估量的資本。基層檔案有多種存檔方式，有文書和業務形式，還有人事及財務形式，安全類檔案也是其中的一種。不同的檔案資料記錄著單位不同發展階段的軌跡，對基層單位的管理工作及未來發展有非常重要的歷史意義和借鑒價值。

二、分析基層檔案管理中存在的主要問題

（一）未引起檔案管理人員的足夠重視。根據我國當前發展情形，可以發現檔案管理工作被個別基層單位忽視，他們對管理檔案的重要性認識不夠。因此某些基層單位認為管理檔案簡單易上手，需要的技術含量不高，對大多數人稍加培訓，做到歸整、排放或者修補檔案就可以；再加上這項工作缺乏完善的評估體制，相對于其他工作穩固性高，導致一些工作人員態度敷衍，假如這種不良風氣蔓延，不僅嚴重影響基層單位檔案管理質量，還會因不當管理造成重要資料的丟失。因此，基層單位務必要強化工作人員的檔案意識，使其認識到檔案管理對單位發展的重要性。

（二）檔案管理人員綜合素質不高?？v觀我國目前檔案管理的實際情況，檔案管理未引起足夠重視是普遍存在的現象，再加上專業的管理人才比較缺乏，而現有檔案人員工作能力較差或職業素質低下，個別單位甚至把其他工作崗位的人員調過來管理基層檔案，所謂“拆東墻補西墻”，調劑人員無法全面了解和掌握檔案管理的工作內容，也不具備分析檔案的能力。更有甚者，對檔案的整理、歸檔、查找和維護這些基本工作都不清楚，因此，難以放心將這些珍貴的國家資源交給專業能力不足或不對口人員進行保管?；诖耍哟髮鶎訂挝唤ㄔO的重視力度是目前檔案管理的重中之重，這也是有效避免基層檔案被管理人員當作廢舊資料銷毀的重要防護手段，提升檔案人員綜合能力，使檔案管理工作符合新時代人們的期望，為檔案管理工作的順利進行奠定基礎。

（三）硬件設施不完善且檔案管理混亂。對基層檔案進行管理需要結合硬件設施來進行，一般情況下，檔案應用價值較大，尤其是紙質檔案，其價值更是難以估量，單位通常將這類檔案存放于鋼質且防御性較好的存儲柜中，這種存儲方式雖然能保護紙質檔案免受外來不利因素的破壞，但無法抵擋自然環境所帶來的不利影響。另外，部分單位當地環境比較惡劣，自然災害較為嚴重，紙質檔案的儲存質量難以保障。雖然部分單位采用了電子檔案管理模式，但仍舊需要借助硬件設施的支持才行，實際情況是，檔案管理部門所配備的計算機設備型號比較老舊，內存運行受限，對檔案管理工作的順利實施造成嚴重影響。部分基層單位，尤其是人流量相對較小的鄉鎮地區，其工作量和員工人數、檔案存放規模遠沒有市區以上單位多，在鄉鎮單位，檔案柜中通常存放的都是鄉鎮村民的個人參保信息，對其進行分村或分盒整理存儲進入檔案柜實行專管，除了上述類型的檔案信息相對管理比較規范，其他類檔案信息通常都是工作人員個人管理，并沒有對其進行細致分類，更沒有固定的存儲位置，經常容易發生檔案資料本該歸檔卻未歸檔的混亂現象。

（四）基層檔案人員信息化管理意識較差，且信息化管理程度偏低。部分單位仍舊沿用傳統的手工方式來查找所需的檔案資料，雖然有計算機等硬件設備，但檔案工作人員信息化管理意識缺乏，未將科技信息的優勢充分利用起來，手工方式管理檔案，不僅影響工作效率，還容易因個人原因等出現錯誤，影響檔案管理質量。信息化管理只局限于對參保人員實現計算機查找對應檔案編號信息，然后工作人員再去找對應的紙質檔案，并未將參保人員的檔案資料進行集中化信息管理，其他類型的檔案資料更未納入信息化管理范圍，這對基層檔案管理的質量和效率造成非常不利的影響。

