規范原生電子文件采集是數字檔案室建設基礎

文/中國工程物理研究院流體物理研究所 張建銘

一、數字檔案室建設背景

機關檔案工作的規范化管理始于1955年《中國共產黨中央和省（市）級機關文書處理工作和檔案工作暫行條例》和1957年《國家機關文書立卷工作和檔案室工作暫行通則》。以制度引領工作發展是機關檔案工作的顯著特點，從《機關檔案室工作通則》（1964年修訂）、《機關檔案工作條例》（1983年發布）到《數字檔案室建設指南》（2014年發布），機關檔案管理工作體制、機構、人員均發生了較大的變化。為適應檔案信息化發展的要求，引領機關檔案工作及時轉型、升級。國家檔案局發布的《數字檔案室建設指南》，提出了數字檔案室的概念、原則、建設內容和要求，規范各地區、各部門數字檔案室建設，開創了機關檔案信息化管理的新局面。

二、數字檔案室的定位及建設現狀

根據《數字檔案室建設指南》，與傳統檔案室相比較，數字檔案室具有檔案資源數字化、檔案實體虛擬化、檔案管理系統化、信息傳遞網絡化和檔案利用知識化的特點和功能。與第一代“數字化檔案室”相比而言，其核心業務已經不僅僅是將紙質檔案、縮微膠片、照片、錄音、錄像等傳統載體檔案進行數字化加工，而是將檔案管理的整個業務流程、標準規范固化在數字檔案室應用系統中，實現數字檔案資源系統采集、流轉、存儲、利用的全過程規范管理。

根據現代信息技術的發展，數字檔案室是信息化條件下檔案室的先進形式，是管理機關檔案信息的“橋頭堡”，是機關辦公自動化與數字檔案館建設的“中繼站”，也是檔案信息化建設的重要節點。《指南》將數字檔案室定義為“機關在履行職能過程中，運用現代信息技術對電子檔案和傳統載體檔案數字副本等數字檔案信息進行采集、整理、存儲、管理，并通過不同類型網絡提供共享利用和有限公共檔案信息服務的檔案信息集成管理平臺。”該定義將數字檔案室定位為建立在現代信息技術普遍應用的基礎上，將機關形成的信息資源以數字化形式存儲，并進行高度有序的組織和整理，為機關運轉、管理和決策提供可靠的信息管理系統和服務平臺，為數字檔案室賦予了全新內涵。

相對于日漸成熟的數字檔案館建設來說，數字檔案室的建設無論在認知還是實踐方面都還存在一定的差距。主要表現在：第一，機關檔案部門對數字檔案室建設的必要性、緊迫性認識不足，檔案部門在電子文件管理中的邊緣化趨勢十分明顯；第二，數字檔案室建設亟須頂層設計和整體規劃，現有數字檔案室的概念、定位不夠清晰；第三，現有標準、規范的針對性還不夠強，現有標準對“宏觀要求多，具體要求少；涉及單個問題多，綜合考慮少”，宏觀要求層層下壓，機關檔案人員在提出電子檔案管理系統功能的具體需求或具體實踐時無法將這些標準要求貫徹其中。

三、數字檔案室建設的探索

（一）數字檔案室是建立在大數據基礎上的信息的有序管理和應用。檔案的記錄方式從傳統機械記錄、模擬記錄方式擴展到數字記錄，我國上千年的檔案記載都是采用機械記錄方式（甲骨、竹簡、絹帛、紙張等），隨著信息技術的發展，增加了模擬記錄方式（照片、錄音、視頻等）和以大數據為特征的數字記錄方式（計算機二進制記錄），模擬和數字記錄方式的產生對檔案的長期保存和利用價值帶來顛覆性的變化。數字檔案室定位是信息管理系統和服務平臺，基礎是將檔案中存儲的信息通過數字采集、掃描識別、文本和圖像處理等技術建立單位的數字資源——電子檔案目錄數據庫和全文數據庫（大數據）。數字資源主要來源兩個部分：增量電子文件的在線采集歸檔和存量檔案的掃描識別，傳統數字檔案館的建設主要是存量檔案的掃描，進行目錄數據庫的建設和紙質檔案圖像化，對檔案記錄信息的數值轉換較少，制約了檔案信息化發展的速度。今后數字檔案室的發展依賴于增量電子文件的在線采集與歸檔，規范的數據來源是計算機自動采集數據的基礎，實現檔案管理的整個業務流程、標準規范固化在數字檔案室應用系統中后，才能實現真正意義上的大數據管理，體現信息化帶來的快捷和便利。

（二）規范原生電子文件采集是數字檔案室建設基礎。信息化時代，數字檔案室依附于網絡而存在，以統一的“數字”形式存儲各種信息，通過與業務系統的信息交換（歸檔，電子文件被推送、捕獲到電子檔案管理系統）實現檔案的在線收集、管理和移交，用戶不必“登門造訪”，就可以利用所需信息，加快信息的交流與反饋速度。電子文件形成后，具有歸檔價值的信息進行數字采集，按照單位業務管理需求和擬定的分類標準和保管期限進行規范的存儲管理，建立單位的目錄和全文數據庫。電子檔案的管理工作必須依賴電子文件管理系統、電子檔案采集系統、檔案業務管理和電子檔案的檢索利用系統而存在。增量電子文件的規范采集是數字檔案室建設基礎，一個沒有完成基礎設施建設、電子文件管理系統和相關業務平臺的單位根本就不可能討論數字檔案室的建設工作。

