大數據時代聲像檔案管理與利用服務研究

文/福建衛生職業技術學院 朱顏郴

一、聲像檔案的定義

聲像檔案是國家機構、社會組織以及個人從事政治、經濟、科學、文化、教育、軍事等活動中形成的、有保存價值的、以音響和形象等方式為載體，并輔以文字說明的歷史記錄。聲像檔案主要有照片（包括底片）、錄音帶、錄像帶、影片、唱片、光盤等幾種類型。根據國家檔案局官網發布的《2019年度全國檔案行政管理部門和檔案館基本情況摘要》，截至2019年底，全國各級國家綜合檔案館館藏檔案82850.7萬卷、件。其中，照片檔案2203.8萬張。錄音磁帶、錄像磁帶、影片檔案99.6萬盤。由此可見，聲像檔案是檔案的重要組成部分。聲像檔案在傳遞信息內容上具有逼真傳神的特點，易于復制和剪輯。得益于大數據時代微信公眾號、網站、手機APP的普及，聲像檔案的傳播范圍和影響力日漸廣泛。

二、聲像檔案在管理與利用方面存在的問題

（一）保管要求和難度在增加。聲像檔案受外部環境因素影響較大，對保存條件要求高。在實際工作中，許多基層檔案館（室）的保管條件達不到保管聲像檔案所需的標準，導致許多館藏老照片正面臨褪色、發霉和破損的處境。老磁帶和錄像帶也無法逃脫磁顆粒脫落、脫粉，甚至于聲音和影像失真的厄運。隨著播放設備的更新，這些早期刻制的錄音帶、錄像帶未來還將面臨內容無法識別讀取等問題。近年來，數字影像技術不斷發展，聲像檔案的利用率大幅提高，傳統聲像檔案載體受損的風險也隨之提高。隨著數字化時代的來臨，信息數據類型和數據量不斷增加，信息數據的保管難度也隨之增加。對聲像檔案的保管，不僅要保證載體存儲介質的安全，還需要對聲像檔案材料的真實完整性加以維護。數碼聲像檔案具有方便編輯處理的特性，容易被修改或刪除，這導致檔案管理部門全面收集真實完整聲像檔案的難度增加。

（二）缺少制度約束和指導標準。聲像檔案是十分重要的檔案資源，但長期以來，我國檔案管理存在重紙質輕聲像的狀況，有關紙質檔案管理的規章制度明顯多于聲像檔案。目前我國尚未出臺專門針對聲像檔案管理的法規制度，僅出臺相關國家標準和行業標準。其中，國家標準有2002年發布的《照片檔案管理規范》（GB/T 11821-2002）。行業標準包括2017年發布的《錄音錄像類電子檔案元數據方案》（DA/T 63-2017）、《錄音錄像檔案數字化規范》（DA/T62-2017）、2019年發布的《錄音錄像檔案管理規范》（DA/T 78—2019）。我國國家層面的檔案管理標準條文多為框架式條文，裁量余地較大。而省級、市級的檔案管理機構則較少出臺關于聲像檔案管理的具體指導標準、約束性條文。各級檔案管理部門在實際工作中缺少可操作性強、可執行性強的檔案管理制度，無法對聲像檔案保管提出硬性要求，因此導致大量聲像檔案的保管與存放缺乏有效的監督檢查機制。

（三）缺乏復合型專業技術人員。聲像檔案管理人員的業務水平和管理能力決定了聲像檔案的管理水平。當前管理聲像檔案的人員知識技能落后，對相關專業技術知識的掌握情況較差。目前對檔案管理人員的業務培訓偏重紙質檔案的保管，涉及聲像檔案維護利用方面的知識所占比重極小。且培訓內容多以理論知識為主，有創新性、實踐指導性的內容較少。檔案人員難以從培訓學習中掌握聲像檔案管理維護所需的實踐技能。實踐工作中，修復聲像檔案屬于科技含量較高的工作，需要技術人員具備視頻音頻的修復技術、檔案鑒定方面的知識以及計算機方面的知識。比如在美國，聲像檔案工作人員需要具備檔案、計算機或圖情專業學位，開始從事檔案工作后，還要通過多次培訓考核。而我國目前大部分聲像檔案工作人員只具備單一業務技能，難以為聲像檔案修復提供更專業的幫助。

（四）檔案利用體系和服務能力有待提升。聲像檔案的編目錄入工作量大，而完成如此龐大的工作量并沒能使聲像檔案發揮出應有的價值。一方面是因為聲像檔案的內容與公眾的需求不完全吻合，另一方面是出于保密和其他方面因素的考慮。全國各級別檔案館（室）的重要聲像檔案主要面向體制內的單位提供利用服務，體制外單位和個人的利用申請常因各種原因被婉拒。近年來，聲像檔案的利用需求增加，這對聲像檔案檢索的精準度和聲像檔案信息資源開發的廣度和深度都提出了新的要求。目前的檔案管理系統側重于文書檔案管理，許多檔案管理部門常用的是基于檔案目錄的簡單管理軟件，檔案利用和深度檢索的功能都尚未開發完善。而聲像檔案由于其信息記錄方式的特殊性，僅通過簡單的目錄錄入或全文檢索功能又無法完整反映聲像檔案的內容。許多檔案管理部門保存的早期照片檔案資料文字備注信息不全，其中的人物、事件因時代久遠而難以考證。視頻檔案更是因為視頻錄制時間過長而難以查找到所需的具體內容。如何利用大數據分析聲像檔案信息數據之間的聯系、挖掘和有效利用聲像檔案信息，是目前聲像檔案利用亟須解決的問題。