三、加強基層檔案管理工作的相關措施

（一）加強檔案管理人員對工作的重視，積極宣傳檔案管理的意義。強化檔案管理人員的相關意識，使其充分認識做好檔案管理工作對單位發展的重要意義。未對檔案管理工作引起足夠的重視是我國檔案管理普遍存在的現象，要保證檔案管理工作達到預期目標，可以從以下兩方面來著手：一方面，加大對檔案管理工作的宣傳力度，積極宣講檔案管理對單位經營發展的重要性，同時對宣傳工作進行嚴格監管，以保證檔案宣傳的有效性。借助目前宣傳的不同形式，加大宣傳范圍和力度，比如將宣傳彩頁刊登在報刊上，或者利用廣播電視、網絡等多媒體形式進行宣傳，也可以利用微信公眾號等不同形式進行大范圍宣講，提升基層檔案管理人員對工作的重視程度，這是避免重要檔案被損壞的重要手段。另一方面，除了上述宣傳方式外，政府部門需配合出臺相關的行政性文件，進一步加大宣傳力度，同時也體現檔案管理的嚴謹性，并全面監管基層檔案管理工作的實際執行情況，使基層單位充分意識到檔案管理的真正意義。

（二）提升檔案管理人員綜合素質，進而提升檔案管理工作的質量和效率。檔案管理人員個人水平是保證檔案管理質量的基礎，要想實現檔案管理隊伍預期的建設水平，需要加強對檔案管理人員綜合素質的重視和提升，單位可以根據自身實際為檔案管理人員提供學習和培訓的機會。同時，注重對檔案管理專業人才的引進和重用，杜絕使用其他部門工作人員來管理檔案，不斷提升檔案管理人員的專業水平和職業素養，培養其高度負責的工作態度和責任心，將檔案管理人員的薪資福利和個人績效掛鉤，并實行獎罰措施，對優秀的檔案管理人員給予合理的物質獎勵和精神獎勵，對于工作散漫、不負責或發生重大錯誤的檔案人員給予嚴厲懲罰，必要時予以開除等。通過不斷優化和改進檔案管理隊伍，達到提升檔案管理工作效率及質量的最終目的。

（三）完善硬件設施并對檔案資料進行規范化管理。根據基層單位的實際存檔條件，實施完善的電子檔案管理模式。除重要檔案進行專人專管外，還要進行電子存檔保管，通過雙重保險實現對基層檔案資料的完善管理。及時更新硬件設施的型號和內存，以保證檔案管理工作的順利開展。不管是鄉鎮單位還是市區以上單位，都需做好基層檔案資料的規范管理，將所有檔案分門別類進行全面存檔保管，對特殊、重要的檔案除了紙質存檔外，還要進行電子檔案的專門保管，以防丟失或損壞，對單位造成不可估量的損失。務必保證所有檔案的全部歸檔，對應歸未歸的問題，根據實際情況對管理人員進行批評或處罰，使其認識到問題的嚴重性。

（四）強化檔案管理人員信息化意識，提升檔案信息化管理程度。強化檔案管理人員信息化管理意識，運用先進的信息管理模式替代傳統的手工管理模式，使計算機等信息設備的優勢充分發揮出來。對所有檔案資料實行信息化管理，以此來提升檔案管理工作的質量和效率。不斷提升基層檔案管理信息化建設水平，加大對檔案信息化管理的投入力度。針對信息化管理實施過程中遇到的各種問題，工作人員要積極同技術人員共同分析和研究應對措施，引入先進的檔案信息管理軟件，建立基層檔案資料數據庫，將參保檔案信息及其他檔案信息統一錄入數據庫中進行安全保存，制定檔案信息化管理制度，并根據單位實際不斷優化和改進制度內容，為基層檔案管理工作的有效落實提供重要保障，這也是提升檔案管理水平的基礎。

四、結語

綜上所述，基層檔案管理是單位經營發展不可或缺的重要環節，相關領導層及檔案管理人員應引起足夠的重視。強化檔案管理意識，充分認識檔案管理工作對單位發展的重要性。制定完善的檔案管理制度，加大對檔案管理軟硬件方面的投入力度，對基層檔案實行紙質檔案和電子檔案并存的雙重管理模式，同時，提升檔案管理人員的綜合能力，以此來推動基層單位檔案管理工作健康發展。