（三）統一部署、整體推進是數字檔案室建設的有力措施。信息化技術在檔案管理上的應用探索有三個階段：計算機輔助檔案管理、數字檔案館（室）建設、智慧檔案館建設。浙江省數字檔案館的建設起步于2003年5月，時任浙江省委書記的習近平同志視察省檔案館后提出要求，由浙江省委、省政府統一部署，整體推進檔案信息化管理工作。現已建成浙江省政務網站，實現了政務處理一網通，部分審批文件資料通過網上調用即可辦理。到2012年，全省8家數字檔案館（室）通過考核測試，建成1322家，規范4920家檔案規范化管理工作，實現數字資源的共享。2015年，省委、省政府再次召開全省檔案工作會議，統一部署安排工作，規范數據的采集管理平臺及歸檔接口。計劃十三五期間，實現全省數字檔案互通和共享的建設目標。

四、基層數字檔案室建設思路

由于檔案管理是系統性工作，需要從硬件、軟件等多個方面進行綜合考慮和設計，單位應根據實際情況，從整體出發，對檔案條件建設進行整體部署和系統設計，將基礎設施、應用系統、制度規范等建設進行統一部署，按照數字化檔案發展思路，分步實施、逐步實現。

（一）基礎管理制度化。以解決當前檔案庫房不符合要求、設備設施老化等為抓手，對檔案管理需求進行系統梳理，通過能力建設項目對檔案庫房進行設計和重新建設，首先使檔案庫房硬件設施達到標準要求，同時為下一步管理優化和規范提供前提條件。在完成檔案庫房建設基礎上，落實數字化檔案部署相關要求，并輔以對應的應用系統和制度規范建設，分階段、分步驟解決目前檔案管理中的棘手問題，最終實現數字化檔案管理模式和管理手段。加強檔案管理制度體系建設，根據最新管理要求，對檔案管理類別進行識別、補充，對管理辦法和規章制度進行修訂、完善，對具體管理流程進行梳理，明確檔案管理工作思路、要求和方式，明確各級管理部門的權責，建立健全檔案管理體系網絡，做到檔案管理“有法可依、有章可循”。

（二）檔案管理人員專業化。檔案管理要逐步走向專業化道路，必須充分發揮專業檔案管理人員的主觀能動性，促使其在主動謀劃和積極作為方面發揮更大能力，特別是在檔案管理規劃策劃、計劃制定、制度編制、工作落實等方面發揮更重要作用；根據檔案管理最新形勢和要求，不斷提高專業檔案管理人員的業務水平，充分發揮其對各類人員檔案收集工作的指導和幫助作用；定期組織管理網絡中各類人員培訓，提高歸檔前文件收集整理質量，為原生電子檔案的采集、數字化檔案室建設創造良好條件。

（三）電子檔案管理應用系統化。中物院電子檔案管理系統已經上線運行，目前全所使用的主要是目錄查詢功能和檔案專業人員使用的組卷、編目、報表等檔案管理功能。系統按院統一設計部署，其中“個人中心”“文件管理”模塊實現電子文件的收集和管理，需要機關各部門和檔案管理部門根據制度來共同推進，將各部門按照職責權限在系統中進行設置，建立動態的“檔案管理網絡”責任，通過檔案管理系統的“歸檔任務管理模塊”，進行歸檔計劃編制、歸檔任務管理、歸檔情況考核等。

（四）庫存檔案數字化。在基礎設施、規章制度和應用系統滿足條件的基礎上，試行電子檔案在線采集和借閱。該功能實現后，制定庫存檔案數字化指導方案，通過外包和內部作業等方式進行庫存檔案的數字化工作，將數字化檔案及時與現有的目錄掛接，最終實現檔案模式的轉型。

（五）原生性電子文件采集規范化。實現原生性電子文件的規范采集是數字檔案室建設的基礎。在OA系統中產生的原生性電子文件應按照《歸檔文件整理規則》第七條“歸檔電子文件的整理”要求進行整理。整理后的原生電子文件應按照《電子文件歸檔管理規范》及《數字檔案室建設指南》要求，通過“電子文件歸檔與管理系統”進行捕獲打包，通過離線或在線導入、進入檔案管理系統數據庫。業務系統原生電子文件歸檔的最大特點是必須依賴電子文件歸檔功能實現，但是缺少歸檔功能是目前業務系統普遍存在的問題，解決問題的要點主要有兩個方面：一方面，加強電子文件和電子檔案管理制度建設。應建立健全電子文件歸檔與電子檔案管理制度，明確職責分工，對電子文件質量要求、歸檔范圍、歸檔時間、歸檔方式、歸檔接口和歸檔程序應有明確規定，為實現具體業務實施提供保障。在職責分工方面，應由信息化部門和檔案部門協同完成業務系統電子文件歸檔功能的設計、開發和實施，由電子擬辦或業務辦理人員基于業務系統簡便、無障礙地完成電子文件的分類、保管期限劃分、關聯往來電子文件及其組件等前期規范整理工作。另一方面，建設滿足電子文件歸檔要求的業務系統。支持電子文件歸檔功能需求的系統包括：內嵌電子文件分類方案、保管期限表、支持電子文件辦理完畢前或業務流程結束前完成電子文件的整理活動，確保電子文件全收集、存儲，強制要求來文和附件的完整性，按照電子檔案格式要求電子文件及其組件：自動采集電子文件基本元數據；具有關聯電子文件及其組件的命名規則，建立與業務系統內、外來電子文件的關聯；外來紙質文件的數字化；符合歸檔要求的文件生成數據包；與電子檔案管理系統的歸檔接口等。

數字化檔案是未來檔案管理的發展方向，其重點和核心是隨著檔案的記錄方式的改變，通過信息化手段，科學有效實現檔案的收集、整理、保存、統計、利用和系統管理。單位應系統策劃、統一推進，在存量數字化基礎上，主要解決增量電子文件的接收管理方式，規范原生性電子文件采集是數字化檔案室建設的基礎，統一部署、整體推進是數字檔案室建設的有力措施。