三、聲像檔案管理與利用的經驗借鑒

（一）新加坡國家檔案館聲像檔案利用項目。新加坡國家檔案館通過檔案網站實現檔案資源的一站式檢索利用。該檔案館設有專門的聲像檔案部門，負責制作、收集、記錄、保存和傳播有歷史意義的音像制品。該檔案館的網站設有“試聽和錄音”（Audiovisiual and Sound Recordings）、“照片”（Photographs）、口述歷史訪談錄音（Oral History Interviews）等專題數據庫，每個專題的數據內容都極為豐富。以“試聽和錄音”數據庫為例，該數據庫收藏的聲像檔案包括新加坡的教育電視節目、公共服務廣播節目、本土電影、聲音檔案等特色檔案集萃。訪問者可通過網站的高級檢索功能搜索包括聲像檔案在內的各類檔案資源。

（二）公民檔案保管員項目。“Citizen Archivist”（公民檔案保管員）這一概念在2010年由美國國家檔案館與文件管理署署長David Sean Ferriero在官方博客首次提出。隨后幾年里，“Citizen Archivist Project”（公民檔案保管員項目）在美國、英國、新加坡等國家開展起來。公眾通過為照片檔案添注“Tag”（標簽，即為照片檔案添加關鍵詞、術語等）、對數字化檔案進行轉錄、共享照片等環節，積極參與檔案工作。該項目還通過與Facebook、Twitter等社交媒體合作，借助媒體在宣傳方面的優勢加大推廣和深化影響力。

四、聲像檔案管理與利用提升對策

（一）完善聲像檔案法規制度和標準規范。完善聲像檔案制度規范的目的在于為聲像檔案的管理與開放利用提供政策支持。把聲像檔案納入國家檔案管理體系，各地市檔案管理部門結合工作實際，在國家、省市各級檔案部門法律法規的基礎上建立和完善適用于本部門的聲像檔案管理與開放利用制度規定，比如：照片檔案管理制度、聲像檔案利用管理辦法等等。從聲像檔案的收集、整理、著錄到開放利用各個環節都做到有制可依、有規可守。

（二）培養聲像檔案管理人才。聲像檔案從形成、收集、保管到利用，各個環節都涉及不同的專業知識。要適應當今時代和社會對檔案工作的要求，就需要檔案管理部門加大聲像檔案工作人員的培養力度。可以由行業內專家對聲像檔案管理人員進行專業培訓，同時加強各省市間聲像檔案管理工作的業務交流，使聲像檔案工作人員能及時了解行業技術水平、加強經驗交流學習。

（三）聲像檔案安全管理。《檔案館建筑設計規范》（JGJ25-2000）中對檔案保存的溫濕度要求、防潮和防水、防日光直射和紫外線照射、防塵和防污染、有害生物防治等方面都有明確要求和規定。保管聲像檔案的庫房應符合規范要求，可設立聲像檔案分級管理空間，保證聲像檔案載體（相紙、磁帶、膠片等）的安全。同時，要加強檔案信息安全，在推動聲像檔案數字化的基礎之上，對重要檔案信息異質異地備份，加強備份工作安全監控，保障檔案信息資源安全。

（四）調動公眾積極性，豐富完善檔案資源。增進公眾對聲像檔案的認知了解，吸納公眾參與檔案工作的部分環節（如收集、錄著）。該方式可以讓公民發揮興趣專長，豐富完善檔案資源，讓每一位普通民眾都可以為聲像檔案的資源建設貢獻自己的綿薄之力。當普通公民以檔案整理者身份參與檔案資源的開發利用工作時，公民可以更直觀地接觸到檔案資源，并且更容易對檔案資源產生情感共鳴。

（五）有效整合信息資源。聲像檔案管理工作一方面要拓展檔案資源的收集范圍，鼓勵收集口述材料、采集新媒體信息；另一方面要推進聲像檔案信息化，做好存量數字化、增量電子化工作。推進檔案信息資源共享平臺建設，促進檔案信息資源的跨層級、跨部門共享利用。提高聲像檔案檢索系統的準確率，通過新技術的運用，促進聲像檔案的信息資源整合。

（六）加快推進檔案開放利用。各級檔案館可細化、具體化聲像檔案的開放標準，利用聲像檔案生動傳神的特性實現其本身的價值。通過國際檔案日等重大紀念活動、重要時間節點，在檔案的宣傳普及利用上下功夫。跨區域跨部門合力宣傳聲像檔案，實現聲像檔案的數據資源共享和利用。積極利用微信、微博等社交媒體平臺，加強聲像檔案與大眾的互動，變被動為主動。通過大數據捕捉公眾的檔案利用需求，通過線上宣傳和線下展覽陳列相結合的方式，挖掘聲像檔案背后的文化價值，重塑檔案的社會記憶屬性。

五、結語

聲像檔案憑借自身載體的多樣性、記錄方式的特殊性，在傳承歷史文化方面發揮了重要作用，正逐步受到檔案業界的重視。大數據時代的來臨，為聲像檔案的管理和利用工作帶來了新的挑戰。隨著時代的發展，聲像檔案管理利用工作需要更具操作性、執行性的法規制度和指導標準、需要培養復合型專業技術人員，通過提升檔案利用體系和服務能力、調動公眾參與的積極性，以實現聲像檔案數據資源的共享和利用。